Sopimuksen uusimisstrategia on ratkaisevan tärkeä SaaS-hankinnassa, sillä epäedulliset ehdot voivat heikentää sijoitetun pääoman tuottoa. Sopimuksen uusimisen avulla voit mukauttaa yrityksen lisenssit, neuvotella parempia ehtoja, alentaa hintoja ja paljon muuta. Maksimoidaksesi sopimuksen uusimiset, tämä opas kattaa:
- Yleiskatsaus sopimuksen uusimiseen.
- Kuinka parantaa sopimuksen uusimisen ehtoja.
- Parhaat käytännöt sopimuksen uusimiseksi.
- Kuinka hakea asiantuntijoilta neuvoja sopimuksen uusimiseen.
- Usein kysytyt kysymykset sopimuksen uusimisesta.
Yleiskatsaus sopimuksen uusimiseen
Yritykset kaikilla toimialoilla uusivat sopimuksia osana sopimuksen elinkaaren hallintaa (CLM). Kukin osapuoli voi allekirjoittaa uuden sopimuksen jatkaakseen liiketoimintaa, kun nykyinen sopimus vanhenee. Sopimusehtojen uudelleenneuvottelu ennen uuden sopimuksen allekirjoittamista voi olla osa sopimuksen uusimisprosessia, riippuen yrityksesi sopimuksesta.
Sopimukset, joissa on automaattinen uusimislauseke, saattavat vaikuttaa helpoimmalta uudistustavalta, sillä ne eivät vaadi panostusta organisaatioltasi tai toiselta osapuolelta, mutta automaattiset uusimiset eivät aina ole hyödyllisiä. Kun yrityksesi SaaS-tuotteen kulutus on vähentynyt mutta on silti kriittinen toiminnan kannalta, sopimuksen uudelleenneuvottelu voi olla hyvä vaihtoehto ennen uusimista. Ilman sopimuksen arviointia ennen uusimisajankohtaa, organisaatiosi saattaa maksaa liikaa palveluista, joita se ei enää tarvitse.
Sopimusten hallintasoftware (CLM) automatisoi kriittisiä sopimustoimia ja tehostaa sopimuksen elinkaaren hallintaa monille yrityksille. Sopimuksen aloittaminen, laatiminen, prosessit ja työnkulut, neuvottelut, hyväksyntä, jatkuva hallinta, seuranta, vaatimustenmukaisuus ja uusiminen ovat CLM-softwaren avustamia.
Kuinka tehdä sopimuksen uusiminen paremmilla ehdoilla
Tässä ovat jotkut parhaista, hyväksi havaituista tekniikoistamme parannettujen sopimusehtojen saamiseksi uusimisen yhteydessä:
- Ilmoita etukäteen automaattisen uusimisen perumisesta.
- Tutki päällekkäisyyksiä ja yhdistämismahdollisuuksia.
- Käytön tarkistus.
- Etsi vaihtoehtoja.
- Kehitä offboarding-strategia.
- Määritä “myönnytyksesi”.
- Hanki tarjouksia muilta myyjiltä.
- Pyydä “paras ja lopullinen” halutulta tuotteelta.
Ilmoita etukäteen, ettei sopimus uusiudu automaattisesti.
Seuraa sopimuksen uusimispäiviä peruuttaaksesi automaattisen uusimisen, jos haluat neuvotella ehdot uudelleen tai lopettaa liiketoimintasuhteen välttyäksesi sitoutumasta epäedullisiin SaaS-sopimuksiin.
Antamalla toimittajalle ennakkoilmoituksen, että organisaatiosi ei uusi automaattisesti, mahdollistaa sopimuksen tarkastelun, käytön analysoinnin, toiminnallisten tarpeiden arvioinnin ja parannettujen ehtojen saavuttamisen.
Etsi päällekkäisyyksiä ja yhdistämismahdollisuuksia.
Arvioi yhdistämismahdollisuus tunnistamalla päällekkäiset työkalut. Käytä näitä tietoja neuvotellaksesi parempia SaaS-toimittajan ehtoja ja seurata kulutusta mukauttaaksesi hankintastrategiaasi yrityksesi kasvaessa.
