Johdanto:
Rakennusprojektin onnistuminen riippuu kriittisesti hankinnasta ja logistiikasta. Erikoistarvikkeiden hankinnasta monimutkaisten logistiikan hallintaan, jokainen vaihe vaikuttaa projektin aikatauluihin, kustannuksiin ja laatuun. Hankinta on muuttunut vastaamaan kasvaviin toimitusketjun häiriöihin. Tässä oppaassa käsitellään rakennushankinnan ja logistiikan vaiheita, vastuita sekä haasteita, jotka liittyvät laitteiden ja tuotteiden oikea-aikaiseen toimittamiseen. Rakennusprojektin menestys nykyään riippuu tämän prosessin ymmärtämisestä.
Hankinnan perusteet
Hankinta tarkoittaa materiaalien, laitteiden ja palveluiden hankkimista rakennusprojektille. Hankintaprosessi sisältää projektin tarpeiden arvioimisen, vaatimusten määrittelyn sekä urakoitsijoiden ja toimittajien palkkaamisen rakennusprojekteihin. Hankintahallinnan tarkoitus on hankkia oikeat tuotteet ja palvelut oikeaan hintaan, ajallaan ja laatustandardien mukaisesti.
Rakentamisessa ”hankinta” voi tarkoittaa rakennusmateriaalien ostamista tai urakoitsijoiden ja alihankkijoiden valitsemista. Tämä artikkeli keskittyy tavaroiden ja laitteiden hankintaan ja logistiikan hallintaan, jossa termiä yleisimmin käytetään.
Hankinnan tehtävät
Pääurakoitsija ostaa yleensä materiaalit, mutta tämä riippuu sopimuksesta, projektin koosta ja muista tekijöistä. Pääurakoitsijan tulee yleensä toimittaa ja asentaa tarvikkeet ja laitteet ajallaan pääsopimuksen mukaisesti. Suurin osa hankintatyöstä alihankitaan erikoisurakoitsijoille, joilla on kauppasuhteita toimittajiin. Ajoissa tapahtuvan toimituksen varmistamiseksi pääurakoitsija valvoo alihankkijoiden hankintoja.
Projektipäälliköt valvovat ja koordinoivat hankintaa pienissä projekteissa. Suurissa kaupallisissa tai julkisissa projekteissa urakoitsijat palkkaavat hankintapäällikön prosessin koordinointiin. Megaprojekteissa voidaan käyttää EPC-urakoitsijaa, jolla on täysin integroitu materiaalien ja laitteiden hankintatiimi.
Verovähennysten tai erityisten hankintajärjestelyjen vuoksi omistaja voi hoitaa hankinnat joissakin sopimuksissa.
Osto vs. Hankinta
Kuuntele rakennusasiantuntija Daphene Kochin kuvaus ”hankinnasta” ja ”ostamisesta” EPC-projektitoimituksessa.
Jotkut ihmiset käyttävät ”ostamista” ja ”hankintaa” vaihdellen, mutta ostaminen on vain yksi vaihe. Rakennushankinta ja logistiikka käsittää projektin osien valinnan, hyväksynnän, toimituksen ja asennuksen.
Hankinta vaikuttaa budjetointiin, aikataulutukseen ja asennukseen. Teknillisesti osto tarkoittaa rahojen vaihtamista tavaroihin. Hankinta sisältää valinnan, ostamisen, logistiikan, hyväksynnän, strategian ja paljon muuta.
Pysy ajan tasalla rakentamisessa.
Tilaa Blueprint, Procoren ilmainen viikoittainen rakennuslehti, saadaksesi asiantuntevaa rakennusmateriaalia suoraan sähköpostiisi.
10 rakentamisen hankintavaihetta
Tyypillisellä rakennustyöllä on lukuisia hankintavaiheita. Prosessit voivat vaihdella projektin tai toimitustavan mukaan, mutta perusprosessi on yhtenäinen.
Alla olevat vaiheet perustuvat suunnittelu-tarjous-rakenna -projektiin yksinkertaisuuden vuoksi. Suunnittele-rakenna ja muut yhteistyöhön perustuvat projektitoimitusstrategiat voivat tehostaa hankintaa.
