Introduktion
Inköp, en viktig funktion inom alla företag, kräver hög noggrannhet, förutsägbarhet och flexibilitet. Dock står det ofta inför betydande utmaningar som kan hindra effektivitet och verkningsgrad. Integreringen av automation i inköpsprocesser kan erbjuda en omvälvande lösning, som hanterar dessa utmaningar och förbättrar den övergripande prestandan. Denna artikel utforskar hur automation kan lösa sex stora inköpsutmaningar, vilket säkerställer att företag förblir motståndskraftiga och kapabla till snabb anpassning i en dynamisk marknadsmiljö.
Varför företagsledare gillar BPA
En nyligen genomförd undersökning av Pipefy visade att medan många företagsledare fortfarande ser kostnadsbesparingar som en nyckelfördel och drivkraft för affärsprocessautomatiseringsteknik, var bättre beslutsfattande, konkurrensfördel och effektivitet också viktiga.
Mer än 70% av direktörerna och över 80% av cheferna sa att effektivitet var en huvudorsak för processautomatisering. Att uppnå produktivitet motiverade 64% av cheferna och 77% av direktörerna. Mer än hälften av båda grupperna uppgav felreduktion som en motivation.
Huvudorsaker för antagande av processautomatiseringsprogramvara
| Drivkraft | C-suite | Direktör |
| Öka effektiviteten | 79% | 71% |
| Förbättra produktiviteten | 64% | 77% |
| Minska fel | 59% | 52% |
| Skapa mer tid för anställda att fokusera på värdeskapande arbete | 54% | 38% |
| Spara IT-resurser | 52% | 45% |
| Kostnadsbesparingar | 46% | 56% |
| Behov av att skala processer eller arbetsflöden | 34% | 35% |
Hur påverkar detta inköpsutmaningarna?
Det växande intresset och investeringen i BPA-programvara gagnar inköpsteamen. Inköpsteamen blir mer motståndskraftiga genom att förenkla automation och göra arbetsflödesändringar enklare med dessa teknologier.
Undvik manuell fakturahantering, datainsyn, blinda fläckar eller flaskhalsar, försenade betalningar, missade deadlines och datainmatningsfel.
Fördelar med affärsprocessautomation
Två tredjedelar av cheferna och mer än hälften av direktörerna sa att affärsprocessautomatiseringstekniker förbättrade data och beslutsfattande. Mer än hälften av båda grupperna ansåg att BPA-verktyg förbättrar flexibiliteten.
| Fördelar | C-suite | Direktörer |
| Bättre data och beslutsfattande | 66% | 52% |
| Förbättrad flexibilitet | 55% | 51% |
| Bättre samarbete | 55% | 48% |
| Kostnadsbesparingar | 54% | 61% |
| Bättre förmåga att mäta KPI:er och mått | 48% | 45% |
| Mer konsekventa processresultat | 41% | 52% |
De 6 främsta inköpsproblemen
Inköp involverar människor, procedurer och system oavsett organisationens storlek. På grund av deras komplexitet kan inköpsprocedurer vara benägna till sex välkända problem:
| Utmaning | Rotorsak |
| 1. För mycket manuellt arbete | Trasiga arbetsflöden, beroende av kalkylblad och e-post |
| 2. Process- eller arbetsflödesluckor | Legacy-system, teknisk stack-komplexitet |
| 3. Misslyckande att snabbt reagera på förändringar | Snabbt föränderliga arbetsflöden eller processer |
| 4. Inte tillräckligt med resurser | IT-kapacitet och/eller eftersläpningar |
| 5. Data- eller samarbetssilos | Brist på insyn, brist på integration |
| 6. Svårigheter att fatta informerade beslut | Det tar tid att få tag på korrekt eller relevant data |
.
Rädda dagen med digital automation
Ineffektiva och inexakta inköpsmetoder kan skada företagsresultatet.
Inköpsautomation och digitalisering kan förvandla föråldrade system och ineffektiva procedurer till en framtidssäkrad inköpsverksamhet som skapar långsiktigt affärsvärde.
Minskar ineffektivitet och fel i manuellt arbete
Om inköpsprocessen är trasig kan teamen utföra onödigt manuellt arbete. Flera kalkylblad och oändliga e-posttrådar eller decentraliserade kommunikationskanaler är indikatorer på en misslyckad inköpsprocess.
Överdrivet användande av kalkylblad och inkorgar indikerar arbetsintensiva aktiviteter bakom kulisserna. Data-silos i kalkylblad/e-post, samarbetsproblem och misslyckade överlämningar är vanliga.
Saknade eller ofullständiga data orsakar flera förseningar. När saker rör sig genom arbetsflödet är dyra misstag och omarbetningar vanliga eftersom e-post och kalkylblad använder ostandardiserade och decentraliserade data.
Dessa problem avleder tid och energi från värdeskapande uppgifter som marknadsanalys, prisförhandlingar, leverantörshantering och kvalitetskontroll.
Dessa arbetsintensiva procedurer är lättare att automatisera när inköpen är digitaliserade och centraliserade. Ledtiderna förbättras, misstag minimeras och inköpsteamen kan fokusera på kostnadsbesparande och intäktsgenererande verksamheter.
