Toimitusketjun häiriöihin ja taloudellisiin mullistuksiin vastatakseen monet yritykset tekevät yhteistyötä useampien toimittajien kanssa kehittääkseen toimitusketjun resilienssiä ja varmistamaan parhaat hinnat. Toimittajien määrän kasvu lisää hallinnan monimutkaisuutta ja riskejä. Yritys saattaa käyttää laskentataulukoita hallitakseen satoja toimittajia. Toimittajatietojen hallinta (SIM) järjestää toimittajien hallinnan ja tiedon organisoinnin, antaen yrityksille paremman pääsyn ja hallinnan tietoihin. Nämä hallintaratkaisut auttavat hankinta- ja kirjanpitotiimejä organisoimaan ja laajentamaan.
Tänään keskustelemme toimittajatietojen hallinnasta:
- Kuvaile toimittajatietojen hallintaa.
- Toimittajatietojen hallintaratkaisun huomioitavat asiat
- Toimittajatietojen hallinnan edut
- Miten SIM-mahdollistettu hankinta säästää aikaa ja rahaa
Toimittajatietojen hallinnan kuvaaminen
Toimittajatietojen hallinta sisältää toimittaja- ja tuotetietojen keräämisen, tallentamisen, varmentamisen ja ylläpitämisen. Yritykset kehittävät ja hallitsevat kattavaa toimittajatietokantaa pilvipohjaisella SIM-järjestelmällä. Tämä tieto auttaa suorituskyvyn arvioinnissa, budjetoinnissa, ennustamisessa jne.
SIM-järjestelmät sisältävät yleisesti hankinnasta maksuun (P2P) ratkaisuja. Näiden teknologioiden tiedon keskittäminen, kojelaudat, hyväksyntätyönkulut ja kulutusanalyysin ominaisuudet auttavat organisaatioita hallitsemaan toimittajien suorituskykyä samalla kun parantavat käyttäjäkokemusta.
SIM-järjestelmät tallentavat toimittajien liiketoimintatietoja sekä historiallisia ja vertailutietoja. SIM-järjestelmät saattavat tallentaa seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot
- Hinta ja kustannukset
- Kyky tuottaa käännearvioita
- Maksuehdot ja kirjanpitotiedot
- Suunnitellut toimitukset
- Tiedot menneistä transaktioista
- Hintavertailu
- Suorituskykytiedot
- Sopimustiedot
SIM parantaa ostajan ja toimittajan välistä viestintää, optimoi SRM:ää ja keskittää tietoja tulevaa käyttöä varten.
SIM-teknologian huomioon otettavat asiat
Toimittajatietojen hallinta (toimittajien hallintaohjelmisto) toimii hyvin hankinta-alustalla. Parhaat alustat keskittävät toimittajatiedot ja yksinkertaistavat hankintatoimintoja ja koko organisaation kuratointia.
Etsi näitä etuja arvioidessasi teknologiavaihtoehtoja:
Intuitiivinen, joustava käyttö: SIM:n tulisi olla intuitiivinen ja muokattavissa. IT-osaston, johdon ja ostajien tulisi löytää ratkaisusi helppokäyttöiseksi. Etsi teknologiaa, joka yksinkertaistaa päivittäistä tutkimusta, ostamista ja raportointia:
- Dynaaminen haku
- Suositeltu toimittajien kuratointi
- Automaatio ja hyväksyntätyönkulut
- Kulutusohjeet roolin mukaan
Reaaliaikainen data: Jatkuva, yksityiskohtainen kulutustieto tekee raportoinnista helpompaa ja tehokkaampaa. Järjestelmän hankintatoiminto ja toimittajat esitetään johdonmukaisesti ja kattavasti.
Vahva raportointi ja analytiikka: Keskitetty, helposti saatavilla oleva tieto on hyödyllisintä. Kulutusnäkemykset ohjaavat toimittajavalintaa ja -suorituskykyä, kontekstualisoivat ostamista ja paljastavat säästö- ja kasvumahdollisuuksia.
