Ostoprosessi: Vaiheet ja parhaat käytännöt

Valitse mitä haluat ja vedä luottokorttisi – kaikki tietävät miten se toimii. Niin helppoa, eikö? Yritystoiminnassa asiat ovat monimutkaisempia. Sinun täytyy ymmärtää liiketoiminnan tarve tuotteelle tai palvelulle, täyttää lomakkeita sisäistä ja toimittajille lähettämistä varten, saada hyväksynnät useilta tahoilta yrityksessäsi ja harkita sopimuksen yksityiskohtia ennen maksamista. Nämä toimet vaikuttavat merkittävästi yrityksesi tulokseen. Ostoprosessin ymmärtäminen ja optimointi on olennaista organisaatioille, jotka haluavat tehostaa toimintaansa, alentaa kustannuksia ja virtaviivaistaa hankintojaan.

Mitä opit tästä

• Ostoprosessin vaiheet.
• Oston ja hankinnan ero.
• Miten ratkaista yleisiä ongelmia.
• Parhaat käytännöt ostoprosessin optimointiin.

Mikä on ostoprosessi?

Hankintaprosessi käsittää organisaation tarpeiden tunnistamisen, toimittajien valinnan ja tuotteiden tai palveluiden hankinnan. Se alkaa tarpeen ilmenemisestä ja päättyy laskun maksuun ja täsmäytykseen. Tämä menetelmä varmistaa, että yritykset voivat vastata operatiivisiin tarpeisiin tehokkaasti ja kustannustehokkaasti.

Ostoprosessi: 9 vaihetta

Yritysten on hallittava ostoprosessi kunnolla ostaakseen tuotteita ja palveluita nopeasti ja edullisesti. Tämä prosessi sisältää tuotteen tai palvelun tarpeen määrittämisen, toimittajan maksamisen ja kirjanpitotietojen päivittämisen. Jokaisen vaiheen ymmärtäminen voi virtaviivaistaa ostamista, säästää kustannuksia ja parantaa operatiivista tehokkuutta. Katsotaanpa yhdeksän tärkeää ostovaihetta.

1. Tarpeen määrittäminen
   Ostoprosessi alkaa, kun organisaatio tarvitsee hyödykkeitä, työkaluja tai palveluita. Tämä ensimmäinen vaihe sisältää tarpeiden arvioinnin: mitä tarvitaan, kuinka paljon ja milloin. Yritysten on määriteltävä tarpeensa tarkasti, jotta ne välttäisivät yli- tai alihankinnan ja optimoisivat resurssien allokoinnin.
2. Ostopyynnön laatiminen
   Kun tarve on määritelty, lähetä ostopyyntö hankintaosastolle tai ostopäällikölle. Tämä asiakirja sisältää luettelon tuotteista tai palveluista, määrät, eritelmät ja toimitusajan. Virallinen ostopyyntö aloittaa ostoprosessin.
3. Tilauspyynnön tarkistus/hyväksyntä
   Ostopäätöksen hyväksymisen jälkeen laaditaan ostotilaus (PO). Tämä asiakirja virallistaa tuotteiden tai palveluiden ostamisen toimittajalta ja sisältää tiedot tyypeistä, määristä ja hinnoista. Ennen jatkamista hankintatiimin on tarkistettava, että ostotilaus vastaa hyväksyttyä ostotarvetta.
4. Tarjouspyynnön (RFP) tai hintapyynnön (RFQ) lähettäminen
   Hankintaosasto voi lähettää toimittajille tarjouspyynnön (RFP) tai hintapyynnön (RFQ) hyväksytyn ostotilauksen jälkeen.

Nämä asiakirjat auttavat yritystä arvioimaan hintoja, ehtoja ja laatua ennen toimittajan valitsemista.

5. Sopimuksen solmiminen
   Tarjouspyynnön tai hintapyynnön vastausten perusteella valitaan tarjoaja, jonka kanssa neuvotellaan ja solmitaan sopimus. Tämä sitova sopimus kattaa kustannukset, toimituksen ja muut yksityiskohdat. Ennen kuin tavaroita tai palveluita vaihdetaan, molempien osapuolten on allekirjoitettava sopimus.
6. Toimittajan arviointi
   Toimituksen jälkeen vertaillaan toimittajan suoritusta sopimuksen mukaisesti. Mahdolliset ongelmat kirjataan ylös tulevia ostoja varten.
7. Kolminkertainen täsmäytys
   Kolminkertainen täsmäytys varmistaa, että ostotilaus, toimituskuitti ja toimittajan lasku vastaavat toisiaan.

Tämä varmistaa, että yritys maksaa vain niistä tavaroista ja palveluista, jotka on saatu ja joista on sovittu, mikä ehkäisee maksavirheitä ja petoksia.

8. Laskun hyväksyminen ja maksaminen
   Kolminkertaisen täsmäytyksen jälkeen lasku voidaan maksaa. Nopealla maksulla ylläpidetään toimittajasuhteita ja yritys saattaa saada alennuksia tai parempia ehtoja.
9. Kirjanpitotietojen päivittäminen
   Ostoprosessi päättyy kirjanpitotietojen päivittämiseen. Tämä sisältää ostotietojen, maksutietojen ja mahdollisten tarvittavien muutosten kirjaamisen, jotta liiketoimi heijastuu oikein. Tarkat ja ajantasaiset taloudelliset tiedot ovat tärkeitä budjetoinnissa ja talouden suunnittelussa.

Osto vs. hankinta

Yritysmaailmassa ’osto’ ja ’hankinta’ sekoitetaan usein keskenään. Ne liittyvät kuitenkin eri prosesseihin, joilla on erilaiset tavoitteet ja toimenpiteet.

Ostoprosessi on osa hankintaa, ja se keskittyy transaktionaaliseen vaiheeseen – käytännön toimiin, joilla saadaan organisaation tarvitsemat tuotteet ja palvelut.

Hankinta puolestaan kattaa paljon enemmän kuin ostaminen. Vaikka näillä onkin päällekkäisyyksiä, hankinta sisältää:

• Organisaation kokonaisvaltaisten tarpeiden tunnistamisen
• Toimittajien arvioinnin ja valinnan, usein pitkän aikavälin kriteerien mukaan
• Sopimusneuvottelut
• Toimittajasuhteiden hallinnan
• Strategisen hankinnan
• Yrityksen ja ulkoisten säännösten noudattamisen
• Jatkuvan kustannussäästöjen ja tehokkuuden parantamisen etsimisen

Strateginen hankinta sisältää pitkäaikaisen suunnittelun ja suhteiden rakentamisen, jotta organisaatio saa mahdollisimman paljon arvoa. Ostoprosessi taas keskittyy todellisten transaktioiden hallintaan, jotta tuotteet ja palvelut saadaan ostettua tehokkaasti.

‍