Beschaffungs-KPIs überwachen und messen die Leistung der Lieferkette, helfen Unternehmen bei fundierten betrieblichen Entscheidungen und steigern die Effizienz. Die Analyse von Daten und das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung sind entscheidend, um zu verstehen, wie sich der Einkauf auf das Endergebnis auswirkt.
Erfolgreiche Beschaffungsstrategien erfordern eine gute Messung, von der Verfolgung der Kosten bis zur Bewertung der Lieferantenqualität. Effektive Beschaffungskennzahlen identifizieren Fehler und Ineffizienzen, kontrollieren Kosten und gewährleisten die Einhaltung von Einkaufsvorschriften.
Dieses Papier behandelt wichtige Beschaffungs-KPIs für die Unternehmenssichtbarkeit und das betriebliche Wissen. Wir erklären Beschaffungs-KPIs und ihre Bedeutung.
Wichtige Erkenntnisse:
- Metriken zu den Einkaufsverfahren eines Unternehmens helfen, die Leistung zu optimieren und Kosteneinsparmöglichkeiten zu identifizieren.
- Gesamtkostenbesitz, Bestellzykluszeit, Lieferanten-Lieferzeit, pünktliche Lieferung und andere sind wichtige Beschaffungs-KPIs.
- Diese Indikatoren können durch die Auswahl relevanter KPIs, das Setzen von Benchmarks, die Verwendung von Datentracking-Tools sowie das Überwachen und Anpassen verbessert werden.
- Effektives Management von Beschaffungskennzahlen verbessert Effizienz, Kosten und Entscheidungsfindung.
Was sind Beschaffungsmetriken?
Beschaffungsmetriken messen und bewerten den Einkaufs- und Beschaffungsprozess eines Unternehmens. Sie umfassen Preisanalysen, Lieferantenkostenanalysen und Lieferantenleistung. Durch die Betrachtung der Effektivität des Beschaffungsprozesses und der Kosten seiner Komponenten können Beschaffungsprofis ihre Investitionen besser bewerten und Verbesserungsbereiche identifizieren.
Top 11 Beschaffungsmetriken
Die folgenden Beschaffungsindikatoren und KPIs können Unternehmen dabei helfen, ihre Beschaffungsprozesse zu bewerten und zu verbessern:
1. Gesamtkostenbesitz
Unternehmen müssen die Gesamtkostenbesitz (TCO) berücksichtigen, während sie die Beschaffungsprozesse optimieren. TCO umfasst Installation, Wartung, Ressourcenverbrauch, Kostenvermeidungstaktiken und alle anderen Kosten während des Lebenszyklus eines Artikels.
Indem Unternehmen diese Kosten und den Einkaufspreis zu Beginn der Beschaffung analysieren, können sie bessere Lieferantenauswahlen treffen und langfristige Investitionen tätigen.
2. Bestellzykluszeit
Bei der Verwaltung der Beschaffungen sollten Unternehmen auch die Zykluszeit der Bestellungen (POs) berücksichtigen. Diese Metrik ermöglicht es Unternehmen, die Bearbeitungszeit mehrerer Bestellungen von Anfang bis Ende zu überwachen, unabhängig von der Quelle oder dem Lieferanten.
Unternehmen können Prozessengpässe oder Bereiche finden, in denen Effizienzverbesserungen jährlich Geld sparen könnten, indem sie diese Daten genau messen.
3. Lieferantenlieferzeit
Die Lieferantenlieferzeit hilft Organisationen, abzuschätzen, wie lange es dauert, bis Bestellungen von Lieferanten eintreffen. Diese Metrik berücksichtigt die Herstellungs- und Versandbearbeitungszeiten des Lieferanten und hilft Unternehmen, Fristen einzuhalten, ohne Strafen oder Schäden wegen verspäteter Lieferung zu riskieren.
Mit genauen Schätzungen der Lieferzeit können Organisationen ihre Lagerbestände besser planen und durch Prognosen die Abläufe optimieren.
4. Pünktliche Lieferung
Stellen Sie rechtzeitige Lieferung sicher, um die Beschaffung zu optimieren und die Kundenbedürfnisse zu erfüllen. Kunden profitieren von einer schnellen Produktionsrate eines Produkts.
