Jeder Beruf erfordert spezielle Produkte oder Dienstleistungen, und ein Unternehmen hat viele Funktionen. Diese Produkte, Abonnements und Dienstleistungen tragen dazu bei, die Leistung zu steigern und die Unternehmensziele zu erreichen, aber sie benötigen eine organisierte Einkaufsstrategie. Das Verständnis der Unterschiede zwischen zentraler und dezentraler Beschaffung kann bei der Entwicklung dieser Strategie helfen.
Je nach Ihrer Geschäftsstrategie gibt es mehrere Beschaffungsmethoden. Die häufigsten sind die zentralisierte und die dezentralisierte Beschaffung.
In diesem Artikel werden die einzelnen Ansätze definiert, ihre Vor- und Nachteile erläutert, wichtige Überlegungen angestellt und die Zukunft der Beschaffungsautomatisierung dargestellt.
Zentralisierte Beschaffung
Die zentrale Beschaffung kauft alle Waren und Dienstleistungen des Unternehmens auf höchster Ebene ein. Ein regionaler oder abteilungsspezifischer Vertreter trifft die Entscheidungen für eine bestimmte Organisation. Die Idee ist die Zentralisierung der Einkaufskompetenz.
Ein zentralisierter Einkauf bietet dem Personal aufgrund seiner Universalität mehr Ressourcen. Beispiele hierfür sind Software zur Dokumentenfreigabe, Beschaffungsmanagement, Steuerkonformität, automatisiertes Onboarding von Lieferanten und intelligente Eingangsformulare.
Beispiel für eine zentralisierte Beschaffung
Durch die zentrale Beschaffung kann ein Unternehmen Hausmeisterdienste für zehn Standorte standardisieren. Der Projektumfang und der Marktansatz werden von der Beschaffung festgelegt. Sie analysieren die Anbieter, verhandeln über Mengenrabatte, wählen einen aus und erteilen den Auftrag.
Diese Strategie kann KMUs an verschiedenen Standorten übersehen. Auch wenn Büros unterschiedliche Anforderungen an die Haushaltsführung haben, wird eine Einheitslösung verwendet.
Vorteile einer zentralen Beschaffung
Eine zentralisierte Beschaffung verbessert das Ausgabenmanagement und den Umfang. Der Einkauf verfügt über engagierte Mitarbeiter und eine zentralisierte Daten- und Informationsübersicht. Mehr Einkäufe bedeuten bessere Rabatte.
Diese Beschaffungsmethode reduziert unregelmäßige Ausgaben, indem sie mehr Kontrolle über einen standardisierten Prozess bietet. Ein einziger Ansprechpartner für wichtige Lieferanten vereinfacht die Bestandsverwaltung und verbessert die Einhaltung von Vorschriften und Geschäftspartnerschaften.
Eine zentralisierte Beschaffung reduziert das Risiko durch die Verwaltung von Umwelt-, Nachhaltigkeits- und Governance-Agenden. Ganzheitliche Methoden und Strategien für Kategorien sind ebenfalls möglich.
Andere Vorteile:
- Erhöhte Transparenz verbessert die Ausgabenanalyse.
- Einfache Verfolgung der Rohstoffpreise
- Weniger Zeit für Lieferantenrecherche und Verhandlungen
- Ermöglicht die Überprüfung der Ausgaben im Nachhinein, um den Verlust von Einsparungen zu verhindern
- Bestellungen, Rechnungen und Berichte an einem Ort
Die Beschaffungsspezialisten kümmern sich um den zentralisierten Einkauf. Dies ermöglicht eine strategische Beschaffung an allen Standorten.
Zentralisierte Beschaffung – Nachteile
Eine zentralisierte Beschaffung erhöht die Liefer- und Durchlaufzeiten sowie die Arbeitsbelastung und führt zu Engpässen. Wenn ein Unternehmen wächst, kann diese Beschaffung übermäßig kompliziert und teuer werden. Die Endverbraucher erhalten Waren und Dienstleistungen möglicherweise zu spät.
Zusätzliche Nachteile:
- Eine Einheitslösung wird nicht den Bedürfnissen jedes Standorts gerecht.
- Lokale Anforderungen können falsch interpretiert werden.
- Maverick-Käufe außerhalb von Verträgen sind erlaubt.
- Die Regional- und Abteilungsleiter sind frustriert, weil sie weniger Autonomie haben.
- Unmöglichkeit, lokale Rabatte zu nutzen, was die Lieferantenvielfalt beeinträchtigt
Was ist dezentralisierte Beschaffung?
Bei der vollständig dezentralisierten Beschaffung tätigt jede Unternehmenseinheit (Funktion oder Standort) ihre eigenen Einkäufe. Je größer das Unternehmen ist, desto mehr ist die Beschaffung über Standorte und Länder verteilt.
Manchmal überwiegt jedoch der Realismus. Es ist vielleicht nicht machbar, alle Einkäufe in einem Büro zu erledigen. Obwohl einige Vorteile eines zentralen Modells verloren gehen, werden die Diversifizierung der Lieferanten und die Entwicklung von KMU verbessert.
