Mitä ovat hankintapolitiikan vastaiset menot ja miten hallita niitä

Oletko koskaan tullut odottamattomien kustannusten yllättämäksi hankintaosastollasi?

Kuvittele seuraavanlainen tilanne: Olet laatinut kattavan hankintakäytännön organisaatiollesi.  Ensisijaiset toimittajat ja budjettirajat on yksilöity huolellisesti. Kuukauden lopussa saat kuitenkin eteesi kuitteja hyväksymättömiltä myyjiltä. Samalla löydät myös hankintamenoja, jotka eivät ole yhdenmukaisia vakiintuneiden hankintaohjeidesi kanssa.

 Jos näin pääsee käymään, todennäköisenä syyllisenä ovat hankintapolitiikan vastaiset menot (tunnetaan myös nimellä maverick spend tai maverick buying).

 Tavaroiden tai palvelujen, jotka eivät ole yhdenmukaisia yrityksen ennalta määriteltyjen hankintasääntöjen kanssa, ostaminen on hankintapolitiikan vastainen meno. Kyseessä ei kuitenkaan ole vain suunnittelematon toimistotarvikkeiden hankinta, vaan hankintapolitiikan vastaisilla menoilla viitataan yleensä skenaarioihin, joissa työntekijät eivät priorisoi yrityksen parhaita taloudellisia käytäntöjä. Tähän voi sisältyä esimerkiksi vakiintuneiden hankintakanavien ohittaminen uusia työkaluja tai palveluita hankittaessa, tai kustannusten aiheuttaminen ilman riittäviä syitä. Tällaiset poikkeamat hankintaprosessissa voivat johtaa toiminnan tehottomuuteen, kasvaneisiin kuluihin ja jopa mahdollisiin vaaratekijöihin, mikäli käytetään ennalta hyväksymättömiä jälleenmyyjiä.

Tähän artikkeliin olemme koonneet luettelon seitsemästä todistetusti tehokkaasta tekniikasta hankintakustannusten hallitsemiseksi. Niitä hyödyntämällä voit varmistua siitä, että hankintapolitiikan vastaiset menot eivät suista budjettiasi raiteiltaan tai vaaranna yrityksesi hankintaprosessin eheyttä. 

Olipa yrityksessäsi ongelmana sitten ajoittaiset odottamattomat hankintamenot tai niiden juurisyiden ymmärtämättömyys, hyödyt varmasti tässä artikkelissa käsittelemistämme aiheista:

1. Miksi hankintamenojen hallitseminen on tärkeää?
2. Erilaiset hankintapolitiikan vastaiset menot ja niiden syyt
3. 7 todistetusti tehokasta tapaa hallita hankintamenoja

Miksi hankintamenojen hallitseminen on tärkeää? 

Oletko pohtinut organisaatiosi suunnittelemattomiin hankintoihin liittyviä piilokustannuksia ja riskejä?

Ilman tiukkoja toimia ylimääräisiä hankintamenoja vastaan saattaa yrityksesi menettää huomattavia summia rahaa. Hyvin neuvoteltujen sopimusten ulkopuolella tehdyt ostot johtavat usein liian suuriin maksuihin tavaroista tai palveluista. Lisäksi näiden hankintojen laadunvalvonta voi usein olla ala-arvoisella tasolla. Tätä voidaan verrata tuntemattoman tuotemerkin valintaan luotetun tuotemerkin sijaan; saat todennäköisemmin huonolaatuisia tuotteita, kun ostoksia tehdään hankintapolitiikan vastaisesti.

Lisäksi tällainen kulutuskäyttäytyminen voi rasittaa yrityksesi suhteita vakiintuneisiin toimittajiin. Jo tehtyjen sopimusten tai ehtojen rikkominen voi johtaa luottamuksen menetykseen. Lisäksi vaarana on siirtyminen harmaille alueille sääntelyn suhteen. Työskentely tuntemattomien toimittajien kanssa, erityisesti ilman perusteellista tarkastusta, aiheuttaa säännösten noudattamatta jättämisen riskin. Tällä voi olla huomattavia oikeudellisia ja taloudellisia seuraamuksia yrityksellesi.