Integraatiopotentiaali: SIM:n tulisi integroitua tietojärjestelmääsi. Vältä tarpeetonta tietojen syöttämistä, varmista oikeat luvut ja vähennä tietosiiloja käyttämällä valmisratkaisua ja API-pohjaista ratkaisua.
Löydä ratkaisu, joka täyttää yllä mainitut kriteerit, maksimoidaksesi SIM-ohjelmasi, säästääksesi rahaa ja virtaviivaistaaksesi hankintaprosessiasi.
Toimittajatietojen hallinnan 7 parasta etua
Toimittajatietojen hallinta parantaa hankintaa ja taloudellista suorituskykyä. Hankinnan hallintaratkaisu, kuten Order.co, antaa sinulle mahdollisuuden käsitellä tietoja ja hankintoja yhdellä yksinkertaisella alustalla.
Toimittajatietojen hallinta auttaa hankintaa seitsemällä tavalla:
1. Keskittää tiedon
SIM keskittää toimittajatiedot, yksinkertaistaen ostotilausten valmistelua, käsittelyä, maksamista ja seurantaa. Se auttaa löytämään toimittajat, joilla on parhaat hinnat ja palvelut, sekä seuraamaan laadunvarmistusstandardeja. Kaikki osastot ja sidosryhmät voivat käyttää järjestettyä toimittajaviestintää ja -transaktiotietoja.
2. Hallitsee suorituskykyä
SIM mahdollistaa yrityksille toimittajien suorituskyvyn seurannan. Keskitetyt toimittajatiedot tarjoavat laatua, sopimuksen noudattamista, kustannussäästöjä ja muita kriteereitä toimittajien valintaan. Se tehostaa strategista hankintaa ja ylläpitää kustannustehokkuutta. Se auttaa myös yrityksiä havaitsemaan suorituskyvyn puutteita ja arvioimaan vaihtoehtoja.
3. Hallitsee tietoa paremmin
SIM suojaa viestintää luvattomalta pääsyltä, estää tietojen katoamisen tai varkauden ja yksinkertaistaa toimittajien hallintaa. Tämä turvallisuus on olennaista hallitessa arkaluonteisia tietoja, kuten pankkitilitietoja.
4. Vähentää toimittajariskejä
SIM auttaa yrityksiä pitämään toimittajien yhteys-, talous-, suorituskyky- ja pankkitiedot ajan tasalla. Se vähentää toimittajadatan väärentämistä ja hankintapetoksia varmistamalla sääntelyn ja lakien noudattamisen. Tietoturva on ratkaisevaa, sillä yli 70 % petoksen kohteeksi joutuneista organisaatioista sanoo, että ulkoinen hyökkäys tai ulkoisen ja sisäisen lähteen yhteistyö aiheutti suurimman häiriön.
5. Vähentää AP-prosessoinnin kuormitusta
Toimittajatietojärjestelmä yksinkertaistaa maksuja ja poistaa ihmisen tekemän tiedonsyötön, vähentäen laskujen päällekkäisyyttä ja tiedonsyöttövirheitä sekä parantaen maksutarkkuutta. Yritykset voivat paremmin seurata kulutustottumuksia, löytää kustannusten vähentämismahdollisuuksia ja ennustaa sekä budjetoida automatisoimalla maksuprosessin SIM:llä.
6. Nopeuttaa hankintaa
Ostajat voivat helposti löytää toimittajatiedot, kuten tuotteen saatavuuden, hinnat, toimitusajat ja maksuehdot keskitetyn hankintaratkaisun avulla. Ostajat voivat nopeasti löytää toimittajat ja tehdä valintoja, kun tiedot ovat käsillä. Order.co mahdollistaa suoran tilaamisen ja hyväksynnän järjestelmän sisällä, nopeuttaen hankintaprosessia.
7. Mahdollistaa KPI:t ja raportoinnin
SIM-järjestelmä auttaa johtajia ja talousjohtajia seuraamaan KPI:tä, kuten toimitusaikoja, tuotteen laatua, tilaustarkkuutta, kustannuksia ja sopimuksen noudattamista. Näkyvyys toimittajan suorituskykyyn ja reaaliaikainen tieto parantavat hankinta- ja toimittajasuhteiden hallintaa. Organisaation sidosryhmät voivat välittömästi saada toimivia tietoja parempaa päätöksentekoa varten raportoinnin avulla.