Die dezentrale Beschaffung ermöglicht schnellere Entscheidungen, um saisonale Preisnachlässe auszunutzen und Lieferengpässe zu vermeiden. Die Pflege lokaler Geschäftskontakte ist billiger.
Beispiel einer dezentralen Beschaffung
Ein dezentraler Einkauf beschleunigt die Entscheidungsfindung. Im Gegensatz zum Hauptsitz kümmern sich die Manager vor Ort um die Einkäufe. Diese Manager können Waren für den jeweiligen Standort kaufen.
Ein bekanntes Bekleidungsunternehmen nutzt die dezentrale Beschaffung, um den Geschäftsbedarf zu decken. Wenn am Arbeitsplatz keine Stifte und kein Papier mehr vorhanden sind, muss der Vorgesetzte keine formelle Anfrage stellen. Sie müssen keine zentrale Beschaffungsanfrage stellen. Sie rufen an und decken den Bedarf sofort.
Vorteile der dezentralen Beschaffung
Der dezentrale Einkauf erhöht die Auswahl an Lieferanten und lokalen Anbietern. Schnellere Entscheidungsfindung, kürzere Lieferfristen und weniger Engpässe.
Weitere Vorteile sind:
- Reduzierte Engpässe und Durchlaufzeiten
- Geeignet für lokale Bedürfnisse
- Lokales Wissen hilft bei der Spezialisierung
- Stärkere dezentrale Einbindung der Teams
- Vertiefte Kenntnisse und Beziehungen zu Lieferanten
Nachteile der dezentralen Beschaffung:
Dezentrale Beschaffungsteams können keine bewährten Verfahren austauschen und müssen sich an die Geschäftspolitik halten. Ein dezentraler Einkauf kann mehr kosten als ein zentraler Einkauf. Das Datenmanagement und die Umsetzung der Kategoriestrategie sind unorganisiert.
Ein Unternehmen verliert durch den dezentralen Einkauf Skalenvorteile wie Masseneinsparungen. Die Verdoppelung der Vertrags- und Lieferantenverwaltung führt zu ineffizientem Ausgabenmanagement und mehr Lieferanten.
Zusätzliche Nachteile:
- Getrennte und unsichtbare Ausgabendaten
- Nicht jede Risikominderung wird unterstützt.
- Mehr Arbeit, RFPs, Verträge
- Mehrere Lieferantenkontakte
- Riskantere Exposition
Zentralisierte vs. dezentralisierte Beschaffung
60-70% der Beschaffungsteams sind heute strategisch ausgerichtet, aber es gibt kein festes Beschaffungssystem.
Berücksichtigen Sie diese Faktoren, wenn Sie sich für eine zentrale oder dezentrale Beschaffung entscheiden:
- Art des Materials (schwer, sperrig, empfindlich, etc.)
- Entfernung zwischen Lager und Produktionszentrum
- Transportkosten
- Unternehmenspolitik zum Einkauf von Materialien
In der Produktion ist der Standort der Anlage wichtig. Ein zentraler Einkauf ist am besten für nahe gelegene Produktionszentren geeignet. Es ist auch gut, wenn das Werk Standardartikel mit einem Rohstoff oder einem Produktionszentrum herstellt.
Eine dezentrale Beschaffung ist besser für weit entfernte Produktionszentren und Einrichtungen, die verschiedene Produkte aus unterschiedlichen Rohstoffen herstellen.
Auswahl einer Beschaffungsstruktur
Eine Beschaffungsstruktur passt nicht für alle. Zentralisierung oder Dezentralisierung hängt von der Anzahl der Mitarbeiter, der Branche, dem Wachstumstempo, dem Standort und den zu überwachenden Kategorien ab.
Dezentrale oder zentrale Beschaffung ist für Unternehmen nicht nur eine Frage des persönlichen Geschmacks. Das richtige Modell hängt von grundlegenden Variablen ab. Es kann beide Wege kombinieren.
Änderungen des Organisationsmodells für die Beschaffung
Wie wählen Sie eine Beschaffungsstruktur für Ihr Unternehmen? Wenn Unternehmen wachsen, wollen sie den Einkauf zentralisieren. Das führt zu einer Zentralisierung. Doch kein Modell kann unerwartete Gewinne auf Dauer halten.
Mit der Zeit verliert jedes operative Beschaffungsmodell seine Vorteile und wird schwieriger zu erreichen. Unternehmen können zu komplex werden, um den Einkauf zentral zu verwalten, oder die Geschäftsstrategie erfordert eine lokale Beschaffung und Lieferantenauswahl.
Manchmal ist ein struktureller Wandel erforderlich, damit die Beschaffung auf neue Art und Weise Mehrwert schaffen und den Nutzen erhalten oder verbessern kann. Um Mehrwert zu schaffen, muss die Beschaffung mit den strategischen Zielen und der Unternehmenskultur übereinstimmen.
Zentrales Hybrid-Modell
Eine Untersuchung von KPMG zeigt, dass viele Unternehmen die Beschaffung mit zentral gesteuerten Architekturen hybridisieren. Die meisten Unternehmen begegnen der Entwicklung mit einem flexiblen System, das Governance und Risikomanagement sicherstellt, wenn sich die Organisationsmodelle der Beschaffung schnell ändern.
