Johdanto
Nopeasti muuttuvassa yritysmaailmassa digitalisaatio on muuttanut monia toimialoja, mukaan lukien hankinta. Digitaalinen hankinta, joka oli aiemmin edistyksellistä, on nyt olennainen osa modernia liiketoimintaa. Tämä strategia käyttää teknologiaa manuaalisten menetelmien sijaan parantaakseen, yksinkertaistaakseen ja automatisoidakseen hankintaa. Vuoden 2025 määritelmässä digitaalista hankintaa korostetaan sekä teknologisena innovaationa että keskeisenä strategiana tehokkuuden ja kilpailuedun saavuttamiseksi. Digitaalisten hankintatrendien ja parhaiden käytäntöjen ymmärtäminen on elintärkeää kaikenkokoisille organisaatioille, jotka haluavat kehittää hankintatoimintaansa.
Digitaalinen hankinta
Teknologia optimoi ja automatisoi hankintaprosesseja digitaalisessa hankinnassa. Digitaalinen hankinta käyttää sovelluksia ja järjestelmiä hankintatietojen tallentamiseen, yhdistämiseen ja hallintaan.
Digitaalinen hankinta standardisoi prosessit ja vähentää taulukkolaskennan ja sähköpostin käyttöä, ja siksi yritykset ottavat sen käyttöön. Digitaalinen hankinta eliminoi manuaalisen tiedon syöttämisen, paperityön ja monimutkaisen pyyntöjen hallinnan integroimalla ja automatisoimalla hankintatyökalut.
Digitaalisen hankinnan hyödyt
Yritykset käyttävät digitaalista hankintaa monista syistä. Näihin kuuluvat tehokkuus ja hankintaprosessien jäsentäminen hajanaisuuden vähentämiseksi. Hankintaprosessien automatisointi vähentää ihmistyötä, vähentää virheiden määrää ja tekee hankintatyönkulut ja -prosessit näkyvämmiksi.
Digitaalinen hankinta hyödyttää hankintatiimejä ja yritystä riippumatta muutoksen syystä. Erityisesti digitaalinen hankinta auttaa organisaatioita kilpailemaan:
- Standardoimalla prosesseja
- Nopeuttamalla integroitua hankintaa
- Kulujen hallinta
- Näkyvyyden ja hallinnan parantaminen
- Standardoimalla prosesseja
Monet tiimit pitävät hankinnan standardoinnin puutetta haastavana. Eri tiimit, osastot, liiketoimintayksiköt tai työntekijät käyttävät erilaisia hankinta- tai hankintaprosesseja.
Aika voi myös heikentää prosessien standardointia. Esimerkiksi jotkut tiimin jäsenet saattavat vastustaa prosessin muuttamista pitkän ajan jälkeen, mikä johtaa kahteen eri versioon.
Hankintaprosessien standardoimatta jättäminen maksaa. Useita prosessiversioita on vaikeampaa hallita, säännellä ja valvoa. IT-tiimeillä on vaikeuksia noudattaa turvallisuus- ja hallintostandardeja, ja tulokset ovat epäjohdonmukaisia. Standardoimattomat käytännöt voivat myös vahingoittaa osastoa auditoinnissa tai tarkastuksessa.
Digitaalinen hankinta voi standardoida prosesseja. Digitaaliset hankintaratkaisut antavat tiimien järjestellä prosesseja helppokäyttöisen visuaalisen käyttöliittymän tai muokattavien mallien avulla.
Koodittomat vaihtoehdot ovat suosittuja, koska ne eivät vaadi uutta koodia muutoksille. Koodittomat vaihtoehdot antavat hankinnalle valtaa ja säästävät IT-resursseja.
Integroinnin nopeuttaminen hankinnassa
Hankintatiimit käyttävät useita sovelluksia, järjestelmiä, tietoja ja lomakkeita. Ne tarvitsevat myös syötteitä ja toimia muilta osastoilta ja tiimeiltä. Integroitu hankintaprosessi on olennainen.
Integroitu hankintaprosessi välttää tietosiloja ja yhteistyöesteitä. Se yhdistää hankintaprosessin uusiin ja olemassa oleviin teknologiapinokomponentteihin, sovelluksiin ja ohjelmistotyökaluihin, mukaan lukien ERP, SAP, Netsuite ja muut talousohjelmistot.