Parhaat 5 toimittajatietojen hallintatyökalua
Organisaatio voi säilyttää täydellisen näkyvyyden ja nopeuttaa tilaus- ja maksuprosesseja käyttämällä hankinnan hallinta-alustaa, jossa on vahvat SIM-ominaisuudet.
Mieti näitä viittä ratkaisua. Jokainen tarjoaa palveluita ja ominaisuuksia, jotka ylläpitävät tilausten tarkkuutta ja toimittajatietojen eheyttä samalla kun sidosryhmät voivat tilata itsenäisesti.
1. Order.co
Pienet ja keskisuuret yritykset voivat hallita toimittajaprofiileja, transaktioita, maksuja ja muita tärkeitä tietoja Order.co:n hankinta-alustalla. Ylläpitääkseen budjettikontrollia ja näkyvyyttä, hankintapäälliköt voivat ohjata tilauksia, seurata täyttämistä ja analysoida kustannuksia toimittajan, kategorian, osaston tai muiden ominaisuuksien perusteella keskitetyn järjestelmän avulla.
Ominaisuudet:
- Suorat integraatiot tai API-liitännät yksinkertaistavat toimittajien käyttöönottoa.
- Käyttäjäystävällinen ostajien itsepalvelu ja kuratoitu toimittajaluettelo
- Hankinnasta maksuun -ratkaisu tarjoaa nopean, keskitetyn toimittajamaksun.
2. Coupa
Coupa-alusta tarjoaa modulaarisia hankintaratkaisuja yrityksille keskittääkseen tilaukset ja maksut. Tämä alusta parantaa kolmannen osapuolen suhteita ja vähentää toimittajariskejä käyttöönoton, sääntelyn noudattamisen ja AI-parannetun hankintaseurannan avulla.
Ominaisuudet:
- Automaattinen sähköposti- ja paperilaskujen kaappaus sekä SIM-integraatio muihin yrityksen hallinta- ja BI-järjestelmiin.
- Hankinnan ja sopimuksen hallinnan integraatio
3. Airbase
Airbase tarjoaa keskisuurille yrityksille kulujen hallintaa ja riskien hallintaa. Se integroi AP-automaatioita, kulujen hallintaa ja toimittajatietojen tallennusta ja suhteen hallintaa. Alusta yksinkertaistaa SIM-toimintoja ja sallii toimittajien syöttää maksutietoja.
Ominaisuudet:
- Sähköpostikutsut toimittajien itsepalvelu käyttöönottoon
- Kolmannen osapuolen riskiä vähentävä turvallisuus
- Vahvat tietojärjestelmäintegraatiot
4. SAP Fieldglass
Fieldglass, SAP:n tuote, hallitsee keskisuuria ja suuria yrityksiä. Fieldglass-sovellus tallentaa tiedot, toimeksiannot ja työvoimatiedot, joita tarvitaan palvelupohjaisten kontaktien toteuttamiseen, hallintaan ja maksamiseen jokaisessa projektissa.
Ominaisuudet:
- Ulkopuolisen työvoiman hallinta tilapäiseen ja joustavaan henkilöstöön
- Työn laajuuden (SOW) hankinnan hallinta
- Itsepalveluportaali ja laaja tuki taustahallinnolle
5. Precoro
Precoro on täydellinen hankintaohjelmisto PK-yrityksille. Se yksinkertaistaa ostamista ja hallitsee menoja. Parantaakseen tietojen tarkkuutta ja toimittajasuhteita alusta mahdollistaa tehokkaan toimittajien hallinnan ja toimittajien johtaman käyttöönoton.
Ominaisuudet:
- Helppo toimittajien käyttöönotto kutsupohjaisella portaalilla
- Valittavat moduulit mukautettaviin hallintaratkaisuihin
- Suora yhteys ja avoin API ERP- ja muihin tietojärjestelmiin