1. Suunnittelutiimi määrittää vaatimukset.
Projektisuunnittelu luo pohjan hankinnalle. Omistajat, arkkitehdit ja suunnittelijat luovat materiaalivaatimusten piirustukset ja spesifikaatiokirjan. Urakoitsijoiden on noudatettava spesifikaatiokirjaa asioidessaan myyjien ja toimittajien kanssa suunnitteluvaatimusten täyttämiseksi.
Suurin osa Yhdysvaltojen projekteista käyttää CSI-divisioonia spesifikaatiokirjan järjestämiseen, mikä helpottaa erikoisurakoitsijoiden löytää heitä koskevat osat ja välittää materiaalivaatimukset toimittajille.
Julkisilla projekteilla on enemmän hankintavaatimuksia. Liittovaltion urakoitsijoiden saattaa olla tarpeen mukauttaa hankintaprosessiaan noudattaakseen Federal Acquisition Regulation (FAR) Small Business Programs -ohjelmia tarjotakseen ”maksimaalisen käytännön mahdollisuuden” ”pienille yrityksille, veteraanien omistamille pienille yrityksille, palveluvammaisten veteraanien omistamille pienille yrityksille, HUBZone-pienille yrityksille, pienille epäedullisessa asemassa oleville yrityksille ja naisomisteisille pienille yrityksille.”
2. Projektin urakoitsijat arvioivat ja tekevät tarjouksen.
Pääurakoitsijat arvioivat tehtävän tehdäkseen tarjouksen, jos omistaja julkaisee ITB:n tai RFP:n. Arviointia voidaan tehdä talon sisäisellä arvioijalla, mutta yleensä he kuulevat alihankkijoitaan saadakseen tarkemman rakennuskustannusarvion. Erikoisurakoitsijat käyttävät projektin määrittelyjä saadakseen hinta-arvioita materiaalitoimittajilta ja valmistajilta.
Pääurakoitsija käyttää erikoisurakoitsijoiden arvioita luodessaan projektitarjouksensa.
3. Omistaja ja urakoitsija sopivat.
Omistaja tutkii tarjoukset, valitsee urakoitsijat ja myöntää sopimuksen suunnitelmien valmistuttua. Pääurakoitsijat allekirjoittavat erikoisurakoitsijoiden alihankintasopimukset.
Monien komponenttien hankinta ajankohta riippuu projektin sopimusjärjestelystä. Omistaja voi aloittaa hankinnan ennen pääurakoitsijan palkkaamista suurempien materiaalien tai erikoislaitteiden osalta. Useimmat projektin osat hoitavat urakoitsijat.
Perinteisissä suunnittele-tarjous-rakenna -projekteissa suurin osa hankinnoista ei voi alkaa ennen kuin suunnitelmat ovat valmiit. Suunnittele-rakenna- tai rakennusjohtaja riskillä -järjestelyissä pääurakoitsija on mukana varhain ja voi aloittaa hankinnan heti, kun tehtävän määrittelyt ovat valmiit.
Urakoitsijat sisällyttävät eskalaatiolausekkeita sopimuksiin riskin vähentämiseksi. Tämä lauseke pitää omistajan vastuussa materiaalikustannusten noususta tietyn määrän yli.
4. Urakoitsijat pyytävät toimittajien tarjouksia.
Urakoitsijat voivat palkata toimittajia, jos materiaalit ja laitteet on hyväksytty. Rakenteelliseen teräkseen tai kanaviin liittyvät insinööri- tai räätälöidyt komponentit saattavat vaatia useiden myyjien yhteydenottoa. Urakoitsijat voivat hankkia puutavaraa ja lvi-tarvikkeita luotettavilta toimittajilta.
Tarjousten palauttamisen ja vaihtoehtojen viimeistelyn jälkeen pääurakoitsija voi tutkia niitä yksin tai yhdessä omistajan ja suunnittelijoiden kanssa. Kustannukset voivat olla tärkein tekijä arviointivaiheessa, mutta saatavuus, laatu, toimittajan kokemus ja materiaalin kestävyys voivat myös olla tärkeitä.
5. Urakoitsijat aikatauluttavat ostot.
Tavoitteiden asettamisen ja piirustusten tekemisen jälkeen ostosuunnittelu alkaa. Urakoitsijat tarkistavat toimittajien toimitusajat. Pääurakoitsija priorisoi pitkän toimitusajan tuotteet lähetysaikataulussa varmistaakseen, että materiaalit ja laitteet saapuvat ajallaan.
