Hankintaprosessi: opas vaiheisiin ja toimintatapoihin

Liiketoiminnan kulujen hallinta saattaa olla haastavaa, mutta ei aina. Nykyaikaiset organisaatiot käyttävät todistettua menetelmää harkitessaan, hankkiessaan ja maksaessaan tuotteista ja palveluista läpinäkyvästi ja mitattavasti. Hankintaprosessi on olennainen osa yrityksen systemaattista lähestymistapaa tuotteiden ja palveluiden ostamiseen.

Tämä opas osoittaa, kuinka standardointi voi yksinkertaistaa hankintaprosessia ja tehdä siitä vähemmän pelottavan.

Ymmärrät hankintaprosessin, tunnistat erilaisten hankintamuotojen välillä ja ymmärrät, miksi se on tärkeä kaikille yrityksille, koosta riippumatta, lopuksi.

Hypätäänpä sisään!

Mikä on hankintaprosessi?

Hankintaprosessi – tunnetaan myös nimellä ’hankintaprosessi’ – kattaa kaikki vaiheet tuotteiden ja palveluiden ostamisessa, tarpeiden tunnistamisesta maksamiseen ja asiakirjojen säilyttämiseen.

Tämä sykli, joka on räätälöity organisaation tavoitteisiin ja operatiivisiin tarpeisiin, mahdollistaa resurssien hankinnan oikea-aikaisesti, kustannustehokkaasti ja sääntöjen mukaisesti, luoden perustan toiminnalliselle tehokkuudelle ja taloudelliselle terveydelle.

‍

Seitsemänvaiheinen hankintaprosessin opas

Kaikkien organisaatioiden hankintaprosessi saattaa vaihdella, mutta on olemassa samankaltaisia prosesseja, jotka takaavat tehokkaan ja onnistuneen hankinnan.

Käsitellään näitä vaiheita ja niiden merkitystä hankintaprosessissa.

Vaihe 1. Tarpeiden määrittäminen

Hankintaprosessi alkaa tästä.

Määrittele selkeästi tavarat tai palvelut, joita organisaatiosi tarvitsee edetäkseen. Ennen tilaamista harkitse hintaa, laatua, määrää ja aikataulua.

Tämä vaikuttaa kaikkiin seuraaviin syklin vaiheisiin, joten ilman selkeää listaa osastojen tarpeista saatat jäädä jumiin.

Tiedä, mitä tarvitset ja miksi. Yksinkertaista.

Vaihe 2. Ostopyynnön luominen

Tarpeiden määrittämisen jälkeen klikkaa ‘luo ostopyyntö’. Tähän viralliseen tuotteiden tai palveluiden pyyntöön sisältyvät eritelmät, määrä ja budjetti.

Ostopyynnöt järjestävät ja säätelevät hankintaa ja varmistavat, että ostot ovat ennakkoon hyväksyttyjä ja organisaation tarpeiden ja sääntöjen mukaisia.

Vaihe 3. Ostopyynnön hyväksyminen

Viimeinen vaihe on tämän ostopyynnön tarkistaminen ja hyväksyminen. Tämä varmistaa budjetin noudattamisen ja tarpeet, ehkäisten tuhlailevaa kulutusta.

Hyväksyjät arvioivat pyyntöä tarpeen, kustannustehokkuuden ja organisaation tavoitteiden perusteella, lisäten valvontaa.

Vaihe 4. Toimittajien valinta

Toimittajien valinta on kriittinen vaihe hankinnassa. Kenen kanssa teet yhteistyötä?

Tämä prosessi sisältää toimittajien analysoinnin ja valinnan perustuen kriteereihin, jotka olet todennäköisesti asettanut tarpeiden tunnistamisen aikana, kuten hinnoittelu, laatu, luotettavuus ja palvelumetriikat.

Vaihe 5. Oston tilauksen kirjoittaminen ja hyväksyminen

Toimittajien valinnan jälkeen on luotava ja hyväksyttävä ostotilaukset. Ostotilauksessa määritellään määrät, kuvaukset, hinnoittelu ja sopimusehdot.

Muista, että ostotilaus on oikeudellisesti sitova sopimus ostajan ja toimittajan välillä, ja sen hyväksyminen on välttämätöntä hankintaprosessin jatkamiseksi.

Tämä täydellinen johdanto ostovelkojen menettelyihin ja automaatioihin voi vähentää pullonkauloja ja säästää taloustiimisi aikaa.

Vaihe 6. Tilausten hallinta

Tilausten hallinta sisältää toimitusten seurannan ja sopimuksen noudattamisen varmistamisen.

Hankintaprosessi vaatii aikatauluja, laadunvalvontaa ja sopimuksen noudattamista. Hyvä tilausten hallinta auttaa löytämään ja ratkaisemaan epäjohdonmukaisuudet aikaisessa vaiheessa, varmistaen saumattoman toiminnan ja asiakastyytyväisyyden.

Vaihe 7. Laskujen tarkastaminen ja maksaminen

Palvelun toimittamisen jälkeen hankintaprosessi päättyy laskujen arviointiin ja maksamiseen.

