Kuinka laskea hankintojen kokonaiskustannukset (TCO): Käytännön vaihe vaiheelta -opas

Hyvin toteutetun kokonaiskustannusarvioinnin avulla hankinta-alan ammattilaiset voivat paitsi hallita kustannuksia tehokkaasti myös parantaa yleistä toiminnallista suorituskykyään.

Kokonaiskustannukset (Total Cost of Ownership, TCO) tarkoittaa kokonaisvaltaisen arvioinnin tekemistä kaikista niistä kustannuksista, jotka liittyvät tietyn hyödykkeen tai tuotteen omistamiseen ja käyttöön sen elinkaaren aikana. Tähän sisältyvät alkuperäisten hankintakustannusten lisäksi myös jatkuvat menot, kuten huolto, tuki ja koulutus, sekä mahdolliset riskit. Näiden kustannusten perusteellinen tunnistaminen ja arviointi antaa yrityksille mahdollisuuden tehdä perusteltuja päätöksiä, joilla voidaan vähentää menoja ja parantaa toiminnan tehokkuutta.

Jos haluat lukea lisää siitä, kuinka hallita kokonaiskustannuksia hankintastrategiassasi, voit tutustua tähän artikkeliin: TCO:n hallitseminen: Tarpeellinen opas hankinta-alan ammattilaisille.

Tässä käytännönläheisessä oppaassa käymme läpi kokonaiskustannusten laskentaprosessin vaihe vaiheelta.

Prosessissa on seuraavat kuusi vaihetta:

1. Vaihe 1: Määrittele soveltamisala ja tavoitteet
2. Vaihe 2: Kustannusluokkien määrittäminen
3. Vaihe 3: Tietojen kerääminen ja kustannusten määrittäminen
4. Vaihe 4: Nykyarvon laskeminen
5. Vaihe 5: TCO-tietojen analysointi ja tulkinta
6. Vaihe 6: Tee perustellut päätökset ja toteuta kustannustenhallintastrategioita

Vaihe 1: Määrittele soveltamisala ja tavoitteet

Ennen kuin ryhdyt tekemään kokonaiskustannuslaskelmaa, sinun on määriteltävä analyysin laajuus ja tavoitteet. 

Määritä, mitä hyödykettä tai tuotetta haluat arvioida, ja määrittele TCO-arvioinnin tarkoitus. Onko tarkoituksena verrata eri toimittajia vai arvioida sisäisen ratkaisun kannattavuutta? Kokonaiskustannuslaskelman tavoitteen määrittely auttaa sinua keskittymään ja keräämään tarvittavat tiedot tarkkaa TCO-arviointia varten.

Vaihe 2: Kustannusluokkien määrittäminen

TCO:n laskemiseksi on tärkeää tunnistaa ja luokitella kaikki kustannukset, jotka liittyvät tarkasteltavaan omaisuuteen tai tuotteeseen. 

Joitakin yleisiä kustannusluokkia ovat esimerkiksi:

• Alkuperäiset hankintakustannukset: Näihin kuuluvat hyödykkeen hankkimisesta aiheutuvat alkukustannukset, kuten ostohinta, asennuskustannukset ja mahdolliset räätälöinti- tai asentamismaksut.

• Käyttökustannukset: Näihin kuuluvat hyödykkeen elinkaaren aikana syntyvät jatkuvat kulut, kuten huolto, korjaukset, päivitykset, kulutushyödykkeet ja yleiskustannukset.

• Koulutus- ja tukikustannukset: kustannukset, jotka liittyvät henkilöstön kouluttamiseen, jotta se voi käyttää ja ylläpitää hyödykettä tehokkaasti. Lisäksi on otettava huomioon kaikki toimittajan tarjoamat tukipalvelut tai takuut.
  
• Käyttökatkos- ja riskikustannukset: Arvioi hyödykkeeseen liittyvät mahdolliset riskit ja seisokkiajat, mukaan lukien mahdolliset toimintahäiriöt, tuottavuuden menetys ja mahdolliset vahingot.

Vaihe 3: Tietojen kerääminen ja kustannusten kvantifiointi

Kun olet tunnistanut kustannusluokat, kerää tarvittavat tiedot, jotta kustannukset voidaan määrittää tarkasti. 

Tämä voi edellyttää talousasiakirjojen, toimittajasopimusten, huoltokirjojen ja muiden asiaankuuluvien dokumenttien tutkimista. Varmista, että keräät sekä välittömät kustannukset (jotka ovat helposti mitattavissa) että välilliset kustannukset jotta saat kattavan kuvan TCO:sta. Välillisiä kustannuksia voi olla haastavaa mitata, mutta ne ovat yhtä tärkeitä.