Indem Unternehmen den Prozentsatz der pünktlichen Lieferungen überwachen, können sie ihre Leistung bewerten und mögliche Partner im Auge behalten, die in der frühen Produktionsphase involviert sein könnten und den Fortschritt behindern könnten, wenn Änderungen nicht rechtzeitig angegangen werden.
5. SPI: Lieferantenleistung
Um das Beste aus ihren Einkaufsprozessen herauszuholen, sollten Unternehmen auf den Lieferantenleistungsindex (SPI) zurückgreifen. Diese Punktzahl beschreibt die Leistung des Lieferanten in Bezug auf Bearbeitungszeit, Qualität und Kosten. Diese Bewertung kann Unternehmen dabei helfen, den Lieferantenauswahlprozess zu verbessern und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Unternehmen können sicherere und effizientere Lieferantenauswahlen treffen, indem sie den SPI überwachen.
6. Beschaffungs-ROI
Unternehmen müssen ihre Beschaffungsleistung mit dem Beschaffungs-ROI bewerten. Organisationen können Opportunitätskosten durch falsche Softwarekäufe entdecken, indem sie den finanziellen Nutzen im Vergleich zu den Kosten bewerten.
Genaue ROI-Daten helfen Unternehmen bei der Entscheidung, ob sie in Beschaffungstechnologien, Dienstleistungen und andere Artikel investieren sollten.
7. Vertragseinhaltung
Die Vertragseinhaltung zeigt, wie gut Unternehmen Kaufverträge einhalten. Das Management der Lieferkette erfordert die Überprüfung der Einhaltung bestimmter Kriterien.
Es hilft Organisationen, Inkonsistenzen schnell zu erkennen und die Einhaltung der Vertragsanforderungen zu gewährleisten, während Risiken reduziert werden. Spezialisierte Tools können Vertragsprüfungen automatisieren, was Zeit und Geld spart.
8. Ausgaben unter Kontrolle
Unternehmen, die bei den Einkäufen Geld sparen möchten, müssen ihre Ausgaben überwachen. Der Prozentsatz der Gesamtausgaben, der aktiv kontrolliert wird, ist eine nützliche Metrik für Manager, um die Produktivität der Abteilungen zu bewerten und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Festlegung von Benchmarks hilft ihnen, die aktuellen Leistungsniveaus mit früheren zu vergleichen und Methoden zur Optimierung der Ausgaben im Laufe der Zeit zu entdecken, wodurch das langfristige Gewinnpotenzial und der Beschaffungs-ROI erhöht werden.
9. Ausgabenanalyse
Jedes Unternehmen benötigt eine Ausgabenanalyse. Sie zeigt, wie viel Geld für Waren und Dienstleistungen ausgegeben wird, und hilft Unternehmen, Kosten zu sparen oder Prozesse zu verbessern. Die Ausgabenanalyse unterstützt auch bei Budgetierung und Preisgestaltung. Unternehmen können ihre Einkäufe verstehen und bessere Budgetentscheidungen treffen, indem sie Beschaffungsausgaben-Daten sammeln, kategorisieren und analysieren.
10. Konzentration der Lieferanten
Die Quantifizierung der Lieferantenkonzentration ist eine weitere Metrik im Beschaffungsprozess. Sie misst, wie stark eine Organisation auf bestimmte Lieferanten für Waren und Dienstleistungen angewiesen ist. Eine zu starke Fokussierung auf einen Lieferanten könnte dem Geschäft und der Kundenzufriedenheit schaden.
Wenn jedoch zu wenige Ressourcen einem Anbieter zugewiesen werden, ist die Verhandlungsstärke bei der Aushandlung neuer oder erneuerter Verträge geringer. Ein Gleichgewicht ist entscheidend, um das Beste aus den Lieferantenbeziehungen herauszuholen und gleichzeitig Effizienz und Produktion zu maximieren.
11. Erstabgleichrate
Ein wesentlicher Leistungsindikator zur Verfolgung der Wirksamkeit und Genauigkeit des Beschaffungsprozesses ist die Erstabgleichrate. Diese Metrik bewertet die Effizienz der Beschaffungsverfahren, indem sie überprüft, ob Rechnungen beim ersten Versuch mit Bestellungen und Quittungen übereinstimmen.
Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses hilft moderne Technologie Unternehmen, Geld und Zeit zu sparen, indem sie die Korrektur menschlicher Fehler, unnötige Arbeit und unregelmäßige Ausgaben reduziert.
Das Verständnis präventiver Maßnahmen in der Nähe der Transaktionseingabe reduzierte Fehler, was wiederum den Stress der Einkäufer beim Umgang mit großen Rechnungen minderte. Das verbesserte Raten zeigt das Engagement eines Unternehmens, das Beschaffungsrisiko zu minimieren, und weist auf eine höhere Genauigkeit im gesamten Kauftransaktionsprozess hin.
Mit Hilfe dieser Beschaffungsmetriken und Leistungsindikatoren können Unternehmen ihre Beschaffungsleistung verbessern und datengetriebene Entscheidungen treffen.
Best Practices für Beschaffungsmetriken und KPIs
KPIs und Messungen leiten Beschaffungsteams zu strategischen Zielen und besseren Ergebnissen. Beste Techniken zur Messung dieser KPIs verbessern die Wirksamkeit dieser Anleitung.
Die Standardisierung der Messung des Beschaffungserfolgs bietet Konsistenz, Zuverlässigkeit und umsetzbare Erkenntnisse. Lassen Sie uns verschiedene empfohlene Methoden zur Optimierung der Beschaffungs-KPIs untersuchen.
Spezifische KPI-Ziele
Zielklarheit ist der Kern jeder effektiven Messmethode. KPI-Ziele sollten klar, messbar, realistisch, relevant und zeitgebunden sein, um die Beschaffung mit den Zielen der Organisation zu verbinden. Dieser Ansatz hilft, die Bemühungen zu fokussieren und die Leistung mit den festgelegten Benchmarks zu bewerten, wodurch schnelle Anpassungen und gezielte Verbesserungen ermöglicht werden.
Sicherstellen der Datenintegrität
Die Genauigkeit der Daten bestimmt die Integrität der KPIs. Eine genaue Datenerfassung, -verarbeitung und -analyse ist entscheidend. Regelmäßige Datenquellenüberprüfungen, Verifizierung und robuste Datenmanagementsysteme sind erforderlich.
Machen Sie KPIs sichtbar.
Die Zugänglichkeit von KPI-Daten fördert Transparenz und laufende Verbesserung. Indem sie Daten mit Stakeholdern teilen, können Organisationen die Entscheidungsfindung demokratisieren und Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit fördern. Zugängliche Daten ermöglichen Echtzeitüberwachung und -maßnahmen, sodass Beschaffungsziele in der gesamten Organisation im Vordergrund stehen.
Passen Sie KPIs an neue Trends an
Die Erfolgskriterien der Beschaffung ändern sich mit dem Geschäftsumfeld. KPIs sollten aktualisiert werden, um Marktentwicklungen, Marktbedingungen und Technologien widerzuspiegeln, damit die Beschaffungsstrategien aktuell bleiben. Diese flexible KPI-Managementstrategie hilft Unternehmen, zu innovieren und zu wachsen.
Warum sind Beschaffungsmetriken entscheidend?
Viele große Unternehmen verwenden Beschaffungsmetriken, um ihre Einkäufe zu verfolgen und zu messen, was ihre Bedeutung unterstreicht.
Es hilft Unternehmen, Bereiche für starke Einsparungen zu identifizieren, die Ausgaben zu kontrollieren, Beschaffungsverträge zu optimieren, die Servicelevels von Lieferanten und Anbietern zu verbessern und strategische Entscheidungen zu treffen, wenn sie die Gesamtkostenbesitz von Waren oder Dienstleistungen bewerten.
Das Verständnis, wie Beschaffungsarbeitsabläufe die Geschäftsausgaben beeinflussen, kann einem Unternehmen helfen, seine Beschaffungsbemühungen zu maximieren und ein attraktiver Lieferantenpartner zu werden, indem es eine wechselseitige, wertbasierte Strategie über die gesamte Lieferkette hinweg umsetzt.
Unternehmen können Kundenerwartungen erfüllen und im Budget bleiben, indem sie sorgfältig KPIs wie Risikogrenzen, Zahlungsanreize, Lieferkriterien, Vertragslebenszyklen usw. analysieren und verwalten.
