Einführung
Ein effektives Vertragsmanagement ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Vereinbarungen klar sind, Meilensteine eingehalten werden und Beziehungen stabil bleiben. Es umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, von der ersten Anfrage und Erstellung bis hin zur Verhandlung, Unterzeichnung, Einhaltung und Erneuerung. Durch die Verbesserung des Vertragsverwaltungsprozesses können Unternehmen ihre betriebliche Effizienz steigern, Risiken reduzieren und eine bessere Zusammenarbeit mit ihren Partnern fördern.
Vertragsmanagement-Prozess
Contract management involves every stage of the contract management lifecycle, which includes:
- Ersuchen: Diese Phase umfasst das Sammeln von Informationen und die Prüfung von Details, die für eine mögliche Vereinbarung relevant sind
- Verfassen: Vertragsverfasser verfassen die eigentliche Vereinbarung in schriftlicher Form, einschließlich der Vertragsklauseln, Termine und aller wesentlichen Informationen zum Vertrag.
- Verhandlung: Dies geschieht während der Entwurfsphase und umfasst Diskussionen über Erwartungen und Änderungsvorschläge, bevor der Vertrag endgültig ist.
- Unterschrift: Jede Seite unterschreibt, dass sie mit dem Vertrag einverstanden ist.
- Verpflichtungen: Beide Parteien erkennen an, was sie vereinbart haben, und erfüllen es, indem sie Fristen und Meilensteine einhalten und versprochene Gegenstände oder Dienstleistungen liefern.
- Einhaltung: Dies umfasst die Überwachung und Sicherstellung, dass die Normen und Leitlinien eingehalten werden. In dieser Phase werden Mahnungen und Verzugszinsen erhoben. Die Erhebung von Säumniszuschlägen auf Rechnungen ist wichtig und setzt voraus, dass alle Parteien wissen, welche Rolle sie bei der Erfüllung der Vertragsbedingungen spielen müssen.
- Verlängerungen: Der Vertrag wird verlängert, wenn beide Parteien einverstanden sind.
Dies ist ein Überblick über den Lebenszyklus des Vertragsmanagements. Es gibt wesentliche Details, die den Vertragsmanagementprozess in jeder Phase verbessern werden.
Eine Vorlage erstellen
Wenn sich die Parteien noch in der Forschungsphase befinden und die Gespräche vor einer Einigung stattfinden, ist es von entscheidender Bedeutung, eine Vorlage zur Hand zu haben, wenn die beiden Parteien zur Unterzeichnung bereit sind. Ohne den richtigen Vertrag zu einem Zeitpunkt, an dem sich die beiden Parteien einig sind, können Chancen vertan werden. Der Zugang zu Vertragsvorlagen ist eine gute Vorbereitung.
Die Herausforderung bei der Erstellung von Dokumenten, die unterzeichnet werden sollen, besteht darin, dass sie für die Situation und die Branche relevant sind und in einer juristischen Sprache verfasst werden, die den Vertrag durchsetzbar macht.
Hastig ausgearbeitete Verträge führen zu Engpässen und Verzögerungen, da die Rechtsabteilung Lücken und Probleme feststellt. Ein relevanter Vertrag, der aus ungenauer Standardsprache besteht, spart Zeit und kann eine Einigung erleichtern.
Wenn keine Vorlage genau zur aktuellen Vereinbarung passt, ist es möglich, die Vorlage zu verbessern, ohne ihre Grundstruktur oder ihren rechtlichen Status zu beeinträchtigen. Wenn Überarbeitungen und Verbesserungen vorgenommen werden müssen, ist mit Rechtsexperten zu prüfen, dass die Rechtsstellung des Vertrags durch die Überarbeitungen nicht beeinträchtigt wird.
Nachdem Sie Vorlagen recherchiert, Verbesserungen vorgenommen und besonders auf die Struktur und die Vereinbarungen geachtet haben, ist der nächste Schritt die Erstellung des Vertrags.
Schreiben Sie den Vertrag
Natürlich wird nicht jedes Wort eines Vertrags von Grund auf neu geschrieben. Verträge enthalten oft mehrere Textbausteine oder Passagen, die von einem Vertrag zum nächsten wiederverwendet werden können, wenn die Bestimmungen gleich sind.
Wie bei allen Überarbeitungen von Vorlagen ist es unerlässlich, sich von Rechtsexperten beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass der Standardtext nicht widersprüchlich ist oder etwas anderes beinhaltet als das, was beide Parteien vereinbaren wollen. Im Folgenden finden Sie Beispiele für gängige Standardtexte in Verträgen.
