Optimierung des Einkaufs: Warum ERP allein nicht ausreicht

ERP-Systeme waren traditionell das Rückgrat des Einkaufs und haben wichtige Prozesse wie die Verwaltung von Bestellungen, die Kommunikation mit Lieferanten und das Vertragsmanagement zentralisiert und vereinfacht. Doch die Geschäftsumstände ändern sich schnell, und Einkaufsteams stehen vor neuen Herausforderungen. Traditionelle ERP-Systeme mangeln an Flexibilität, Echtzeitanalysen, Transparenz und einer benutzerzentrierten Strategie für den modernen Einkauf.

Die Einschränkungen von ERP-Systemen haben zu Unterbrechungen im Einkauf geführt. Moderne Einkaufslösungen wie Zip lösen diese Probleme, indem sie Intake-to-Pay, eine intuitivere Benutzeroberfläche und eine bessere Integration bieten, was die Produktivität, Transparenz und Benutzerakzeptanz verbessert. In diesem Artikel werden die Bedeutung des Einkaufs in Unternehmensprozessen, die Rolle von ERPs im Einkaufsmanagement und die wichtigen Aspekte eines Einkaufs-ERPs erörtert. Es gibt auch Ratschläge zur Auswahl und Implementierung von ERPs.

Wichtige Erkenntnisse:

• Traditionelle ERP-Systeme haben das Wachstum des Einkaufs unterstützt, aber sie haben ihre Grenzen. Sie können schwer zu bedienen sein und möglicherweise nicht gut mit anderen Geschäftstools zusammenarbeiten, was zu einem “Software-Wirrwarr” führen kann. Dies kann dazu führen, dass Einkaufsteams sie ablehnen und auf zusätzliche Tools zurückgreifen, um die Arbeit zu erledigen.‍
• Bei der Auswahl eines ERP-Systems für den Einkauf ist es wichtig, die Integration mit bestehenden Systemen, zentralisiertes Datenmanagement, automatisierte Workflows, anpassbare Berichterstellung und Analysen, Lieferantenmanagement, Bestell- und Rechnungsmanagement, Bestandskontrolle und Bedarfsplanung zu berücksichtigen.
• Um das richtige ERP für Ihr Unternehmen auszuwählen, bewerten Sie Ihre Bedürfnisse und Ziele, vergleichen Sie verschiedene Lösungen und Anbieter, prüfen Sie Skalierbarkeit und Flexibilität, stellen Sie Datensicherheit und Compliance sicher, berücksichtigen Sie die Gesamtbetriebskosten und den ROI, fragen Sie nach Referenzen und führen Sie gründliche Recherchen durch.
• Die Implementierung eines ERP-Systems für den Einkauf erfordert einen detaillierten Plan, ein ERP-Projektteam, klare Kommunikation mit den Stakeholdern, Datenmigration und Systemintegration, Benutzerschulungen und -unterstützung sowie fortlaufende Systemüberwachung, -bewertung und -optimierung.
• Die Nachverfolgung von Software und immateriellen Gütern wird vom Einkauf manchmal übersehen. Ohne geeignete Informationen kann das Einkaufsteam Schwierigkeiten haben, diese Vermögenswerte effektiv zu verwalten.

Die Rolle von ERP im Einkauf verstehen

Was sind ERP-Systeme?

ERP-Software hilft Organisationen, ihre täglichen Operationen zu führen. Das Programm integriert Finanz-, HR- und CRM-Aktivitäten. ERPs vereinfachen Abläufe und verbessern die Effizienz, indem sie Daten und Prozessmanagement zentralisieren. ERPs für den Einkauf bieten eine integrierte Lösung zur Steuerung des Prozesses.