Überwachung und Verbesserung von Beschaffungsmetriken und KPIs
Überwachung, Analyse und kontinuierliche Verbesserung sind erforderlich, um Beschaffungsmetriken und KPIs zu verbessern. Unternehmen können durch folgende Schritte die Beschaffungsleistung verfolgen und verbessern:
Relevante Metriken finden
Bei der Verbesserung der Beschaffungsleistung sollten Unternehmen zunächst Indikatoren identifizieren, die sie verfolgen und verbessern möchten. Dieser Prozess sammelt Daten aus internen Systemen, externen Anbietern und besten Branchenpraktiken, um die Leistung zu bewerten. Funktionsübergreifende Teams können entscheiden, welche Datenelemente wichtig sind und mit den betrieblichen Zielen übereinstimmen, um die Verfahren der Organisation anzupassen.
Eine Basis schaffen
Setzen Sie einen Ausgangspunkt für Beschaffungsindikatoren, um historische Leistungstrends zu verstehen und die zukünftige Leistung besser vorhersagen zu können. Benchmarks helfen, die individuelle Leistung im Wettbewerbsumfeld zu kontextualisieren und die Unternehmensziele mit externen Normen zu vergleichen.
Business-Intelligence-Systeme können KPIs im Laufe der Zeit verfolgen und visualisieren, um Muster und Anomalien zu identifizieren.
Verwenden Sie Datentracking-Tools
Verfolgen Sie festgelegte Parameter mit zuverlässigen Datenerfassungslösungen über zahlreiche Plattformen hinweg. Automatisierte Lösungen eliminieren menschliche Arbeit und verbessern die Genauigkeit, sodass Unternehmen bessere Einblicke in ihre Prozesse erhalten. Durch Investitionen in skalierbare Methoden können Unternehmen relevante Informationen auf jeder Granularitätsebene genau überwachen, von aggregierten Daten bis hin zu spezifischen Komponenten, was eine schnelle Entscheidungsfindung ermöglicht.
Ziele und Benchmarks setzen
Nachdem Baselines festgelegt wurden, sollten Organisationen realistische Ziele basierend auf Prozessreife und Fähigkeiten festlegen, um zu vermeiden, dass langfristige Ziele unerreichbar werden. Der Vergleich der historischen Leistung mit ähnlichen Unternehmen hilft Unternehmen, Ziele zu setzen und Bereiche für Verbesserungen über die transaktionale Effizienz hinaus zu finden. Das Setzen von Meilensteinen fördert die Leistung innerhalb von rollierenden Zeitplänen und motiviert Teams zur Weiterentwicklung.
Überwachen und bewerten
Mit KPIs und geeigneten Werkzeugen ist eine ständige Überwachung erforderlich, um Daten aktuell zu halten und Probleme zu identifizieren, bevor sie verpasste Ziele oder Stress verursachen.
Analytics erleichtert die Korrelation von Aktivitäten mit Ergebnissen in größeren Organisationen und das Isolieren von abweichendem Verhalten. Suchen Sie nach versteckten Möglichkeiten während Spitzenaktivitäten oder großen Projekten, die bei richtiger Verwaltung zu nicht realisierten Gewinnen führen könnten.
Kommunizieren, trainieren
Kontinuierliche Verbesserungsprojekte erfordern hervorragende Kommunikation zwischen Managern und Teammitgliedern über Best Practices und Unternehmensziele sowie regelmäßige Stakeholder-Analysen. Die Schulung der Mitarbeiter zur Messung von Sammlungen und kontinuierlichem Feedback stellt sicher, dass jeder seine Aufgaben kennt und Aufgaben ohne Verletzung der Beschaffungseffizienzanforderungen abgeschlossen werden, um Ressourcen zu sparen oder willkürliche Fristen einzuhalten.
Überprüfen und anpassen
Unternehmen sollten auch KPIs analysieren und anpassen, um die Beschaffungsleistung zu verfolgen und zu verbessern. Unternehmen können sicherstellen, dass sie die richtigen Metriken anvisieren und Chancen zur Weiterentwicklung identifizieren, indem sie aktuelle KPIs analysieren.