Bei der Rechtswahl vereinbaren beide Parteien, dass der Vertrag nach einer bestimmten Rechtsordnung vollstreckt wird. Dies ist besonders wichtig, wenn die Parteien in verschiedenen Staaten oder Ländern ansässig sind.
Die Wahl des Gerichtsstands regelt, wo eine Klage bei einem Rechtsstreit zwischen den Parteien erhoben wird. Sie verleiht dem Gericht die “persönliche Zuständigkeit” und bestimmt den Ort, an dem der Streitfall entschieden wird.
Ein Schiedsverfahren umfasst je nach Vertrag so viele verschiedene Elemente. Der Standard-Schiedsvertragstext könnte eine Vielzahl von Punkten enthalten, wie z. B. die Wahl des Verwalters, die Anzahl der Schiedsrichter, die Themen eines möglichen Prozesses, die Dauer des Prozesses sowie die Parameter und das Format des Schiedsspruchs.
Die Trennbarkeit beschreibt Situationen, in denen ein Vertrag nicht durchsetzbar sein kann. Sie kann dazu führen, dass Teile der Vereinbarung unangetastet bleiben oder dass der gesamte Vertrag nichtig ist.
Die Integration besagt, dass der Vertrag dem Kenntnisstand der Parteien zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung entspricht und frühere Gespräche ersetzt.
Vertraulichkeit ist eine Vereinbarung, dass die Parteien bestimmte Arten von Informationen nicht weitergeben dürfen. In der Klausel können bestimmte Ausnahmen genannt und Strafen für den Fall einer solchen Offenlegung festgelegt werden.
Ein Vertragsmanager ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu überwachen. Es ist wichtig, dies bereits bei der Ausarbeitung des Vertrags zu berücksichtigen, denn die Klarheit des Vertrags und die sorgfältige Prüfung des Wortlauts vor der Unterzeichnung können spätere Probleme bei der Einhaltung der Bestimmungen verhindern.
Es kann vorkommen, dass eine oder mehrere Parteien aufgrund bestimmter Unklarheiten im Vertragstext nicht verstehen, was erforderlich ist, oder dass sie Schlupflöcher finden, um bestimmte Bestimmungen zu umgehen. Die sorgfältige Prüfung eines Vertrags, die Konsultation von Rechtsexperten und die Sicherstellung, dass der Vertrag luftdicht ist, können die Einhaltung der Vorschriften erleichtern.
Wenn Sie einen Vertrag aufsetzen, sollten Sie proaktiv auf die Einhaltung der Bestimmungen achten, indem Sie ein Benachrichtigungssystem einrichten, um sicherzustellen, dass die Bedingungen rechtzeitig eingehalten werden, und ein offizielles System, um die Einhaltung regelmäßig zu überprüfen. Wenn sich beide Parteien zu Beginn auf ein Versäumnis einigen, gibt es später weniger Möglichkeiten, es anzufechten.
Contract Repositories sind die moderne Alternative zu altmodischen Aktenschränken. Mit ihnen lassen sich Informationen leichter auffinden, schützen und organisieren. Tabellenkalkulationen scheinen ein zuverlässiger Weg zu sein, um Verträge zu verfolgen, aber die Abhängigkeit von manuellen Funktionen birgt das Risiko, wichtige Meilensteine und Fristen zu verpassen.
Die Tools liefern Benachrichtigungen, die auf vorher vereinbarte Termine abgestimmt sind, und erleichtern das Auffinden und Weitergeben von Informationen.
Die Definition und Verwaltung von Kennzahlen ist eine weitere Aufgabe eines Vertragsmanagers. Die Ermittlung der für die Erfüllung der Vertragsbedingungen wichtigsten Kennzahlen und die Verfolgung dieser Zahlen ist Teil der Sicherstellung der Vertragserfüllung. Kosten, Pünktlichkeit, Zufriedenheit und Sicherheit sind Prioritäten für jedes Unternehmen, und ein Blick auf die zugehörigen Messgrößen gewährleistet, dass die Ziele erreicht werden.
Audits und die Überprüfung von Vertragsänderungen stellen sicher, dass die Parteien auf derselben Seite stehen. Die Aufzeichnung von Leistungsdaten erleichtert die Fehlersuche. Die Auditsitzungen dienen dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung und helfen jeder Partei, die Bedeutung der Vertragsbedingungen zu präzisieren.
