Toimittajariskien hallinnan keskeiset vaiheet: Tarkistuslista

Toimittajan riskien arviointi voi säästää organisaatioilta tuhansia dollareita riskien hallinnan kustannuksissa ja lukuisia tutkimustunteja sekä mainehaittoja ja liiketoiminnan jatkuvuuden häiriöitä. Oikeiden työkalujen käyttäminen tekee toimittajien riskien arvioinnista helppoa. Loimme yksinkertaisen toimittajariskien hallinnan tarkistuslistan auttaaksemme yrityksiä parantamaan kolmansien osapuolten riskien hallintaa ja toimittajien elinkaaren hallintaa.

Toimittajan riskien hallinnan tarkistuslistan soveltaminen

Toimittajariskien tarkistuslistamme auttaa hankinta-, talous- ja johtoryhmiä arvioimaan uusia tai olemassa olevia toimittajia tärkeimmissä kolmansien osapuolten riskiluokissa, mukaan lukien:

• Yhteensopivuus säädösten kanssa
• IT/turvallisuus
• Taloudelliset
• Toiminnalliset
• Mainekysymykset 
• Strategiset

Kukin alue sisältää yleisiä riskitekijöitä ja haavoittuvuuksia, joita arvioidaan asteikolla 1–3. Työkirja tuottaa kategorian keskiarvot sekä kokonaisriskin pisteet ja tasot.

Mitä on toimittajan riskien hallinta?

Organisaatiot ovat perustellusti huolissaan kolmansien osapuolten riskeistä ulkopuolisten osapuolten kanssa solmittujen kontaktien ja tietojen jakamisen vuoksi. Toimittajien riskien hallinta tunnistaa, arvioi, seuraa ja vähentää liikekumppaneiden ja toimittajien riskejä.

Yritykset oppivat, miten toimittajat toimivat, käsittelevät tietoja ja suojaavat järjestelmiä suojatakseen liiketoiminta- ja asiakasedut. Riskien hallinta ja toimittajien due diligence ovat olennaisia, jotta varmistetaan, että organisaation sopimuskumppanit noudattavat kaikkia lakeja ja säädöksiä.

Tärkeitä komponentteja kolmansien osapuolten riskien hallinnassa:

• Strateginen toimittajien valinta ja tutkimus
• Vakiomuotoiset sopimusehdot ja vähimmäisriskit
• Politiikkojen laatiminen kolmansien osapuolten riskien vähentämiseksi
• Toimittajien yhteensopivuustarkastukset tällä hetkellä
• Sisäisten tietoturvakäytäntöjen toteuttaminen toimittajille
• Toimittajien suorituskyvyn arviointi suhteessa sopimuksiin

Mitä on toimittajien elinkaaren hallinta?

Kun yritys palkkaa toimittajan, elinkaaren hallinta alkaa. Toimittajien elinkaaren hallinta (VLM) analysoi toimittajasuhteita riskien varalta.

Sopimuksen aloituksesta uusimiseen tai päättämiseen, VLM jatkuu. VLM auttaa yrityksiä seuraamaan toimittajien toimintaa ja kykyjä sekä havaitsemaan huolenaiheita ennen niiden muuttumista ongelmiksi. VLM selkeyttää odotuksia, vähentää riskejä ja virtaviivaistaa toimittajien hallintaa.

Mitkä ovat hyödyt?

Riskit vaikuttavat yrityksiin monin eri tavoin. Sopimus- ja tietoturvariskit ovat yleisiä kolmansien osapuolten urakoitsijoiden kanssa.

Vaikka tunkeutumisia ei tapahtuisi, riittämätön kolmansien osapuolten riskien arviointi tekee liiketoiminnan harjoittamisesta kalliimpaa ja aikaa vievää.

Seuraavat kolme hyötyä oikeuttavat riskien hallinnan parannukset.

Pienemmät kulut: Hyvä toimittajien riskienhallintaohjelma vähentää kustannuksia monin tavoin. Se alkaa rajoittamalla uusia ja olemassa olevia toimittajia korkealaatuisiin, reagoiviin toimitusketjun kumppaneihin. Tämä auttaa organisaatioita neuvottelemaan paremmin vähemmän palveluntarjoajien kanssa rakentamalla suhteita.

