Olet luonut tarkat hankinta-, automaattiset hyväksymis- ja toimittajariskiprofiilit.
Se on hallinnassa, sanotte. Onko meidän arvioitava hankintamenettelymme neljännesvuosittain?
Asia on niin:
Suurimpia ja parhaita yrityksiä voidaan huijata: Facebook ja Google menettivät 100 miljoonaa dollaria yhdelle huijarille kahden vuoden aikana.
Käytä seitsemänvaiheista hankintojen tarkastusmenetelmäämme, jotta voit ylläpitää hankintojen sääntöjenmukaisuutta, parantaa ostoprosesseja ja tunnistaa poikkeavuudet ja hankintapetokset, jotta vältät vastaavanlaisen tilanteen.
Hankintojen tarkastus
Yritykset suorittavat säännöllisesti hankintatarkastuksia, joiden tarkoituksena on varmistaa sääntöjen noudattaminen, havaita tehottomuus ja ennen kaikkea havaita petokset.
Yritykset ostavat kaikenlaista valtavista, useita ohjelmistoluokkia kattavista teknisistä kokonaisuuksista erilaisiin konkreettisiin hyödykkeisiin, joten käytäntö ja todellisuus voivat poiketa toisistaan. Suoritat hankintatarkastuksen varmistaaksesi, että kaikki meni suunnitellusti. Tarkastuksessa vastataan seuraaviin kysymyksiin
- Kuinka hyvin osto on noudattanut prosessejamme?
- Voidaanko kaikki ostomme ja maksumme todentaa kuluiksi?
- Mitä prosesseja olisi muutettava tai tehostettava?
Useimpien yritysten olisi tehtävä hankintojen tarkastuksia neljännesvuosittain ja noudatettava samaa prosessia johdonmukaisuuden takaamiseksi.
Seitsemän vaihetta hankintojen tarkastukseen
1. Selvitä, kuka tarkastaa hankintahistorian.
Hankintatarkastuksen alussa on oltava selkeät tehtävät ja raportointilinjat.
Usein hankintaryhmä, jota johtaa hankintapäällikkö tai hankintapäällikkö, suorittaa tarkastuksen.
Tämä voi kuitenkin aiheuttaa ongelmia tarkastuksen asianmukaisuudessa ja käytettävyydessä.
Jos hankintapäälliköt tarkastavat hankintoja, heiltä saattaa jäädä huomaamatta pieniä virheitä tai poikkeamia.
Siksi tarkastustehtävien siirtäminen muille voi olla hyvä vaihtoehto.
Hankintajohtaja voi tarkastella nykyisiä prosesseja yhdessä ylimmän johtoryhmän jäsenen kanssa. Muut, kuten hankinta-asiantuntijat tai virkamiehet, analysoivat kollegoidensa ostosopimuksia eturistiriitojen välttämiseksi.
2. Lyhyt kuvaus tärkeistä ihmisistä
Tarkastuksen tässä vaiheessa olisi tiedotettava tarkastuksesta tärkeimmille johtotason sidosryhmille.
Kerro heille, mitä tietoja tarkastelet, kuka tarkastaa mitäkin hankintatoimia ja miten toimitat tulokset. He voivat keskustella kanssasi erityisistä huolenaiheista tai kysymyksistä, kuten siitä, onko jokin prosessi edelleen merkityksellinen tai hyödyllinen.
Kerro auditointiryhmällesi menetelmästä ennen sen aloittamista ja pyydä palautetta.
Kirjoita tiimille ja kysy seuraavanlaisia kysymyksiä
- Mitkä prosessit vaikuttavat kohtuuttoman monimutkaisilta tai tarpeettomilta?
- Mitkä hankintamenetelmät aiheuttavat organisaatiolle riskin?
- Millä tavoin muuttaisitte hankintamenettelyjämme?
Tapaat sitten jokaisen ryhmän jäsenen erikseen keskustellaksesi heidän mielipiteistään ja sisällyttääksesi asiaankuuluvat ehdotukset tutkimukseesi.
3. Käytä ostotilaus- ja tilauslomakkeita.
Tarkastat tarkastusmenettelyt alkaen käsittelemistäsi lomakkeista:
- Ostotilaukset
- Ostopyynnöt
- Ehdotuspyynnöt
- Tietopyynnöt
- Tarjouspyynnöt
Yrityksesi hankintamäärästä riippuen kaikkien hankintapapereiden tarkastaminen voi olla mahdotonta.
Sinun olisi tarkastettava kohtuullinen otos lomaketyypeistä, toimittajista ja hankintaryhmän jäsenistä.