Die Bedeutung des Einkaufs im Geschäft

Geschäftseinkauf umfasst den Kauf von Produkten und Dienstleistungen. Unternehmen benötigen effizienten Einkauf, um Waren und Dienstleistungen zu produzieren und zu verteilen. Bestandsmanagement und Lieferkettenstrategien hängen vom Einkauf ab. Da globale Lieferketten komplexer werden, benötigen Unternehmen ein umfassendes Tool, um Lieferanten zu identifizieren, Bestellungen zu generieren, Waren zu empfangen und Rechnungen zu bezahlen, während sie die Branchenrichtlinien und -vorschriften einhalten.

ERPs im Einkaufsmanagement

Die integrierte Lösung von ERPs zur Automatisierung und Optimierung von Einkaufsprozessen hat das Einkaufsmanagement revolutioniert. ERPs automatisieren den Einkaufszyklus von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung, wodurch Fehler und manuelle Prozesse reduziert werden.

Sie bieten auch Echtzeitdaten zu Inventar und Lieferantenleistung für Kaufentscheidungen. Lieferantenbeziehungen und Vertragsverhandlungen werden durch ERPs verbessert, was Geld spart und die Effizienz steigert. ERPs können Effizienz und Einsparungen steigern, was sie zu einer guten Investition für die Optimierung des Einkaufs macht.

Vorteile von ERP im Einkauf

Vereinfachter Einkauf

Unternehmen können mit dieser Technologie Einkaufsprozesse automatisieren, um Bestellungen zu verfolgen, Inventar zu verwalten und Zahlungen zu vereinfachen. ERPs vereinfachen das Lieferantenmanagement, die Vertragsverhandlung und das Lieferantenrisikomanagement für Einkaufsteams. Diese Vorteile können den Kauf- und Rechnungsstellungsprozess beschleunigen, manuelle Arbeit minimieren und die Produktivität steigern.

Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit

ERPs verbessern die Kommunikation, indem sie Echtzeit-Updates und Informationsaustausch zwischen Stakeholdern wie Einkaufs-, Finanz- und Bestandsmanagementteams bieten. Die Integrationen von Zip bieten Echtzeiteinblicke in Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen.

Dieses Tool hilft Stakeholdern, den Einkauf mit den Unternehmenszielen und -strategien in Einklang zu bringen, indem es Transparenz, Verantwortlichkeit und Kontrolle verbessert. Mit besseren Einblicken in Budgetabweichungen und andere Kennzahlen können Management- und Finanzteams effektiver planen und budgetieren.

Echtzeitdaten verbessern die Entscheidungsfindung

Echtzeitdaten helfen Unternehmen, bessere Entscheidungen über Lieferanten, Preise und Rabatte zu treffen. Mit Echtzeiteinblicken können Organisationen Ausgabenmuster analysieren und Kosteneinsparungsmöglichkeiten identifizieren. Die Analyse- und Berichtsfunktionen des Systems bieten detaillierte Informationen über Inventar, Kaufhistorie und Kundennachfrage, sodass Unternehmen fundierte, datenbasierte Entscheidungen treffen können.

Niedrigere Betriebskosten und Risiken

Die Automatisierung von Einkaufsaktivitäten reduziert manuelle Arbeit und Fehler, die zu kostspieligen Nacharbeiten führen können, und spart Unternehmen Geld. Echtzeitüberwachung und -benachrichtigungen helfen, betriebliche Probleme zu identifizieren, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden. ERPs können das Cashflow-Management verbessern, kurzfristige Kredite reduzieren und Zahlungszyklen beschleunigen, während Kosten und Risiken gesenkt werden.

Verbesserte Compliance und reduziertes Betrugsrisiko

Die Lösung erhöht die Transparenz und Rückverfolgbarkeit und vereinfacht die Einhaltung globaler gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen. Automatisierte Einkaufsprozesse mit geeigneten Genehmigungsworkflows und internen Kontrollen reduzieren Betrug und unnötige Ausgaben. Durch die Prüfung und Analyse von Einkaufsdaten können Unternehmen Einkaufsbetrug, menschliche Fehler und Compliance-Verstöße verhindern und so ihre Marke schützen und Standards einhalten.