Gut definierte und konsistent überwachte KPIs können Fortschritte gegen erreichbare Ziele anzeigen und bestätigen, dass Unternehmensziele erreicht oder verbessert wurden. Zip kann Ihnen helfen, in wettbewerbsintensiven Situationen die Nase vorn zu behalten.
Durch das Befolgen dieser Verfahren können Unternehmen Beschaffungsmetriken und KPIs messen und verbessern, was zu einer verbesserten Effizienz, Kosteneinsparungen und Beschaffungsstrategie führt.
Wer sollte Beschaffungsmetriken überwachen?
Richtig implementiertes Tracking und Verbesserung von Beschaffungsmetriken kommt vielen organisatorischen Rollen und Abläufen zugute. So sieht jede wesentliche Rolle oder Funktion aus:
CFO
CFOs profitieren erheblich von der Verfolgung und Verbesserung von Beschaffungsmetriken. Moderne Unternehmen delegieren große Einkäufe und Ausgabenentscheidungen normalerweise an den CFO.
Somit kann ihnen eine genaue und rechtzeitige Beschaffungsanalyse helfen, Ausgabengewohnheiten zu untersuchen und fundierte Politik- oder Budgetanpassungen vorzunehmen, die erhebliche Auswirkungen auf Einsparungen im Endergebnis haben können. Die Verfolgung von Beschaffungsmetriken hilft dem CFO, datengestützte Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen, wie etwa Notkäufe oder Engpassverwaltung, während gleichzeitig die Transparenz zur Unterstützung der Kostenverwaltung gewährleistet ist.
CEO
Der CEO eines jeden Unternehmens kann die täglichen Betriebskosten besser verstehen, indem er Waren und Dienstleistungen effizient beschafft. CEOs können mit effektiven Beschaffungsmetriken und deren Verbesserung, die in ihre Systeme integriert sind, intelligentere Entscheidungen treffen – von der Strategie bis zur Preisverhandlung –, um die Kapitalrendite zu maximieren. Echtzeitdaten ermöglichen es dem Management, strategische Maßnahmen sofort zu bewerten und Methoden zur Aushandlung besserer Deals oder zur Sicherstellung der Geschäftsnachhaltigkeit mit neuen Anbietern oder Lieferanten zu verbessern.
Finanzteams
Ein effektives Tracking-System für Beschaffungsmetriken für Finanzteams ermöglicht es ihnen, Rechnungen von verschiedenen Lieferanten in Echtzeit zu verfolgen und zu sehen, was ausgegeben und was gespart wird.
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung stellt sicher, dass die Zahlungstermine früher eingehalten werden, und ermöglicht es den Finanzteams, ihre Erfolge zu messen und gleichzeitig den Papierkram mithilfe intelligenter Deep-Learning-Algorithmen zu reduzieren. Mit diesem automatisierten Ansatz können Finanzexperten schnell Kaufabweichungen zwischen Abteilungen oder Regionen feststellen.
Beschaffungsteams
Ein ausgezeichnetes System für Beschaffungsmetriken hilft Beschaffungsteams dabei, effiziente und kosteneffektive Beschaffungsentscheidungen zu treffen. Diese Entscheidungen umfassen den Aufbau von Lieferantenvereinbarungen, die Identifizierung von Produktrisiken und die Überwachung der Lieferantenleistung.
Sie maximieren Ressourcen und identifizieren Chancen zur Verbesserung mit robusten Tools zur Verfolgung von Metriken. Während sie diese Standards aufrechterhalten, kann das Team Pläne effizient umsetzen, Verschwendung reduzieren und die Prozessverfeinerung perfektionieren.
Unternehmensweit
Ein gutes Metriksystem hingegen hilft nicht nur den Einkaufsteams. Besseres Ressourcenmanagement und mehr Einsparungen im gesamten Unternehmen kommen den Endergebnissen von Führungskräften in jeder Abteilung zugute. Budgetentscheidungen, die den Betrieb rationalisieren und die Effizienz erhöhen, basieren auf einer genauen Verfolgung von Metriken. Diese Informationen könnten helfen, Probleme vorherzusagen, die nicht wie geplant aufgetreten sind und zu Ausfallzeiten oder Gefahren führen könnten, was den Eigentümern Sicherheit gibt.
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