Kun ostoja on niin paljon, kaikki keinot nykyaikaisen osto-osaston toiminnan yksinkertaistamiseksi ovat tervetulleita. Tavallisten avointen ostotilausten hankkiminen, neuvotteleminen, toimittaminen ja täyttäminen vie tunteja. Vähennä ostotilausten määrää ja säästä kirjanpito-osastosi aikaa, rahaa ja virheitä.
Tilauksen luominen kerran ja sen täyttäminen vaiheittain on tehokkaampaa toistuvissa tilauksissa, kuten toimitusten täydentämisessä. Tämä tilaustilaus on “avoin” tai “pysyvä”.
Avoimet tilaukset vähentävät usein toistuvaa ostopaperityötä. Se voi olla hyödyllistä, mutta siihen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Avoimet ostotilaukset voivat olla rasite kirjanpidolle, jos niitä ei seurata.
Tässä artikkelissa vastataan lukuisiin avoimiin PO-kysymyksiin:
- Avoin tuottajaorganisaatio?
- Miksi yritykset ottavat käyttöön avoimia osto- ja myyntitilauksia?
- Avoimen osto-osoitteen käytön vaiheet?
- Onko avoimen tuottajaorganisaation käyttämiseen liittyviä riskejä?
- Miten teknologia voisi parantaa ostamista?
Avoimen PO:n määrittely
Avoimet ostotilaukset ovat sopimuksia, joilla ostetaan tiettyjä tavaroita myyjältä tietyn ajanjakson (yleensä vuosineljänneksen tai vuoden) ajan.
Avoimet ostotilaukset auttavat korvaamaan kopiopaperia ja tulostustarvikkeita. Nämä tuotteet tilataan usein, mutta niitä ei ole kätevää lähettää automaattisesti.
Miksi yritykset käyttävät avoimia tilauksia?
Avoimet tilaukset vähentävät manuaalista ostotyötä. Sanotaan, että tilaat säännöllisesti toimistopaperia. Vaikka käyttö vaihtelee, voit arvioida toimiston paperinkulutuksen tilikauden aikana.
Avoimen ostotilauksen avulla ilmoitat myyjälle ostoaikeistasi ja teet sopimuksen molemmissa järjestelmissä.
Sinulla on palvelusopimus ja ostotilaus uudelleentilausta varten. Tämä yksinkertaistaa tilaamista ja täyttämistä. Myyjät voivat suunnitella varaston ja ennakoida tuloja tilillesi.
Esimerkki avoimesta PO:sta
Kirjoita avoin ostotilaus kuten muutkin tilaukset. Ostotilausmenetelmä muistuttaa kertaluonteisia ostotilauksia. Voimassa olevat ostotilaukset edellyttävät olennaisia tietoja:
Otsikko: Sisältää yrityksen nimen, osoitteen, ostajan ja yhteystiedot.
Myyjän tiedot: Myyjän nimi, osoite, myyntiedustaja ja yhteystiedot on kirjattava.
PO:n tiedot: Sisällytä ostotilauksen numero (avoimissa ostotilauksissa käytä pääasiallista tilausnumeroa, jossa on yksilöllinen numero jokaista erää tai ostoa varten). Sisällytä toimittajan tunnus, jos yrityksesi antaa sellaisen. Nämä tiedot ovat hyödyksi maksettavien tilien kirjausketjuissa.
Tilaustiedot: Tilatut tuotteet ja määrä. Tätä alkuperäistä tilausta käytetään useiden muiden tilausten luomiseen, joten ilmoita selkeästi hinta, SKU- tai tuotenumero, väri, laatu ja hinta (alennuksineen). Toimituspäiviä ei anneta, koska ostoajanjaksolla on eri päiviä.
Maksutiedot: Maksutiedot: Luottokortti- tai ostokorttinumerot, ACH- ja pankkitiedot sekä muut pankkitiedot sovitaan etukäteen.
Avoimen PO:n kirjoittaminen
Vaiheet avoimen ostotilauksen kirjoittamiseksi näillä tiedoilla:
- Kirjoita ostopyyntö odotettua varastoa varten. Käytä viime vuoden käyttöä ja muokkaa sitä sopivien arvioiden saamiseksi.
- Pyydä osaston hyväksyntää. Ostotilauksesi voi olla suurempi kuin muut järjestelmässä olevat tilaukset riippuen tuotteen hinnasta tai nimikkeistä. Tämä edellyttää laki- tai talousryhmän hyväksyntää kaupan viimeistelyä varten.