Käytön tarkistus
SaaS-käytön seuranta ja valvonta antaa yrityksellesi vahvoja tietoja uusien ehtojen ja uusimisen ehtojen neuvotteluun. Suosittelemme hankkimaan nämä tiedot sisäisesti tai myyjältäsi.
Pyydä myyjältäsi koko ja aktiivisen käytön luvut viimeiseltä vuodelta ja vertaile niitä sisäisiin havaintoihisi. Kun käyttö on vahvistettu, varmista, että uusi sopimustarjous vastaa allekirjoitettua sopimusta. Pitkäaikaisen skaalautuvuuden vuoksi sopimuksesi tulisi alentaa yksikkökustannuksia kulutuksen kasvaessa.
Löydä muita ratkaisuja
Kilpailu muiden SaaS-ratkaisujen kanssa, jotka tarjoavat samanlaisia ominaisuuksia ja kyvykkyyksiä, luo painetta ohjelmistotoimittajallesi, mikä voi johtaa parempiin ehtoihin. Jos sinulla on hyvä liiketoimintasuhde toisen osapuolen kanssa, he saattavat nähdä ylimääräistä vaivaa pitääkseen sinut asiakkaana.
Kehitä offboarding-strategia
Luo offboarding-suunnitelma ennen sopimuksen uusimispäivää rajataksesi sen laajuutta. Tarpeettomien käyttäjien poistaminen ja heidän tunnuksensa deaktivointi etukäteen vähentää uusimisaikataulun painetta. Sinun tulisi myös arvioida, mitä ominaisuuksia organisaatiosi käyttää, jotta et maksa turhista palveluista ja ominaisuuksista.
Määritä “myönnytyksesi”
“Myönnytyksesi” eli se, mitä olet valmis tarjoamaan myyjälle, voi auttaa sinua neuvottelemaan parhaan sopimuksen. “Myönnytyksesi” ovat arvokkaita salaisia aseita, mutta et ehkä tarvitse niitä saavuttaaksesi tavoitteesi. Pidä ne “tarpeen mukaan” perusteella.
Esimerkkejä “myönnytyksistä”:
- Tapaustutkimuksen tai logon käyttö: Tapaustutkimuksen julkaiseminen tai yrityksesi logon käyttö toisen osapuolen verkkosivustolla osoittaa sitoutumisesi molempia osapuolia hyödyttävään liiketoimintasuhteeseen. Lisäksi toimittaja saa tärkeitä markkinointimateriaaleja.
- Monivuotinen sopimus: Monivuotiset sopimukset voivat auttaa organisaatioita neuvottelemaan paremmat ohjelmistohankinnan ehdot. Monivuotiset sopimukset takaavat ennustettavat tulovirrat yritykseltäsi myyjän sidosryhmille.
- Sitoutuminen liiketoiminnan kasvuun: Toinen tehokas tapa neuvotella parempia sopimusehtoja on sitoutua parantamaan palvelua yrityksesi kasvaessa.
- Vuosimaksu etukäteen: Tarjoamalla maksaa sopimuksesi kokonaisuudessaan etukäteen annat myyjälle nopean kassavirran, mikä antaa sinulle vipuvälineitä neuvotella parempia ehtoja.
- Nopeutettu allekirjoitus: Nopeutettu allekirjoitus mahdollistaa myyjällesi sopimuksen viimeistelemisen yrityksesi kanssa lyhyemmässä aikataulussa. Tämä vähentää myyjän yleiskuluja ja antaa heille mielenrauhan siitä, että sopimus on lopullinen.
Hanki tarjouksia muilta myyjiltä
Kun sopimusneuvottelut alkavat muiden myyjien tarjouksilla, myyjä tuntee usein enemmän kiireellisyyttä ja tarjoaa parempia ehtoja. Käytä Vendr Bids -palvelua pyytääksesi ja arvioidaksesi myyjien vastauksia anonyymisti parhaan hinnan saamiseksi. Jos sinulla on hyvä suhde SaaS-toimittajaan, he saattavat tehdä myönnytyksiä pitääkseen liiketoimintasi.
Pyydä “paras ja lopullinen” halutulta tuotteelta.
