Mikä on sähköinen hankinta ja mitä hyötyä siitä on?

Kuvailisitko hankintaprosessiasi perinteiseksi? Jos kyllä, miksi? Luotatko tiimisi kanssa kenties edelleen paperiin tai taulukkolaskentaan?

Jos näin on, kannattaa harkita siirtymistä sähköisiin hankintoihin. 

Termi sähköinen hankinta (englanniksi eProcurement) tarkoittaa yksinkertaisesti sähköistä hankintaa, joka on nykyaikainen tapa hallita ja virtaviivaistaa tavaroiden ja palvelujen hankintaa verkkopohjaisten ohjelmistojen ja alustojen avulla. 

Tässä artikkelissa saat selville, millainen mullistava vaikutus sähköisillä hankinnoilla voi olla tiimisi työnkulkuun ja koko yrityksesi yhteistyöhön.

Seuraavassa on muutamia hyötyjä, joita tarkastellaan lähemmin: 

1. Työnkulun tehokkuuden parantaminen
2. Manuaalisten tehtävien automatisointi
3. Inhimillisten virheiden minimointi
4. Tietosiilojen poistaminen
5. Toimittajien suorituskyvyn seuranta
6. Ostoprotokollien standardointi
7. Siirtyminen paperittomiin prosesseihin
8. Kyberturvallisuuden lisääminen

Työnkulun tehokkuuden parantaminen

Työnkulun parantaminen on kiistatta sähköisen hankinnan merkittävin hyöty. 

Kuvitellaan skenaario, jossa sen sijaan, että organisaation tavaroiden tai palveluiden tilaaminen on monimutkainen, byrokraattinen prosessi, organisaatio tekeekin tilaukset vaivattomasti yrityksen hyväksymien luetteloiden kautta. Digitaalisten alustojen ja ohjelmistojen avulla sähköiset hankinnat muuttavat tämän vision todellisuudeksi ja mahdollistavat sujuvan prosessin.

Kun työntekijä esimerkiksi tekee tilauksen digitaalisen hankinta-alustan avulla, järjestelmä varmistaa, että yrityksen ohjeita ja budjettirajoituksia noudatetaan. Toimitusketjun loppupäässä nämä parannukset johtavat dominoefektiin, jossa koko prosessi tehostuu. Nopeammat ja virtaviivaisemmat tilausprosessit nopeuttavat toimittajien maksuja, mikä johtaa vahvempiin toimittajasuhteisiin ja luottamukseen. 

Pohjimmiltaan sähköiset hankinnat eivät ainoastaan määrittele hankintasykliä uudelleen, vaan ne myös vauhdittavat merkittävästi yritysten operatiivisia toimintoja ja vievät niitä kohti tulevaisuutta, jolle on ominaista sopeutumiskyky ja innovointi – juuri sitä, mitä tarvitaan menestymiseen alati muuttuvassa ympäristössä. 

Manuaalisten tehtävien automatisointi

Toistuvat ja aikaa vievät tehtävät saattavat muodostua rasitteeksi. Tiedämme, että yrittäjillä on valtava määrä vastuuta, aina tilausten kilpailuttamisesta ja ostotilausten asiakirjahallinnoinnista toimittajien arviointiin – lista jatkuu loputtomiin. 

Sähköisen hankintaohjelmiston kaltaisen ratkaisun käyttöönotto auttaa organisaatiota automatisoimaan nämä aikaavievät tehtävät. Sen sijaan, että esimerkiksi toimittajasopimuksia käydään edelleen läpi manuaalisesti, digitaalinen järjestelmä voi tallentaa, hakea ja hallita niitä yhdellä napsautuksella. Vastaavasti sähköiset hankintatyökalut voivat tehostaa toimittajien arviointia ja hintaneuvotteluja, jolloin voit varmistaa, että saat parhaan mahdollisen arvon ilman kuormittavaa manuaalista työtä.

Sen lisäksi, että tällainen automaatio parantaa tehokkuutta, sillä on suora vaikutus liiketoiminnan nopeuteen. Kun tyypillinen hankintasykli nopeutuu sähköisten tarjouskilpailujen ja muiden sähköisten hankintamenetelmien avulla, päätöksenteko nopeutuu. Aiemmin näihin tehtäviin käytetty aika ja työpanos voidaan ohjata strategisiin aloitteisiin ja näin viedä yritystä eteenpäin muilla elintärkeillä aloilla.

Inhimillisten virheiden minimointi

Mikään järjestelmä ei ole täydellinen. Hankinnoissa virheet voivat kuitenkin tulla kalliiksi.

Virheet voivat vaihdella aina virheellisesti syötetyistä tiedoista ja yhteensopimattomista laskuista virheellisiin toimittajatietoihin tai unohdettuihin maksuehtoihin. Sähköisissä hankinnoissa nämä virheet pyritään minimoimaan. 

