Budjetti ohjaa rahojasi sen sijaan, että ihmettelisit, mihin ne katosivat. Kiinteiden hankintabudjettien luominen on tärkeä mutta usein unohdettu osa budjetointia. Taloudellinen optimointi edellyttää tämän merkittävän kuluerän hallintaa. Tämä opas selittää hankintabudjetoinnin ja sen, kuinka luoda skaalautuva budjettistrategia.
Mitä on hankintabudjetointi?
Hankintabudjetointi auttaa yrityksiä valmistautumaan tuleviin menoihin ja kohdentamaan varoja tarpeen mukaan.
Epäsuoran kulutuksen budjetointi sisältää hankintabudjetoinnin tarvikkeille, laitteille ja hallinnollisille tuotteille. Jotkut tilastot viittaavat siihen, että epäsuorat kulut saattavat kuluttaa 20–30 % liikevaihdosta, joten niiden budjetointi on tärkeää taloudelliselle hyvinvoinnille. Aiempiin kulutustrendeihin perustuen talousosasto ennustaa, kuinka paljon rahaa tulisi käyttää eri tuotteisiin tai palveluihin.
Hankintabudjetit auttavat yrityksiä hallitsemaan menoja ja saavuttamaan taloudellisia tavoitteita. Pitääkseen hankintabudjetin ajan tasalla, kirjanpitäjät ja talousasiantuntijat seuraavat talouden, markkinoiden ja yrityksen kasvua.
Miksi hankintabudjetointi on tärkeää?
Hankintabudjetointi asettaa kulutusstandardit kaikille osastoille. Se auttaa tiimin vetäjiä määrittämään projektin laajuuden ja budjettiin sopivat kulutustarpeet. Hankintabudjetin luominen ja noudattaminen hyödyttää organisaatioita.
Pitkän aikavälin suunnittelu: Vahva, strategisesti linjassa oleva budjetointi parantaa pitkän aikavälin suunnittelua ja pitää yrityksen tavoitteet mielessä kuluttaessa. Vahva hankintabudjetti on keskeinen osa budjetointia ja organisatorisia tavoitteita.
Resurssien optimointi: Budjetti on yhtä paljon siitä, ettei kuluteta, kuin kuluttamisesta. Budjetin optimointi parantaa resurssien käyttämistä, vapauttaen varoja muihin merkityksellisiin investointeihin. Vaikka budjettiylijäämä ei olekaan ei-toivottua, täysin optimoidut budjetit ovat liian tarkkoja yleistyäkseen.
Kustannussäästöt: Hankintabudjetointi käyttää historiallisia tietoja hankintasäästömahdollisuuksien tunnistamiseen. Analyytikot (tai kulutusalustat) arvioivat yrityksen dataa paljastaakseen kulutustrendejä, kategoriaspesifisiä kulutustilastoja ja säästökeinoja, kuten tukkumyyntiä, SKU-konsolidointia ja neuvotteluja suosittujen tai suurten toimittajien kanssa parempien ehtojen ja hintojen saamiseksi.
Yrityksen resilienssi: Tarkka hankintabudjetointi auttaa organisaatioita selviytymään taloudellisesta epävarmuudesta. Luotettava, ajan tasalla oleva tieto mahdollistaa organisaation reagoida nopeasti talouskehityksiin ja mukauttaa strategioita tai menoja, kun taas vararahastot auttavat johtajia tekemään fiksumpia päätöksiä tiukoissa tilanteissa.
Projektin tai yksittäisen kuluerän oletukset luodaan hankintabudjetoinnin kautta, mikä on erityisen kriittistä, kun kustannukset vaihtelevat. Budjetin ylittävät hinnat ohjaavat ostajia. He voivat tutkia vaihtoehtoja ja tehdä sopimuspäätöksiä kulutusrajojen puitteissa. Nykyisessä taloudessa 40 % yrityksistä pyrkii säilyttämään viime vuoden kulutustason. Hankintabudjetointi antaa yritykselle kilpailuedun, jonka avulla se voi saada enemmän vastinetta investoinneilleen, vaikka budjetti pysyisi neutraalina.
Budjettistrategia: 7 askelta
Toistettava menetelmä, joka arvioi yrityksen menoja eri näkökulmista, auttaa luomaan budjetin, joka tukee organisaatiota. Luo ensimmäinen strateginen budjettisi tai paranna nykyistä budjettiprosessia näillä yksinkertaisilla askelilla.