Pyydä “paras ja lopullinen” tarjous halutulta tuotetoimittajalta neuvottelujen päättämiseksi ja parhaiden ehtojen saamiseksi. Pyydä ohjelmistotoimittajaa tekemään paras tarjouksensa ehtojesi perusteella.
Parhaat käytännöt tietyille uusimistilanteille
On olemassa useita yleisiä sopimuksen uusimistilanteita ja erinomaisia käytäntöjä, jotka auttavat yrityksiä käsittelemään kutakin tilannetta. Kysy itseltäsi nämä kysymykset ennen sopimuksen uusimista:
Haluatko enemmän joustavuutta?
SaaS-tuotteesi saattaa auttaa yritystäsi tällä hetkellä, mutta et ole varma, miten se sopii kasvusuunnitelmiin. Saatat tarvita sopimuksen joustavuutta tässä tapauksessa. Tämä tilanne oikeuttaa vaihtamaan vuosittaisista sopimuksista kuukausittaisiin. Sen sijaan että allekirjoittaisit pitkän, kalliin sopimuksen, voit neuvotella uudelleen yrityksesi muuttuessa.
Sinun tulisi tunnistaa joustotarpeesi hyvissä ajoin ennen sopimuksen päättymispäivää, jotta voit antaa toimittajalle runsaasti aikaa mukauttaa sopimusehtojasi. Valmistaudu keskustelemaan vaihtoehtoisista ratkaisuista ja suunnitelmasta poistaa tarpeettomat käyttäjät ja paikat toimittajasi kanssa, jotta vähennät uusimisaikataulun painetta ja annat organisaatiollesi joustavuutta tehdä oikea päätös.
Onko käyttösi lisääntynyt?
Epäilyksen vahvistaminen käytön lisääntymisestä on tärkein askel välttääksesi ylikuluttamisen seuraavalla sopimusjaksollasi. Myyjän edustaja voi antaa koko ja aktiivisen käytön tiedot edelliseltä vuodelta, joita voit verrata sisäisiin raportteihisi. Kun käyttö on vahvistettu, neuvottele lisää paikkoja tai yksiköitä.
Neuvotteluissa ota huomioon pitkäaikainen skaalautuvuus. Hinnoittelutaulukot ja sopimuskieli voivat estää lineaarisen hintakasvun, jos käyttö kasvaa yli uusimisajan. Kun käyttösi kasvaa, yksikkökohtaisen kustannuksen pitäisi laskea, jotta se heijastaa mittakaavaetuja. Neuvottele myyjän kanssa, että alemmat yksikköhinnat ovat liiketoiminnan vaatimus laajentumiselle. Jos myyjä ei halua alentaa hintoja käyttäjien ja käytön kasvaessa, kerro heille, että haluaisit harkita kasvua tukevia vaihtoehtoja.
Lisää sitoumuksia käyttäjiltä on myös tehokkaita neuvottelutaktiikoita. Ole varovainen kasvuprognoosien kanssa välttääksesi maksamasta käyttämättömistä paikoista, ja kysy, voitko lisätä paikkoja kuukausittain tai neljännesvuosittain kasvuprognoosien perusteella.
Käyttösi vähenee?
Päinvastoin, saatat käyttää vähemmän. Käytön vahvistaminen vertaamalla myyjien raportointia sisäisiin raportteihin on täällä tärkein askel. Harkitse sopimuksen uusimista pienemmällä laajuudella tai työkalujen yhdistämistä tarpeidesi täyttämiseksi, mikä antaa sinulle vipuvälineitä sopimusneuvotteluissa.
Hanki ehdotuksia muilta toimittajilta pienemmän laajuuden uusimiseksi. Kerro toimittajille, että hinta on ratkaiseva tekijä saadaksesi aggressiivisen tarjouksen. Jaa tämä aggressiivinen hinnoittelu suosikkimyyjäsi kanssa vähentääksesi laajuuttasi. Kun neuvottelet toimittajan kanssa, vältä sanomasta “suosikkitoimittaja” tai ilmaisemasta henkilökohtaisia mieltymyksiä. Antamalla toimittajalle minkä tahansa käsityksen asemastasi voi vähentää hintavipuvälineitä.