Wichtige Funktionen eines Einkaufs-ERP

Ein effizientes ERP-System kann die Einkaufseffizienz steigern und Kosten senken. Berücksichtigen Sie diese wichtigen ERP-Funktionen, die Ihren Einkaufsprozess erheblich verbessern könnten:

Integration bestehender Systeme in ERP

Eine gute ERP-Implementierung erfordert nahtlose Konnektivität mit Ihren aktuellen Geschäftsprozessen. Ihre ERP-Lösung sollte mit Ihren Finanz-, Bestands- und Lieferkettenmanagementsystemen interagieren, um Datenaustausch und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu ermöglichen. Zip kann als Einkaufsorchestrierung und Intake-to-Procure-Overlay für ältere ERP-Systeme dienen und Echtzeit-Datenaustausch und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ermöglichen. Dies eliminiert manuelle Dateneingaben, verringert Fehler und spart Zeit.

Zentrales Datenmanagement

Ein gutes Einkaufs-ERP sollte alle Einkaufsdaten in einer Datenbank zentralisieren. Die Konsolidierung von Daten aus mehreren Quellen verbessert die Leistung von Lieferanten, den Bestellstatus und die Bestandsübersicht. Diese umfassende Perspektive hilft Ihrem Team, datengestützte Entscheidungen zu treffen und die Einkaufseffizienz zu steigern.

Workflow-Automatisierung

ERP-Automatisierung rationalisiert und vereinfacht den Einkauf. Suchen Sie nach einem ERP mit automatisierten Einkaufsanforderungen, Genehmigungen und Auftragsverwaltung. Dies spart Zeit und verringert menschliche Fehler, was die Konsistenz und Genauigkeit des Einkaufs sicherstellt.

Anpassbare Analytik und Berichte

In der heutigen datengetriebenen Unternehmensumgebung sind Echtzeitanalysen und anpassbare Berichte unerlässlich. Dynamische Berichtswerkzeuge sollten es Ihnen ermöglichen, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, Trends zu analysieren und KPIs in Ihrer ERP-Lösung zu verfolgen. Dies wird Ihrem Unternehmen helfen, intelligente Kaufentscheidungen zu treffen und die Leistung zu verbessern.

Leistungsverfolgung und Lieferantenmanagement

Ein vollständiges ERP-System mit Lieferantenmanagement hilft, Ihren Einkaufsprozess zu optimieren. Suchen Sie nach Funktionen zur Verfolgung der Lieferantenleistung, zur Risikobewertung und zur Aktualisierung von Lieferantenprofilen. Dies wird Ihnen helfen, Vertrauen mit Lieferanten aufzubauen, bessere Konditionen auszuhandeln und Unterbrechungsrisiken bei Lieferanten zu verringern.

Bestell- und Rechnungsmanagement

Ein erfolgreicher Einkauf erfordert ein effizientes Bestell- und Rechnungsmanagement. Ein ERP-System mit automatisierter Auftragserstellung, -verfolgung und -genehmigung, elektronischer Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung rationalisiert diese Prozesse. Dies wird die Zeit reduzieren, die Genauigkeit verbessern und die Einhaltung von Branchenvorschriften sicherstellen.

Bedarfsplanung und Bestandskontrolle

Eine gute Bestandsverwaltung ist erforderlich, um Out-of-Stock-Situationen und hohe Lagerkosten zu vermeiden. Eine komplexe ERP-Lösung benötigt fortschrittliche Bestandskontrolle und Bedarfsplanung. Durch die Nutzung historischer Daten und Bedarfsprognosealgorithmen kann Ihr Unternehmen die Lagerbestände optimieren und die Kosten für Out-of-Stock-Situationen senken.

Die Wahl eines ERP-Pakets mit diesen Eigenschaften wird den Einkauf beschleunigen, die Entscheidungsfindung verbessern und Ihrem Unternehmen Geld sparen. Stellen Sie sicher, dass Sie jede Option sorgfältig bewerten und diejenige auswählen, die am besten zu den Zielen Ihres Unternehmens passt. Dies erschließt das volle Potenzial Ihrer Einkaufsprozesse und treibt nachhaltiges Unternehmenswachstum voran.

