Ihmiset, prosessit ja materiaalit on koordinoitava, jotta hanke onnistuu. Yksinkertainen tehtävä, kuten kakun tekeminen, edellyttää asianmukaisia työkaluja ja vaiheita. Kuten me kaikki olemme tehneet, voit valita reseptin ja toivoa, että sinulla on tarpeeksi jauhoja ja sokeria. Jos sinulla on kaikki materiaalit ja työkalut etukäteen, prosessi sujuu sujuvammin. Tämä määrittelee projektin hankintojen hallinnan.
Hankintojen hallinta auttaa projektipäälliköitä ja -tiimejä ymmärtämään hankintatarpeitaan, automatisoimaan sopimusten hallintaa ja tekemään hankintoja nopeasti. Se parantaa hankintojen hallinnan suunnittelua, hukan vähentämistä ja budjetointia.
Tässä artikkelissa kerrotaan, miten projektin hankintasuunnitelma laaditaan. Siinä käsitellään suunnittelua ja sitä, miten yksinkertaisilla taktiikoilla ja välineillä voidaan parantaa projektin hankintojen hallinnan tuloksia.
Hankintojen hallintasuunnitelma
Projektin hankintojen hallinta käsittää projektin resurssien, tuotteiden ja palveluiden hankinnan ja hallinnan. Monipuolinen hankintojen hallinnan lähestymistapa takaa, että sidosryhmät voivat käyttää kaikkia tarvittavia resursseja parhaaseen hintaan ja parhaaseen arvoon.
Hankkeiden hankintojen hallinnointitehtäviin kuuluvat:
- Hankintojen hallinnointitarpeiden tunnistaminen
- Tarjousten pyytäminen
- Myyjän valinta ja arviointi
- Hankintasopimusten hallinnointi
- Materiaalitoimitusten hallinnointi
- Varaston hallinta ja integrointi
- Menoanalyysi
- Hankinnat ja hankeraportointi
Tehokas hankintojen hallinta auttaa projektipäälliköitä saavuttamaan budjetti- ja aikataulutavoitteet. Toimitusketjun optimointi lisää toiminnan tehokkuutta ja sidosryhmien tyytyväisyyttä.
Miten parantaa hankkeen hankintojen hallinnan tehokkuutta?
Hankintojen hallinnointi osoittaa projektien aikatauluun vaikuttavat tarpeet, hankinnat ja toimitukset. Taloudellinen ja toiminnallinen tehokkuus säästävät yrityksen käteisvaroja ja antavat työntekijöille mahdollisuuden suoriutua parhaalla mahdollisella tavalla. Hankintojen hallinta vähentää monia ulkoisia vaaratekijöitä, jotka viivästyttävät projektin toteutusta ja räjäyttävät budjetit.
Tärkein motiivi käyttää projektinhallintaa hankehankinnoissa on tehokkuuden parantaminen:
Kustannusten vähentäminen: Hankintojen hallinta parantaa kokonaisarvoa ja yksikkökohtaista hinnoittelua, mikä alentaa kustannuksia. Hankintojen yhdistäminen harvemmille toimittajille mahdollistaa volyymialennukset. Näin vältetään kalliit toimitusviiveet, laatuongelmat ja kolmannen osapuolen riskit.
Parempi laatu: Huolellinen arviointi ja toimittajan valinta tuottavat parempia materiaaleja ja palveluja. Kun parhaat tavarat hankitaan kilpailukykyiseen hintaan, suorituskyky ja hankkeiden tulokset paranevat.
Minimoidut viiveet: Toimitus- ja laatuviiveet voivat viivästyttää hankkeita. Laadukkaat tavarantoimittajat vähentävät viivästyksiä ja vaikeuksia, jolloin hanke pysyy aikataulussa ja budjetissa.
Resurssien jakamisen parantaminen: JIT (Just-in-time) -varastonhallinta ja -jako varmistavat, että tavarat saapuvat ajoissa. Resurssien optimointi poistaa hukan, puutteet ja varastointiongelmat.
Hankkeen joustavuus: Tehokkaat hankinnanhallintamenettelyt löytävät erilaisia lähteitä tärkeille tavaroille ja palveluille, mikä lisää hankkeen joustavuutta. Ne estävät takaisintilauksia, vähentävät riippuvuutta toimittajista ja vähentävät kriittisten hyödykkeiden tarpeettomuutta.