Überprüfung des Vertragsmanagementprozesses
Wenn der Vertrag aufgesetzt und besprochen ist, muss er vor der Unterzeichnung sorgfältig geprüft werden. Achten Sie auf die folgenden Punkte:
- Wichtige Klauseln und Begriffe
- Beendigung und Erneuerung
- Klare Sprache
- Termine und Fristen
Achten Sie darauf, dass alle Klauseln und Begriffe klar definiert und angemessen hervorgehoben sind. Wichtige Punkte sollten so formuliert werden, dass sie als primäre und nicht als sekundäre Punkte dargestellt werden. Aus dem Vertrag sollte klar hervorgehen, welche Bedingungen vorliegen und welche Verfahren für die Beendigung und Erneuerung erforderlich sind.
Lesen Sie den Vertrag Korrektur und stellen Sie sicher, dass er klar und unmissverständlich formuliert ist. Der Vertrag sollte für alle Unterzeichner zugänglich sein. Schließlich sollten die Namen und Informationen als korrekt bestätigt und Termine und Fristen klar angegeben werden. Kleine Fehler können zu erheblichen Missverständnissen führen.
Genehmigen Sie den Vertrag
Wenn der Vertrag geschrieben, überarbeitet und korrekturgelesen wurde und die zuständigen Experten ihn geprüft haben, ist der nächste Schritt die Genehmigung und Unterzeichnung. Die letzten Schritte auf dem Weg zur Annahme sind:
- Überprüfung durch korrekte Leute
- Kommunikation und Redlining
- Prüfpfad
- Sichtbarkeit für Interessengruppen
Bei diesem Schritt wird der Vertrag an verschiedene Parteien weitergeleitet. Die Automatisierung des Prozesses spart Zeit und kann die Chancen auf eine rasche Genehmigung erhöhen. Leider gehen viele Geschäfte an der ineffizienten manuellen Weitergabe von Dokumenten von einer Stelle zur anderen vorbei. Daher sind Tools zur Automatisierung des Prozesses zu empfehlen.
Der Vertrag sollte sowohl von Rechtsexperten als auch von den beteiligten Parteien geprüft werden. Sie können bestimmte Bedingungen im Vertrag erörtern und um Klarstellung bitten. Ein Vertragsmanager verfolgt den Prüfpfad und sollte bestätigen, wer an welchen Stellen um Genehmigung oder Klärung gebeten hat. Die Verfolgung dieses Prozesses verschafft den Beteiligten, die ebenfalls ein Interesse am Gelingen des Geschäfts haben, Transparenz.
Vertragserfüllung
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Leistung im Zusammenhang mit Verträgen zu messen. Eine Möglichkeit besteht darin, mithilfe von Leistungsindikatoren Informationen darüber zu sammeln, was funktioniert und was nicht:
- Annualisierter Vertragswert (ACV)
- Beendeter Vertragsrestwert (TRV)
- Auftragswertabweichung vom ursprünglichen Auftragswert (OVV)
- Einhaltung der Vorschriften
Der annualisierte Vertragswert ist ein nützlicher Indikator für wiederkehrende Verträge, da er den Wert von Verträgen misst, die jährlich erneuert werden. Er misst auch die Einnahmen aus laufenden Verträgen im Vergleich zu neuen Verträgen und geschätzten Verlusten aus nicht verlängerten oder beendeten Verträgen.
Der Restwert gekündigter Verträge verhindert Einnahmeverluste, da er unbezahlte Rechnungen und ausstehende Gebühren berechnet. Dieser Indikator misst die Leistung und vergleicht den Wert der laufenden Verträge mit den beendeten Verträgen.
Die Auftragswertabweichung misst die Leistung und zeigt Bereiche auf, die verbessert werden können, einschließlich Kommunikation und Fehler. Bei diesem Indikator gilt eine Abweichung von unter 5 % als akzeptabel und eine Abweichung von 10 % und mehr als verbesserungsbedürftig.
Verwaltung von Abonnements im Vertragsmanagement
Die Verwaltung von Abonnements erfordert organisatorische Fähigkeiten, die den Umfang der Abonnements berücksichtigen und sich gleichzeitig auf die Details konzentrieren, um Erneuerungen zu fördern. Die Schlüssel zu einer erfolgreichen Abonnementverwaltung sind:
- Vereinfachen Sie
- Leitfaden
- Kontrolle
Die Vereinfachung von Abonnements standardisiert Pakete und Zahlungsbedingungen, passt die Preisgestaltung an, personalisiert die Rechnungsstellung und kommuniziert neue Dienste. Leitfaden mit einem Playbook und einer schrittweisen Herangehensweise an den durch Regeln und Logik geführten Prozess zur Standardisierung von Abonnements. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen am Playbook vor.