Das richtige ERP für Ihr Unternehmen wählen

Bewertung von Geschäftsbedürfnissen und -zielen im ERP

Berücksichtigen Sie Ihre Geschäftsziele, bevor Sie ein Einkaufs-ERP-System auswählen. Berücksichtigen Sie wichtige Herausforderungen wie die Reduzierung manueller Prozesse, die Verbesserung der Transparenz der Lieferkette oder die Vereinfachung von Einkäufen. Setzen Sie sich langfristige Ziele wie den Eintritt in neue Märkte oder die Einführung eines nachhaltigen Einkaufs. Sie können sicherstellen, dass Ihr ERP Ihren gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen entspricht, indem Sie es mit Ihrem Geschäftsplan verbinden.

Vergleich von ERP-Anbietern und -Lösungen

Vergleichen Sie ERP-Lösungen und -Dienstleistungen, um das richtige Einkaufssystem zu finden. Verwenden Sie eine Checkliste oder Punkteliste, um Automatisierungs-, Integrations- und Anpassungsoptionen zu vergleichen. Überprüfen Sie die Reputation, Erfahrung und den Kundensupport der Anbieter für eine erfolgreiche Implementierung und langfristige Partnerschaft. Diese Recherche wird Ihnen helfen, einen ERP-Anbieter auszuwählen, der zu Ihrem Budget und Ihren Unternehmenszielen passt.

Bewertung von Skalierbarkeit und Flexibilität

Skalierbarkeit und Flexibilität sind entscheidend bei der Auswahl eines Einkaufs-ERP. Die Expansion von Operationen und die Reaktion auf Branchenentwicklungen erfordern ein flexibles System. Das System sollte skalierbar sein, mit neuer Software oder Hardware interagieren und mobilen und Remote-Zugriff bieten. In der schnelllebigen Unternehmenswelt kann ein flexibles ERP-System Ihrem Einkaufsbereich helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Datensicherheit und Compliance aufrechterhalten

Im Einkauf sind Datensicherheit und Compliance wichtig, da Lieferantenverträge und Preisvereinbarungen ständig ausgetauscht werden. Wählen Sie eine ERP-Lösung mit rollenbasierten Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und Schwachstellentests. Überprüfen Sie, ob der Anbieter die Anforderungen von GDPR, SOC 2 und ISO 27001 erfüllt. Wählen Sie eine ERP-Lösung mit zuverlässiger Sicherheit und Compliance, um Ihre Daten und Ihren Ruf zu schützen.

Berücksichtigung von Gesamtbetriebskosten und ROI

Ein vollständiger Einkaufs-ERP-Leitfaden muss die Gesamtbetriebskosten (TCO) und den Return on Investment (ROI) enthalten. Neben Software- und Hardwarekosten umfasst die TCO auch Wartung, Updates und Support. Der ROI vergleicht die Kosteneinsparungen, Effizienzverbesserungen und Umsatzwachstum der ERP-Lösung mit der Investition. Eine Analyse von TCO und ROI kann Ihnen helfen, ein Einkaufs-ERP auszuwählen und Stakeholder zu überzeugen.

Nach Referenzen fragen und gründlich recherchieren

Nach den vorherigen Prozessen fordern Sie Referenzen an und recherchieren Sie zu ERP-Anbietern. Fragen Sie aktuelle Kunden nach der Benutzerfreundlichkeit, dem Support und der Zufriedenheit mit der Lösung. Überprüfen Sie den Ruf, die Geschichte und die Führung des Anbieters, um einen vertrauenswürdigen Partner sicherzustellen. Referenzen und Recherche können Ihnen helfen, einen ERP-Anbieter auszuwählen, der zu Ihren Einkaufszielen und Ihrer Unternehmenskultur passt.