Kilpailuhinnoittelun lisäksi sinun tulisi tarjota offboarding-suunnitelma tarpeettomien käyttäjien/paikkojen poistamiseksi ennen uusintapäivämäärääsi. Tämä siivous tulisi tehdä 30–60 päivää ennen uusimista vähentääksesi aikataulupainetta.
Toimittajan hinnoittelumallin muutos?
Jos toimittajan hinnoittelumalli muuttuu epäedullisesti liiketoimintaasi ja sopimustasi kohtaan, pyri säilyttämään hintasi. Varmista, että sopimuksesi ei uusiudu automaattisesti ja anna toimittajalle vähintään 90 päivän varoitusaika välttääksesi sitoutumista korkeampaan hintaan. Tämä parantaa neuvotteluasemaasi.
Kerro toimittajalle, että yrityksesi tarvitsee vanhan hinnoittelumallin tai että maksat saman verran kuin viime vuoden sopimuksessa uudella mallilla. Aseta määräaika, hintasuojaus ja automaattisen uusimisen poisto suojataksesi sopimustasi eteenpäin. Ankkuroi tasainen sopimuksen hinta vuosittain.
Kysy myyjältä, jos ja kenelle hintamallin muutos viestittiin etukäteen. Jotkut toimittajat vain ilmoittavat asiakkaille muutoksista uusimisen yhteydessä. Ilmoituksen puuttuminen voi auttaa sinua neuvottelemaan alkuperäisen hintasi.
Onko vuotuinen hinnankorotus tulossa?
Jos sopimuksessasi on vuosittainen hinnankorotus, neuvottele parempi hinta. Toinen tärkeä asia, jota tulee välttää tässä tapauksessa, on, että sopimuksesi uusiutuu automaattisesti korkeammalla hinnalla.
Selitä, että budjetti ohjaa tätä uusimista ja että tasainen vuosittainen kustannus on välttämätön, jotta voidaan jatkaa eteenpäin, kun pyydät hinnan laskemista. Järjestä budjettisuunnittelujaksot talousosastolle hyvin ennen palvelupäivien päättymistä. Tämä antaa toimittajalle vaikutelman, että ehdotetut korotukset olivat suunnitellun jakson ulkopuolella ja että talousosasto ohjaa sopimusta.
Ole valmis tarjoamaan lisä “myönnytyksiä” ja tulevaisuuteen suuntautuvia sopimuksia hintojen alennuksilla, kun käyttäjät/paikat skaalautuvat ja hintasuojan kieli. Muistuta myyjää, että suurempi käyttö vaatii hintojen nousua ennemmin kuin vuosittainen hinnankorotus ja pyydä korotuslausekkeen poistamista tulevista sopimuksista.
Usein kysytyt kysymykset sopimuksen uusimisesta
Tässä ovat joitakin yleisimpiä kysymyksiä sopimuksen uusimisesta.
Mikä erottaa sopimuksen uusimisen jatkamisesta?
Sopimuksen päätyttyä allekirjoitetaan uusi. Sopimuksen jatkamisessa muutetaan sopimusta, jotta aiemmin neuvotellut ehdot jatkuvat.
Pitäisikö SaaSin automatisoida sopimuksen uusiminen?
Automaattiset uusimiset ovat helppoja, mutta ne eivät välttämättä hyödytä molempia osapuolia, jos organisaatiosi uusii jokaisen sopimuksen. Ennen uusimispäivämäärää analysoi sopimukset ja neuvottele paremmat ehdot varmistaaksesi, että yrityksesi saa parhaan hinnan ja toinen osapuoli on tyytyväinen.
Mitä tapahtuu, jos sopimuksen uusimispäivämäärä unohtuu?
Sopimuksen uusimispäivämäärän unohtaminen johtaa tyypillisesti aiempien ehtojen automaattiseen uusimiseen kuukaudeksi, neljänneksi tai vuodeksi. Muilla osapuolilla voi olla oikeus ja halu peruuttaa sopimus ja liiketoimintasuhde. Toimialan standardin mukaisen vuosittaisen ohjelmistohinnan nousun jälkeen organisaatiosi saattaa joutua neuvottelemaan ehtoja uudelleen, jos sillä oli alhaisemmat hinnat. Tämä sopimus ei todennäköisesti ole yhtä hyvä kuin edellinen.