Lisäksi myös hallinnollinen taakka kasvaa. Hallinnollisesta taakasta kärsivät ne kirjanpitotiimit, joiden tehtävänä on käydä läpi lukemattomia ostotapahtumia. Hankintapolitiikan vastaisista menoista on näissä tilanteissa vaikea saada tolkkua. Heidän työaikansa kuluu täten hallitsemattomien hankintamenojen selvittelyyn, virtaviivaisen prosessin tuttujen toimittajien kanssa sijasta. Tämä ei ainoastaan tuhlaa arvokasta aikaa, vaan myös laskee hankintatiimisi tehokkuutta. 

Hankintapolitiikan vastaiset menot voivat myös häiritä budjetointia. Kun hankintamenot ovat epäsäännöllisiä ja seuraamattomia, miten budjetissa pysymistä voidaan arvioida tarkasti? Hankintapolitiikan vastaisten menojen ennakoimattomuus hankaloittaa budjettisuunnittelua ja tekee taloudellisesta ennakoinnista haastavaa.

Vaikka satunnainen suunnittelematon osto saattaa tuntua vaarattomalta, hankintapolitiikan vastaisten ostojen kumulatiivinen vaikutus voi näkyä negatiivisesti tuloksessa. Tuloksen lasku taas vaikuttaa aivan kaikkeen aina myyjäsuhteista voittoihin saakka. 

Erilaiset hankintapolitiikan vastaiset menot ja niiden syyt 

Tunnistatko erilaiset hallitsemattomien menojen esiintymistavat ja sen, miten ne voivat hienovaraisesti tunkeutua hankintaprosessiisi?

Hankintapolitiikan vastaisten menojen (maverick spend tai maverick buying) kolme päätyyppiä ovat:

1. Hallitsematon ja tuntematon: Tapahtumat, joissa sekä kulua että toimittajaa ei tunnisteta lainkaan organisaatiosi vakiintuneessa hankintajärjestelmässä. Saatat esimerkiksi vastaanottaa laskun tuntemattomalta myyjältä, jolla ei ole varsinaista sopimusta yrityksesi kanssa. Tämä on kuin vieras koputtaisi ovellesi odottaen maksua.
   
   
2. Osittain hallittu ja osittain tunnettu: Myyjä voidaan tunnistaa, mutta erityiset tapahtumatiedot eivät ole täysin selkeitä tai odotettujen normien sisällä. Voisit esimerkiksi vastaanottaa epätäydellisen laskun toimittajalta, jonka kanssa olet kuitenkin aiemmin asioinut. Tunnistat myyjän, mutta tapahtuman tiedot ovat edelleen vaikeasti havaittavissa, eivätkä ehkä vastaa ennalta sovittuja ehtoja tai odotettuja nimikkeitä. 3. Tunnettu ja osittain valvottu: Nämä ovat tapahtumia, joissa myyjä ja oston luonne tunnistetaan, mutta tietyt tapahtuman yksityiskohdat eivät ole yhdenmukaisia vakiintuneiden prosessien tai odotusten kanssa. Tässä skenaariossa mukana on hyväksyttyjä toimittajia ja olemassa olevia sopimuksia. Jotkin transaktion tiedot, kuten määrät tai hinnoittelu, saattavat kuitenkin olla virheellisiä tai ristiriidassa sovittujen ehtojen kanssa.