Fyller arbetsflödets luckor
Hackiga kopplingar mellan delar, system och appar orsakar ibland kommunikations- eller arbetsöverföringsluckor. Ineffektivitet och avbrott i legacy-system leder till missade deadlines, sena godkännanden och brist på insyn och ansvar.
Manuella lösningar finns tillgängliga, men att underhålla en stor teknisk stack kan försvåra att hitta en bättre metod att arbeta på.
Teknisk stack-komplexitet var ett stort hinder för implementering av processautomatisering för 32% av direktörerna och 27% av cheferna, enligt en undersökning av Pipefy.
Kodlös processautomatisering förenklar, sammanflätar och förstärker de olika rörliga delarna, processerna och människorna utan att införa stela, oflexibla kriterier som inte kan hålla jämna steg med affärsförändringar. Inga luckor, pauser, förseningar eller komplikationer uppstår från detta mer sammanhängande, organiserade, kopplade och responsiva arbets- och informationsflöde.
Förändringshantering förenklad
Affärsprocedurer växer som allt annat. Deras metoder kan ändras när någon hittar ett bättre tillvägagångssätt. Ibland krävs ändring eftersom nya applikationer och system introduceras i den tekniska stacken eller legacy-komponenter anpassas.
Processer förändras med företagsstrategi och marknadsförändringar. När teamets storlek eller struktur ändras måste processerna justeras.
Dessa yttre influenser påverkar inköpsprocedurerna avsevärt. Eftersom inköp säkerställer att företaget får de varor och tjänster det behöver, måste teamen svara snabbt och effektivt.
Digital inköp gör att inköpsteamen kan anpassa sig snabbt. Detta gäller särskilt för kodfria inköpsverktyg. Affärsteamet som känner till processen bäst kan göra olika arbetsflödesändringar och automatiseringar utan kostsamma anpassningar.
Åtgärdar resursbrist
Att hantera utvecklande inköpsprocesser påverkar mer än bara inköpspersonalen. Anpassningar belastar också IT- och utvecklingsteam. När inköpsteamets krav förändras eller leveranskedjor bryts, kan de avledas från andra affärsmål för att åtgärda eller anpassa inköpsprocessen.
Att automatisera tråkigt arbete och uppgradera procedurer slösar utvecklarresurser, adderar till IT-eftersläpningen och minskar utvecklarens kapacitet, vilket 64% av IT-cheferna säger är det största hindret för antagande av ny teknik.
Digitala processer designade och underhållna med kodlös automation tillåter IT- och affärsteam att leverera lösningar snabbt och säkert med hjälp av en IT-godkänd verktygslåda. Med full IT-kontroll kan affärsteamen göra vissa ändringar och svara snabbare på marknadsutvecklingar, nya möjligheter, konkurrentaktiviteter och kundfeedback.
IT-team kan hantera komplicerade inköpsprocesser utan att lägga till personal eller anpassa stackkomponenter, vilket är kostsamt. Digitala processer är lättare att standardisera, vilket gör säkerhets- och efterlevnadsgenomförandet enklare och minskar skugga IT och manuella lösningar som ökar risk och fel.
Eliminerar data- och samarbetssilos
Ett team med begränsad kapacitet som hanterar en teknisk stack av flera appar, plattformar, kalkylblad och databaser kan fragmentera data och skapa kommunikationssilos. Förutom den dagliga bördan av att manuellt behandla och hantera otaliga förfrågningar, ökar fel, förseningar, störningar och oreglerade utgifter.
Inköpsautomation kopplar människor, processer och verktyg sömlöst. Digital automatiseringsprogramvara förenar de olika rörliga delarna till ett enhetligt, digitaliserat system, vilket gör det enklare att koppla, se och kontrollera inköpsaktiviteter. Information flödar enkelt mellan människor och verktyg.
Bättre beslutsfattande för inköpsutmaningar
Hastighet och uppmärksamhet skiljer ett företag som håller jämna steg med konkurrensen från ett som leder. Beslutsfattandets noggrannhet och effektivitet gör skillnaden.
Fullständig dataanalys snabbt, identifiera mönster, rotorsaker och avvikelser snabbare än tidigare. Generativ AI ger inköpsteamen snabb tillgång till KPI:er och andra indikatorer, vilket gör dem till strategiska partners och värdeorkestratorer.
Framtidsutsikter
Under 25% av inköpsteamen har en långsiktig digital strategi, enligt Gartner. Dessa data visar att de flesta inköpsteam är oförberedda för nästa stora omvälvning och missar möjligheter att spara kostnader, bevara resurser och öka effektiviteten.
Vilken period som helst kan medföra oöverträffad förändring. Digital inköp gör det möjligt för företag att fånga nya möjligheter och anpassa sig till marknadsförändringar nu och senare.
Slutsats
Sammanfattningsvis hanterar automationen av inköpsprocesser många av de inneboende utmaningarna, vilket omvandlar dem till möjligheter för effektivitet, flexibilitet och förbättrat beslutsfattande. Genom att minska manuellt arbete, fylla arbetsflödets luckor, förenkla förändringshantering, hantera resursbrister, eliminera datasilos och förbättra beslutsfattande kan inköpsteamen avsevärt förbättra sin prestation och sitt strategiska värde. Eftersom affärslandskapet fortsätter att utvecklas kommer antagandet av digitala inköpsstrategier att vara avgörande för att bibehålla konkurrenskraft och uppnå långsiktig framgång.