Digitalisaatio poistaa manuaalisen työn, yhdistää kaikki aliprosessit ja laajentaa automaatio-ominaisuuksia mahdollistaakseen integroidun hankinnan.
Kulujen hallinta
Yritykset voivat vähentää kuluja poistamalla tehottomuuksia, virheitä ja työlästä työtä digitaalisen hankinnan avulla. Hyväksyjät ja pyytäjät tuhlaavat aikaa hankintaprosesseihin, jotka vaikeuttavat tietojen saatavuutta ja toimintaa.
Jos hinnat on kirjattu virheellisesti tai alennusten määräajat jäävät huomiotta, virheet voivat maksaa organisaatioille suoraan tai epäsuorasti niiden korjaamiseksi. Manuaaliset tehtävät vievät aikaa, joka voitaisiin käyttää arvoa luoviin tehtäviin, kuten hinnoittelu-neuvotteluihin tai toimittajasuhteiden hallintaan.
Digitaalinen hankinta parantaa tehokkuutta järjestelmäintegraation ja automaation avulla:
- Poistamalla tiedon ja yhteistyön siilot, joiden voittamiseen kuluu aikaa
- Vähentämällä manuaalista tietojen syöttämistä, hyväksyntöjä, hälytyksiä ja tilapäivityksiä
Parannettu näkyvyys ja hallinta
Hankinnan hallinta on haastavaa. Sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien on toimittava ja annettava palautetta eri liikkuvista osista. Hankintatiimien on vaikea seurata ja hallita pyyntöjä, ostotilauksia, hyväksyntöjä ja toimittajahallintaa.
Hankinnan digitalisointi poistaa prosessien läpinäkymättömyyden viidellä tavalla:
- Kirjaamalla kaikki hankintatapahtumat.
- Päivittämällä tiedot automaattisesti yhdistetyissä tietokannoissa ja sovelluksissa.
- Käyttäjät voivat käyttää sääntöjä ja ehtoja välttääkseen puuttuvat tai keskeneräiset SLA:t, määräajat ja muut vaatimukset.
- Antamalla sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille turvallisen portin asiakirjojen tarkastelemiseen tai tietojen muuttamiseen.
- Tarjoamalla mukautettavia näkymiä, raportteja ja koontinäyttöjä, joiden avulla johtajat ja tiimin jäsenet voivat seurata tiloja, arvioida KPI-mittareita ja havaita ongelmia sekä pullonkauloja.
Digitaalinen hankinta muuttaa hankintaa
Hankintaprosessit koostuvat strategisista ja taktista elementeistä. Hankintaprosesseihin kuuluvat mm. pyyntöjen tekeminen, osto ja laskujen maksaminen. Tehokas hankinta sisältää suunnittelua, strategiaa ja toimitusketjun hallintaa.
Yritykset toteuttavat hankinnan muutosta, kun ne näkevät hankinnan enemmän kuin pelkkänä transaktiokeskuksena. Hankintahenkilöstöstä tulee yrityksen strateginen kumppani pelkän ostotilaus- ja pyyntökeskuksen sijaan.
Käytännössä hankinnan muutos tarkoittaa vanhan hankintakehyksen korvaamista tehokkaalla, automatisoidulla ja tietoja, sovelluksia ja järjestelmiä integroivalla järjestelmällä.
Digitaalisen hankinnan strategian komponentit
Digitaalinen hankinta on enemmän kuin ohjelmistoja ja sovelluksia, mutta oikea teknologia voi auttaa hankintatiimejä siirtymään perinteisten prosessien yli. Ihmisten, prosessien ja teknologian välinen strateginen yhteistyö johtaa onnistuneeseen hankintaan. Kuusi keskeistä elementtiä onnistuneelle digitaaliselle hankintastrategialle:
- Integroitu teknologia
- Standardoidut prosessit
- Yhteistyösuhteet
- Palautejärjestelmät
- Kooditon automaatio
- Lahjakas henkilöstö
1. Integroitu teknologia
Hajautetut teknologiapinot, jotka johtuvat yhteensopimattomista vanhoista järjestelmistä ja sovelluksista, aiheuttavat useita hankintaongelmia. Manuaalinen tiedonsyöttö, siilot, prosessivajeet ja taulukkolaskennan leviäminen viittaavat teknologiapinon eripuraan. Tiimit parantavat tiedon kulkua ja sovellusten suorituskykyä yhtenäistämällä pinon. Tätä kutsutaan ”pinon laajennettavuudeksi”.
