Eettiset hankinnat voidaan määritellä prosessiksi, jossa tavarat, palvelut tai työt hankitaan vastuullisesti ja kestävällä tavalla ottaen huomioon sellaiset tekijät kuin ihmisoikeudet, sosiaalinen oikeudenmukaisuus, ympäristövaikutukset ja taloudelliset vaikutukset.
Tämä kokonaisvaltainen lähestymistapa hankintoihin on käytännöllinen menetelmä, joka voi tuoda yritykselle merkittäviä etuja, kuten parantaa yrityksen julkisuuskuvaa, vähentää riskejä ja edistää kestävää kasvua.
Vaikka eettiset hankinnat ovat yleistyneet, monilla yrityksillä on edelleen haasteita tällaisten toimintatapojen tehokkaassa integroinnissa, ja toisinaan seuraukset voivat olla lähes katastrofaalisia. Vuonna 2020 Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus ajautui PPE-laitteiden kysynnän kasvaessa laittomaan hankintaskandaaliin, jossa rikottiin yhdenvertaisen kohtelun periaatetta. Tämä valitettava tapaus johti siihen, että hämmästyttävä määrä PPE-laitteita, arvoltaan noin 4 miljardia puntaa, todettiin käyttökelvottomiksi, mikä heikensi yleistä luottamusta ja aiheutti hallitukselle huomattavaa mainehaittaa.
Hankintaetiikka ei saisi koskaan jäädä taka-alalle. Onko yrityksesi nykyinen hankintaprosessi tämän valossa perustunut vankalle eettiselle pohjalle?
Tämä opas tarjoaa sinulle tiekartan, jonka avulla voit ohjata yrityksesi oikeaan suuntaan.
Politiikka, valvonta ja järjestelmät
Eettisten hankintojen vakiinnuttaminen yrityksessä alkaa vankkojen toimintaperiaatteiden, järjestelmien sekä tiukkojen valvontaprosessien perustamisella. Nämä ovat kaikki erillisiä elementtejä, mutta ne toimivat parhaiten yhdessä.
Ajattele toimintaperiaatteitasi tiekarttana, jossa hahmotellaan yrityksesi sitoutuminen ja lähestymistapa eettisiin hankintoihin. Toimintapolitiikka toimii työntekijöillesi oppaana, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti, mitä, miksi ja miten hankinnan eettisyys toteutuu.
Muista, että parhaat toimintalinjat ovat helppotajuisia, helposti ymmärrettäviä ja ytimekkäitä. Jotta yrityksesi hankintapolitiikka olisi todella tehokas, sen on katettava kaikki eettisten hankintojen näkökohdat, mukaan lukien yleiset eettiset haasteet (kuten eturistiriidat, lahjonta ja syrjintä), ja siinä on annettava selkeät ohjeet tällaisten tilanteiden käsittelystä.
Kaikkein parhaimmatkin toimintalinjat ovat kuitenkin vain yhtä hyvä kuin sen täytäntöönpano. Eettisten hankintojen toinen tärkeä osa-alue on valvonta.
Valvonnalla varmistetaan, että eettisten hankintojen toimintalinjoja noudatetaan käytännössä eikä vain teoriassa. Siihen kuuluvat hankintatoimien seuranta, henkilöstön jatkuva koulutus ja säännölliset tarkastukset. Yhtenä esimerkkinä voidaan mainita tilanne, jossa valvoja valvoo hankintatapahtumaa sen varmistaaksesi, ettei tilanteessa kohdella ketään etusijaisesti tai epäreilusti.
Seuraavaksi käsitellään järjestelmiä, jotka ovat eettisten hankintojen usein aliarvioitu näkökohta.
Järjestelmät tarjoavat vankemman suojan. Ne automatisoivat ja standardoivat hankintaprosessia, mikä vähentää eettisten virheiden mahdollisuutta. Hyvä hankintajärjestelmä dokumentoi prosessin jokaisen vaiheen, mikä helpottaa poikkeamien ja mahdollisten ongelmien havaitsemista. Lisäksi nämä järjestelmät mahdollistavat roolien erottamisen, mikä on eettisten hankintojen keskeinen osa-alue. Tämä tarkoittaa, että henkilö, joka pyytää hankintaa, on eri henkilö kuin henkilö, joka hyväksyy sen, mikä vähentää eturistiriitojen riskiä.
10 periaatetta eettisten hankintojen noudattamiseksi
Eettisten hankintojen toteuttaminen edellyttää muutakin kuin hyviä aikomuksia. Se edellyttää konkreettisia toimia, jotka on jäsennetty keskeisten periaatteiden kehykseen.
