Hankintojen KPI:t seuraavat ja mittaavat toimitusketjun suorituskykyä, auttaen yrityksiä tekemään tietoon perustuvia operatiivisia päätöksiä ja parantamaan tehokkuutta. Datan analysointi ja jatkuva parantaminen ovat olennaisia ymmärtääkseen, miten ostotoiminta vaikuttaa tulokseen.
Onnistuneet hankintastrategiat vaativat hyvää mittaamista, kustannusten seurannasta toimittajien laadun arviointiin. Tehokkaat hankintamittarit tunnistavat virheet ja tehottomuudet, hallitsevat kustannuksia ja varmistavat hankintapolitiikkojen noudattamisen.
Tämä kirjoitus käsittelee keskeisiä hankintojen KPI:ta yrityksen näkyvyyden ja operatiivisen tiedon kannalta. Selitämme hankintojen KPI:t ja niiden merkityksen.
Tärkeimmät asiat:
- Yrityksen hankintaprosessien mittarit auttavat optimoimaan suorituskykyä ja tunnistamaan kustannussäästömahdollisuuksia.
- Kokonaiskustannukset, tilauskiertoajat, toimittajan toimitusaika, ajallaan toimitus ja muut ovat tärkeitä hankintojen KPI:ta.
- Näitä mittareita voidaan parantaa valitsemalla olennaiset KPI:t, asettamalla vertailuarvot, käyttämällä datanseurantatyökaluja sekä seuraamalla ja säätämällä.
- Tehokas hankintamittareiden hallinta parantaa tehokkuutta, kustannuksia ja päätöksentekoa.
Mitä ovat hankintamittarit?
Hankintamittarit mittaavat ja arvioivat yrityksen ostamis- ja hankintaprosessia. Ne sisältävät hintojen analyysin, toimittajien kustannusanalyysin ja toimittajien suorituskyvyn. Tarkastelemalla hankintaprosessin tehokkuutta ja sen osien kustannuksia, hankinta-ammattilaiset voivat paremmin arvioida investointejaan ja tunnistaa parannuskohteita.
Yhdeksän tärkeintä hankintamittaria
Seuraavat hankintaindikaattorit ja KPI:t voivat auttaa yrityksiä arvioimaan ja parantamaan hankintaprosessejaan:
1. Kokonaiskustannukset
Yritysten on otettava huomioon kokonaiskustannukset (TCO) optimoidessaan hankintaprosessejaan. TCO sisältää asennuksen, ylläpidon, resurssikulutuksen, kustannusten välttämistaktiikat ja muut elinkaaren aikana syntyvät kustannukset.
Yritykset voivat paremmin valita toimittajia ja tehdä pitkäaikaisia investointeja analysoimalla näitä kustannuksia ja hankintahintaa hankinnan alussa.
2. Tilauskiertoaika
Hankintojen hallinnassa yritysten tulisi myös miettiä tilauskiertoaikaa. Tämä mittari antaa yrityksille mahdollisuuden seurata useiden tilausten käsittelyaikaa alusta loppuun riippumatta lähteestä tai toimittajasta.
Yritykset voivat löytää prosessin pullonkaulat tai alueet, joilla tehokkuuden parantaminen voisi säästää rahaa vuosittain mittaamalla nämä tiedot tarkasti.
3. Toimittajan toimitusaika
Toimittajan toimitusaika auttaa organisaatioita arvioimaan, kuinka kauan tilauksien vastaanottaminen toimittajilta kestää. Tämä mittari ottaa huomioon toimittajan valmistus- ja lähetysajat, mikä auttaa yrityksiä täyttämään määräajat ilman myöhästymiseen liittyviä sakkoja tai vahinkoja.
Tarkkojen toimittajan toimitusaika-arvioiden avulla organisaatiot voivat paremmin suunnitella varastotasoja ja tehostaa toimintoja ennustamisen avulla.
4. Ajallaan toimitus
Varmista ajallaan toimitus optimoidaksesi hankinnat ja täyttääksesi asiakastarpeet. Asiakkaat hyötyvät tuotteen nopeasta valmistusprosessista.
Pitämällä kirjaa ajallaan tapahtuvien toimitusten prosenttiosuudesta yritykset voivat arvioida omaa suoritustaan ja tarkkailla mahdollisia kumppaneita, jotka saattavat olla mukana tuotantosykleiden alkuvaiheissa, ja jotka voisivat hidastaa edistystä, jos muutoksiin ei puututa ajoissa.
5. Toimittajan suorituskyky
Jotta yritykset saisivat parhaan hyödyn hankintaprosesseistaan, niiden tulisi viitata toimittajan suorituskykyindeksiin (SPI). Tämä pistemäärä kuvaa toimittajan suorituskykyä toimitusajan, laadun ja kustannusten suhteen. Tämä pistemäärä voi auttaa yrityksiä parantamaan toimittajavalintaprosessiaan ja varmistamaan asiakastyytyväisyyden. Yritykset voivat tehdä turvallisempia ja tehokkaampia toimittajavalintoja seuraamalla SPI:tä.