Vendor partnerships: Good project procurement management plans incorporate strong supplier relationships. These collaborations provide better service, reliability, and negotiating for future projects than transactional supply contracts with several providers. Comprehensive vendor analysis helps quantify vendor relationships and identify strategic sourcing candidates.
Vaatimustenmukaisuus: Hyvät hankintamenetelmät auttavat hankkeita täyttämään lakisääteiset ja lainsäädännölliset vaatimukset. Hankintojen analysointi ja toimittajien suorituskyvyn seuranta on mahdollista oikean raportoinnin avulla.
Menestyksekkään hankintojen hallinnan strategian vaiheet
Yksinkertaiset hankintojen hallintastrategiat toimivat parhaiten. Muutamalla toimenpiteellä ja kiinnittämällä huomiota tietoihin ja yksityiskohtiin voidaan lievittää yleisimpiä hankintoihin liittyviä ongelmia ja varmistaa materiaalien ja suoritteiden oikea-aikainen toimitus.
1. Määritä hankkeen laajuus
Hankintojen hallinnan ensimmäinen askel on ymmärtää selkeästi hankkeen tavoitteet ja odotetut tulokset. Koska hankkeen loppuun saattaminen edellyttää monimutkaisten materiaalien ja tarvikkeiden hankkimista, on ratkaisevan tärkeää sisällyttää hankintojen aikataulut suunnitelmaasi. Näiden materiaalien hallinnassa on myös asetettava etusijalle sellaiset tekijät kuin toimitusnopeus, kustannukset, sopimusehdot ja tuotteiden laatu.
Kun sinulla on selkeä käsitys hankkeesta, se auttaa hankintasuunnitelman laatimisessa ja tarvittavien kohteiden priorisoinnissa. Hankintasuunnittelijat käyttävät usein Kraljic-matriiseja arvioidakseen eri hankintaluokkien vaikutusta.
2. Aikatauluta välitavoitteet ja hankinnat.
Suurissa hankkeissa säännölliset hankinnat varmistavat materiaalien saatavuuden ilman, että ne vaikuttavat varastointiin tai kassavirtaan. Hankintaprojektien projektipäälliköiden on laadittava tarkat aikataulut välitavoitteita, projektin vaiheita ja toimituspäiviä varten. Tämä suunnitelma koordinoi hankintoja ja toimituksia.
Täydellisen ostoaikataulun tulisi sisältää kaikki hankintapäivämäärät. Mukana ovat ostotilaukset, toimituspäivät ja puskurit viivästysten varalta. Tehokkaat määräajat sisältävät toimittajien läpimenoajat ja projektin elinkaaren aikaiset varajärjestelyt hankintojen pullonkaulojen ja viivästysten minimoimiseksi.
3. Löydä mestarit ja sidosryhmät
Jokaisessa hankkeessa on johtajia ja sidosryhmiä, jotka helpottavat hankintoja. He voivat olla projektipäälliköitä, tiimi, toimittajat tai loppukäyttäjät. Hankintatiimi voi mukauttaa viestintämenetelmiä, luoda yhteistyötä, rakentaa hyväksymisprotokollia ja varmistaa, että päätökset vastaavat projektin tarpeita, tunnistamalla tällaiset henkilöt. Sidosryhmien varhainen ja usein tapahtuva osallistuminen vähentää riskejä ja lisää projektin tukea.
4. Laaditaan myyjien arviointikriteerit.
Onnistunut hankintojen projektinhallinta edellyttää, että myyjät täyttävät organisaation laatu-, luotettavuus- ja kustannustehokkuusvaatimukset. Selkeiden normien asettaminen näille ominaisuuksille mahdollistaa toimittajien objektiivisen vertailun. Toimittajien tuloskortti tai kriteeristö voi auttaa hankintoja arvioimaan toimittajien historiaa, taloudellista vakautta, toimitusaikoja, tuotteiden tai palvelujen laatua ja asiakaspalvelua. Se yksinkertaistaa toimittajien valintaa ja rakentaa pitkäaikaisia kumppanuuksia, jotka lisäävät hankinnan tehokkuutta ja vaikuttavuutta.
5. Tarjous- ja hankintamenettelyjen vahvistaminen
Hankintaprojektin projektipäällikkö voi selittää tarjousprosessit ja ostoprotokollat sen jälkeen, kun toimittajien valintakriteerit on vahvistettu. Läpinäkyvä tarjous- ja ostomenettely kannustaa kilpailukykyiseen hinnoitteluun, toimittajien valinnan oikeudenmukaisuuteen ja selkeisiin valintakriteereihin.
