Pitkän aikavälin suunnitelma strategisten suhteiden luomiseksi kilpailukykyisten toimittajien kanssa yritysten menojen käytön tulosten parantamiseksi.
Hankinta-alan ammattilaiset pitävät aina parempana tapoja lisätä lisäarvoa ja minimoida hankintakustannukset. Useille yrityksille on tärkeintä pitää epäsuorat hankintamenot budjetin alapuolella turvallisten, luotettavien ja laadukkaiden toimittajapalvelujen avulla.
Hankintatiimit keskittyvätkin useisiin tekniikoihin, joilla ne auttavat yritystä saavuttamaan tavoitteet ja parantamaan taloudellisia tuloksia. Jokainen yritys tarvitsee hankintastrategioita. Mutta niiden joukossa, jotka asettavat etusijalle tasaisen kasvun, vakauden ja taloudellisen vakauden, on erityisiä niitä, jotka unelmoivat ja työskentelevät saavuttaakseen ennalta asetetut tavoitteet.
Tässä artikkelissa opastamme sinua parhaan hankintaprosessin valinnassa. Tässä artikkelissa on joitakin parhaita ideoita hankintakäytäntöjen parantamisesta:
- Mitä hankintastrategia todella tarkoittaa?
- Minkälaisia hankintastrategioita on olemassa?
- Miksi hankintastrategia on ratkaisevan tärkeä?
- Millaisia piirteitä hankintastrategioiden täytäntöönpanossa on?
- Miten laatia tehokkaita hankintastrategioita?
Mitä hankintastrategia tarkoittaa?
Hankintastrategia voidaan määritellä organisaation suunnitelmiksi ja menettelyiksi, joiden avulla se voi hankkia tavaroita ja palveluja menestyksekkäästi ja taloudellisesti. Yritykset toteuttavat hankintastrategiaa koko hankintaprosessin tehokkaan hallinnan varmistamiseksi varmistamalla, että ne toimivat luotettavien toimittajien kanssa, hyötyvät taloudellisista eduista ja minimoivat riskit.
Näissä menettelyissä keskitytään erityisesti luotettavan, kestävän ja pitkäaikaisen toimittajaverkoston luomiseen, joka ylittää odotukset sen sijaan, että mentäisiin transaktioyhteyksiä pidemmälle. Tällaiset kumppanuudet johtavat kustannusten alentamiseen ja tarjoavat myös muita useita etuja, jotka edistävät tehokkaasti hankintojen kykyä tukea yrityksen toimintaa.
Hyvään hankintastrategiaan kuuluu useita keskeisiä osatekijöitä, joita ovat suorituskyky, näkyvyys, toimittajahallinta, laadunvalvonta ja kustannustehokkuus. Eri yritykset voivat alentaa toimintakuluja ja optimoida tulosta toteuttamalla tehokkaan hankinnan. Ne voivat myös lisätä yleistä tehokkuutta toteuttamalla tehokkaan hankintastrategian.
Hankintastrategiat Tyypit
Hankintojen tuloksellisuutta voidaan parantaa useilla eri tavoilla. Joissakin niistä keskitytään kustannusten leikkaamiseen, joissakin taas kokonaisarvon lisäämiseen ja riskien pienentämiseen. Yksi niistä on riskienhallinta.
Riskien hallinta: Riskien minimointi- tai vähentämistekniikat ovat tekniikoita, joilla pyritään lisäämään rahoitustapahtumien turvallisuutta. Tämä strategia koostuu seuraavista:
- Turvallisuuskysymysten esittäminen uusille myyjille turvallisuusprosessin loppuun saattamiseksi.
- Hankintaprosessin kahden tason valvonta.
- Analysoidaan ja vahvistetaan, että tavarantoimittajilla on asianmukainen sertifiointi ja vakuutus.
- Päivittäisten hankintatarkastusten tekeminen poikkeamien tarkistamiseksi.
- Paperilaskut ja -maksut jätetään huomiotta.