Tarkista lomakkeet varmistaaksesi:
- Seuraa ostosuosituksiasi
- Sisällytä vaaditut allekirjoitukset ja valtuutus.
- Sisällytä realistiset luvut, jotka vastaavat ostotarpeitasi.
- Hinnoittelun on vastattava myyjäsopimusta.
4. Arvioi myyjäyhteydet
Tarkista seuraavaksi, ovatko suhteesi ja sopimuksesi sisäisen valvonnan mukaisia.
Vertaile kutakin palveluntarjoajaa riskienhallinnan, taloudellisen vakauden, hinnoittelun ja suorituskyvyn kriteerien kanssa.
Jos syntyy ristiriitoja, ota yhteyttä suhteenrakentajaan. Selvitä, tekivätkö he oikeudenmukaisen vapautuksen suostumuksella.
Jopa keskisuurilla organisaatioilla on satoja sidoksia ja sopimuksia, joten niiden kaikkien tarkastaminen on mahdotonta.
Keskity sen sijaan edellisen hankintatarkastuksen jälkeen kehitettyihin siteisiin, paitsi jos tarkastusvaatimuksesi ovat muuttuneet, jolloin sinun on arvioitava kaikki siteet.
5. Tutkitaan hankintamenetelmiä
Tässä vaiheessa painotetaan pikemminkin hankintaprosesseja ja -rutiineja kuin yksittäisten hankintojen vaatimustenmukaisuuden tarkastamista.
Tehokkaiden hankintaprosessien kehittäminen edellyttää riskien ja tehokkuuden tasapainottamista.
Riski pienenee, kun ostoprosessin vaiheita, kuten riskinarviointeja, hyväksyntätyönkulkuja ja tarkastuksia, on enemmän.
Hankintaprosessin useampien vaiheiden läpivienti kestää kauemmin ja uusi toimittajasuhde hyödyttää.
Käytä riskinhallintaohjeita ja hankintaosaston panosta kunkin prosessin optimoimiseksi ja näiden kahden tavoitteen välisen tasapainon löytämiseksi tässä tarkastusvaiheessa. Edellisissä vaiheissa havaittujen puutteiden tai ristiriitaisuuksien pitäisi auttaa.
Kuvittele, että löysit useita ohjelmistoalustan hankintaongelmia, mutta et pysty määrittämään, missä ne ilmenivät. Saatat kehittää erilaisia hyväksymisprosesseja kutakin SaaS-hankinnan vaihetta varten.
6. Selvitä käsittelemättömät menot
Jotkin menot eivät käy läpi ostoja tai noudata prosessejasi.
Tiiminvetäjät käyttävät yrityksen käyttökortteja, tehdään hätäostoksia ja ohjelmistojen ylikäyttöä tapahtuu hankintaryhmän tietämättä.
Varmistaaksesi, että tällaiset menot ovat laillisia ja odotusten mukaisia, tarkasta jokainen tapaus.
Katso erityisesti:
- Odottamattoman suuret ostot
- Muukalaisten tavarantoimittajat
- Uudelleentilaus samalta myyjältä
Havaitse vilpilliset ostokset tällä menetelmällä. Voit myös hyödyntää sitä virallisten sopimusmahdollisuuksien löytämiseen.
Jos joku tiimisi jäsenistä ostaa usein joltain myyjältä, saattaa olla aika luoda virallinen järjestely.
7. Laaditaan ostotarkastuskertomus
Raportin luominen tuloksista on viimeinen vaihe.
Jaa se valmistumisen jälkeen johdon ja hankintojen kanssa.
Käytä yksinkertaista kieltä ja kuvaajia, kuvia ja valokuvia kuvaillessasi havaintojasi.
Tässä esimerkissä käytetään yksinkertaista kieltä ja taulukkoa:
Toteuta prosessimuutokset sen jälkeen, kun olet arkistoinut auditointiraportin jaettuun kansioon, josta se on helposti saatavilla.
Hankintojen tarkastuksen tarkistuslista
Käytä tätä tarkistuslistaa jokaisessa hankintojen tarkastuksessa raporttien yhdenmukaisuuden varmistamiseksi:
- Määritä tarkastustehtävät.
- Tiedota johtajille.
- Pyydä hankinnoilta palautetta.
- tarkastaa osto- ja myyntitarjoukset, tarjouspyynnöt ja tilauspyynnöt.
- Tarkista myyjäsuhteet
- Prosessin hankintojen tarkastus
- Prosessin ulkopuolisten menojen tarkastaminen
- Luo tarkastusraportti