Tarjous- ja ostomenettelyn rakentaminen voi sisältää:
- Tarjouspyynnön valmistelu
- Ehdotusten arviointi määriteltyjen perusteiden mukaisesti
- Valittujen myyjien kanssa asioiminen
- Sopimuksen loppuunsaattaminen ja täytäntöönpano
Hankintojen hallinnointisykli on tehokkaampi, halvempi ja luotettavampi, kun tarjousten kerääminen ja pöytäkirjojen laatiminen on järjestelmällistä.
6. Luo hyväksymisprosessi
Strukturoitu hankintapyyntöjen hyväksymismenettely sujuvoittaa ja vähentää viiveitä. Hyvässä hyväksyntätyönkulussa määritellään päätöksentekijähierarkia ja kustannuskynnykset. Se varmistaa, että kaikissa hankinnoissa noudatetaan hankintakäytäntöjä ja pysytään budjetin alapuolella. Digitaalinen lupaseuranta antaa enemmän läpinäkyvyyttä ja vastuuvelvollisuutta kuin manuaaliset tekniikat.
7. Seuraa suorituskykyindikaattoreita
Keskeiset suoritusindikaattorit auttavat arvioimaan hankkeiden hankintojen hallintasuunnitelmia. Useiden indikaattoreiden seuranta voi auttaa hankkeen tavoitteista riippuen.
Valitse KPI:t, joilla seurataan kustannuksia, toimitusnopeutta, suorituskykyä ja vaatimustenmukaisuutta, kuten:
- Kustannuksia säästävä
- Kustannusten välttäminen
- Toimituskustannukset
- Laskujen käsittelykustannukset
- Toimitus ajallaan
- Toimituspoikkeusten määrä
- Loukkaantumismäärät
- Toimittajien suorituskyky
- Sopimuksen noudattaminen
Näiden mittareiden seuranta auttaa projektipäälliköitä ja -tiimejä optimoimaan hankintamenettelyjä, tekemään tietoon perustuvia päätöksiä sekä vähentämään kustannuksia ja parantamaan onnistumista. Se takaa, että hankkeet pysyvät budjetissa ja suoriutuvat hyvin.
3 Strategiat projektin hankintojen hallinnan onnistumiseen
Oikea lähestymistapa on avain hankinnanhallintahankkeen onnistumiseen. Se sovittaa sidosryhmät yhteen, välittää toimintaperiaatteet ja vaatimukset sekä määrittää prosessiparametrit. Parhaat käytännöt hankintasuunnitelman laatimisessa auttavat yksinkertaistamaan prosessia kaikkien kannalta.
Aloita vankalla hankintapolitiikalla: Hyvin määritelty hankintojen hallinnointipolitiikka auttaa ylläpitämään ostojen tehokkuutta ja kustannusrajoituksia. Luo asianmukaiset hankintakanavat hyvän hankintapolitiikan rakentamiseksi. Dokumentoi kriteerit, joiden perusteella koko henkilöstö voi pyytää tuotteita ja hyväksyä hankintoja. Määrittele sitten, miten pyyntötasot hyväksytään hankkeen prioriteetin, dollarin arvon, ehtojen tai muiden kriteerien perusteella. Luo tehokkaat viestintäkanavat, jotta sidosryhmille tiedotetaan prosessista ja odotuksista.
Manuaalisten prosessien poistaminen: Manuaaliset hankintaprosessit on poistettava tehokkuuden, tarkkuuden ja avoimuuden parantamiseksi. Manuaaliset menetelmät ovat hitaita ja virhealttiita. Ne eivät ole skaalautuvia ja vaikeuttavat monimutkaisten hankkeiden hallintaa. Organisaatiot säästävät aikaa, poistavat virheet ja keskittyvät strategisiin tehtäviin automatisoimalla hankintoja. Näin varmistetaan hankkeiden onnistuminen, kustannustehokkuus ja määriteltävät tavoitteet.
Automatisoi hankintajärjestelmät: Alustat lisäävät hankintojen näkyvyyttä. Keskitetyt alustat mahdollistavat ohjatut hankinnat, reaaliaikaisen tilaus- ja kuluseurannan, budjetoinnin valvonnan ja kulujen hallinnan. Ne panevat automaattisesti täytäntöön sääntöjä ja työnkulkuja edistääkseen hankintakäytäntöjen noudattamista.
