Johdanto:
Hankintatehokkuus on ratkaisevan tärkeää yrityksen menestykselle tai epäonnistumiselle nykypäivän nopeasti muuttuvassa kaupallisessa ympäristössä. Kaikkien yritysten, jotka haluavat toimia tehokkaasti ja säästää kustannuksissa, tulisi etsiä keinoja virtaviivaistaa hankintaprosessiaan. Toimitusjohtajien, toimitusketjujen johtajien tai hankintapäälliköiden on tärkeää tunnistaa strategiat, joilla parantaa hankintaprosessin tehokkuutta. Tässä käymme läpi epäsuorien hankintojen perusteet ja tarjoamme käytännön vinkkejä niiden helpottamiseksi ja parantamiseksi.
Epäsuorien hankintojen ymmärtäminen
Toimistotarvikkeet, ammatilliset palvelut ja ohjelmistolisenssit ovat yleisiä yritysostoksia. Nämä ostot ovat epäsuoria.
Epäsuorat hankinnat käsittävät tuotteiden ja palveluiden ostamisen, joita ei käytetä suoraan liiketoiminnan tuotteeseen. Se kattaa laajan valikoiman liiketoiminnan kannalta olennaisia alueita, mutta ei tuota rahaa.
Tässä hankintamuodossa tarvitaan tavaroita ja palveluita päivittäiseen toimintaan ja pitkän aikavälin tavoitteisiin. Nämä ostot ovat välttämättömiä työpaikan toimivuuden ja osastojen tehokkuuden kannalta, mutta ne eivät välittömästi vaikuta tuottavuuteen.
Onko epäsuora hankinta välttämätöntä? Selvitä:
Hankinnassa on kaksi perusmuotoa: suora ja epäsuora, joista kumpikin palvelee eri yritystarkoituksia.
Alla oleva taulukko vertaa molempia hankintatyyppejä ja niiden tehtäviä hankinnassa:
Hallitse epäsuoria hankintoja vaiheittain
Strateginen epäsuorien hankintojen hallinta voi auttaa yrityksiä täyttämään nykyiset toiminnalliset vaatimukset ja pitkän aikavälin strategiset tavoitteet. Yksinkertainen opas:
Tarpeiden ja vaatimusten arviointi
Epäsuorien hankintojen optimointi alkaa perusteellisella yrityksen tarpeiden arvioinnilla. Tämä tarkoittaa sen määrittämistä, mitkä tavarat ja palvelut ovat välttämättömiä päivittäiseen toimintaan.
Osastojen sidosryhmien mielipiteiden pyytäminen varmistaa, että hankinnat vastaavat osastojen tarpeisiin. Tämä voi parantaa hankintojen tehokkuutta ja vaikuttavuutta.
Hankintastrategian laatiminen
Tarpeiden arvioinnin jälkeen luodaan hankintasuunnitelma. Tämä suunnitelma määrittelee hankintatavoitteet. Se voi säästää kustannuksia, parantaa palvelua tai nopeuttaa hankintaprosessia.
Yritysten on valittava keskitetyn hankinnan, joka voi hyödyntää mittakaavaetuja ja standardoida prosesseja, ja hajautetun hankinnan, joka saattaa paremmin vastata osastojen tarpeisiin, välillä. Tämä valinta vaikuttaa suuresti tehokkaaseen hankintaan.
Toimittajien valinta ja suhteiden hallinta
Kustannukset, toimittajien luotettavuus, palvelun laatu ja noudattaminen normeihin ja sääntöihin ovat valintakriteereitä. Terveiden toimittajasuhteiden ylläpitäminen valinnan jälkeen on ratkaisevan tärkeää toimitusketjun luotettavuudelle ja tuotteen laadulle. Näitä suhteita voidaan vahvistaa hyvällä viestinnällä, suoritusarvioinneilla ja yhteisillä tavoitteilla ja kyvyillä.
Osto- ja tilausprosessin hallinta
Tilausten tekemisen ja hankintojen hallinnan tilauksesta toimitukseen tulisi olla yksinkertaista ja tehokasta. Yrityksen käytäntöjä on noudatettava koko tämän prosessin ajan. Tilausten hallinnan automatisointi auttaa seuraamaan tilauksia, hallitsemaan varastoja ja pitämään kirjaa.
eHankinnan käyttöönotto
Yritykset voivat automatisoida ja virtaviivaistaa hankintojaan nykyaikaisilla eHankintajärjestelmillä. eHankintaohjelmisto on mukautettavissa yrityksen tarpeisiin.
Hyväksyntäprotokollia ja käyttäjäoikeuksia voidaan säätää hankintatarpeiden mukaan. Tällaiset ratkaisut parantavat tuottavuutta, data-analytiikkaa ja organisaation kulujen läpinäkyvyyttä ja hallintaa.