Implementierung von Einkaufs-ERP-Software: Best Practices

Die Implementierung eines ERPs für den Einkauf kann Ihrem Unternehmen helfen, erfordert jedoch eine sorgfältige Strategie und Umsetzung. Befolgen Sie diese Best Practices für einen reibungslosen Übergang und maximalen Investitionswert:

Erstellung eines umfassenden Implementierungsplans

Beginnen Sie mit einem umfassenden Implementierungsplan, der den Projektumfang, die Ziele und den Zeitrahmen festlegt. Dieser Plan sollte Meilensteine, Ressourcenzuweisung und Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder umfassen. Aktualisieren Sie Ihren Plan regelmäßig, um Änderungen zu berücksichtigen und Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Ernennung eines ERP-Projektteams

Stellen Sie ein Projektteam aus Stakeholdern aus Einkauf, IT, Finanzen und anderen betroffenen Abteilungen zusammen. Dieses funktionsübergreifende Team sollte während der gesamten ERP-Systembereitstellung zusammenarbeiten, um alle Elemente zu testen, zu integrieren und zu optimieren.

Kommunikation der Änderungen mit Stakeholdern

Die ERP-Bereitstellung erfordert gute Kommunikation. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, um Stakeholder über den Projektfortschritt, die Vorteile und Herausforderungen zu informieren. Transparenz wird Erwartungen managen, Probleme lösen und eine positive Einstellung gegenüber dem neuen System fördern.

Systemintegration und Datenmigration priorisieren

Die Datenmigration von Ihren alten Systemen zur neuen ERP-Lösung ist entscheidend und schwierig. Bereinigen und validieren Sie Ihre Daten, um Genauigkeit und Integrität sicherzustellen. Erstellen Sie einen Datenmigrationsplan, der Schritte, Werkzeuge und Ressourcen für einen sicheren Datentransfer enthält. Stellen Sie sicher, dass Ihr neues ERP-System mit Ihrer Software und Hardware verbunden ist, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Umfassende Benutzerschulung und Unterstützung

Alle Benutzer müssen verstehen, wie sie Ihre neue ERP-Lösung nutzen können, um deren Vorteile zu maximieren. Erstellen Sie ein umfassendes Schulungsprogramm mit den wichtigsten Funktionen, Best Practices und realen Beispielen. Dies kann Schulungen im Klassenzimmer, praktische Übungen und Online-Kurse umfassen. Bieten Sie kontinuierliche Unterstützung für Benutzeranfragen und -probleme.

Kontinuierliche Überwachung, Bewertung und Optimierung des Systems

Nach dem Start muss Ihr ERP-System überwacht und verbessert werden. Verfolgen Sie die Effektivität des Systems und dessen Einfluss auf die Einkaufsaktivitäten durch Schlüsselkennzahlen. Überprüfen Sie diese KPIs regelmäßig, um Prozesse, Workflows und die Systemkonfiguration zu verbessern. Dies maximiert den Investitionswert und treibt die Verbesserung des Einkaufsprozesses voran.

Überwindung von Problemen bei der Einführung von ERP im Einkauf

Die Einführung eines Einkaufs-ERP-Systems kann Ihr Unternehmen verändern. Um jedoch einen reibungslosen Übergang und maximale Vorteile zu gewährleisten, müssen häufige Schwierigkeiten angegangen werden. Sie können die Einführung sicher bewältigen und den Einkauf optimieren, indem Sie diese Hindernisse erkennen und proaktiv Lösungen implementieren.

Gefahren in ERP identifizieren und managen

Führen Sie eine gründliche Risikobewertung durch, um Herausforderungen bei der Einführung von ERP im Einkauf zu erkennen. Datenmigrationsprobleme, unzureichende Benutzerschulung und mangelnder Anbietersupport sind Bedenken. Entwickeln und implementieren Sie Risikominderungsstrategien, um Projektrisiken zu reduzieren.