Kun olemme perehtyneet tavanomaisiin hankintapolitiikan vastaisiin menoihin, voimme keskittyä niiden kuuteen tärkeimpään syyhyn:

1. Hajauttaminen: Merkittävä syyllinen hankintapolitiikan vastaisiin menoihin. Hajauttaminen voi johtua tiimien puutteellisesta yhteistyöstä tai hajanaisesti organisoiduista toiminnoista, joissa kukin yksikkö vastaa omista hankintamenoistaan. Yritystiimi voi esimerkiksi tehdä sopimuksen, mutta yksittäiset liiketoimintayksiköt voivat silti poiketa siitä.
   
   
2. Ostovalvonnan puutteellinen hyödyntäminen: Hankintapolitiikan vastaiset menot voivat lisääntyä, jos yritykseltäsi puuttuu riittävän tiukka ostovalvonta. Joku työntekijöistäsi saattaa ohittaa vakiintuneet menettelyt työssään.  Hän voi esimerkiksi ostaa tarvittavan vaihto-osan tarkastamattomalta paikalliselta toimittajalta hyväksytyn toimittajan sijasta, mikä voi johtaa laatu- ja yhteensopivuusongelmiin.
   
   
3. Keskitetyn järjestelmän puuttuminen: Erityisesti yritysostojen kautta kasvaneet suuremmat yritykset saattavat kamppailla useiden erilaisten hankintajärjestelmien kanssa. Tämä johtaa haasteisiin yhtenäisen ostopolitiikan täytäntöönpanossa.
   
   
4. Ei lainkaan standardoitua hankintaprosessia: Ilman keskitettyä hankintamenettelyä eri tiimit voivat omaksua keskenään hyvin erilaisia lähestymistapoja, mikä johtaa väistämättä epäjohdonmukaisuuksiin.
   
   
5. Epäsuorien kulujen haavoittuvuudet: Erityisen tyypillisiä valmistusaloille, joilla suurin osa kuluista on suoria ja hyvin säänneltyjä. Lisäkustannukset, kuten MRO-tarvikkeet, voivat  kuitenkin tuoda mukanaan mahdollisuuksia hankintapolitiikan vastaisille menoille.
   
   
6. Liiketoiminnan luonne: Joillakin yrityksillä on luonnostaan arvaamattomia kulutusmalleja. Esimerkiksi hätähuoltopalveluissa teknikot saattavat toisinaan joutua hankkimaan varaosia hyvin kiireellisesti lähimmältä mahdolliselta toimittajalta sen sijaan, että he odottaisivat toimitusta hyväksytyltä toimittajalta. Tällaisella alalla kriittiseen vikaan on voitava puuttua nopeasti.

Viimeisenä mainittakoon, että hankintapolitiikan vastaisten menojen eri tyyppien ja niiden taustalla olevien syiden tunnistaminen on ensimmäinen askel kohti tehokkaiden strategioiden luomisesta niitä vastaan.

7 todistetusti tehokasta tapaa hallita hankintamenoja 

Tähän mennessä olemme käsitelleet tärkeimpiä hankintapolitiikan vastaisten menojen tyyppejä ja niiden perimmäisiä syitä. Mutta kuinka voimme onnistuneesti toteuttaa oikeat prosessit näiden kulujen hillitsemiseksi ennen kuin ne edes ilmenevät?

Tässä on 7 parasta käytäntöä noudatettavaksi yrityksessäsi: 

1. Hallitsemattomien hankintamenojen havaitseminen kulutusanalyysin avulla: Aloita matkasi sukeltamalla syvälle yrityksesi kulutustietoihin. Luottokorttien tiliotteet, laskut, taloudelliset asiakirjat tai moduulit toiminnanohjausjärjestelmästäsi (ERP) sisältävät valtavan määrän arvokasta tietoa yrityksesi hankintamenoista. Näiden tietojen kerääminen voi valaista, missä hallitsemattomat menot tapahtuvat.
   