- Lähetä ostotilaus ja mahdolliset oikeudelliset tai toimitustiedot.
- Tarkista myyjän hyväksyntä. Myyjäsi keskustelee kaupantekovaatimuksista, varastopuutteista ja ostotilauksen poikkeamista. Sisällytä kaikki ostotilauksen vaatimukset ehtoihin.
- Suorita ensimmäinen PO loppuun. Täytä ostotilaus ja odota ensimmäistä lähetystä. Kun olet saanut toimituksen, täsmäytä laatu- ja määräerot.
- Ilmoita avoimet ostotilaukset. Kirjanpidon on seurattava käynnissä olevia osittaisia ostotilauksia. Sisällytä käsiteltävänä olevan osamaksutilauksen tila, ennakoitu ostosumma ja sopimusten lukumäärä. Seuraa päätettyjä tilauksia, muutostilauksia ja toimitus- tai tavarapoikkeuksia ensisijaisen tilauksen numeron alla.
Mitä ovat avoimen ostotilauksen riskit?
Hallinnoi avoimia ostotilauksia tehokkaasti ja tehosta ostoprosessia. Kirjanpitohenkilökunnallasi on raportointiongelmia avoimien ostotilausten kanssa. Heidän on myös tarkistettava sopimusehdot, kun ostotilaus lähetetään ja hyväksytään.
Raportoinnin laiminlyönti
Yksittäisillä ostotilauksilla on dokumentoitu prosessi ja päätepiste. Tämä helpottaa seurantaa ja raportointia. Jotta avoimilla ostotilauksilla tehdyt ostot voidaan kirjata tehokkaasti, kirjanpidon on tehtävä enemmän työtä.
Avoimen ostotilauksen seurantajärjestelmä on välttämätön erien, päivämäärien, kulujen ja tulevien ostojen hallitsemiseksi. Tämä mahdollistaa sen, että talousraportointi, suunnittelu ja budjetointi heijastavat asianmukaisesti avoimia tilauksia. Se myös seuraa ostotilausten täyttämismaksuja.
Muutokset järjestyksessä
Vaatimukset muuttuvat liike-elämässä yhdessä yössä. Avoimet ostotilaukset ovat sopimuksia, joilla ostetaan tiettyjä tavaroita arviolta tai tietyissä määrissä tilikauden aikana, joten niitä ei välttämättä voi muuttaa, jos liiketoiminnan tarpeet muuttuvat.
Kun valmistelet avointa ostotarjousta, arvioi hankintatarpeet huolellisesti. Sisällytä peruutusrajoitukset tulevia tilauksia varten. Selitä peruutus- ja muutosmaksut. Aseta odotukset ja vaatimukset etukäteen, jotta molemmat osapuolet hyötyvät avoimesta tilauksesta.
Hintakilpailun häviäminen
Avoimet ostotilaukset ovat laillisia sopimuksia tuotteiden ostamisesta myyjältä, joten niiden hinnoittelu voi olla sitovaa.
Elleivät ostotilauksen ehdot salli hinnan täsmäytystä tai muutoksia, sitoudut maksamaan ilmoitetun summan. Vaikka hinnat laskisivat, neuvoteltu hinta on lukittu.
Ilmoita avoimissa tarjouspyyntökohtaisissa neuvotteluissa kunkin osapuolen oikeudet ja odotukset hinnanmuutoksiin.
Riittämättömät tarvikkeet
Käytä avointa ostotilausta, jotta saat tarvitsemasi tuotteet silloin, kun niitä tarvitset.
Toimitusketjun puutteet ja hankintavaikeudet jatkuvat varastojen arvioinnista huolimatta. Koska tilaukset eivät ole aikataulutettuja tai automaattisia, toimittajalla voi olla vaikeuksia vastata volyymiin. Tämä pätee erityisesti, jos tilaat enemmän.
Kun avaat ostotilauksen, keskustele toimittajasi kanssa takaisintilauksista. Ymmärrä takuutilauksia koskevat rajoitukset ja kysy toimittajalta, mitä hän aikoo tehdä, jos tuotteita ei ole saatavilla.
Avoimia tuottajaorganisaatioita koskevat päätelmät
Avoimen ostotarjouksen ongelmat ratkaistaan yleensä erinomaisilla neuvotteluilla ja kirjanpidolla. Osittain täytettyjen ostotilausten tarkka kirjaaminen vähentää kirjanpitovirheitä, ylläpitää näkyvyyttä, varmistaa oikeudenmukaiset ehdot ja maksimoi arvon menettämättä kassatehokkuutta.
