Johdanto
Toimittajasuhteiden hallinta (Supplier Relationship Management, SRM) on kriittinen strategia organisaatioille, jotka pyrkivät maksimoimaan kolmannen osapuolen palvelu- ja tuottajatoimittajien panoksen tavoitteidensa saavuttamiseksi. Taloudessa, jossa on monia ulkoisia riippuvuuksia, yritykset ovat riippuvaisia toimittajista (myyjistä) tuottaessaan valmiita tuotteita myyntiin, suorittaessaan töitä tai toimittaessaan materiaaleja lopputuotteilleen. Tehokas SRM-strategia auttaa rakentamaan luottamusta toimittajiin ja optimoimaan vuorovaikutusta, aivan kuten asiakassuhteiden hallinta (Customer Relationship Management, CRM) tekee eturintamalla. Tässä oppaassa käsitellään SRM:n eri osa-alueita, mukaan lukien sen tyypit, esimerkit ja parhaat käytännöt hyvien toimittajasuhteiden rakentamiseen.
SRM:n moninaisuus
SRM ei ole enää yksittäinen toimittajahallinnan strategia. Nykyään yritykset ymmärtävät strategiansa räätälöinnin merkityksen eri toimittajille luodakseen monimuotoisia, korkean arvon suhteita.
Tutustutaan kolmeen pääasialliseen SRM-tyyppiin, joista jokaisella on omat etunsa ja vaatimuksensa:
1. Operatiivinen SRM: Toimittajahallinta luottaa tähän päivittäisten liiketoimien virtaviivaistamiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi. Ajattele automatisoituja osto-tilauksia, yksinkertaistettua laskutusta ja reaaliaikaista varastoa. Operatiiviset SRM-työkalut valvovat suorituskykyä ennakoivia toimia, kannattavuutta ja kustannusten vähentämistä varten. Tämä menetelmä toimii tehokkaasti suurivolyymisissa, matalan monimutkaisuuden transaktioissa vakiintuneiden toimittajien kanssa.
2. Yhteistyöhön perustuva SRM: Transaktioiden tehokkuuden lisäksi yhteistyöhön perustuva SRM rakentaa strategisia kumppanuuksia tärkeiden toimittajien kanssa. Yhteinen suunnittelu, tiedon jakaminen ja varhainen tuotekehitys johtavat innovaatioihin ja laatuun.
3. Strateginen SRM yhdistää toimittajien strategiat omiin tavoitteisiisi, hyödyntäen heidän kokemustaan ja taitojaan kilpailuedun saavuttamiseksi. Ideoihin kuuluu uusien tuotteiden yhteiskehittäminen, uusien markkinoiden tutkiminen ja yhteinen tutkimus ja kehitys. Strategiset kumppanuudet vaativat vahvaa tietoisuutta strategisten toimittajiesi vahvuuksista ja heikkouksista, sitoutumista ja luottamusta.
Toimittajasuhteiden hallinnan esimerkkejä
Perinteiset yritykset käyttävät yleensä materiaalien ja valmiiden tuotteiden toimittajia. Yritysten toimittajat ovat usein valmistajia.
Esimerkiksi rengasvalmistaja toimittaa valmiita renkaita autonvalmistajalle. He voivat myös tehdä yhteistyötä alumiinin toimittajan kanssa auton osan takomiseksi, joka autonvalmistajan on valmistettava.
Monien yritysten tuote- tai hankintatiimit hallinnoivat molempia osapuolia hyödyttäviä toimittajasuhteitaan. Heidän on täytettävä spesifikaatio tai neuvoteltava ehdot organisaation ”toimitusketjun” tarpeiden täyttämiseksi.
Urakoitsijat, konsultit, freelancerit, toimistot, ammatilliset palvelut jne. ovat palvelupohjaisia myyjiä. Nämä asiantuntijat vievät toimeenpanoa eteenpäin erikoistuneella työvoimalla. Palvelupohjainen toimittaja voi olla verkkosuunnittelutiimi tai viikoittainen kasvien kastelija.
Palvelupohjaiset toimittajat ovat käytettävissä kuljetukseen, toimitukseen, mainontaan, markkinointiin, ohjelmointiin, äänirooleihin, tutkimukseen ja muuhun digitaalitalouden yritysten ansiosta.