6. Suunnittelutiimi tarkistaa urakoitsijaehdotukset.
Pääurakoitsijan lähetykset edeltävät ostoa. Suunnittelutiimi tarkistaa, että jokainen hankintasuunnitelman osa täyttää sopimusparametrit tässä vaiheessa.
Tämä kattaa tärkeät rakenteelliset ja mekaaniset komponentit sekä pienemmät elementit, kuten maalin värit ja viimeistelyt. Kaikki hyväksynnät on oltava kirjallisia ja seurattavissa.
Lähetysviiveet voivat haitata hankintapäällikön kykyä ostaa ja toimittaa asioita ajallaan.
7. Toimittajat ja urakoitsijat tekevät sopimuksen.
Tuotteiden valinnan jälkeen urakoitsijat antavat ostotilaukset myyjille aloittaakseen standardien tuotteiden valmistuksen tai lähetyksen. Erikoisurakoitsijat harvoin maksavat materiaaleista etukäteen. Sen sijaan kauppaluotto tai ulkopuolinen rahoitus antaa heille mahdollisuuden ostaa vaikuttamatta kassavirtaan.
8. Toimitusyritykset toimittavat tavarat ja laitteet kohteisiin.
Tarvikkeiden ostaminen edellyttää kehityksen seurantaa ja toimitusten hyväksymistä hankintapäälliköiltä. Urakoitsijoiden on varmistettava koko hankintaprosessin ajan, että heidän tilauksensa toimitetaan ajallaan, oikeaan paikkaan, turvallisesti purettuna ja asennettuna. Tehokas hankinta riippuu urakoitsijan ja materiaalin toimitusaikataulujen koordinoinnista. Laitteiden on oltava valmiina asennukseen, kun sähköurakoitsija saapuu.
Ostettujen tuotteiden vastaanottaminen saattaa vaatia erityisiä purku- ja käsittelylaitteita. Urakoitsijoiden voi olla tarpeen aikatauluttaa trukki, saksinosturi tai nosturi toimitusta varten ja varmistaa, että tuotteella on riittävät kiinnikkeet tai laitteet nostoa ja asennusta varten.
Näin ollen hankintamenettelyyn kuuluu osittainen suunnittelun hyväksyntä, logistiikka ja kenttäasennus. Jos toimitus ei vastaa rakennusaikataulua, hankintapäälliköiden on järjestettävä varastointi paikan päällä tai ulkopuolella.
Rakennuksen hallintaohjelmisto voi seurata ostettuja komponentteja tarkemmin kuin koskaan ennen. Pääurakoitsijat ja projektipäälliköt voivat käyttää reaaliaikaista lähetyksen seurantaa arvioidakseen, vaikuttaako saatavuus tai viivästykset projektiaikatauluun tai kriittiseen polkuun.
9. Urakoitsijoiden työt ja materiaalit läpäisevät lopputarkastukset.
Projektin päättämisessä lopputarkastukset päättävät hankinnan. Omistajan, suunnittelijoiden ja viranomaisten on hyväksyttävä kaikki työt varmistaakseen, että kaikki komponentit on hankittu ja asennettu projektin vaatimusten ja rakennusmääräysten mukaisesti.
Urakoitsijoiden on myös tarkistettava ylimääräisten materiaalien ja varaosien toimitus rakennusasiakirjojen mukaisesti.
Yleisien hankintaongelmien ratkaiseminen
Oikea hankintahallinta hyödyttää omistajia ja urakoitsijoita koko rakennushankinnan ja logistiikan ajan. Hankinnan tehostaminen ja hallinta vähentää riskiä, hallitsee budjetteja ja varmistaa projektin laadun.
Epäselvät vaatimukset
Tietopyynnöt tulisi tehdä ennen erikoisurakoitsijan hankintaa ja lähetyksiä. RFI:t selventävät työmateriaalit mahdollisimman pitkälle. Esimerkiksi suunnittelutiimin tulisi määrittää putkistojen kalusteet ja liitännät välttääkseen sekaannusta.
Lähetysviiveet
Huonosti suunniteltu lähetysmenettely tai riittämätön viestintä voi viivästyttää hankintaa. Selkeä viestintä omistajalta ja suunnittelutiimiltä hankintaan maksimoi laadunvalvonnan ja minimoi viivästykset.