Välittömillä ja välillisillä kustannuksilla tarkoitetaan:

• Välittömät kustannukset: ne ovat lukuja, jotka huomaat ensimmäisenä laskussa, koska ne vaikuttavat suoraan välittömiin taloudellisiin menoihisi. Esimerkkejä ovat tuotteen tai laitteen ostohinta, toimituskulut ja mahdolliset asennus- tai käyttöönottomaksut. Näillä kustannuksilla on periaatteessa selkeä ja yksiselitteinen yhteys hankkimaasi tuotteeseen.
  
  
• Välilliset kustannukset: Ne eivät ehkä ole yhtä helposti havaittavissa, mutta ne ovat yhtä tärkeitä TCO:n määrittämisessä. Epäsuorat kustannukset ovat tuotteen tai palvelun elinkaaren aikana syntyviä kuluja, jotka eivät ehkä liity suoraan sen hankintaan mutta jotka ovat silti olennainen osa sen käyttöä ja ylläpitoa. Esimerkkeinä voidaan mainita varastointikustannukset, jotka liittyvät tuotteen säilyttämiseen; huoltokustannukset, jotka ovat välttämättömiä tuotteen pitämiseksi käyttökunnossa; koulutuskustannukset, jotka aiheutuvat sen varmistamiseksi, että henkilökunta osaa käyttää tuotetta oikein; ja hävittämiskustannukset, jotka liittyvät tuotteen poistamiseen tai korvaamiseen. Vaikka nämä kustannukset eivät näy heti niin selvästi kuin suorat kustannukset, ne voivat ajan mittaan vaikuttaa merkittävästi kokonaiskustannuksiin.

Vaihe 4: Nykyarvon laskeminen

Koska kustannukset eivät ole vain kertaluonteisia tapahtumia, vaan ne jakautuvat tuotteen tai palvelun elinkaaren ajalle, on tärkeää laskea näiden tulevien kustannusten nykyarvo. Näin saadaan selkeämpi kuva niiden todellisesta vaikutuksesta nykyiseen taloudelliseen tilanteeseen.

Tulevien kustannusten nykyarvo ottaa huomioon tulevaisuudessa käytettävän rahan nykyarvon. Tässä prosessissa, jota kutsutaan diskonttaamiseksi, otetaan huomioon inflaatio ja rahan aika-arvo – käsite, jonka mukaan tämänhetkinen euro on arvokkaampi kuin tuleva euro sen ansaintamahdollisuuksien vuoksi.

Hankintojen kokonaiskustannusten laskeminen tapahtuu yleensä seuraavan yksinkertaisen kaavan avulla:

I + M – R = TCO

• Alkuperäiset kustannukset (I): Tämä on ostohinta tai summa, jonka maksat hyödykkeen hankkimiseksi.

• Ylläpitokustannukset (M): Tähän sisältyvät menot, jotka aiheutuvat hyödykkeen toimivuuden ylläpitämisestä pitkällä aikavälillä.
  
• Jäännöskustannukset (R): Tämä on hyödykkeen ennakoitu arvo pidemmän ajanjakson, esimerkiksi viiden vuoden, aikana.

Vaikka se saattaa aluksi kuulostaa hieman monimutkaiselta, saatavilla on runsaasti taloudellisia malleja ja TCO-laskureita, jotka yksinkertaistavat tätä prosessia, tekevät siitä helppoa myös aloittelijoille ja varmistavat laskelmien tarkkuuden.

Vaihe 5: Analysoi ja tulkitse TCO-tietoja

Kun olet määrittänyt ja diskontannut kaikki olennaiset kustannukset, on aika analysoida tiedot ja tehdä johtopäätökset. 

Ota analyysin aikana huomioon seuraavat tekijät:

• Kustannusten vertailu: Vertaile eri omaisuuserien tai tuotteiden kokonaiskustannuksia määrittääksesi, mikä vaihtoehto tarjoaa parhaan vastineen rahalle. Etsi kustannuseroja eri kustannusluokissa ja tunnista ne alueet, missä voit säästää kustannuksissa.
  
• Elinkaarinäkökohdat: Arvioi, miten kustannukset vaihtelevat hyödykkeen elinkaaren aikana. Tämä auttaa sinua ymmärtämään, milloin merkittäviä kuluja todennäköisesti syntyy, ja suunnittelemaan sen mukaisesti.