Seuraavassa on 10 keskeistä periaatetta, jotka voivat ohjata organisaatiota kohti hankintojen eettisempää lähestymistapaa:
- Avoimuuden, luottamuksellisuuden ja tasa-arvon edistäminen: Eettiset hankinnat tarkoittavat kaikkien myyjien oikeudenmukaista kohtelua. Lisäksi hankintakriteerien kommunikointi etukäteen voi vähentää väärinkäsityksiä ja riitoja myöhemmin. Kannattaa kertoa selkeästi, mitä ja milloin halutaan, miten valinta tehdään, ja keneltä hankinta ostetaan. Näin toimimalla voit edistää luottamusta.
- Hallitse valtadynamiikkaa: Ostovoiman tai vaikutusvallan väärinkäyttö voi häiritä liikesuhteita ja rikkoa lakisääteisiä määräyksiä. Älä koskaan anna ostajavoimasi vaikuttaa epäoikeudenmukaisesti suhteisiin myyjiä kohtaan esimerkiksi käyttämällä hyväksi suurasiakkaan asemaa ja painostamalla toimittajaa alentamaan hintoja niin paljon, että se on toimittajan kannalta kestämätöntä.
- Nollatoleranssi korruptiota kohtaan: Korruptiota ei missään muodossa pitäisi suvaita missään hankinnan vaiheessa. Kaikista korruptiotapauksista on ilmoitettava välittömästi, jotta hankintakäytäntöjen eheys säilyy.
- Henkilökohtaisten etujen ilmoittaminen: Hankinnoissa voi esiintyä eturistiriitoja. Niiden välttämiseksi olisi ilmoitettava kaikista henkilökohtaisista eduista, jotka voivat mahdollisesti vaikuttaa päätöksentekoon. Jos olet päättämässä, keneltä ostat, ja sinulla on henkilökohtainen yhteys myyjään, sinun on ilmoitettava siitä sidosryhmille.
- Sosiaalisen vastuun asettaminen etusijalle: Eettiset hankinnat ulottuvat liiketoimintaa pidemmälle ja kattavat myös sosiaalisen vastuun. Tähän sisältyy esimerkiksi pakkotyön, yhdistymisvapauden, terveyden ja turvallisuuden, lapsityövoiman, liian pitkien työaikojen ja syrjinnän kaltaisten kysymysten huomioon ottaminen. Voit lukea tästä lisää täältä: Kestävän hankinnan hallitseminen: aloittelijan opas.
- Pakkotyön hylkääminen: Tavarantoimittajasi eivät saa käyttää pakkotyövoimaa, orjatyövoimaa tai pakkovankityövoimaa. Tämä edellyttää selkeää ymmärrystä ja viestintää siitä, mikä on pakkotyötä ja miten se voidaan estää.
- Virallisten työsuhteiden edistäminen: Toimittajia olisi kannustettava luomaan laillisia työsuhteita kansallisen lainsäädännön ja hyvien käytäntöjen mukaisesti. Tämä voi olla niinkin yksinkertaista kuin sen varmistaminen, että toimittajilla on henkilöstönsä kanssa sopimukset, joissa määritellään heidän palkkansa ja työehtonsa.
- Terveys- ja turvallisuusstandardien noudattaminen: Tavarantoimittajilta olisi vaadittava turvallisia ja hygieenisiä työoloja. Paikoissa, joissa paikallinen valvonta voi olla heikkoa, voit tehdä yhteistyötä toimittajien kanssa, jotta ne toteuttavat työpaikoilla näkyviä terveys- ja turvallisuusperiaatteita.
- Lain noudattaminen: Toimittajiesi on aina noudatettava maansa lakeja. Rikkomuksilla voi olla vakavia seurauksia yrityksellesi sekä oikeudellisesti että maineen kannalta.
- Oikeudenmukaisten palkkojen ja työaikojen ylläpitäminen: Eettiset hankintakäytännöt edellyttävät oikeudenmukaisten palkkojen ja työaikojen edistämistä, jotka täyttävät tai ylittävät alan vertailuarvot tai kansalliset lakisääteiset normit. Jos ostat halpoja tuotteita, varmista, ettei työntekijöitä käytetä hyväksi niiden valmistusprosessissa.
Yhteenveto
Jokaisella organisaatiolla on ainutlaatuinen hankintamatka, mutta eettisten hankintojen periaatteet pysyvät samoina: avoimuuden edistäminen, oikeudenmukaisten käytäntöjen varmistaminen ja sosiaalisen vastuun puolustaminen.
Kun noudatat tiukkoja eettisiä käytäntöjä, kohtelet toimittajiasi tasapuolisesti, hallitset vallan dynamiikkaa vastuullisesti ja edistät laillisia ja sosiaalisesti vastuullisia työllisyyskäytäntöjä, parannat yrityksesi mainetta, vähennät liiketoimintariskejä ja luot arvokkaita, pitkäaikaisia suhteita toimittajiin.