Kuinka rakentaa hyviä toimittajasuhteita
Toimittajasuhteiden hallinta (SRM) on enemmän kuin vain tehtävälistojen ja laskujen tarkistamista. Luotettavien kumppanien verkoston rakentaminen ruokkii kilpailuetua. Mutta miten voit hyödyntää tätä filosofiaa? Vinkkejä SRM-taitojesi parantamiseen:
1. Hallitse Toimittajasi
Toimittajien segmentointi tunnistaa ja hankkii ensisijaiset toimittajasi, jotka tarjoavat yrityksesi tarvitsemia tavaroita ja palveluita, jotta tiedät mihin keskittyä. Älä unohda tiettyjä myyjiä – kaikki ovat tärkeitä.
Monet yritykset ovat tekemisissä jakelijoiden, tuottajien, jälleenmyyjien jne. kanssa. Toimittajat jakautuvat neljään kategoriaan:
- Tuotetoimittajat: He toimittavat raaka-aineet, joita tarvitset tuotteidesi valmistamiseen. Tätä toimittajaa käytetään suorassa hankinnassa.
- Palveluntarjoajat tarjoavat siivous-, IT- ja turvallisuuspalveluita organisaatiollesi. Tätä toimittajaa käytetään epäsuorassa hankinnassa.
- Pankit, lainanantajat ja muut sidosryhmät tarjoavat varoja, joita tarvitset liiketoimintasi pyörittämiseen.
- Yritykset, joiden kanssa teet yhteistyötä markkinoidaksesi, jakaaksesi tai myydäksesi tuotteitasi tai palveluitasi.
Valvo laatua, toimitusta ja hinnoittelua. Säännölliset arvioinnit paljastavat parannuskohteet ja aikaisen havaitsemisen.
2. Tee Viestinnästä Avoin
Aikatauluta muodollisia ja epämuodollisia kokoontumisia luodaksesi suhteita, antaaksesi tietoa ja keskustellaksesi ongelmista. Avaa haasteista ja mahdollisuuksista. Tämä rakentaa luottamusta ja yhteistyötä, parantaen kaikkien tuloksia.
Käytä sähköpostia, videoneuvotteluja ja yhteistyöalustoja pitääksesi kaikki ajan tasalla.
Hyvä asiakaskäyttäytyminen on loistava tapa luoda toimittajasuhteita. Tämä sisältää laskujen lähettämisen ja maksamisen ajoissa, kohteliaan viestinnän ja asioiden helpottamisen myyjillesi.
Luonnollisesti et voi hallita kaikkea. Saatat joutua tekemään viime hetken muutoksia tai kohtaamaan maksujen viivästyksiä. Näistä ongelmista huolimatta toimittajat todennäköisesti jatkavat yhteistyötä hyvien asiakkaiden kanssa.
3. Yhteistyö Innovaation Parissa
Hyödynnä avaintoimittajien asiantuntemusta uusien ratkaisujen luomiseksi muuttuvia tarpeitasi varten. Rohkaise ideoiden ja parhaiden käytäntöjen avointa jakamista. Koulutukset, työpajat ja tietopankit mahdollistavat tämän vaihdon.
Osallista myyjät projektien suunnitteluun. Heidän näkemyksensä parantavat prosesseja ja tuloksia.
Vahvojen toimittajasuhteiden luomiseen tarvitset ensisijaisen yhteyshenkilön. Tämä henkilö hoitaa kaikki toimittajaviestinnät.
Muut yrityksesi työntekijät voivat olla vuorovaikutuksessa toimittajien kanssa. Yhden yhteyshenkilön olemassaolo auttaa kuitenkin koordinoimaan ja standardisoimaan viestintää sekä pitämään kaikki samalla sivulla.
4. Sijoita Teknologiaan ja Työkaluihin
Voit toteuttaa toimittajahallintasuunnitelmasi parhaiten toimittajasuhteiden hallinnan ohjelmistolla. Tämä ohjelma keskittää viestinnän, dokumentoinnin ja yhteistyön.
Oikea SRM-ohjelmisto mahdollistaa toimittaja-yritys -datan jakamisen ja läpinäkyvyyden toimitusketjun hallinnassa. Se voi automatisoida hankinnan ja toimittajan suorituskyvyn seurannan, muiden toimittajasuhteiden hallinnan tehtävien ohella. Tämä antaa sinulle enemmän aikaa keskittyä muihin liiketoimintatehtäviin.
Varmista, että SRM-ohjelmistosi tarjoaa tarvitsemasi ominaisuudet ja vaatii vähän koulutusta. Toimittajien käyttöönoton pitäisi olla yksinkertaista. Toimittajien sitoutumisen lisäämiseksi on oltava toimittajille suunnattua toiminnallisuutta ja viestintää. Kattavia toimittajan suorituskykyindikaattoreita tulisi sisällyttää raportointiin hankintojen ja muiden päätösten parantamiseksi.
