Monella eurooppalaisella hankinta-alan ammattilaisella on jatkuva paine optimoida toimitusketjujaan, neuvotella edullisia sopimuksia ja parantaa tuloksiaan.
Jotta ammattilaiset pystyisivät yhä paremmin vastaamaan näihin haasteisiin, he pyrkivät kokonaiskustannusten (Total Cost of Ownership, TCO) perusteelliseen ymmärtämiseen.
Mutta mitä TCO tarkalleen ottaen tarkoittaa, ja miksi se on niin ratkaisevan tärkeää hankinnoissa?
Mitä kokonaiskustannukset tarkoittavat?
Total Cost of Ownership eli TCO on kattava taloudellinen arvio, joka sisältää kaikki tuotteeseen tai palveluun liittyvät kustannukset sen koko elinkaaren ajan, hankinnasta aina hävittämiseen asti. Suomeksi TCO tarkoittaa siis yksinkertaisesti omistamisen kokonaiskustannuksia.
TCO ei rajoitu pelkkiin osto- tai hankintakustannuksiin, vaan se sisältää lukuisia välittömiä ja välillisiä kustannuksia. Tämä kokonaisvaltainen näkökulma auttaa hankinta-asiantuntijoita tekemään paremmin perusteltuja päätöksiä, joiden avulla he voivat arvioida kaikkia kustannuksia alkuperäisen hankintahinnan lisäksi.
Mikä on kokonaiskustannusarvio?
Hankintamaailmassa TCO on keskeinen työkalu, jonka avulla hankinta-alan ammattilaiset voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Se sisältää kaikki kustannukset, jotka liittyvät tuotteen tai palvelun hankintaan, käyttöön, ylläpitoon ja lopulta hävittämiseen. Esimerkiksi hankittaessa henkilökohtaisia suojavarusteita, kuten suojakäsineitä tai suojalaseja, TCO-kustannuksiin vaikuttavat ostohinnan lisäksi myös sellaiset tekijät kuin varastointikustannukset, ylläpitokustannukset, koulutuskustannukset ja hävittämiskustannukset.
Miksi kokonaiskustannukset ovat tärkeitä?
TCO:n avulla voidaan muodostaa kokonaiskuva kustannuksista, sen sijaan, että katsotaan vain ostohintaa ja siksi sen ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää. Sen avulla hankinta-asiantuntijat voivat arvioida ja vertailla toimittajia muutenkin kuin pelkän tuotteiden ostohinnan perusteella. Kokonaiskustannuksia tarkastelemalla saatat huomata, että toimittaja, joka tarjoaa korkeamman tuotteiden ostohinnan mutta alhaisemmat ylläpito- tai hävittämiskustannukset, voi olla kustannustehokkaampi valinta pitkällä aikavälillä.
Miten kokonaiskustannukset lasketaan?
Laskeaksesi omistajuuden kokonaiskustannukset sinun tulee ottaa huomioon kaikki tuotteeseen tai palveluun liittyvät kustannukset, mukaan lukien sekä välittömät että välilliset kustannukset.
Välittömät kustannukset ovat ilmeisimpiä – toisin sanoen ne ovat kustannuksia, jotka maksat tuotteen hankkimisesta, ja ne ovat ensimmäisiä lukuja, joihin laskussa kiinnittää huomiota.
TCO:n hallitseminen edellyttää kuitenkin vaikeasti havaittavien välillisten kustannusten selvittämistä ja ymmärtämistä, sillä ne jäävät usein huomaamatta. Välilliset kustannukset voivat sisältää monenlaisia tekijöitä, kuten varastointi-, ylläpito-, koulutus- ja hävittämiskustannuksia.
Välittömien ja välillisten kustannusten välinen ero on hyvä muistaa. Seuraavassa esitetään ne konkreettiset vaiheet, jotka sinun tulisi tehdä laskiessasi kokonaiskustannuksia:
- Tunnista välittömät kustannukset: Ensimmäinen vaihe on määrittää välittömät kustannukset, joista ilmeisimpiä ovat osto- tai hankintakustannukset, kuten esimerkiksi ostettaessa henkilönsuojaimia, kuten suojakäsineitä ja suojalaseja.