Ostoprosessi varmistaa, että tuotteet ja palvelut vastaavat tilausta ja että maksuehdot täyttyvät. Ajoissa ja oikein suoritettu maksu rakentaa vahvoja suhteita toimittajiin ja saattaa maksaa itsensä takaisin, jos teette yhteistyötä uudelleen!

Pidä ja päivitä asiakirjoja.

Lopuksi, hankinnan läpinäkyvyys ja vastuullisuus vaatii asiakirjojen säilyttämistä ja päivittämistä. Se edellyttää tarkkoja tietoja tapahtumista, sopimuksista, kuitteista ja kirjeenvaihdosta. Tämä käytäntö auttaa tulevissa tarkastuksissa ja säädösten noudattamisen tarkistuksissa ja antaa tietoa hankintaprosessin analysointiin ja parantamiseen.

Mikä erottaa suoran, epäsuoran ja palveluiden hankinnan?

Yritysten on ymmärrettävä epäsuora, suora ja palveluiden hankinta optimoidakseen ostostrategiansa. Jokainen vaikuttaa eri tavoin kustannusten hallintaan ja toimittajasuhteisiin strategisessa hankinnassa.

Suora hankinta

Tämä sisältää tuotteiden ja resurssien ostamisen, joita käytetään suoraan tuotteen tuotannossa. Esimerkiksi älypuhelinvalmistaja ostaa mikrosiruja tai ajoneuvovalmistaja ostaa terästä.

Suora hankinta vaikuttaa valmistukseen ja tuotteen laatuun ja liittyy tiiviisti yrityksen päätoimintaan. Näiden ostojen koko ja strateginen merkitys edellyttävät huolellista suunnittelua ja pitkäaikaista yhteistyötä toimittajien kanssa.

Epäsuora hankinta

Epäsuora hankinta ostaa tuotteita ja palveluita, jotka tukevat yrityksen toimintaa, mutta eivät ole osa lopputuotetta. Esimerkkeinä ohjelmistolisenssit, toimistotarvikkeet ja siivouspalvelut.

Vaikka nämä ostot saattavat vaikuttaa vähäpätöisiltä, ne ovat välttämättömiä päivittäiselle liiketoiminnalle. Useat toimittajat ja kulutuskategoriat tekevät epäsuorasta hankinnasta ennakoimattomampaa ja vaativat joustavampaa strategiaa.

Palveluiden hankinta

Tämän epäsuoran hankinnan alakategorian kasvava merkitys ansaitsee erityistä huomiota. Konsultoinnin, oikeudellisten tai markkinointipalveluiden ostaminen tavaroiden sijasta.

Palveluiden hankinnan erityiset haasteet ovat palvelun laadun arviointi, toimituksen hallinta ja rahan vastineen varmistaminen. Se vaatii tarkkaa harkintaa toimittajien kyvyistä, palvelutasosopimuksista ja suhteiden hallinnasta.

CPO:iden ja hankintatiimien on ymmärrettävä nämä erot. Se auttaa kohdentamaan taktiikoita, hallitsemaan kustannuksia ja täyttämään organisaation tavoitteet.

Miksi hankintaprosessi on tärkeä?

‍Minkä tahansa yrityksen toiminnallinen ja taloudellinen vakaus riippuu hankintaprosessista, erityisesti jos markkinatrendit jatkuvat.

Hackett Groupin mukaan maailmanlaajuiset hankintavaatimukset kasvoivat 10,6 % vuonna 2023, mikä korostaa hyvin koulutetun työvoiman tarvetta hallita hankintaprosesseja.

Hankintaprosessi voi tehdä enemmän kuin auttaa yrityksiä saamaan parhaat tuotteet ja palvelut parhaaseen hintaan.

Se voi vahvistaa toimittajasuhteita, jotka voivat lisätä pitkäaikaista menestystä ja toimitusketjun säästöjä. Prosessien virtaviivaistaminen antaa työntekijöille mahdollisuuden käyttää vähemmän aikaa hallinnollisiin tehtäviin ja enemmän strategisiin toimintoihin, jotka tuovat todellista lisäarvoa organisaatioon, lisäten tuottavuutta.

Yhä kilpaillummassa ja monimutkaisemmassa liiketoimintaympäristössä yritykset saattavat menestyä ymmärtämällä ja optimoimalla hankintaprosessinsa.

Voitko optimoida hankintaprosessisi? Parhaat käytännöt ja strategiat

Hankintaprosessisi parantaminen edellyttää, että käytät dataa ja teknologiaa tekemään perusteltuja päätöksiä, jotka säästävät aikaa ja rahaa. Teollisuuden tilastot ja oivallukset voivat auttaa parantamaan hankinnan hallintaa:

1. Digitoi manuaaliset tehtävät hankintaprosessissa

Jos et ole jo tehnyt niin, digitalisoi.

The Hackett Groupin tutkimus osoittaa, että digitaalinen muutos voi säästää hankintakustannuksia 45 % ja lisätä tehokkuutta 30-50 %.

Elektronisten tilaus- ja laskuprosessien optimointi nopeuttaa hyväksyntöjä ja maksuja, parantaen hankintaa kaikille osapuolille.