   
2. Roolien ja vastuiden selventäminen: Taloustiimisi saattaa käsitellä suuren budjetin päätöksiä, mutta kenen tehtävä on huolehtia jokapäiväisistä ostoksista? Hallitse hankintapolitiikan vastaisia menoja määrittämällä tietyt, selkeät roolit henkilöstöllesi. Määritä tietyt tiimit tai henkilöt ensisijaisiksi ostajiksi, aseta heille selkeät budjettirajat ja varmista, että jokainen tapahtuma hyväksytään oikein prosessin mukaisesti. 
   
   
3. Hyväksyttyjen toimittajien luettelon ylläpitäminen: Virtaviivaista hankintaprosessiasi kokoamalla kattava luettelo parhaista toimittajista. Myyjänhallintaohjelmiston hyödyntäminen voi auttaa ensisijaisten toimittajien dokumentoinnissa. Ohjelmiston avulla voidaan varmistaa, että tämä tietokanta on myös helposti kaikkien sidosryhmien saatavilla.
   
   
4. Ostotilausten vaatiminen jokaisesta tapahtumasta: Vaikka se voikin alkuun tuntua pelottavalta, ostotilauksen tekeminen jokaisesta ostoksesta voi olla mullistavaa yrityksesi toiminnalle. Ilman tätä toimenpidettä menositoumukset saattavat jäädä salakavalasti huomaamatta. Asettamalla selkeät liiketoiminta- ja maksuehdot luot lisäksi perustan niiden täytäntöönpanolle. 
   
   
5. Läpinäkyvän hankintapolitiikan laatiminen: Selkeä ja hyvin viestitty hankintapolitiikka voi toimia yrityksesi jokaista taloudellista päätöstä ohjaavana kompassina, joka varmistaa hankintojen yhdenmukaisuuden taloudellisten tavoitteidesi kanssa. Tarkasti laadittu hankintapolitiikka ei jätä sijaa arvailulle. Määrittele yksityiskohtaisesti, kuka voi ostaa, mitä he voivat ostaa ja kuinka paljon he voivat käyttää rahaa hankintoihin. Varmista, että tieto on myös helposti saatavilla, jotta sen ohittamiseen ei ole mitään tekosyytä. 
   
   
6. Hyväksymismekanismin nopeuttaminen: Viivästykset hyväksynnässä voivat olla väylä hankintapolitiikan vastaisten menojen syntymiseen, erityisesti kiireellisissä tapauksissa. Arvioi yrityksesi nykyiset prosessit ja tunnista pullonkaulat. Virtaviivaistamalla ilmi tulleet ongelmakohdat voit varmistaa sujuvan ja nopean hyväksymisprosessin.
   
   
7. Oppiminen ja koulutus: Tieto on valtaa. Henkilöstön säännöllinen kouluttaminen hankintapolitiikan vastaisista menoista ja niiden seurauksista voi edistää taloudellisesti vastuullisempaa ympäristöä yrityksessäsi. Varmista, että tiimisi on hyvin perehtynyt näiden menojen tunnistamiseen ja hallintaan.

Hankintapolitiikan vastaisten menojen hallinnassa on kyse vahvojen kohdennettujen prosessien toteuttamisesta sekä taloudellisen vastuun kulttuurista, jolla varmistetaan, että jokainen hankinta on linjassa yrityksen tavoitteiden kanssa.

Yhteenveto 

Kukoistavan liiketoiminnan ytimessä eivät ole vain sen tuottamat tulot, vaan myös yrityksen hallitsemat kulut. Tässä artikkelissa opastimme sinua hankintapolitiikan vastaisten menojen monimutkaisessa maailmassa – alkaen näiden hankintojen eri tyypeistä ja syistä, aina parhaisiin käytäntöihin niiden hallitsemiseksi saakka. 

Kun siirryt eteenpäin, säilytä nämä tiedot työkalupakissasi ja varmista, että jokainen ostos on yhdenmukainen yrityksesi tavoitteiden ja vision kanssa. Viime kädessä juurikin tietoon perustuvat valinnat tasoittavat tietä kestävälle kasvulle.