- Arvioi välilliset kustannukset: Tämä vaihe vaatii perusteellisempaa tarkastelua. Välilliset kustannukset voivat kattaa laajan valikoiman tekijöitä, kuten varastointi-, ylläpito-, koulutus- ja hävittämiskustannukset. Esimerkiksi teollisuuden puhdistustarvikkeiden välillisiin kustannuksiin voivat sisältyä näiden tuotteiden varastointikustannukset ja henkilöstön kouluttaminen niiden oikeaoppiseen käyttöön.
- Ota huomioon elinkaarikustannukset: Esimerkiksi kasvonsuojainten ja hengityssuojainten kaltaisten henkilökohtaisten suojavarusteiden elinkaarikustannukset sisältävät muitakin kuin alkuperäisiä hankintakustannuksia. Mitkä ovat kustannukset, jotka aiheutuvat tuotteiden varastoinnista, käyttöönotosta ja hävittämisestä elinkaaren lopussa?
- Arvioi ekologisesti kestäviä hankintavaihtoehtoja: Ympäristöllinen kestävyys on yhä tärkeämpi osa hankintoja. Voisiko biohajoavien vaihtoehtojen valitseminen vähentää hävittämiskustannuksia ja samalla parantaa yrityksesi kestävän kehityksen profiilia huomioimalla sen periaatteita?
Seuraavassa on esitetty, miten seuraavat tekijät vaikuttavat kokonaiskustannuksiisi ja miten ottaa ne huomioon:
- Strategisen hankinnan merkitys TCO:n alentamisessa
- Ylläpitokustannusten rooli TCO:ssa
- Menoanalyysi ja elinkaarikustannuslaskenta: Työkalut TCO:n ymmärtämiseen
- Varastointikustannukset ja niiden vaikutus TCO:han
- Hankintojen optimoinnin merkitys TCO:n alentamisessa6.Koulutuskustannukset: usein unohdettu näkökulma TCO:ssa
Strategisen hankinnan merkitys kokonaiskustannusten alentamisessa
Hankintojen monimutkaisessa maailmassa strateginen hankinta on keskeisessä asemassa pyrittäessä pienentämään kokonaiskustannuksia. Se kannustaa etsimään parasta kokonaisarvoa halvimman hinnan sijaan.
Kuvittele, että olet hankkimassa työvaatteita, kuten suojahaalareita ja suojahihoja.
Aluksi edullisin toimittaja saattaa vaikuttaa houkuttelevalta vaihtoehdolta. Mutta entä jos tuotteen laatu on heikko, mikä johtaa tehottomuuteen tai jopa terveys- ja turvallisuusongelmiin toiminnassasi? Ei myöskään pidä unohtaa kestävän kehityksen kasvavaa merkitystä. Jos toimittajan lähestymistapa vastaa hyvin yrityksesi ekologisen kehityksen tavoitteita, se voi vähentää merkittävästi hävittämiskustannuksia ja parantaa yrityksesi mainetta.
Strateginen hankinta auttaa meitä ottamaan huomioon kaikki nämä tekijät. Se puoltaa kokonaisvaltaista näkemystä, jossa alkuperäisen hinnan ohella otetaan huomioon toimittajan luotettavuus, tuotteiden laatu ja turvallisuusstandardien noudattaminen.
Tämä laajempi näkökulma antaa hankinta-alan ammattilaisille mahdollisuuden tehdä päätöksiä, jotka eivät ehkä vain minimoi TCO:ta lyhyellä aikavälillä, vaan myös lisäävät arvoa pitkällä aikavälillä.
Sitä paitsi laadukkaiden tuotteiden ei aina tarvitse maksaa maltaita, ja juuri tässä Droppen kaltainen markkinapaikka voi luoda eron. Droppe on tukkumarkkinapaikka, jossa voit helposti selata yli 150 000 tuotteen kattavaa luetteloa yli 100 luotettavalta eurooppalaiselta toimittajalta ja vertailla heidän tarjouksiaan hinnan, toimitusajan, tuotteiden yksityiskohtien ja monen muun tekijän perusteella.
Kunnossapitokustannusten merkitys TCO:ssa
Huoltokustannukset jäävät usein huomiotta, vaikka ne voivat vaikuttaa merkittävästi kokonaiskustannuksiin.