2. Automatisoi

Automaatio on avain hankinnan parantamiseen. McKinseyn mukaan hankinnan automatisointi voi säästää 3 % kokonaiskustannuksista vuosittain.

3. Standardisoi hankintaprosessin ohjeistus

Standardisoitu hankinta tarjoaa tehokkuutta ja yhdenmukaisuutta. Antamalla selkeän reitin hankinnasta maksuun luodaan odotuksia ja vähennetään väärinkäsityksiä.

4. Lisää hankintatietojen näkyvyyttä

Hankintatietojen näkyvyys helpottaa älykkäämpien päätösten tekemistä ja sidosryhmien tiedottamista tilauksien tilasta ja toimenpiteistä.

Keskitetty tekoälypohjainen hankinta-alusta kuten Zip voi löytää kulutustrendejä, toimittajien suorituskykyä ja kustannussäästömahdollisuuksia reaaliaikaisilla analyyseillä ja ilmoituksilla.

5. Seuraa toimenpiteitä ja oivalluksia

Avaintulosten mittaaminen ja arviointi voi osoittaa hankintaprosessin tehokkuuden ja vaikuttavuuden.

Kustannussäästöt, kulujen hallinta ja toimittajien suorituskyky voivat kaikki auttaa analysoimaan hankintaprosessia ja löytämään parantamismahdollisuuksia. Tarkista nämä KPI:t säännöllisesti varmistaaksesi, että hankintasuunnitelmasi on linjassa yrityksen tavoitteiden kanssa.

6. Keskitetty osto- ja asiakirjatieto

Sopimukset, ostotilaukset, toimittajatiedot ja suorituskykymittarit ovat kaikki yhdessä paikassa, mikä helpottaa pääsyä ja hallintaa.

Mitkä ovat hankintaprosessin suurimmat haasteet?

Vaikka tarkoituksena on maksimoida operatiivinen tehokkuus, hankintaprosessilla on omat ongelmansa. Organisaatioiden, jotka haluavat yksinkertaistaa hankintaa ja parantaa tehokkuutta, on ymmärrettävä kipupisteet.

Tarkastellaan yleisimpiä hankinnan haasteita.

Vanhentuneet tai manuaaliset hankintaprosessin menetelmät

Manuaaliset tai vanhentuneet hankintakäytännöt ovat merkittävä ongelma. Ne lisäävät virheitä, hidastavat hankintojen aikatauluja, vähentävät tuottavuutta ja aiheuttavat sekaannusta.

Manuaalinen tietojen syöttäminen voi johtaa ihmisen tekemiin virheisiin, jotka voivat aiheuttaa virheellisiä tilauksia tai taloudellisia eroja. Vanhentuneet järjestelmät, jotka eivät kykene pysymään ketterien hankintatarpeiden perässä, pahentavat tätä tehottomuutta. Digitoi, kuten mainittu.

Heikko hankinnan näkyvyys

Puutteellinen hankintanäkyvyys on toinen haaste. Tämä voi johtaa kustannussäästömahdollisuuksien hukkaamiseen ja vahingoittaa hankintastrategiaa.

Ilman kokonaiskuvaa hankintaprosessista on vaikea havaita ylikulutusta, neuvotella parempia toimittajaehtoja tai optimoida varastotasoja. Tärkeät sidosryhmät eivät ehkä saa tietoa siitä, että heidän on hyväksyttävä tai allekirjoitettava ostot, mikä voi viivästyttää niitä.

Heikko toimittajien hallinta

Toimittajien hallinta on hankinnan kannalta olennaista. Ilman keskitettyä ja standardoitua mekanismia on vaikea kommunikoida monien toimittajien kanssa eri kategorioissa.

Tämä erimielisyys voi haitata viestintää, palvelutasoja ja toimittajien suorituskykyä.

Vahvat toimittajasuhteet ja tavaroiden ja palveluiden oikea-aikainen toimitus tarvitsevat tehokasta toimittajien hallintaa.

Liiallinen kulutus

Maverick-kulutus on luvattomia tai huonosti hallittuja ostoja, jotka eivät noudata hankintasääntöjä.

Tällainen kulutus voi rikkoa protokollia, mikä johtaa suurempiin kustannuksiin, hallitsemattomaan kulutukseen ja huonolaatuisiin tuotteisiin. Maverick-kulutus häiritsee standardoituja hankintakäytäntöjä ja voi vaikuttaa yrityksen budjettiin ja hankintastrategiaan.

Riskien minimoiminen hankintaprosessissa

Riskien vähentäminen, joka yhdistää hankinnan organisaation sääntöihin ja sääntelyvaatimuksiin, on monimutkainen tehtävä.

Optimoimaton hankintaprosessi voi vaikeuttaa hankintatiimin mahdollisuuksia seurata sääntöjen noudattamista ja minimoida toimitusketjun keskeytyksiä, sääntelyn noudattamatta jättämistä ja sopimuksellisia ristiriitoja. Saumaton ja sääntöjen mukainen hankintaprosessi vaatii vahvan riskien vähentämissuunnitelman.