• Herkkyysanalyysi: Suorita herkkyysanalyysi arvioidaksesi, miten tiettyjen muuttujien, kuten inflaation tai ylläpitokustannusten, muutokset voivat vaikuttaa TCO:han. Tämä analyysi auttaa sinua arvioimaan laskelmiesi luotettavuutta ja tunnistamaan mahdolliset riskit.
  
• Riskien arviointi: Arvioi kuhunkin vaihtoehtoon liittyvät riskit ja ota huomioon näiden riskien lieventämisen mahdolliset kustannukset. Tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä, kun tehdään perusteltuja päätöksiä, joilla minimoidaan tulevat riskit.

Vaihe 6: Tee tietoon perustuvia päätöksiä ja toteuta kustannustenhallintastrategioita

Kun sinulla on perusteellinen käsitys kokonaiskustannuslaskelman tekemiseen tarvittavista tiedoista ja -analyyseistä, pystyt tekemään perusteltuja päätöksiä ja toteuttaa tehokkaita kustannustenhallintastrategioita. 

Kannattaa ottaa huomioon seuraavia näkökohtia:

• Toimittajaneuvottelut: Käytä TCO-analyysiä neuvotellaksesi edullisia sopimuksia toimittajien kanssa. Arvioinnista saadut näkemykset voivat antaa vipuvoimaa neuvotteluissa ja auttaa varmistamaan edullisemman hinnoittelun ja edullisemmat ehdot. Tähän liittyen hankinta-alan ammattilaisten olisi aina harkittava toimittajapohjan laajentamisen konkreettisia etuja. Laajempi toimittajaverkosto tarjoaa mahdollisuuden vertailla ja valita parhaat volyymitarjoukset tarvikkeista, ja tässä Droppen kaltainen markkinapaikka voi tuoda etuja kokonaiskustannuksissa. Droppe-palvelussa voit vertailla tuoteluetteloita ja tehdä ostoksia yli 100 luotettavan eurooppalaisen toimittajan joukosta yhdellä yhdistetyllä laskulla. Tämä yksinkertaistaa hankintaprosessiasi ja vähentää mahdollisesti hallinnollisia kustannuksia, jotka ovat kriittinen välillinen tekijä kokonaiskustannuksissa.

• Prosessien parantaminen: Tunnista alueet, joissa prosessien parantaminen voi tuoda kustannussäästöjä. Esimerkiksi, huoltoaikataulujen optimointi tai energiatehokkaiden toimintatapojen käyttöönotto voi auttaa vähentämään käyttökustannuksia.
  
• Omaisuuden elinkaaren hallinta: Hyödynnä TCO-analyysia kattavan omaisuuden elinkaaren hallintastrategian kehittämisessä. Strategiaan olisi sisällyttävä kunnossapitosuunnitelmat, omaisuuden korvaaminen tai päivittäminen sekä seuranta jatkuvan kustannusten hallinnan varmistamiseksi.

Yhteenveto

Ymmärtämällä ja hyödyntämällä kokonaiskustannuslaskelmaa, yritykset voivat tehdä perusteltuja päätöksiä, joilla hallita kustannuksia ja tehostaa toimintaa. 

TCO:n laskemiseen kuuluu laajuuden määrittely, kustannusluokkien tunnistaminen, kustannusten kvantifiointi, tulevien kustannusten diskonttaaminen, tietojen analysointi ja kustannustenhallintastrategioiden toteuttaminen. 

Kattavan kokonaiskustannuslaskelman avulla yritykset voivat optimoida hankintapäätöksiä, neuvotella parempia sopimuksia ja säästää pitkän aikavälin kustannuksissa. 

Kokonaiskustannuslaskelman avulla voit myös saada kilpailuetua ja enemmän arvoa hankintaprosessillesi.

Muista, että kokonaiskustannukset ei ole kertaluonteinen laskelma, vaan jatkuva prosessi, joka vaatii säännöllistä uudelleenarviointia. Tarkastele ja päivitä TCO-analyysi säännöllisesti, jotta voit mukautua muuttuviin markkinaolosuhteisiin, teknologioihin ja liiketoiminnan tarpeisiin. Priorisoimalla kokonaiskustannuslaskelman olennaiseksi osaksi kustannusanalyysia ja valvontastrategiaa, voit parantaa organisaatiosi taloudellista suorituskykyä ja tehostaa kestävää kasvua.