Asianmukainen toimittajien riskienhallinta tunnistaa huolenaiheet varhain, jolloin yritykset voivat hallita riskejä ennakoivasti. Tämä suojaa yritystä odottamattomilta kustannuksilta. Toimittajalla voi olla historiaa sopimusvelvoitteiden laiminlyönneistä. Yritys voi toteuttaa sopimuksellisia varotoimia tai valita toisen toimittajan ennen kuin tämä tapahtuu.

Parempi toiminta: Tehokas riskienhallinta mahdollistaa yrityksille tiiviimmän seurannan toimittajasuhteista. Se auttaa johtajia tunnistamaan ja käsittelemään riskejä nopeasti. Säännöllinen huolellisuus vähentää odottamattomia toimittajapulmia, tietomurtoja, viime hetken muutoksia ja kiiretilauksia. Se tarjoaa myös selkeän käsityksen kumppanuuksien taloudellisista ja toiminnallisista näkökohdista. Nämä hyödyt parantavat tuottavuutta ja ennustettavuutta hankinnoissa.

Paremmat toimittajasuhteet: Toimittajat tarjoavat strategisempaa, yhteistyöhön perustuvaa ja kilpailukykyisempää palvelua paremmilla toimittajasuhteilla. Pitkäaikaisiin toimittajiin solmitut strategiset kumppanuudet mahdollistavat toimittajien suorituskyvyn seurannan. Se tarjoaa myös mukautettavia sopimusehtoja, parempia nettohyvitysehtoja, apua ongelmien tai häiriöiden aikana sekä tasaisempaa toimituslaatua ja saatavuutta.

Paranna toimittajien riskienhallintaa viidellä askeleella

Toimittajasuhteiden jatkuva arviointi, käyttöönotto, arviointi ja parantaminen parantaa toimittajien riskienhallintaa.

Seuraa uusien ja olemassa olevien toimittajien suorituskyky- ja riskimittareita näiden neljän askeleen avulla:

1. Kirjaa toimittajien riskienhallintamenettelyt.

Riskipolitiikan dokumentointi on keskeistä toimittajien riskienhallinnassa. Kirjallinen politiikka määrittelee toimittajien riskienhallinnan periaatteet, ohjeet ja prosessit. Se arvioi myös toimittajien riskimuuttujia, kuten taloudellista vakautta ja toimittajien turvallisuusstandardeja.

Toimittajien elinkaaren hallintaohjelma tulisi kattaa toimittajien löytämisen, uusimisen ja lopettamisen.

Hankinta: Osastojen perusvaatimusten tunteminen ja dokumentointi auttaa toimittajien valinnassa. Vahvan hankintapolitiikan ja parametrien olemassaolo varmistaa, että sidosryhmät valitsevat hyviä palveluntarjoajia ennen keskusteluja.

Käyttöönotto: Toimittajien käyttöönoton parantaminen luo perustan pitkäaikaiselle kumppanuudelle. Rakenna käyttöönoton prosessi ja listaa toimittajan profiilitiedot ja asiakirjat. Mukaan lukien vakuutusasiakirjat, laskut, maksutilit ja allekirjoitetut sopimukset. Jos jokin menee pieleen, tämän tiedon keskittäminen säästää tuntikausia etsimistä.

Hallinta: Seuraa toimittajien sopimusten suorituskykyä ja menestysindikaattoreita. Yhteensopivuusmittareita, toimituspoikkeamia, hintamuutoksia ja muita suhdeindikaattoreita tulisi tarkistaa. Harkitse näitä tietoja uudistaessasi sopimuksia tai tarkistaessasi monivuotisia sopimuksia vuosittain.

Toimitus: Arvioi toimituksen suorituskykyä sopimuksen ehtojen mukaisesti, kiinnittäen erityistä huomiota ajantasaisuuteen, laatuun, tarkkuuteen ja poikkeamien hallintaan. Toimitus on viimeinen mittari sopimusneuvotteluissa ja toimittajasuhteissa, ja toimittajan suorituskyvyn arviointi on olennaista. On tärkeää seurata toimituksen laatua, kustannuksia ja johdonmukaisuutta, sillä nämä tekijät voivat viitata petokseen.