2. Standardoidut prosessit
Prosessin tai työnkulun standardointi tarkoittaa saman prosessin noudattamista joka kerta. Prosessien standardointi vähentää viivästyksiä, virheitä ja riskejä, varmistaen johdonmukaisuuden.
Kaikki yritysprosessit vaativat standardointia, mutta hankintatiimien korkean panoksen työnkulut tarvitsevat sitä erityisesti.
3. Yhteistyösuhteet
Jotkut prosessit pysyvät osastokohtaisina. Ei kuitenkaan hankintaprosessit, jotka voivat sisältää useita sisäisiä sidosryhmiä, joista osa ei välttämättä ole osa hankintatiimiä ja voi olla toiselta osastolta.
Myös ulkoiset sidosryhmät, kuten myyjät, toimittajat ja logistiikkapalvelujen tarjoajat, ovat tärkeitä hankinnassa. Siksi hankintatiimit tarvitsevat aikaa ja työkaluja luodakseen suhteita, jotka tukevat tehokasta hankintastrategiaa.
4. Palautejärjestelmät
Koska hankinta on yhteistyötä, tiimit tarvitsevat keskitettyjä kanavia sidosryhmien palautteelle. Tämä palaute auttaa heitä optimoimaan prosessejaan ja työnkulkujaan. Hankintatiimi saa myös ilmoituksen korkeista virhemääristä, rikkoutuneista siirroista ja SLA- tai tietosilo-ongelmista.
5. Kooditon tai vähäkoodinen automaatio
Viime vuosina on nähty, että jotkut mullistukset ovat odottamattomia. Tämä pätee erityisesti toimitusketjun ongelmiin. Kooditon tai vähäkoodinen automaatio voi suojata hankintatiimejä keskeytyksiltä.
Kooditon automaatio yhdistää kehyksen automaatioon. Tämä pitää tiimit ketterinä, jotta ne voivat nopeasti sopeutua toimitusketjun tai prosessin muutoksiin.
Hankintatiimit voivat mukauttaa lomakkeita, prosesseja ja työnkulkuja visuaalisen käyttöliittymän avulla sen sijaan, että lähettäisivät muutospyyntöjä IT:lle. Automaatio voidaan myös toteuttaa nopeasti ilman IT-tukea.
Kooditon automaatio asettaa IT-tiimin vastuulle, mutta antaa hankintatiimeille enemmän joustavuutta ja pääsyä kuin vanhentuneet ratkaisut.
6. Lahjakas henkilöstö
Hankintatiimisi voi käyttää huippuluokan sovelluksia ja teknologioita, mutta he tarvitsevat silti hyviä ihmisiä. Vahva hankintahenkilöstö on olennainen toimittajasuhteiden ja haastavien päätösten tekemiseksi.
- Tutustu Kooditon automaatio: Liiketoiminnan ja IT:n edut.
- Lataa nyt
Digitaaliset hankintatyökalut
Yritykset, jotka haluavat luopua manuaalisista prosesseista, voivat valita useista digitaalisista hankintaratkaisuista. Aloita perusteista valinnan yksinkertaistamiseksi.
Ensimmäisenä tulee ohjelmistotyyppi. Hankintakohtainen ohjelmisto on yksi vaihtoehto. Tämä ohjelma ratkaisee hankintatiimien yleisimmät ongelmat, mikä on hyödyllistä. Pistekohtaiset ratkaisut voivat olla ongelma, jos tiimi haluaa joustavuutta.
Koodittomat tai vähäkoodiset työkalut voidaan helposti mukauttaa käsittelemään muita prosesseja ja työnkulkuja hankinnan lisäksi. Koodittomat työkalut voivat olla sopivia tiimeille, jotka eivät halua lisätä toista osastokohtaista pistekohtaista ratkaisua.