6. Hankinnan ROI
Yritysten on arvioitava hankintojen suorituskykyään käyttämällä hankinnan ROI:ta. Organisaatiot voivat löytää vaihtoehtoiskustannuksia virheellisestä ohjelmistohankinnasta arvioimalla taloudellista hyötyä vs. kustannuksia.
Tarkat ROI-tiedot auttavat yrityksiä päättämään, ostavatko ne hankintateknologiaa, palveluita ja muita tuotteita.
7. Sopimuksen noudattaminen
Sopimuksen noudattaminen osoittaa, kuinka hyvin yritykset noudattavat ostosopimuksia. Toimitusketjun hallinta edellyttää tiettyjen kriteerien noudattamisen tarkistamista.
Se auttaa organisaatioita löytämään nopeasti epäjohdonmukaisuuksia ja noudattamaan sopimusvaatimuksia samalla kun riskejä vähennetään. Erikoistyökalut voivat automatisoida sopimustarkastukset, säästäen aikaa ja rahaa.
8. Hallittavissa oleva kulutus
Yritysten, jotka haluavat säästää rahaa ostoissa, on pidettävä kirjaa menoistaan. Hallittavissa olevan kulutuksen prosenttiosuus on hyödyllinen mittari johtajille arvioitaessa osastojen tuottavuutta ja tehdessään tietoon perustuvia valintoja.
Vertailuarvojen asettaminen auttaa heitä vertaamaan nykyisiä suorituskykytasoja aiempiin ja löytämään keinoja optimoida kulutusta ajan mittaan, lisäten pitkän aikavälin voittoja ja hankinnan ROI:ta.
9. Kulutusanalyysi
Kulutusanalyysi on tärkeää kaikille yrityksille. Se osoittaa, kuinka paljon rahaa käytetään tavaroihin ja palveluihin, auttaen yrityksiä säästämään kustannuksia tai parantamaan prosesseja. Kulutusanalyysi auttaa myös budjetoinnissa ja hinnoittelussa. Yritykset voivat ymmärtää ostoksiaan ja tehdä parempia budjettipäätöksiä keräämällä, luokittelemalla ja analysoimalla hankintakulutustietoja.
Paras käytäntöjä hankintamittareille ja KPI:lle
KPI:t ja mittarit ohjaavat hankintatiimejä strategisten tavoitteiden ja parempien tulosten saavuttamiseen. Näiden KPI:iden mittaamisen parhaat käytännöt parantavat tämän ohjauksen tehokkuutta.
Hankinnan menestymisen mittaamisen standardisointi tarjoaa johdonmukaisuutta, luotettavuutta ja toimivia oivalluksia. Tarkastellaan useita suositeltuja menetelmiä hankintojen KPI:iden optimointiin.
Erityiset KPI-tavoitteet
Tavoitteiden selkeys on minkä tahansa tehokkaan mittausmenetelmän ydin. KPI-tavoitteiden tulisi olla selkeitä, mitattavissa, realistisia, merkityksellisiä ja ajallisesti sidottuja yhdistääkseen hankinnat organisaation tavoitteisiin. Tämä lähestymistapa auttaa keskittämään ponnisteluja ja arvioimaan suorituskykyä asetettuihin vertailuarvoihin nähden, mahdollistamalla nopeat säädöt ja keskittyneet parannukset.
Varmista datan tarkkuus
Datan tarkkuus määrittää KPI:iden eheyden. Tarkka datan keräys, käsittely ja analyysi ovat ratkaisevan tärkeitä. Säännöllinen datalähteiden auditointi, varmistaminen ja vankat datanhallintajärjestelmät ovat tarpeen.
Tee KPI:t näkyväksi
KPI-datan saatavuus edistää läpinäkyvyyttä ja jatkuvaa parantamista. Jakamalla tietoja sidosryhmien kanssa organisaatiot voivat demokratisoida päätöksenteon ja edistää yhteistyötä ja vastuullisuutta. Datan saatavuus mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan ja toiminnan, pitäen hankintatavoitteet keskiössä koko organisaatiossa.
Sovita KPI:t uusiin trendeihin
Hankintojen menestyksen kriteerit muuttuvat liiketoimintaympäristön myötä. KPI:iden tulisi heijastaa markkinoiden kehitystä, markkinaolosuhteita ja teknologiaa pitääkseen hankintastrategiat ajan tasalla. Tämä joustava KPI-hallintastrategia auttaa yrityksiä innovoimaan ja menestymään.
Miksi hankintamittarit ovat tärkeitä?