Hankintaprosessin seuranta ja optimointi
Kolmas vaihe on hankintaprosessin säännöllinen seuranta ja arviointi parannusten löytämiseksi. Kulutusanalyysi, toimittajien suoritusarvioinnit ja vaatimustenmukaisuustarkastukset auttavat hallitsemaan epäsuoria hankintoja. Jatkuva parantaminen auttaa hankintoja mukautumaan muuttuviin yritystarpeisiin ja markkinatilanteisiin, pitäen ne tehokkaina ja kustannustehokkaina.
Epäsuorien hankintojen esteiden poistaminen
Epäsuorat hankinnat muodostavat suuren osan yrityksen budjetista, mikä tekee hallinnasta haastavaa. Epäsuorien hankintojen yksinkertaistamiseksi on käsiteltävä merkittäviä ongelmia. Tämä sisältää:
Kustannustietojen ja näkyvyyden puute tekee epäsuorista hankinnoista vaikeita. Hajautettu ostaminen eri osastoilla heikentää toimittajasuhteita ja tietoja, mikä tekee kustannusseurannasta ja säästömahdollisuuksien löytämisestä vaikeaa.
Vaatimustenmukaisuus- ja standardointiongelmat — Epäsuorissa hankinnoissa osastojen kesken vaihtelevat prosessit aiheuttavat vaatimustenmukaisuusongelmia. Ilman standardoituja hankintamenettelyjä organisaatiot riskeeraavat oikeudelliset ja taloudelliset sakot laiminlyödessään sisäisten ja ulkoisten sääntöjen noudattamisen.
Hallitsemattomat kulut Luvattomat ostot, jotka rikkovat sopimuksia, heikentävät hankintastrategiaa. Keskitetyn valvonnan ja kulumenettelyjen puute johtaa usein alennusten ja sopimusehtojen laiminlyöntiin, mikä nostaa kustannuksia.
Toimittajien monimuotoisuus – Epäsuorissa hankinnoissa hallitaan useita toimittajia toimistotarvikkeille, IT:lle ja henkilöstöhallinnolle. Monimuotoisuus tekee neuvotteluista, sopimusten hallinnasta ja suorituskyvyn seurannasta haastavaa ja vaatii monipuolisia hankintataitoja.
Älykkäät epäsuorien hankintojen strategiat yrityksesi kehittämiseen
Menestyäkseen muuttuvilla markkinoilla yritysten on mietittävä uudelleen epäsuoria hankintastrategioitaan hyödyntämällä älykkäitä prosessivinkkejä. Epäsuorien hankintojen parhaiden käytäntöjen toteuttaminen parantaa toiminnallista ketteryyttä ja kannattavuutta.
Kehittyneet digitaaliset työkalut—Käytä kehittyneitä kulumoottoreita ja analytiikkaa hallitaksesi hankintoja täysin. Näiden teknologioiden avulla voidaan automaattisesti suorittaa tiedonkeruu, luokittelu ja analytiikka, mikä paljastaa kulutustrendejä ja säästömahdollisuuksia.
Hankintaprosessien automatisointi voi parantaa tehokkuutta. Toimittajien käyttöönoton ja ostojen hyväksynnän automatisointi voi nopeuttaa ja vähentää virheitä.
Vahva kulujen seuranta ja hallinta—Seuraa ja hallitse kaikkia epäsuoria hankintatoimia. ERP-järjestelmiin integroituvat hankintaratkaisut tarjoavat reaaliaikaisen näkyvyyden transaktioihin ja sitoumuksiin. Tämä parantaa budjetointia ja estää petoksia.
Ostot tulisi arvioida kokonaisomistuskustannusten (TCO) perusteella eikä pelkästään etukäteishinnan mukaan. Valitse toimittajat ja tuotteet huolto-, käyttö- ja hävityskustannusten perusteella.
Keskitetään hankintatiedot – Toimittajakannan keskittäminen ja päällekkäisyyksien tunnistaminen hankituissa tuotteissa ja palveluissa voi johtaa suurhankintoihin ja parempaan neuvotteluvoimaan.
Tehokkaiden epäsuorien hankintojen saavuttamiseksi organisaatioiden tulisi asettaa etusijalle kustannusten hallinta, toimittajien hallinta ja teknologian integrointi vaiheittaisen suunnitelman avulla. Yritykset voivat optimoida toimittajakantaansa valitsemalla kumppaneita, jotka tarjoavat parasta arvoa ja palvelua analysoituaan nykyisen kulutuksen ja tarpeet.
Johtopäätös:
Lopuksi, jos haluat lisätä tuottavuutta, vähentää kustannuksia ja varmistaa, että kaikki toimii sujuvasti, sinun on virtaviivaistettava hankintaprosessiasi. Voit tehdä hankintajärjestelmästäsi paljon tuottavamman seuraamalla menettelyjä, automatisoimalla prosesseja, rakentamalla vahvoja suhteita toimittajiin ja arvioimalla jatkuvasti suorituskykyä. Yrityksesi hankintaprosessi voi olla tehokkaampi ja hedelmällisempi, jos alat soveltaa näitä taktiikoita heti.