Digitaaliset hankinta-alustat on varustettu ominaisuuksilla, jotka standardoivat tietojen syöttämisen. Kun työntekijä tekee tilauksen tai kirjaa toimittajan tiedot, järjestelmä kehottaa ja ohjaa häntä varmistamaan, että ne ovat johdonmukaisia ja tarkkoja.

Lisäksi ohjelmistossa olevat automaattiset validointiprosessit voivat tarkastaa syötetyt tiedot olemassa olevien tietojen kanssa. Tämä tarkoittaa sitä, että jos laskussa on ristiriita tai mahdollinen päällekkäisyys, järjestelmä merkitsee sen tarkistettavaksi.

Tietosiilojen poistaminen

Onnistuneeseen hankintaprosessiin kuuluu lukuisten sidosryhmien välinen koordinointi.  

Koordinointi kuitenkin vaikeutuu huomattavasti, jos tieto on siiloissa eikä niitä yhdistämällä voida muodostaa kokonaisuutta. Esimerkiksi, taloushallinnolla on omat tietovarastonsa, varastopäälliköt ylläpitävät omia tietueitaan, ja sinun kaltaisesi hankinta-alan ammattilaiset luottavat kokonaan toiseen alustaan. 

Kun nämä järjestelmät eivät pysty kommunikoimaan tehokkaasti, hankintasykli pitkittyy, mikä aiheuttaa viivästyksiä, lisää kustannuksia ja yleistä tehottomuutta. Lisäksi nämä siilot voivat estää yritystä käyttämästä potentiaalisia mahdollisuuksia, olipa kyse sitten toimittajaneuvotteluista, sähköisistä hankintastrategioista tai markkinasuuntausten havaitsemisesta reaaliajassa.

Sähköiset hankinta-alustat parantavat viestintää ja edistävät ympäristöä, jossa yhden osaston tiedot voivat hyödyttää toista osastoa, mikä optimoi koko hankintasyklin. Tämä tarkoittaa sitä, että myyjän aiemmissa sähköisissä tarjouskilpailuissa saavuttamasta suorituskyvystä saadut tiedot voivat olla hyödyksi tulevissa neuvotteluissa, tai että varastotiedot voivat olla suoraan osa sähköistä hankintastrategiaa. Lisäksi digitaalisten hankintatyökalujen reaaliaikaiset ominaisuudet mahdollistavat nopean päätöksenteon, mikä auttaa organisaatioita pysymään ketterinä ja reagoivina.

Toimittajien suorituskyvyn seuranta

Toimittajien suorituskyvyn ajan tasalla pitäminen voi ehkä olla yksi haastavimmista tehtävistä, varsinkin jos se tehdään manuaalisesti.

Oletko koskaan huomannut seulovasi taulukkopinoja, vertailevasi tietoja ristiin ja yrittäneesi saada kaikesta tolkkua varmistaen samalla, ettei yksikään toimittaja jää huomaamatta? 

Tämä vanhanaikainen menetelmä ei ainoastaan haittaa tehokkuutta, vaan siinä voi myös tehdä monia virheitä. Tietojen unohtuminen tai harvinainen palaute voi hämärtää arviointikykyä ja johtaa huonoihin toimittajavalintoihin, jotka voivat pitkällä aikavälillä vaikuttaa haitallisesti liiketoimintaan.

Sähköiset hankinnat auttavat minimoimaan virheiden mahdollisuutta esimerkiksi automaattisen toimittajamasterin (engl. Vendor master data) kaltaisen ratkaisun avulla. Tämäntyyppinen alusta toimii yhtenäisenä arkistona, joka esittelee toimittajien tuotevalikoiman ja tarjoaa läpinäkyvän näkemyksen niiden suorituskykymittareista. Näin pystyt tunnistamaan hankintoihin liittyvät mahdolliset riskit, havaitsemaan yhteistyö- tai kustannussäästömahdollisuudet ja hankkimaan itsellesi tietoa, jota tarvitset neuvotellaksesi edullisista ehdoista. Jos tietty toimittaja toimittaa jatkuvasti ennen aikataulua, se on seikka, joka kannattaa ottaa huomioon sopimusta uusittaessa tai suunniteltaessa tiukkoja käänteentekeviä hankkeita.

Ostoprotokollien vakiointi  

Kokonaisvaltaisten hankintojen navigointi suuressa organisaatiossa voi joskus tuntua loputtomalta yritykseltä hallita montaa osa-aluetta. Yksi osasto saattaa suosia tiettyä toimittajaa omiin tarpeisiinsa, kun taas toinen osasto saattaa valita täysin erilaisen toimittajan samankaltaiselle tuotteelle. Jos näitä eroavaisuuksia ei valvota, ne voivat johtaa epäjohdonmukaisuuksiin paitsi tuotteiden valinnassa myös ostoprosesseissa, hinnoittelussa ja ostoehdoissa.

Sähköisen hankintaohjelmiston käyttöönotto auttaa keskittämään ja virtaviivaistamaan ostomenettelyjä eri osastojen välillä. Sen sijaan, että kukin yksikkö toimisi omassa kuplassaan, ohjelmisto tarjoaa yhtenäisen alustan, jossa standardoidut tuotteet, toimittajat ja ostoprotokollat ovat helposti kaikkien saatavilla.