Monet suuret yritykset käyttävät hankintamittareita seuratakseen ja mitatakseen hankintojaan, mikä osoittaa niiden merkityksen.
Se auttaa yrityksiä tunnistamaan säästömahdollisuuksia, hallitsemaan menoja, optimoimaan hankintasopimuksia, parantamaan toimittajien ja myyjien palvelutasoa ja tekemään strategisia päätöksiä arvioidessaan tavaroiden tai palveluiden kokonaiskustannuksia.
Ymmärtämällä, miten hankintaprosessin toiminnot vaikuttavat liiketoiminnan kustannuksiin, yritys voi maksimoida hankintaponnistuksensa ja tulla houkuttelevaksi toimittajakumppaniksi toteuttamalla vastavuoroisen arvopohjaisen strategian koko toimitusketjussaan.
Yritykset voivat täyttää asiakasodotukset ja pysyä budjetissa analysoimalla ja hallitsemalla KPI:itä, kuten riskirajoja, maksuehtokannustimia, toimituskriteerejä, sopimusten elinkaaria jne.
Hankintamittareiden ja KPI:iden seuranta ja parantaminen
Hankintamittareiden ja KPI:iden parantaminen vaatii seurantaa, analysointia ja jatkuvaa parantamista. Yritykset voivat seurata ja parantaa hankintojen suorituskykyä näillä askelilla:
Löydä olennaiset mittarit
Parantaessaan hankintojen suorituskykyä yritysten tulisi ensin tunnistaa indikaattorit, joita seurataan ja parannetaan. Tämä prosessi kokoaa tietoja sisäisistä järjestelmistä, ulkoisilta toimittajilta ja alan parhaista käytännöistä suorituskyvyn arvioimiseksi. Toimintojen välinen yhteistyö voi valita, mitkä tietoelementit ovat tärkeitä ja sopivat operatiivisiin tavoitteisiin räätälöidäkseen organisaation prosessit.
Aseta lähtötaso
Aseta lähtötaso hankintaindikaattoreille ymmärtääksesi historialliset suorituskykytrendit ja ennustaaksesi paremmin tulevaa suorituskykyä. Vertailuarvot auttavat asettamaan yksilöllisen suorituskyvyn laajempaan kilpailukontekstiin ja vertaamaan liiketoiminnan tavoitteita ulkoisiin normeihin.
Liiketoimintatiedon järjestelmät voivat seurata ja visualisoida KPI:tä ajan myötä tunnistaakseen kaavat ja poikkeamat.
Käytä datanseurantatyökaluja
Seuraa määritettyjä parametreja luotettavilla datankeräysratkaisuilla useilla alustoilla. Automaattiset ratkaisut eliminoivat manuaalisen työn ja parantavat tarkkuutta, antaen yrityksille paremman näkyvyyden prosesseihinsa. Sijoittamalla skaalautuviin menetelmiin yritykset voivat tarkasti seurata olennaista tietoa millä tahansa tarkkuustasolla, koko datasta yksittäisiin komponentteihin, mahdollistaen nopeat päätökset.
Aseta tavoitteet ja vertailuarvot
Lähtötasojen asettamisen jälkeen organisaatioiden tulisi asettaa realistisia tavoitteita prosessien kypsyyden ja kykyjen perusteella välttääkseen pitkäaikaisten tavoitteiden saavuttamattomuutta. Historiallisen suorituskyvyn vertaaminen samankaltaisiin yrityksiin auttaa yrityksiä asettamaan tavoitteita ja löytämään parannuskohteita, jotka ylittävät transaktioiden tehokkuuden. Välitavoitteiden asettaminen kannustaa suorituskykyyn rullaavissa aikatauluissa ja motivoi tiimejä kehittymään.
Seuraa ja arvioi
Kun KPI:t ja asianmukaiset työkalut ovat käytössä, jatkuva seuranta on tarpeen, jotta tiedot pysyvät ajantasaisina ja ongelmat tunnistetaan ennen kuin ne aiheuttavat tavoitteiden menetyksiä tai stressiä.
Analytiikka helpottaa toimien ja tulosten välisten yhteyksien tekemistä suuremmissa organisaatioissa ja poikkeavan käyttäytymisen eristämistä. Etsi piilotettuja mahdollisuuksia aktiivisuuden huippuaikoina tai suurten projektien aikana, jotka voisivat johtaa toteutumattomiin hyötyihin, jos niitä hallitaan oikein.
Viestintä, koulutus
Jatkuvan parantamisen hankkeissa tarvitaan erinomaista viestintää johtajien ja tiimin jäsenten välillä parhaista käytännöistä ja yrityksen tavoitteista sekä säännöllistä sidosryhmäanalyysiä. Henkilöstön kouluttaminen mittausten keräämisestä ja jatkuvasta palautteesta varmistaa, että kaikki tietävät tehtävänsä ja suorittavat tehtävät rikkomatta hankintojen tehokkuusvaatimuksia säästääkseen resursseja tai saavuttaakseen mielivaltaisia määräaikoja.