Monia SRM-ohjelmistoja on olemassa, mutta kaikki eivät ole samanarvoisia. Arvioi aina hinta, toiminnallisuus ja käytettävyys ostaessasi SRM-ohjelmistoa.
5. Luo Riskienhallintasuunnitelma
Riippumatta siitä, kuinka hyviä toimittajasuhteesi ovat, asiat voivat mennä pieleen. Siksi riskienhallintasuunnitelma on välttämätön.
Yrityssuunnitelmasi tulisi sisältää riskejä, kuten toimittajan epäonnistumisen ja luonnonkatastrofit. Sen tulisi myös sisältää yksityiskohdat siitä, miten vähennät toimittajariskejä.
Jos toimittajan epäonnistuminen huolestuttaa sinua, tee yhteistyötä useiden myyjien kanssa kullekin tuotteelle tai palvelulle. Tällä tavalla, jos yksi toimitus epäonnistuu, muut voivat jatkaa sujuvaa toimintaa.
6. Suunnittele Ongelmanratkaisua
Ongelmanratkaisusuunnitelma on välttämätön riskienhallinta- ja KPI-suunnitelman ohella.
Tämä suunnitelma sisältää ongelmanratkaisuvaiheet. Sen tulisi sisältää, keneen ottaa yhteyttä, mitä toimenpiteitä on tehtävä, kuinka kauan ongelman ratkaisemiseen menee ja kuinka ehkäistä tulevia häiriöitä.
Tämä suunnitelma varmistaa, että huolenaiheet ratkaistaan nopeasti ja tehokkaasti, minimoi liiketoiminnan häiriöt ja edistää järkevää liiketoimintastrategiaa.
Muista aina, että SRM on kaksisuuntainen. Nämä parhaat käytännöt ja todelliset yhteistyöt auttavat sinua kehittämään vahvan toimittajaverkoston, joka tuottaa molemminpuolista menestystä ja pitkäaikaista kasvua.
Bonusvinkki: Suhteilla on merkitystä. Kunnioita toimittajia, arvosta heidän palautettaan ja juhli voittoja yhdessä. Henkilökohtaiset siteet voivat vahvistaa kumppanuuksia ja auttaa ratkaisemaan ongelmia yhdessä.
Miksi toimittajasuhteilla on merkitystä?
Miten toimittajat näkevät yrityksesi, voi tehdä tai rikkoa yrityksen kilpaillulla markkinalla. Luotettavien toimittajien saaminen:
- Pitää markkinoille pääsyn ajan lyhyenä
- Takaa parhaat ehdot, hinnan ja arvon tarvittaville tavaroille ja palveluille
- Takaa yrityksen tuloihin vaikuttavan tuotteiden ja palveluiden saatavuuden
- Ei-ydintoimintojen ja tavaroiden ulkoistaminen antaa keskittyä innovaatioon ja strategiaan.
Toimittajasuhteiden hallinnan haasteet
Useimmat ulkopuolisten tahojen prosessit ovat vaikeita. Laadukkaat toimittajat, joilla on ainutlaatuisia tuotteita, kohtaavat kovaa kilpailua. Rajat ylittävät myyjät pahentavat näitä ongelmia huomattavasti.
Ennen suhdetta: Toimittajatieto Suhteen aikana: Toimittajan sitoumukset
Suostuuko toimittaja yhteistyöhön? Ovatko he laillinen maksun saaja? Onko heillä rahaa? Tarjoavatko he hyviä ehtoja? Arvostavatko he yrityksesi suhdetta? Pitävätkö he sanansa?
Antoiko toimittaja kaikki asiakirjat suhteen aloittamiseksi? Ovatko he täyttäneet sopimuksen? Onko toimittajasta edelleen hyötyä? Ongelmat toimittajan kanssa? Onko viestintäongelmia?
Yhteenveto
Toimittajasuhteiden hallinta (SRM) on olennaista vahvojen, tuottavien suhteiden rakentamiseksi ja ylläpitämiseksi toimittajien kanssa. Ymmärtämällä SRM:n eri tyypit, räätälöimällä strategiat eri toimittajille ja toteuttamalla parhaat käytännöt viestinnän, innovaation ja riskienhallinnan osalta, yritykset voivat luoda verkoston luotettavien kumppaneiden kanssa. Nämä kumppanuudet eivät ainoastaan paranna operatiivista tehokkuutta, vaan tarjoavat myös kilpailuedun markkinoilla. Investoimalla oikeisiin työkaluihin ja ylläpitämällä avointa, kunnioittavaa suhdetta toimittajiin varmistetaan pitkäaikainen menestys ja kasvu molemmille osapuolille.