Pipefy
Yritykset eri toimialoilla käyttävät Pipefyä koodittomaan hankintaan. Pipefyä arvostetaan sen yksinkertaisuuden, nopeuden ja monipuolisuuden vuoksi.
Pipefy yhdistää valmiin saatavuuden ja mukautettavuuden, joten tiimit voivat aloittaa nopeasti, mutta niillä on mahdollisuus muuttaa prosesseja ja työnkulkuja tarpeen mukaan.
Pipefy hallinnoi yritysten hankinta- ja talousprosesseja, mukaan lukien:
- P2P
- Laskujen käsittely
- Hankinta
- Hyväksynnät
- RFI/RFP/RFQ
- Ostotilaukset
- Ostopalvelupyynnöt
- Toimittajien hallinta
- Sopimusten hallinta
- Kustannusten korvaaminen
Pipefyllä on kaikki edellä mainitut ominaisuudet sekä laaja mallikirjasto lähes mihin tahansa hankinta- ja talousprosessiin.
Fraxion
Fraxion on hankintaohjelmisto, joka automatisoi joitakin tehtäviä. Se tarjoaa tiedonkeruun, liiketoimintatiedon ja ERP-integraation. Fraxion on pilvipohjainen ja saatavilla mistä tahansa, mikä tekee siitä ihanteellisen etätyöntekijöille ja hajautetuille yrityksille.
Fraxion hallinnoi prosesseja, kuten:
- Ostotilauksesta tilaukseen
- Hyväksynnät
- Hyväksytyt laskut
- PunchOut
- Budjettien hallinta
- Auditorien vaatimustenmukaisuus
- Kulujen hallinta
- Näkemykset
Tradogram
Hankintatyökalu Tradogram mahdollistaa mukauttamisen, analytiikan ja KPI-pohjaisen toimittajan suoritusjärjestelmän. Tämä pilvialusta sisältää analytiikka- ja ennustetoiminnot.
Tradogram antaa tiimien yhdistää joitakin kaupallisen ohjelmiston tehtäviä. Tradogramilla hallitaan prosesseja, kuten:
- Ostoprosessi
- Strateginen hankinta
- Toimittajien hallinta
- Sopimusten hallinta
- Tilauksien hallinta
- Kulujen analyysi
Procurify
Tiimit voivat seurata kuluja, järjestää ostodokumentteja ja käsitellä pyyntöjä, hyväksyntöjä, ostoja, vastaanottoa ja vastaavuuksia Procurifyn, all-in-one-kulujenhallintaohjelmiston avulla.
Joitakin ominaisuuksia:
- Mukautetut hyväksynnät
- Ostoprosessit
- Säädettävät budjetit
- Analytiikka ja auditointilokit
- Kulutuskortit – fyysiset ja virtuaaliset
SAP Ariba
Yritykset voivat hyötyä SAP Aribasta, kokonaisvaltaisesta hankintaprosessinhallintaratkaisusta. Ariba käsittelee toimittajahallintaa, strategista hankintaa ja suoria kuluja.
Joitakin ominaisuuksia:
- Palkkalähteiden hallinta
- Yhtenäiset toimittajatiedot
- Toimittajien kelpuuttaminen ja segmentointi
- Toimittajariskin hallinta
- Vaatimustenmukaisuus
Johtopäätös
Hankintojen hallinta muuttuu digitaalisen hankinnan myötä. Yritykset voivat virtaviivaistaa hankintojaan, standardisoida prosesseja ja parantaa toimintaa käyttämällä digitaalisia työkaluja ja tekniikoita. Teknologian hyödyntäminen hankinnoissa vähentää kustannuksia, virheitä ja parantaa näkyvyyttä sekä strategista päätöksentekoa. Kehittyneet hankintatyökalut ja -menetelmät auttavat organisaatioita pysymään kilpailukykyisinä ja parantamaan toimintaansa, kun ne siirtyvät digitaaliseen maailmaan. Digitaalinen hankinta on tulevaisuutta ja tarjoaa selkeitä hyötyjä niille, jotka ovat valmiita tekemään muutoksen.
”`