Tarkista ja säädä
Yritysten tulisi myös analysoida ja muokata KPI:itä seuratakseen ja parantaakseen hankintojen suorituskykyä. Yritykset voivat varmistaa, että ne kohdistavat oikeisiin mittareihin ja tunnistavat kehitysmahdollisuuksia analysoimalla nykyisiä KPI:itä.
Hyvin määritellyt ja jatkuvasti seuratut KPI:t voivat osoittaa edistystä suhteessa realistisiin tavoitteisiin ja vahvistaa, että yrityksen tavoitteet on saavutettu tai parannettu. Zip voi auttaa pysymään edellä kilpailutilanteissa.
Noudattamalla näitä menettelyjä yritykset voivat mitata ja parantaa hankintamittareita ja KPI:itä, parantaen tehokkuutta, kustannussäästöjä ja hankintastrategiaa.
Kuka seuraa hankintamittareita?
Oikein toteutettu hankintamittareiden seuranta ja parantaminen hyödyttää monia organisaation rooleja ja toimintoja. Näin kukin olennainen rooli tai toiminto näyttää:
Talousjohtaja
Talousjohtajat hyötyvät suuresti hankintamittareiden seurannasta ja parantamisesta. Nykyaikaiset yritykset yleensä delegoivat suuret hankinnat ja kulutuspäätökset talousjohtajalle.
Näin ollen tarkka ja ajankohtainen hankinta-analytiikka voi auttaa heitä tarkastelemaan kulutustottumuksia ja tekemään tietoon perustuvia politiikka- tai budjettimuutoksia, jotka voivat merkittävästi vaikuttaa alarivin säästöihin. Hankintamittareiden seuranta auttaa talousjohtajaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä oikeaan aikaan, kuten hätähankinnat tai puutteiden hallinta, samalla kun se tarjoaa näkyvyyttä auttamaan kustannusten hallinnassa.
Toimitusjohtaja
Minkä tahansa organisaation toimitusjohtaja voi ymmärtää paremmin päivittäisiä toimintakustannuksia hankkimalla tavaroita ja palveluita tehokkaasti. Toimitusjohtajat voivat tehdä älykkäämpiä päätöksiä—strategiasta hinnoittelun neuvotteluun—maksimoidakseen sijoitetun pääoman tuoton, kun tehokas hankintamittareiden seuranta ja parantaminen on integroitu heidän järjestelmiinsä. Reaaliaikaiset tiedot mahdollistavat johdon arvioimaan strategisia ponnisteluja välittömästi ja parantamaan menetelmiä parempien sopimusten neuvottelemiseksi tai yrityksen kestävyyden varmistamiseksi uusien toimittajien tai alihankkijoiden kanssa.
Talousosastot
Tehokas hankintamittareiden seurantajärjestelmä talousosastoille antaa heille mahdollisuuden seurata laskuja eri toimittajilta reaaliajassa ja nähdä, mitä käytetään ja mitä säästetään.
Laskujen käsittelyn automatisointi varmistaa maksuaikojen täyttymisen aikaisemmin ja antaa talousosastoille mahdollisuuden mitata menestyksensä vähentäen samalla paperityötä älykkäiden syväoppimisalgoritmien avulla. Tällä automatisoidulla lähestymistavalla talousammattilaiset voivat nopeasti havaita ostopoikkeamia eri osastojen tai alueiden välillä.
Hankintatiimit
Erinomainen hankintamittarijärjestelmä auttaa hankintatiimejä tekemään tehokkaita ja kustannustehokkaita hankintapäätöksiä. Näihin päätöksiin kuuluu toimittajasopimusten tekeminen, tuoteturvallisuus ja toimittajan suorituskyvyn seuranta.
He maksimoivat resurssit ja tunnistavat parantamismahdollisuudet vankkojen mittarien seurantatyökalujen avulla. Säilyttäessään nämä standardit tiimi voi tehokkaasti toteuttaa suunnitelmat, vähentäen hukkaa ja parantaen prosessien hienosäätöä.
Koko yritys
Hyvä mittarijärjestelmä puolestaan auttaa muutakin kuin vain hankintatiimejä. Parempi resurssien hallinta ja suuremmat säästöt koko yrityksessä ovat hyväksi jokaisen osaston johtajien tuloksille. Budjettipäätökset, jotka virtaviivaistavat toimintoja ja lisäävät tehokkuutta, perustuvat tarkkaan mittareiden seurantaan. Tämä tieto voi auttaa ennustamaan ongelmia, jotka eivät tapaht
