Johdanto:
Kulujen hallinta ja hankintamenettelyjen optimointi ovat olennaisia kasvulle ja kannattavuudelle monimutkaisessa yritysympäristössä. Organisaatiot, jotka pyrkivät parantamaan taloudellista valvontaa ja hankinnan tehokkuutta, voivat hyötyä automatisoidusta kulujen analyysista. Yritykset voivat paremmin ymmärtää kulutustottumuksiaan, arvioida tulevia kuluja ja hallita toimittajien suorituskykyä hyödyntämällä suurten tietojen analytiikkaa ja nykyaikaisia teknologioita. Automaattinen kulujen analyysi voi muuttaa hankintamenetelmiä ja antaa yrityksille kilpailuedun muuttuvilla markkinoilla.
Kustannusnäkyvyys kulujen analyysissa
Automaattisen kulujen analyysin ilmeisin hyöty on parempi kulujen ymmärtäminen.
Kulujen näkyvyyden saavuttaminen vie aikaa ja rahaa, mutta kun se on saavutettu, kustannusten vähentämismahdollisuudet ovat helppoja havaita.
Organisaatiot voivat löytää hankintakustannus malleja, erityisesti ylisuuret kulut, ja mukautua strategiseen hankintaan.
Kulujen näkyvyyden parantaminen auttaa suunnittelemaan ja ylläpitämään varastotasoja samalla kun saadaan parhaat toimittajahinnat ja alennukset.
Tilaamalla oikeaan aikaan yrityksesi voi varmistaa alhaiset hinnat vähäisen kysynnän aikana sen sijaan, että maksaisi korkeampia hintoja kasvavan kysynnän vuoksi.
Parannettu kulujen ennustaminen
Kulujen ennustaminen hyödyttää useita tiimejä organisaatiossa. Rahoitus ja suunnittelu voivat käyttää tietoja ennustamaan tulevia kuluja toistuvien toimittajakustannusten perusteella suunnitellakseen kuukausiksi tai vuosiksi eteenpäin.
Tietojen avulla hankintatiimit voivat auttaa osastopäälliköitä ennakoimaan kulut merkittävimmille kategorioilleen ja toimittajilleen.
Parempi toimittajien suorituskyvyn hallinta kulujen analyysissa
Toimittajien suorituskykyyn liittyvät oivallukset auttavat vahvistamaan toimittajasuhteita ja edistävät proaktiivista kehitystä. Yritykset voivat helposti tunnistaa heikosti suoriutuvat toimittajat käyttämällä automatisoitua kulujen analyysiä. Jatkuvalla hinnoittelun seurannalla he voivat lisätä sopimusten noudattamista.
Pistekortit auttavat arvioimaan toimittajia ja myyjiä seuraamalla suorituskykyä.
Kattava kulujen analyysi osoittaa, kuinka paljon yrityksesi käyttää kunkin toimittajan tuotteisiin ja palveluihin ja mitkä toimittajat saavat suurimman osan liiketoiminnasta.
Nämä kulutustiedot ovat hyödyllisiä sopimusneuvotteluissa, sillä ne auttavat organisaatioita maksimoimaan hankintabudjettinsa.
Kun se toteutetaan onnistuneesti, yritykset voivat työskennellä vähemmän toimittajien kanssa saadakseen enemmän arvoa, mikä tehostaa hankintaa.
Ostaja ja toimittaja hyötyvät kulujen analyysista. Sen sijaan, että taisteltaisiin pienistä eduista sopimusneuvottelujen aikana, molemmat osapuolet voivat keskittyä laajempiin tavoitteisiinsa.
Riskien ja epätasaisen kulutuksen hallinta
Ohitusostokset tapahtuvat, kun työntekijät ostavat ei-hyväksytyistä lähteistä. Se vaikuttaa tuloihin ja sopimusten noudattamiseen ja täyttämiseen.
Kulujen näkyvyyden lisääminen on ainoa tapa tunnistaa ohitusostokset. Kattava kulujen analyysi, mukaan lukien häntäkustannusanalyysi, on tarpeen tunnistaakseen kaikki huonosti hallitut kulut. Vastuuvelvollisuus auttaa paikantamaan virheiden lähteet ja korjaamaan ne.
Hankinnan kulujen analyysi on usein lähtökohta hankinta- ja kilpailustrategioiden linjaamiselle. Organisaatiot voivat hyödyntää ostovoimaa vähentääkseen kustannuksia, parantaakseen operatiivista suorituskykyä ja toimittajien hallintaa sekä vahvistaakseen suhteita sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin, kun se tehdään oikein.
Suurin osa nykyaikaisesta kulujen analyysitekniikasta tarjoaa ERP-pilvinatiiviasetuksia reaaliaikaisella kuluraportoinnilla prosessin yksinkertaistamiseksi. Analytiikkatyökalut yksinkertaistavat tietojen ja kustannusten hallintaa.
Koska hankinnan muutos tekee hankinnasta ja kustannusten hallinnasta monimutkaisempaa monille yrityksille, taulukkolaskentaohjelmat ja kirjanpitoanalytiikkatyökalut eivät enää riitä. Hankintatiimit, jotka eivät hyödynnä automatisoituja teknologioita koko toimitusketjussa, jäävät jälkeen ja pahentavat tilannetta.
Yritysten, terveydenhuollosta elintarvike- ja juomateollisuuteen, on ostettava raaka-aineita ja tarvikkeita valmistukseen sekä toimisto- ja taukotilatarvikkeita pitääkseen työntekijät tyytyväisinä ja terveinä.
Kehittyneet analytiikka- ja tekoälyratkaisut, kuten Planergy, auttavat seuraamaan rahan käyttöä ja suunnittelemaan etukäteen.
Hankinta tulee vain muuttumaan vaikeammaksi, joten parhaat yritykset tietävät, mihin jokainen euro menee ja järjestävät ostoksensa ajan, tarpeen ja hinnan mukaan. Automaattinen kulujen analyysi auttaa hankintatiimejä pysymään oikeilla raiteilla.
Yhteenveto:
Kulujen analyysin automatisointi on merkittävä muutos yrityksille, jotka haluavat parantaa hankintaa ja taloutta. Kustannusnäkyvyys, kulujen ennusteet ja toimittajien suorituskyky auttavat organisaatioita tekemään parempia päätöksiä, vähentämään kustannuksia ja tehostamaan prosesseja. Kehittynyt analytiikka ja tekoäly auttavat organisaatioita hallitsemaan kuluja ja pysymään kilpailukykyisinä. Yritysten, jotka pyrkivät taloushallintaan ja kasvuun, on hyödynnettävä automatisoituja kulujen analyysiratkaisuja, kun hankinnan haasteet kasvavat.