Strateginen hankinta: Sopimuksen suorituskyvyn ja turvallisuuden parantamiseksi strategisesti hankitut toimittajat yhdistetään myyjäsi sisällä. Ostajat pystyvät säästämään rahaa rajoittamalla tavaroiden, tarvikkeiden ja palvelujen lähteitä. Vastaavasti pienen luotettavien toimittajien ryhmän hyödyntäminen ja hyvien suhteiden kehittäminen heidän välillään auttaa myös säästämään rahaa, mikä voidaan määritellä strategiseksi hankintamenetelmäksi tai strategiseksi hankintamenetelmäksi. Toimitusketjun keskeytysten välttämiseksi paras tapa on kehittää vahvemmat siteet toimittajiin.
Kestävät hankinnat: Maailmanlaajuinen pula ja ympäristöongelmat huomioon ottaen toimitusverkostojen on oltava kestävämpiä. Yli 60 prosenttia Amazonin vuoden 2022 State of Business Procurement -tutkimukseen osallistuneista vastasi, että kestävyyden parantaminen on kaikkien ostajien tärkein tavoite. Jätteiden minimointi, energiatehokkaiden tuotteiden valitseminen ja ostovoiman hyödyntäminen ovat kestävän hankinnan kolme päätavoitetta ympäristöystävällisten käytäntöjen omaksumiseksi.
Hankintojen kestävyyden parantamiseen on useita lähestymistapoja:
- Vähennä kuljetettavien ja varastoitavien tavaroiden määrää.
- Käytä ympäristöystävällistä teknologiaa aina kun se on mahdollista.
- Osta kierrätettyjä tai ympäristöystävällisiä tuotteita, kun niitä on saatavilla.
Toimittajan elinkaaren hallinta: Hankintaprosessit muuttuvat turvallisemmiksi ja tehokkaammiksi, kun toimittajien välistä yhteyttä seurataan myyntihetkestä alkaen aina palvelukseen ottamiseen asti. Yritykset arvioivat toimittajia toimittajan elinkaaren jokaisessa vaiheessa, alkuperäisestä hankinnasta sopimusneuvotteluihin ja sopimuksen toteuttamiseen, jotta varmistetaan, että sopimukset pysyvät kilpailukykyisinä ja vaatimustenmukaisina. Lisäksi se nopeuttaa vahvempien ja hyödyllisempien suhteiden kehittymistä yritysten ja niiden kumppanuustoimittajien välillä.
Hankintamenettelyjen hyvien käytäntöjen luominen näiden alojen huomioon ottamiseksi vaikuttaa hankintamenettelyn tuloksiin. Sen sijaan, että keskityttäisiin yksittäiseen prosessivaiheeseen (esimerkiksi kustannusten leikkaamiseen nimikekohtaisesti), näissä toimintatavoissa otetaan huomioon hankintastrategian ja toimittajasuhteiden koko kustannus ja arvo parhaan kokonaiskustannushyödyn saavuttamiseksi.
Hankintastrategian merkitys:
Jos yritykselläsi on käytössään vahvat hankintamenetelmät, voit taata, että saat oikeat tavarat ja palvelut oikeaan hintaan. Tämä auttaa kustannusten välttämisessä, budjettivalvonnassa, tehokkuuden parantamisessa ja yritysten vankemman toimitusketjun ja -verkoston kehittämisessä. Kun hankintastrategiat toteutetaan oikein, yritykset voivat havaita mahdolliset vaarat, vähentää vilpillistä toimintaa ja taata toimittajien tasaisen korkean suorituskyvyn.
Seitsemän etua hankintastrategian kehittämisestä
Sinun on luotava tehokkaita hankintastrategioita yrityksesi etujen ja pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamiseksi, toiminnan tehokkuuden parantamiseksi ja myös taloudellisen suorituskyvyn parantamiseksi.
Seuraavassa on seitsemän tärkeintä etua, joita tehokkaamman hankintasuunnitelman toteuttaminen tuo.
Prosessien standardointi: Useat hankintastrategiat riippuvat yhtenäisen ostoprosessin luomisesta. Tämän vuoksi jokaisen hankinnan on läpäistävä saman tasoinen selvitys. Säännöt ja odotukset helpottavat yrityksiä useiden luokkien menojen käytössä. Toinen helpompi tapa havaita parannusmahdollisuuksia on lisätä hankintojen näkyvyyttä standardoinnin avulla.