1. Valitse budjetointimenetelmä
Hyvä budjettistrategia vaatii oikean budjetointitekniikan. Mark ehdottaa laatikon ulkopuolelta ajattelua budjettia arvioitaessa. Harkitse budjettien asettamista alueittain, osastoittain, kustannuskeskuksittain tai muiden parametrien mukaan kulutustrendien ja säästömahdollisuuksien havaitsemiseksi.
Mark uskoo, että sijaintiin perustuvat budjetit tarvitsevat usein hienosäätöä. “Kun otetaan huomioon sijaintien vaihtelut ja poikkeamat, kysy, miten ja miksi eri sijainnit kuluttavat.” Tämä luova työ voi paljastaa optimointivaihtoehtoja.
2. Määritä yrityksen tavoitteet
Jokainen budjetti alkaa lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteilla. Budjettipäätöksien tulisi perustua tarkkoihin, mitattaviin ja ajallisesti rajattuihin tavoitteisiin. Kirjoitetut organisatoriset tavoitteet takaavat, että budjetit kohdennetaan oikein ja tuottavat toivottuja tuloksia. Ne auttavat myös osasto- ja projektikohdennuksissa.
3. Laske nykyiset tulot
Nykyisten tulojen laskeminen on ratkaisevan tärkeää budjetoinnille. Tämä kaava auttaa talousosastoa seuraamaan kassavirtaa taseen ja tuloslaskelman avulla. Tase näyttää varat, velat ja oman pääoman, paljastaen taloudellisen tilanteen. Tämä tiedottaa talousosastolle saatavilla olevista tuloista kuluihin ja projektisijoituksiin. Tiimi voi tästä lähtien tehdä ennusteita tulevista voitoista.
4. Määritä kiinteät ja muuttuvat kustannukset
Taloushenkilöstön on tunnistettava kiinteät ja muuttuvat kulut, jotta voidaan luoda budjetit tuleville hankinnoille. Kiinteät kulut, kuten vuokra tai lainanlyhennykset, ovat kuukausittain samat, kun taas muuttuvat kustannukset vaihtelevat liiketoiminnan mukaan. Työvoima, markkinointi ja matkustaminen ovat muuttuvia kuluja. Kun kiinteät ja muuttuvat kulut on tunnistettu, tiimi voi arvioida niitä historiallisten tietojen tai ylemmän tason johdon budjettien perusteella, jotta tulevia menoja voidaan arvioida paremmin.
5. Kerää historiallisia tietoja
Tiimin on analysoitava taloudellisia tilastoja ja raportteja budjettistrategian varmistamiseksi. Tämä auttaa budjetoimaan tulevia menoja tunnistamalla kuvioita tai poikkeamia. Talousosasto kohdentaa rahoituksen tuleville hankinnoille ja vastaaville toiminnoille tarkastelemalla aiempia kuluja. Kulutusanomaliat tai -trendit voivat viitata numero-ongelmiin. Historialliset tiedot mahdollistavat kulutusanalyysin paljastamaan trendejä ja säästöpotentiaalia.
6. Määritä vararahaston tarpeet
Kun kiinteät ja muuttuvat kulut on tunnistettu, tiimin on varattava vararahastot odottamattomille kuluille. Tämä on ratkaisevan tärkeää kestämään odottamattomia kuluja tai markkinoiden muutoksia. Vararahaston koko perustuu faktoihin, kokemukseen ja yrityksen normeihin. Sen tulisi heijastaa nykyisiä taloudellisia olosuhteita ja tunnistettuja vaaroja.
7. Budjettialtaat ja kohdentaminen
Arvioinnin jälkeen talousosasto luo alustavan budjetin. Talous tekee yhteistyötä johdon kanssa tukeakseen markkinointia, toimintaa, T&K:ta, oikeudellisia palveluja jne. Kaikki liiketoimintatoiminnot saavat riittävästi rahoitusta.
Johtajat, jotka tarkastelevat pienempiä tilastoja, saattavat pitää budjetin hienosäätöä joka vuosi haastavana, mutta Mark uskoo, että viestintä ja kulttuurinen yhteensopivuus voivat auttaa oikean kokoiseen budjettiin. “Osaston pitäisi olla ylpeä. Jos voit saavuttaa samat tavoitteet vähemmällä rahalla, olet hyvä johtaja.” Yrityksen optimointi johtaa pitkäaikaiseen menestykseen.