Kun lisäksi jokainen tapahtuma ja vuorovaikutus kirjataan sähköisesti, minkä tahansa osaston on mahdollista tarkistaa ja yhdenmukaistaa organisaation osto-ohjeet. Sitä voi ajatella digitaalisena käsikirjana, joka on aina ajan tasalla ja joka tarjoaa selkeät ohjeet ostamisen ohjeista ja kielloista.

Siirtyminen paperittomiin prosesseihin

Sähköiset hankinnat monine alustoineen ovat mullistaneet perinteiset prosessit, sillä ne ovat poistaneet fyysisen paperityön tarpeen. 

Muistatko vielä ne ajat, jolloin jouduit seulomaan laskujen, tilauslomakkeiden ja toimittajasopimusten pinoja? Nuo ajat ovat taaksejäänyttä aikaa. Digitaalisten hankintajärjestelmien ansiosta jokainen tapahtuma, olipa kyse sitten asiakkaista tai toimittajista, tapahtuu virtuaalisessa tilassa. 

Näin säästetään konkreettisissa kustannuksissa, kuten tulostus- ja varastointikustannuksissa, ja lisäksi prosessit nopeutuvat huomattavasti. Etsitkö tiettyä asiakirjaa tai tilaushistoriaa? Se on vain muutaman klikkauksen päässä.

Pelkän mukavuuden lisäksi paperittomuus tarjoaa laajemman ja vaikuttavamman edun: kestävyyden. Paperittoman strategian omaksuminen on erinomainen lähtökohta kestävien hankintojen toteuttamiseksi. Jos haluat lisätietoja vihreämpien hankintakäytäntöjen käyttöönotosta, lue blogikirjoituksemme: Mitä tarkoitetaan kestävällä hankinnalla?

Kyberturvallisuuden lisääminen  

Kyberuhkien lisääntyessä yritysviestinnän ja tietojen suojaaminen on nyt tärkeämpää kuin koskaan. 

Perinteiset, manuaaliset hankintamenetelmät ovat alttiita sille, että niitä ei säilytetä asianmukaisesti tai että niihin voi päästä käsiksi luvatta mutta sähköiset hankinta-alustat on suunniteltu minimoimaan näitä riskejä. 

Tässä muutamia esimerkkejä:

• Pääsynvalvonta: E-hankinta-alustat ja -ohjelmistot on yleensä varustettu käyttäjien todennusmekanismeilla. Tämä tarkoittaa, että vain valtuutetut henkilöt pääsevät järjestelmään ja voivat käyttää sitä, mikä varmistaa, että arkaluonteiset tiedot pysyvät oikeissa käsissä.
  

• Salattu viestintä: Kun keskustellaan hinnoista, sopimuksista tai muista suojatuista tiedoista, alustan digitaalinen luonne varmistaa, että kaikki ostajien ja toimittajien välinen viestintä on salattua. Tämä toimii virtuaalisena sinettinä, jolloin ulkopuolisten tahojen on vaikea siepata tai purkaa vaihdettuja tietoja.
  

• Tarkastusketjut: Jokainen sähköisessä hankintajärjestelmässä suoritettu toimenpide jättää digitaalisen jalanjäljen. Jäljitettävyys varmistaa, että kaikki tapahtumat, muutokset tai viestintä voidaan jäljittää niiden lähteeseen, mikä antaa selkeyttä ja vastuuvelvollisuutta.
  

• Tietojen varmuuskopiot: Säännölliset automaattiset varmuuskopiot varmistavat, että tiedot säilyvät koskemattomina ja ovat haettavissa myös teknisten toimintahäiriöiden tai ulkoisten uhkien sattuessa.
  
• Säännölliset päivitykset: Parhaat sähköisten hankinta-alustojen tai -ohjelmistojen tarjoajat julkaisevat jatkuvasti päivityksiä mahdollisten haavoittuvuuksien korjaamiseksi ja uusien uhkien torjumiseksi. Nämä jatkuvat parannukset varmistavat, että järjestelmä pysyy kestävänä kehittyviä kyberhaasteita vastaan.

Yhteenveto  

Sähköisten hankintojen merkitystä menestymään pyrkiville yrityksille ei voida väheksyä aikana, jolloin sopeutumiskyky ja innovointi ovat ratkaisevia menestyksessä. 

Digitaalinen muutos perinteisistä, manuaalisten virheiden ja tehottomuuden täyttämistä hankintamenetelmistä sähköisiin hankinta-alustoihin tarjoaa lukemattomia etuja. Automatisointi, työnkulun tehostaminen, virheiden vähentäminen ja tietojen keskittäminen ovat vain jäävuoren huippu. 

Tämän muutoksen omaksuminen ei ainoastaan paranna yrityksesi tehokkuutta vaan myös valmistaa sitä tuleviin haasteisiin jatkuvasti kehittyvässä ympäristössä.