Paremmat hinnoittelutulokset: Kunnolliset suunnitelmat tarjoavat hyvin organisoidun lähestymistavan hankintaprosessiin. Tämä menetelmä mahdollistaa tarkan tiedonkeruun, analyysin ja arvioinnin toimittajista ja niiden kustannuksista. Organisaatiot pystyvät analyysin avulla löytämään parannuskohteita, kuten mahdollisia kustannussäästöjä tai tehokkuutta.
Lisääntynyt vastustuskyky: Toimitusketjut, jotka kestävät paremmin ulkoisia häiriöitä, kuten luonnonkatastrofeja ja toimitusten vaihteluita, häiriintyvät vähemmän. Tämä tekijä on erittäin tärkeä pandemian vaikutusten kannalta. Maailmanlaajuisten toimitusketjujen on selvittävä täysin tartuntatautinormeista vasta vuonna 2024 tai myöhemmin.
Menojen näkyvyys: Hankinnat: Kehittämällä vankat hankintakäytännöt ja -menettelyt voit seurata ostojasi ja menojasi paremmin. Se myös poistaa menojen analysointia haittaavat tietosiilot, keskittää tiedot ja luo toistettavan menettelyn jokaista ostoa varten. Kerättyjä tietoja käytetään myös sellaisten suunnitelmien laatimiseen, jotka säästävät menoja ja lisäävät koko toimitusketjun tehokkuutta.
Tietoihin perustuva rahankäyttö: Se antaa tietoa tavaroiden ja palvelujen todellisista kustannuksista ja ohjaa hankintapäätöksiä, minkä ansiosta yritykset voivat kasvattaa tulojaan. Vastaavasti data auttaa myös paljastamaan tietoja toimittajista, mikä auttaa yrityksiä automaattisesti löytämään parhaat tulokset tuottavat kumppanit.
Vahvempi suhde myyjään: Voit parantaa suhteita myyjiin tai hankintakumppaneihin käyttämällä strategista hankintaa ja tietoon perustuvaa hankintaa. Se mahdollistaa paremman yhteistyön osapuolten välillä, minimoi laskutusongelmat ja lisää myös joustavuutta.
Pienentää kolmannen osapuolen riskiä: Jos haluat luoda yrityksellesi paremman riskiprofiilin, sinun on rakennettava vahvat ja valikoivammat toimittajasuhteet ja lisättävä seurantaa. Tämäntyyppiset käytännöt vähentävät inhimillisten virheiden, puuttuvien tietojen ja hankintapetosten esiintymistä.
Tarkistuslista ihanteellista hankintamenettelyä varten :
Sinun on tunnistettava keskeiset osatekijät perustavanlaatuisten strategioiden käynnistämiseksi:
Yhteenveto tavoitteista tai strategian hallinnasta: Mitkä ovat ensisijaiset tavoitteesi hankintastrategioita luodessasi? Mitkä ovat halutut tulokset?
Hankkeen aikataulu: Milloin muutoksia tarvitaan? Kuinka kauan kestää ensimmäisen mittariston toteuttaminen, testaaminen ja analysointi?
Mestarit: Kuka vastaa muutoksen toteuttamisesta ja hallinnoinnista? Kuka edustaa hanketta sidosryhmille ja tiedottaa muutoksista?
Toimintasuunnitelma: Mitkä yksittäiset toimet ovat vastuussa tavoitteista ja tuloksista?
Menestysmittarit: Mitkä KPI:t (keskeiset suorituskykyindikaattorit) käytetään mittaamiseen.
Työkalut: Mitä ohjelmistoja, työkaluja ja täytäntöönpanostrategioita käytetään?
Miten hankintastrategiaa kehitetään?
Kun olet tutkinut liiketoimintastrategioidesi parametrit edellä luetellun tarkistuslistan avulla, voit suunnitella, mitata ja tarkentaa strategioita seuraavien vaiheiden avulla:
- Analysoi kulutuksesi: Analysoi kulutusta kokoamalla kulutusta ja tekemällä kulutustutkimuksia yrityksesi osalta.
- Määritä sidosryhmien tarpeet: Voit saada palautetta käyttäjiltäsi ja ostajiltasi, jotta ymmärrät heidän näkemyksensä menettelyistä.