Steuern Sie Prozesse wie Upselling, Rabatte und Preisnachlässe bei Verlängerungen. Erstellen Sie einen Zeitplan für Verlängerungsmitteilungen, erstellen Sie genaue Umsatzprognosen und verbessern Sie die Kundenbindung mit Strategien, die zu Abonnementverlängerungen ermutigen.
Vertragsverlängerung
Zu einer Vertragsverlängerung kommt es, wenn ein Vertrag ausläuft und die Parteien entscheiden, ob sie den Vertrag auslaufen lassen oder um einen längeren Zeitraum verlängern wollen. Sie können sich dafür entscheiden, den Vertrag zu denselben Bedingungen zu verlängern, oder sie können die Bedingungen neu aushandeln.
Viele Verträge werden automatisch verlängert, aber das hängt von der Art des Vertrags ab. Dies ist eine bequeme Möglichkeit, einen Vertrag fortzusetzen, der sich bewährt hat. Sie ist bequemer und schneller als manuelle Verfahren. Die manuelle Methode der Vertragsverlängerung lässt Zeit, den Vertrag zu überprüfen, aber das könnte auch mit der Automatisierung möglich sein, wenn es Erinnerungsfunktionen gibt.
Unabhängig davon, ob die Vertragserneuerung manuell oder automatisch erfolgt, ist es unerlässlich, innerhalb von 30 Tagen vor Ablauf eines Vertrags Erinnerungen zu versenden. Dies gibt den Parteien die Möglichkeit, den Vertrag zu überprüfen und vor dem Fälligkeitsdatum Informationen oder Klarstellungen anzufordern.
Erfolgreiche Vertragsmanagement-Strategien
Das Vertragsmanagement ist ein komplexer Prozess, an dem viele Komponenten beteiligt sind. Nachfolgend finden Sie wichtige Tipps zur Verbesserung des Vertragsmanagementprozesses:
KPIs umsetzen
Mit Hilfe von KPIs (Key Performance Indicators) lässt sich überwachen, wie viel Wert jede Partei liefert. Durch die Aufnahme dieser Kennzahlen in den Vertrag kann sichergestellt werden, dass die Leistung konsistent und effizient bleibt.
Beziehungen entwickeln
Verträge sind weder ein Ersatz noch eine Alternative zu einer Geschäftsbeziehung. Im Idealfall haben die Parteien bereits eine enge Arbeitsbeziehung, und ein Vertrag ist eine Möglichkeit, diese Verbindung zu festigen. Wenn die Parteien einander nicht kennen, kann ein solider Vertrag Vertrauen schaffen und eine langfristige Arbeitsbeziehung fördern.
Proaktivität im Vertragsmanagement
Mit der Unterzeichnung des Vertrags ist die Arbeit noch nicht beendet. Ein kontinuierliches und gründliches Vertragsmanagement ist der beste Weg, um potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten. Die Überwachung der vertragsbezogenen Aktivitäten kann Probleme aufzeigen und Möglichkeiten zur Verbesserung bieten.
Kontakt mit Lieferanten halten
Eine regelmäßige Überprüfung der Verträge mit den Zulieferern und ein gemeinsames Vorgehen können Unterbrechungen und Missverständnisse in Zeiten verhindern, die für das Unternehmen entscheidend sein können. Erstellen Sie mit den Zulieferern einen Aktionsplan, um die Leistung zu verbessern und die Einhaltung der Lieferfristen zu gewährleisten.
Haben Sie einen Plan für Verfall und Erneuerung
Achten Sie bei der Ausarbeitung eines Vertrags sorgfältig auf die Umstände, unter denen ein Vertrag möglicherweise nicht mehr durchsetzbar ist, und auf Fragen im Zusammenhang mit dem Auslaufen des Vertrags. Setzen Sie sich rechtzeitig vor Ablauf des Vertrags mit den Parteien in Verbindung und erwägen Sie den Einsatz automatisierter Verfahren zur sofortigen Verlängerung.
Fazit
Ein effektives Vertragsmanagement ist von grundlegender Bedeutung für die Pflege erfolgreicher Geschäftsbeziehungen und die Erzielung betrieblicher Effizienz. Durch die Implementierung strukturierter Prozesse, den Einsatz technologischer Hilfsmittel und die Förderung einer klaren Kommunikation können Unternehmen das Vertragsmanagement rationalisieren, Risiken minimieren und den Wert vertraglicher Vereinbarungen optimieren. Durch die Umsetzung dieser Strategien wird sichergestellt, dass Verträge als wertvolle Instrumente zur Erreichung von Geschäftszielen und zur Einhaltung von Vorschriften in einem dynamischen Geschäftsumfeld dienen.