Eine hybride Beschaffungsstrategie ist optimal für Geschwindigkeit, Effizienz und Kosteneinsparungen, da sie die Vorteile der zentralen und dezentralen Beschaffung kombiniert.
Während die Geschäftseinheiten taktisch einkaufen, kümmert sich eine von einem Zentrum geleitete Struktur um die gesamte strategische Beschaffung und das Sourcing.
Exzellenzzentrum
Das COE für Beschaffung basiert auf einem hybriden Modell. Das COE-Team aus strategischen Entscheidungsträgern, Beschaffungsspezialisten, Projektmanagern und Experten schafft den Rahmen für alle Beschaffungsaktivitäten im Unternehmen.
Das Centre of Excellence des Unternehmens hebt strategische Kategorien hervor, die von einer zentralisierten Strategie profitieren könnten, die die Ausgaben des gesamten Unternehmens nutzt. Nicht-strategische Kategorien sollten von lokalen Märkten und Fachleuten in den einzelnen Einheiten bearbeitet werden, aber das COE muss Prozesse aufbauen.
Ein Centre of Excellence macht es einfach, hervorragende Praktiken im gesamten Unternehmen zu vermitteln. Die Gruppe wird Einzelkäufe erheblich minimieren und Leistung und Konsistenz bewahren.
Viele Studien zeigen, dass Unternehmen mit zentral gesteuerten Beschaffungsstrategien die Lieferkosten und die verwalteten Ausgaben besser reduzieren als Unternehmen ohne diese Strategien.
Automatisierung der Beschaffung
Unabhängig vom Beschaffungsverfahren wird die Automatisierung den Arbeitsablauf verbessern und Zeit sparen. Die Automatisierung der Beschaffung beschleunigt den Einkauf und befreit erfahrene Mitarbeiter von mühsamen Tätigkeiten.
Zur Automatisierung gehört auch die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), die Studien zufolge über 50 % der leistungsstarken Beschaffungsteams getestet haben.
Welche Prozesse werden von den Beschaffungsteams am meisten automatisiert?
- Anfrage zum Kauf
- Bestellungen verwalten
- Rechnungen verwalten
- Verwaltung von Anbietern
- Vertragsgenehmigung
Unternehmen profitieren von der Automatisierung der Beschaffung und der oben genannten Prozesse, unabhängig davon, ob sie eine zentrale oder dezentrale Beschaffung nutzen. Erwarten Sie diese Vorteile:
- Die Produktivität steigt
- Beseitigt manuelle Fehler
- Schafft ein konsolidiertes Repository für Ausgabentransparenz
- beseitigt Genehmigungsengpässe.
Die Automatisierung der Beschaffung wird die interne und externe Teamarbeit fördern.
Software zur Automatisierung der Beschaffung
Am besten automatisieren Sie Ihre Prozesse mit Software zur Automatisierung der Beschaffung. Niemand kann das Wachstum dieser Tools aufhalten. Der weltweite Markt für Beschaffungssoftware wird bis 2028 ein Volumen von 9,5 Milliarden Dollar erreichen.
Ein Beschaffungsteam kann sich auf die Strategie und die Entscheidungsfindung konzentrieren, während der Roboter mit der Software zur Automatisierung der Beschaffung den Rest erledigt.
Es hilft dezentralisierten Teams, die Waren/Dienstleistungen zu kaufen, die sie für eine effektive Arbeit benötigen, während systemkonfigurierte interne Kontrollen die zentrale Verwaltung und die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien sicherstellen.
Software zur Automatisierung der Beschaffung steigert die Produktivität und sorgt für fundierte Ausgaben. So können Beschaffungsleiter sicher sein, dass alle Ausgaben genehmigt werden, im Rahmen des Budgets liegen, auditierbar sind und den Richtlinien entsprechen.
Es konsolidiert Datensätze, Transparenz und Berichte und ermöglicht so eine Konsolidierung des Einkaufs und Rabatte oder bessere Konditionen.
Zusammenfassend
Die dezentrale Beschaffung erfolgt nach Bedarf, während die zentrale Beschaffung von oben nach unten erfolgt. Beide Strategien haben ihre Vor- und Nachteile, und welche Strategie die beste ist, hängt von Ihrer Branche, der Unternehmensgröße, der geografischen Lage und anderen Kriterien ab.
Automatisierung ist der Schlüssel zum Erfolg in der Beschaffung. Allerdings gaben 83% der Beschaffungsexperten an, dass weniger als 50% ihrer Verfahren automatisiert sind.
Es bedarf einer vorausschauenden Beschaffungsstrategie, die die Verbindungen zu Dritten maximiert und innovativ ist. Ein hybrides Beschaffungsmodell, das je nach Geschäftsbedarf zentralisierte und dezentralisierte Taktiken einsetzt, ist in der Regel erfolgreich.
Ihr Ziel sollte es sein, alle Einkaufsvorgänge zu verwalten, um die Einhaltung von Vorschriften, die Produktivität, die Rentabilität und das Ausgabenmanagement zu optimieren, unabhängig vom Modell.