- Toimitusmarkkinoita koskevan tutkimuksen tekeminen: Tarkista yrityksesi nykyiset toimittajasopimukset ja hankintamenettelyt. Etsi parannusalueita ja tarkista, kuinka kilpailukykyisiä sopimuksesi ovat, ja suunnittele myös tuleva ohjelmasi benchmarkingin avulla.
- Valitse Mittarit ja Valitse tavoitteet:
Jokaisen aloitteen arvioimiseksi se on määriteltävä määrällisesti. Sinun on päätettävä, millä mittareilla arvioit ponnistelujesi ja kovan työsi tuloksia. Seuraavassa on muutamia keskeisiä mittareita, jotka auttavat sinua arvioimaan suorituksiasi:
- Menojen alikäyttö
- Omistuksen kokonaiskustannukset
- ROI
- Sopimusperusteisten myyjien vaatimustenmukaisuus
- Syklin kesto
- Kustannussäästöt tai kustannusten välttäminen
- Rakennetaan puitteet hankinnoille
Nyt on aika kuvata, kuka ja miten hankinnat tehdään. Vastaa kysymyksiin ja analysoi prosessi vastaanotosta loppuun:
- Kenellä on valtuudet ostaa tuotteita ja palveluja?
- Millä osastolla on valtuudet ostaa tuotteita ja palveluja?
- Minkä yksiköiden on hyväksyttävä pyydetty hankinta?
- Mitä ohjeita on noudatettava ostoksia tehtäessä?
- Millaisia säännöksiä sovelletaan tietyn hintarajan alittaviin tai ylittäviin ostoihin?
- Miten ostoja käsitellään?
- Kuka vastaa myyjien suorituskyvystä ja hallinnoinnista?
- Mitkä KPI:t liittyvät tämän ohjelman onnistumiseen?
- Harkitse hankintaohjelmistoa: Sinun on harkittava hankintaohjelmistoa. Monet ohjelmat auttavat yrityksiä ostovalinnoissa. Se varmistaa, että menokattoja ja hankintaohjeita noudatetaan, ja tekee myös toimittajaverkostot näkyviksi ja valvoo sopimusten toteutumista.
- Toteuta, mittaa ja paranna: Uusien hankintojen taktiikan on oltava hyvin harkittua ja se on suunniteltava asianmukaisesti. Muutosten hallinta on ratkaiseva osa minkä tahansa hankkeen onnistumista, koska sen avulla henkilöstö ymmärtää, hyväksyy ja hyväksyy muutokset. Sidosryhmiltä on myös otettava palautetta, koska se auttaa parantamaan prosessia ja saamaan parempia tuloksia.
Hankintataktiikan tapaukset:
Seuraavassa on useita hankinta- ja neuvottelustrategioita, joilla voidaan maksimoida säästöt ja tuottaa arvoa toimitusketjulle, hankinta-asiantuntijat:
Toimittajien konsolidointi: Yksinkertaista toimittajien valintaprosessia nimeämällä yksi toimittaja kullekin luokalle tai tuotetyypille, jotta saat lisäalennuksia ja lyhennät käsittelyaikaa,
Strateginen hankinta: Arvioi ja neuvottele pitkäaikainen sopimus tavarantoimittajien kanssa mittakaavaetujen ja suurhankintojen hyödyntämiseksi.
Tuotteiden vertailuanalyysi: Määritä yrityksesi usein käyttämien tuotteiden ja tarvikkeiden kokonaiskustannukset ja vallitsevat markkinakustannukset, jotta voit taata kilpailukykyisen hinnoittelun nykyisten toimittajien kanssa.
Teknologisten ratkaisujen hyödyntäminen: Löydä edullisimmat vaihtoehdot ja hanki parhaat hintaehdotukset useilta toimittajilta, jotta voit aloittaa kilpailuttamisprosessin toimittajien kanssa.
Hankintojen ennakointi: Arvioi ja suunnittele tulevat hankinnat nykyisten ja ennakoitujen tarpeiden perusteella, jotta voit varmistaa kassatehokkuuden vaikutuksen. Muita kustannuskysymyksiä varten voidaan käyttää pitkäaikaisia sopimuksia.
Volyymialennukset: Voit tinkiä suuremmista ostoksista saadaksesi paremmat ehdot. Samoin voit myös saada paremman hinnoittelun kohdekohtaisesti.