Tarkastellaan lähemmin esimerkiksi henkilökohtaisia suojavarusteita (PPE), kuten putoamissuojia ja valjaita.
Näiden tarvikkeiden hankintakustannukset ovat välittömiä, helposti tunnistettavia kuluja. Tuotteen koko elinkaareen kuuluu kuitenkin myös niiden säännöllinen huolto, vaihto ja hävittäminen, kun varusteet kuluvat loppuun. Kaikki nämä kasvattavat vähitellen kokonaiskustannuksia.
Tarkastellaanpa toista skenaariota: viiltosuojahanskojen tehokkuus heikkenee, kun niitä käytetään usein. Joka kerta, kun nämä käsineet vaihdetaan uusiin, ei ole kyse vain uuden parin kustannuksista, vaan myös vanhojen käsineiden ja niiden pakkausten hävittämiskustannuksista. Mitä nopeammin nämä käsineet kuluvat ja joudutaan vaihtamaan, sitä suuremmiksi huoltokustannukset nousevat, mikä lisää kokonaiskustannuksia.
Hallitaksesi kokonaiskustannuksia on opittava tunnistamaan ja laskemaan vähemmän näkyvät, välilliset kustannukset ja huomioida ne hankintapäätöksissä.
Me Droppella tiedämme tämän hyvin, ja tästä syystä annamme ostajille mahdollisuuden testata tuotteita ilmaiseksi ennen kuin he ostavat suurempia hankintaeriä. Tutustu yli 150 000 tuotteen valikoimaan ja pyydä ilmaisia näytteitä, jotta voit tehdä huolella perusteltuja päätöksiä.
Menoanalyysi ja elinkaarikustannuslaskenta: Työkaluja TCO:n ymmärtämiseen
Omistuksen kokonaiskustannusten ymmärtäminen edellyttää usein keskeisten hankinta-alan työkalujen kuten kulutusanalyysin ja elinkaarikustannuslaskennan käyttöä.
Menoanalyysi on yksityiskohtainen työkalu, joka havainnollistaa, mihin organisaation varat on sijoitettu. Se valottaa kulutustottumuksia ja voi tuoda esiin mahdollisia säästömahdollisuuksia.
Elinkaarikustannuslaskennassa taas tarkastellaan tuotteen koko matkaa alkuperäisestä hankinnasta lopulliseen hävittämiseen. Ajatellaan esimerkiksi kertakäyttömukien ja –ruokailuvälineiden kaltaisia ravintolatarvikkeita. Elinkaarikustannuslaskennassa ei oteta huomioon vain alkuperäistä ostohintaa, vaan myös näiden kertakäyttötuotteiden hävittämiskustannuksia, mikä antaa tarkemman kuvan niiden TCO:sta.
Näiden työkalujen avulla kokonaiskustannusten hallitseminen on helpompaa.
Varastokustannukset ja niiden vaikutus TCO:hon
Varastokustannuksia usein aliarvioidaan, vaikka ne voivat olla merkittävä osa kokonaiskustannuksia.
Varastokustannukset kattavat sekä tuotteiden varastoinnista aiheutuvat aineelliset kustannukset että varastoon sidotun pääoman taloudelliset vaihtoehtoiset kustannukset.
Havainnollistaaksemme varastokustannusten vaikusta, tarkastellaan konkreettisia tuotteita, kuten roskapusseja ja jätesäkkejä. Vaikka ne saattavat vaikuttaa merkityksettömiltä, niiden kuluttama varastointitila voi kasvaa nopeasti aiheuttaen huomattavia kustannuksia, erityisesti kaupunkialueilla, joissa varastointitila on kallista.
On hyvä muistaa, että säkkien hankkimiseen ja ylläpitoon investoidut varat ovat pääomaa, jota voitaisiin käyttää muualla liiketoiminnassa. Tämä on pääomakustannus – välillinen kustannus, joka ei näy heti, mutta joka voi vaikuttaa merkittävästi kokonaiskustannuksiin.
Ota aina huomioon arkipäiväistenkin tuotteiden, kuten jätesäkkien ja siivousliinojen varastokustannukset, jotta hallitset kokonaiskustannusten kirjon ja pystyt tarkentamaan hankintojesi optimointistrategiat.