Budjettiylitykset
Hankinnan viivästykset voivat lisätä kustannuksia tai joutilaita työntekijöitä. Aikataulun viivästykset maksavat pääurakoitsijalle tai omistajalle aikaa ja rahaa. Hallittu hankinta voi myös alentaa hintoja valitsemalla keskeisiä komponentteja kilpailukykyisesti ja avoimesti. Uusintatyöt ja huolimattomat virheet vältetään asianmukaisella hankinnalla.
Toimitusketjun häiriöt
Priorisoi pitkän toimitusajan materiaalit ja laitteet hankinnan alussa. Esimerkiksi muuntajat on tilattava kuukausia etukäteen. Oikea hankintahallinta vähentää todennäköisyyttä, että toimitusketjun ongelmat viivästyttävät projektia tai estävät erikoisurakoitsijoita viimeistelemästä työtään.
Maksuviivästykset
Erikoisurakoitsijat ostavat joskus tarvikkeita luotolla, jonka maksuajat ovat 30 tai 45 päivää, joten heidän on maksettava toimittajilleen ennen pääurakoitsijaa. Lisäviivästykset voivat kiristää kassavirtaa ja vaikeuttaa työvoiman ja muiden projektikustannusten maksamista. Erikoisurakoitsijoiden on hallittava kassavirtaa hankinnan aikana, koska he käyttävät erilaisia rahoitusvaihtoehtoja saadakseen pidempiä takaisinmaksuaikoja, jotka sopivat heidän laskutusaikatauluihinsa.
Aikataulumuutokset/viivästykset
Oikeiden komponenttien saaminen oikeaan aikatauluun varmistaa, että kaikki projektiin osallistuvat saavat tarvitsemansa osat oikeaan aikaan. Valmiin projektin on todennäköisempää täyttää alkuperäiset rakennusasiakirjat ja vaatia vähemmän uusintatyötä, jos oikeat komponentit saapuvat ajoissa.
Suunnittelumuutokset
Jos suunnitelma muuttuu, urakoitsijoiden tulisi saada muutosmääräykset ennen uusien materiaalien ostamista. Jatkaminen ilman riittävää dokumentaatiota altistaa vaaralle, jos omistaja hylkää kyseiset komponentit.
Säilytettyjen tuotteiden vahingoittuminen
Urakoitsijoiden on suojattava kaikki tuotteet asennukseen asti. Työmaan on oltava turvallinen, jos tuotteet säilytetään siellä, varkauden, vandalismiin ja sään aiheuttaman vahingon estämiseksi. Jos varastoa käytetään, turvallisuus ja aikataulutus ovat ratkaisevia. Rakennusasiakirjoissa tulisi mainita, kuka on vastuussa vahingoittuneista tai varastetuista tarvikkeista.
Hankinnan hallinta sisältää riskejä.
Rakennushankinta ja logistiikka, toimitusketjun hallinta ja laadunvalvonta. Asianmukainen rakennushankinta takaa, että kaikki projektin osat ovat siellä, missä niiden pitää olla, silloin kun niiden pitää olla, ja sovittuun hintaan, ensimmäisistä rakennusasiakirjoista lopulliseen tarkastuslistaan ja päätökseen omistajan kanssa.
Riippumatta sopimusrakenteesta, rakentamisen hankintaprosessin hallinta varmistaa, että kaikilla on tarvittavat resurssit tehtävän suorittamiseen ajallaan ja budjetin puitteissa.
Yhteenveto:
Rakennushankinnan ja logistiikan hallinta on ratkaisevan tärkeää projektin valmistumiselle aikataulussa ja budjetissa. Hyvin koordinoitu hankintaprosessi vähentää riskejä, hallitsee budjetteja ja varmistaa laadun suunnittelusta toimitukseen ja tarkastukseen. Projektipäälliköt ja urakoitsijat voivat parantaa prosesseja ja tuloksia hallitsemalla toimitusketjun häiriöitä, suunnittelumuutoksia ja lähetysviiveitä. Hankinnan ja logistiikan hallitseminen on välttämätöntä projektien suorittamiseen ajallaan ja budjetin alittamiseen kilpaillussa alassa.
