Johdanto:
Nykypäivän nopeatahtisessa valmistusympäristössä tehokas viestintä toimittajien kanssa on ratkaisevan tärkeää operatiivisen tehokkuuden ylläpitämiseksi ja asiakasvaatimusten täyttämiseksi. Yritysten kohdatessa yhä kasvavia paineita muuttuvista markkinatilanteista ja odottamattomista häiriöistä, vahvojen suhteiden rakentaminen toimittajiin tulee entistä tärkeämmäksi. Tässä artikkelissa käydään läpi seitsemän helppoa askelta toimittajaviestinnän parantamiseksi, jotta valmistajat voivat sopeutua nopeasti muutoksiin samalla edistäen yhteistyötä ja molemminpuolista menestystä.
1. Myönnä, että ongelma on olemassa
Jotkut valmistajat ovat jopa vuokranneet lentokoneen välttääkseen myöhästymismaksuja asiakkailleen, mutta toimittajien puutteet eivät ole uusi ongelma. Valmistajat kiirehtivät saamaan tilaukset liikkeelle, kun tilausmuutokset katoavat postilaatikkoon. Tämä voi vahingoittaa heidän suhteitaan omiin asiakkaisiinsa.
Vaikka jokainen yritys on erilainen, tässä on joitakin yleisimpiä tapoja, joilla huono yhteydenpito toimittajien kanssa on haitannut valmistajia:
- Liikaa varastoa, jota ei voida lähettää
- Myöhästymismaksut asiakkailta
- Huono maine myöhästyneiden toimitusten vuoksi
- Liialliset kulut ongelmien korjaamiseen (kuten ylimääräiset, yksityiset lennot, käsittelykulut, jne.)
Tarkastele tiimisi kykyä toimittaa ajoissa ja täydellisesti muutaman viikon ajan ja kirjaa ylös syyt myöhästyneille tilauksille, jos et ole varma, onko yrityksessäsi toimittajaviestinnän ongelma. Olemme valmiita lyömään vetoa siitä, että useimmat niistä liittyvät viestintään.
2. Lopeta liiallinen sähköpostien lähettäminen
ERP-järjestelmäsi ja toimittajiesi välillä on aukko, ja useimmat valmistajat täyttävät sen tällä hetkellä sähköpostilla.
On asioita, joita sähköposti ei voi tehdä. Tiimin muut jäsenet eivät näe sähköpostiviestejä, joita ostaja ja myyjä lähettävät toisilleen tilauksesta. Tämä tarkoittaa, että joku on vastuussa, jos joku muu sairastuu, pitää vapaata tai vain tulkitsee jotain väärin.
Sähköpostia ei tulisi käyttää keskusteluun ostotilauksista, jotka ovat vielä käsittelyssä.
Mutta entä suhteiden hoitaminen? Jatka ihmisiin tutustumista sähköpostien, puheluiden, vierailujen ja muiden keinojen kautta. Emme halua vaarantaa näitä suhteita, sillä ne ovat tärkeitä.
Neuvottelu siitä, milloin rivikohta ”Pultti #A8905” voidaan toimittaa, toimii toisaalta parhaiten ohjelmiston kautta.
3. Tee muutoksista helppoja
Droppe-ajattelutapamme on, että PO-viestintäohjelmiston ei tulisi vaatia pitkää, monimutkaista käyttöopasta, ja toimittajien tulisi saada se käyttöönsä ilmaiseksi. Kun teet sen näin, on paljon pienempi pyyntö saada toimittajat puhumaan kanssasi ohjelmiston kautta sähköpostin sijaan.
4. Näytä, kuinka viestitään selkeästi
Käytä työkalua, joka toimii paremmin kuin sähköposti, jos sinulla on sellainen. Heti kun jokin menee pieleen ja sinun on saatava nopea vastaus myyjiltäsi, käytä sitä. Kun asiat menevät pieleen, on helppo palata vanhoihin tapoihin.
Jos asiakas kertoo sinulle, että he tarvitsevat tilauksensa nopeammin kuin suunniteltu, sinun tulisi ensin tallentaa muutokset käyttämääsi yhteistyöohjelmistoon. Ilmoita sitten myyjillesi soittamalla tai lähettämällä sähköpostia.
Toimittajat ovat todennäköisemmin käyttävät tarjoamaasi viestintätyökalua, jos tarjot sellaisen.
5. Ole vastuullinen toimittajiesi kanssa
Yksi miellyttävä yllätys siirtymisessä pois sähköpostista on se, että se on antanut sinulle uuden tavan pitää toimittajat vastuullisina. Jos puhutte vain sähköpostin kautta, on vaikea tietää, kuinka usein tietty toimittaja on myöhässä tai kuinka nopeasti he yleensä reagoivat muutoksiin. Toisin sanoen, on vaikea erottaa keskiverto myyjät erinomaisista.
6. Kerro muille voitoistasi
Kaikki yllä olevat vinkit on tarkoitettu auttamaan yrityksesi toimintaa sujuvammin. Entä jos toimittajasi kuulevat sinusta vain silloin, kun he eivät noudata 24 tunnin PO-kuittaus sääntöäsi? He saattavat tuntea, että heidän on käytävä läpi ylimääräistä vaivaa ilman syytä.
Siksi on myös tärkeää antaa myyjillesi positiivista palautetta. Kun saat valmiiksi haastavan tilauksen asiakkaalle, älä unohda kiittää myyjääsi heidän avustaan. Kerro heille, kuinka he auttoivat sinua saavuttamaan tärkeitä yrityksen tavoitteita tarkastellessasi heidän suoriutumistaan viimeisellä neljänneksellä.
7. Kysy mielipiteitä toimittajaviestinnästä
Samaan tapaan kuin jaat osan tiimisi onnistumisista, pyydä parhaita myyjiäsi antamaan sinulle rehellisiä mielipiteitään. Kuuntele heitä, jos heillä on kysymyksiä, huolia tai ideoita parannuksille. He todennäköisesti työskentelevät monien kaltaisten yritysten kanssa ja voisivat kertoa paljon siitä, mikä toimii ja mikä ei.
Ostaja-toimittajasuhde on kumppanuus, vaikka sinulla onkin lopullinen päätäntävalta tilauksista. Molempien osapuolten tulisi voida antaa ja vastaanottaa palautetta ja kommunikoida keskenään. Rakastamme auttaa tekemään tästä todellisuutta.
Yhteenveto:
Lopuksi, toimittajaviestinnän parantaminen on olennaista nykyaikaisille valmistajille, jotka pyrkivät optimoimaan toimitusketjuoperaationsa. Ottamalla käyttöön nämä seitsemän strategiaa yritykset voivat vahvistaa kumppanuuksiaan toimittajien kanssa, minimoida väärinkäsityksiä ja parantaa kokonaisvaltaista suorituskykyä. Selkeä ja tehokas viestintä auttaa paitsi estämään kalliita viivästyksiä ja ongelmia, myös edistää yhteistyöympäristöä, jossa molemmat osapuolet voivat menestyä. Näiden käytäntöjen omaksuminen johtaa lopulta tehokkaampiin tuotantoprosesseihin ja kestävämpään toimitusketjuun.