Erwartungen und Widerstand der Benutzer managen

Benutzerwiderstand kann die Einführung von ERP im Einkauf behindern. Benutzererwartungen müssen gemanagt werden, um diese Barriere zu überwinden. Kommunizieren Sie den Mitarbeitern, wie das neue System alltägliche Aufgaben und die Einkaufsleistung verbessern wird. Umfassende Schulungen, Unterstützung und Benutzerbeteiligung in Entscheidungsprozessen können dazu beitragen, dass Benutzer das neue System akzeptieren und sich damit identifizieren.

Software-Wirrwarr

Software-Wirrwarr, die unkontrollierte Entwicklung von Softwareanwendungen in einer Organisation, ist eine grundlegende Herausforderung im modernen Einkauf und ein Mangel an klassischen ERP-Systemen. Moderner Einkauf ist komplex und erfordert spezialisierte Software, die ERP-Systemen fehlt. Um den Einkaufsanforderungen gerecht zu werden, integrieren Unternehmen viele Softwarelösungen in ihr ERP-System.

Software-Wirrwarr kann aus unkontrolliertem Wachstum von Anwendungen resultieren. Dies führt zu Datensilos, getrennten Verfahren und verringerter Transparenz und Effizienz im Einkauf, was das Systemmanagement und die Integration erschwert. Die Nachverfolgung und Verwaltung von Lizenzen und Nutzung für diese Vielzahl von Softwareprogrammen kann schwierig sein, was Compliance-Bedenken und Kosteneffizienzen birgt. Diese Probleme zeigen die Notwendigkeit umfassenderer Lösungen wie Intake-to-Pay-Systeme, um das Software-Wirrwarr im modernen Einkauf zu bewältigen.

Herausforderungen bei der Anpassung

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen, und ein ERP-System passt möglicherweise nicht für alle. Die Anpassung von ERP für den Einkauf ist schwierig, zeitaufwändig und teuer. ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, eine Vielzahl von Geschäftsoperationen zu unterstützen, und obwohl sie Einkaufsmodule enthalten, bieten sie möglicherweise nicht genügend Details für einige Einkaufsaufgaben. Aufgrund dieses Mangels an Fähigkeiten müssen Einkaufsteams möglicherweise spezialisierte Tools zusätzlich zu ihrem ERP verwenden.

Die Ignorierung der Intake-Phase

Bei Software und anderen immateriellen Gütern wird die Intake-Phase des Einkaufs oft vernachlässigt. In dieser Phase werden Einkaufsbedürfnisse erkannt und beschrieben, normalerweise auf Anfrage einer Abteilung oder Einzelperson. Organisationen vernachlässigen oft, wie immaterielle Vermögenswerte nach dem Kauf verfolgt werden können. Softwarelizenzen, digitale Inhalte und Dienstleistungen sind typischerweise immateriell und schwer zu kontrollieren.

Ihre einzigartigen Nachverfolgungssysteme können die Sichtbarkeit und Kontrolle über diese Vermögenswerte verhindern, wenn sie nicht entwickelt werden. Diese Vernachlässigung kann zu übermäßiger oder unzureichender Lizenzierung von Software, Problemen bei der Nutzung von Vermögenswerten und Vertragsverletzungen führen. Die Unfähigkeit, diese Vermögenswerte zu verfolgen und zu verwalten, kann rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben.

Datensicherheit und Compliance in ERP aufrechterhalten

Datensicherheit ist während der Implementierung von ERP im Einkauf entscheidend, insbesondere beim Verschieben sensibler Daten von älteren Systemen. Konsultieren Sie Ihren Anbieter, um sicherzustellen, dass das neue System den Branchen- und regulatorischen Standards entspricht. Verwenden Sie strenge Zugriffsbeschränkungen und schulen Sie Personen in Datensicherheit und -schutz. Schützen Sie Ihre Einkaufsdaten, indem Sie regelmäßig Sicherheitsmaßnahmen überprüfen und aktualisieren.

Zusammenarbeit mit Anbietern und Stakeholdern