Hankintojen optimoinnin merkitys TCO:n vähentämisessä
Hankintojen optimoinnilla on keskeinen rooli kokonaiskustannusten hillitsemisessä.
Tarkastellaan esimerkkinä yleistä skenaariota epäsuorien tarvikkeiden, kuten henkilökohtaisten suojavarusteiden, hankintaa. Kun hankit yhdeltä toimittajalta useita tuotteita, esimerkiksi suojakäsineitä, suojalaseja ja kypäriä, lähestymistapasi perustuu käytännöllisyyteen. Hankkimalla suurempia määriä voidaan usein varmistaa parempi hinnoittelu ja minimoida toimituskulut.
On syytä kuitenkin harkita laajemman toimittajapohjan konkreettisia etuja. Laajempi toimittajaverkosto tarjoaa sinulle mahdollisuuden vertailla ja valita parhaat volyymitarjoukset, ja tässä Droppen kaltainen markkinapaikka voi tuoda etuja kokonaiskustannuksissa. Droppe-palvelussa voit vertailla tuoteluetteloita ja tehdä ostoksia yli 100 luotettavan eurooppalaisen toimittajan joukosta yhdellä yhdistetyllä laskulla. Tämä virtaviivaistettu lähestymistapa yksinkertaistaa hankintaprosessiasi ja mahdollisesti vähentää hallinnollisia kustannuksia, jotka ovat kriittinen välillinen tekijä kokonaiskustannusten vähentämisessä.
Koulutuskustannukset: usein unohdettu näkökohta TCO:ssa
Koulutuskustannukset ovat usein laiminlyöty osa kokonaiskustannuksia, sillä ne ovat epäsuora kustannuserä, mutta voivat vaikuttaa merkittävästi TCO:n suuruuteen.
Kuvitellaan esimerkiksi skenaario, jossa yritys päättää hankkia uudenlaiset happinaamarit, suojahihoihat tai haalarit. Vaikka alkuperäiset hankintakustannukset on helppo laskea, TCO on paljon muutakin.
Työntekijät on koulutettava asianmukaisesti käyttämään uusia suojaimia oikeaoppisesti. Tähän prosessiin ei liity vain koulutustilaisuuksien suoria kustannuksia, vaan myös työntekijöiden oppimiseen käyttämä aika, joka on eräänlainen vaihtoehtoinen kustannus. Vaikka nämä välilliset kustannukset eivät ole ilmeisiä, ne kerryttävät kokonaiskustannuksia ja siksi ne tulisi ottaa huomioon kokonaisvaltaisessa harkinnassa.
Näin ollen hankinta-alan ammattilaisena sinun tulisi tiedostaa ja ottaa huomioon kuinka olennaisessa osassa koulutuskustannukset ovat TCO:n hallitsemisessa.Tämä johtaa perusteltuihin hankintapäätöksiin ja parempaan taloushallintoon.
Yhteenveto
Hankintojen alati muuttuessa, kokonaiskustannusten ymmärtäminen ja hallitseminen ei ole pelkkä bonus, vaan se on välttämättömyys. TCO:n hallitseminen edellyttää välittömien ja välillisten kustannusten perusteellista ymmärtämistä sekä strategista lähestymistapaa hankintoihin, varastonhallintaan ja hankintojen optimointiin.
TCO käsittää itse asiassa muutakin kuin vain tavaroiden hankinnan alkukustannukset, olipa kyse sitten henkilökohtaisista suojavarusteista, teollisuuden puhdistustarvikkeista tai työvaatteista. Välilliset kustannukset – varastointi-, huolto-, koulutus- ja hävittämiskustannukset – vaikuttavat merkittävästi taloudelliseen kokonaisarvioon.
Strateginen hankinta, kulutusanalyysi, elinkaarikustannuslaskenta ja hankintojen optimointi ovat myös ratkaisevassa asemassa TCO:n hallinnassa. Niiden avulla voidaan erottaa edullisimmat toimittajat, tunnistaa mahdolliset säästöalueet ja virtaviivaistaa hankintaprosesseja.
Noudattamalla näitä ohjeita voit luoda hyvän perustan hankintastrategialle, joka on paitsi kustannustehokas, myös kestävä ja tulevaisuuteen suuntautunut.