Uusiminen/päättäminen: Toimittajan uusiminen tai irtisanominen on yhtä tärkeää kuin sen käyttöönotto. Luo vankka toimittajan uusimis- tai päättämisprosessi. Keskustele suorituskykymittareista, korostaen onnistumisia ja kasvun alueita. Tarkista suorituskyky ennen sopimuksen päättämistä varmistaaksesi tietojen säilyttämisen, poistamisen ja fyysisen ja virtuaalisen pääsyn säännöt.

2. Kerää ajankohtaiset toimittajasopimustiedot.

Toimittajatietojen keskittäminen yksinkertaistaa suorituskykymittareiden ja parannusten tunnistamista.

Kerää seuraavat tiedot toimittajaa käyttöönotettaessa:

• Yhteystiedot
• Hinnat, maksut ja toimitus
• Viimeisimmän sopimuksen kopio Hintojen ja toimituksen suorituskykymittarit
• Aikaisempien arviointien riskitiedot

Tietäminen, keneen ottaa yhteyttä ongelman sattuessa, auttaa yritystäsi valmistautumaan odottamattomiin tilanteisiin. Keskitetyt toimittajatiedot antavat sidosryhmille mittareita riskitietojen arviointiin ja päivittämiseen.

3. Aseta toimittajien hallinnan suorituskykymittarit

Jatkuva toimittajien hallintaohjelma tulisi sisältää toimittajien riskienhallinnan suorituskykymittarit. Toimittajien käyttöönotto ja irtisanominen, suorituskyvyn arvioinnit ja asiakastyytyväisyys ovat tärkeitä KPI-mittareita. Nämä indikaattorit varmistavat, että riskienhallintaohjelma on tehokas ja mahdollistaa nopean ongelmanratkaisun. Käytä alan vertailutietoja varmistaaksesi, että ohjelmasi noudattaa parhaita käytäntöjä.

Valitse suorituskykymittarit, jotka tukevat riskienhallintaohjelmasi tavoitteita, kuten:

• Useita kolmansien osapuolten toimittajaintegraatioita
• Toimituspoikkeamat
• Vahinkotapaukset
• Viimeisimmän tietomurron päivämäärä Keskimääräinen käyttöaika prosentteina
• Aikaa ongelmien löytämiseen
• Ongelmanratkaisuaika
• Estämättömien vaarojen määrä
• Nettopromoottiluku
• Turvallisuuskyselyyn vastaaminen
• Kriisinhallintasuunnitelman dokumentointi
• Aikaisemmat turvallisuusarvosanat

4. Luo toimittajien riskien tarkastusmenetelmät

Toimittajien hallinnan tarkastuksen tulisi arvioida kunkin toimittajan kykyä suojata arkaluonteisia tietoja ja omaisuutta, operatiivisia ja IT-turvallisuuskäytäntöjä sekä sisäistä riskienhallintaa. Tämä edellyttää käytäntöjen ja menettelyjen tarkastelua sekä teknisen yhteensopivuuden testaamista alan standardien kanssa.

Riskienhallinnan tarkastukset tulisi tarkastella toimittajahenkilöstön prosesseja, kuten taustatarkastuksia, turvallisuuskoulutusta ja tapahtumien hallintasuunnitelmia. Puolivuosittaiset arvioinnit voivat havaita muutoksia toimittajien ympäristössä tai yrityksessä, jotka lisäävät riskiä.

Ohjelmisto- ja portaalipohjaisten palveluntarjoajien tulisi säännöllisesti tarkistaa valmistajien verkkoja korjaustiedostojen, haavoittuvuustarkastuskäytäntöjen ja lokisääntöjen osalta.

Tarkastusraporttien tai toimittajaraporttikorttien tulisi sisältää kaikki arvioinnit. Yritykset voivat seurata muutoksia ja viitata historiallisiin toimittajatietoihin ja -trendeihin.

5. Arvioi toimittajat.

Toimittajien riskien arviointikehys yhdenmukaistaa toimittajien arvioinnin. Se arvioi operatiivisia riskejä, taloudellista suorituskykyä, kolmansien osapuolten vuorovaikutuksia ja johtamisen valvontaa.

Harkitse toimintojen automatisointia teknologian ja analytiikan avulla parantaaksesi arvioinnin tarkkuutta, ajantasaisuutta ja poikkeamien hallintaa. Aseta kriteerit ja arvioi yhteensopivuutta toimittajien irtisanomisen määrittämiseksi. Seuraamalla toimittajien riskejä säännöllisesti parannat toimittajasuhteita ja estät petoksia.