Als Reaktion auf Störungen in der Lieferkette und wirtschaftliche Umwälzungen arbeiten viele Unternehmen mit mehr Anbietern zusammen, um die Resilienz der Lieferkette zu stärken und die besten Preise zu sichern. Die Anzahl der Anbieter erhöht die Komplexität des Managements und das Risiko von Problemen. Ein Unternehmen kann Tabellenkalkulationen verwenden, um Hunderte von Lieferanten zu verwalten. Supplier Information Management (SIM) organisiert Lieferantenmanagement und Datenorganisation, was Unternehmen einen besseren Datenzugriff und eine bessere Datenverwaltung ermöglicht. Diese Managementlösungen helfen Einkaufs- und Buchhaltungsteams, sich zu organisieren und zu skalieren.
Heute werden wir über das Supplier Information Management sprechen:
- Beschreibung des Supplier Information Management.
- Überlegungen zu Lösungen für das Supplier Information Management
- Vorteile des Supplier Information Management
- Wie SIM-fähige Beschaffung Zeit und Geld spart
Beschreibung des Supplier Information Management
Das Management von Lieferantendaten umfasst das Sammeln, Speichern, Verifizieren und Pflegen von Lieferanten- und Produktdaten. Unternehmen entwickeln und verwalten eine umfassende Lieferantendatenbank in einem cloudbasierten SIM-System. Diese Daten unterstützen Leistungsbewertungen, Budgetierung, Prognosen usw.
SIM-Systeme beinhalten häufig Procure-to-Pay (P2P)-Lösungen. Die Datenzentralisierung, Dashboards, Genehmigungsworkflows und Ausgabenanalysefunktionen dieser Technologien helfen Organisationen, die Leistung von Anbietern zu steuern und gleichzeitig die Benutzererfahrung zu verbessern.
SIM-Systeme erfassen Geschäftsdaten von Anbietern sowie historische und Benchmark-Daten. SIM-Systeme können folgende Daten speichern:
- Kontaktinformationen
- Preise und Kosten
- Fähigkeit zur Erstellung von Durchlaufzeit-Schätzungen
- Zahlungsbedingungen und Buchhaltungsdaten
- Geplante Lieferungen
- Daten zu vergangenen Transaktionen
- Preis-Benchmarking
- Leistungsdaten
- Vertragsinformationen
SIM verbessert die Kommunikation zwischen Käufer und Anbieter, optimiert das Supplier Relationship Management (SRM) und zentralisiert Daten für zukünftige Verwendungen.
Überlegungen zur SIM-Technologie
Supplier Information Management (Lieferantenmanagement-Software) funktioniert gut in einer Beschaffungsplattform. Die besten Plattformen zentralisieren Lieferantendaten und vereinfachen Beschaffungsvorgänge und -kurationen in Ihrem Unternehmen.
Achten Sie auf diese Vorteile bei der Bewertung von Technologielösungen:
Intuitive, flexible Nutzung: SIM sollte intuitiv und anpassungsfähig sein. IT, Management und Einkäufer sollten Ihre Lösung einfach zu bedienen finden. Suchen Sie nach einer Technologie, die alltägliche Recherchen, Käufe und Berichterstellung vereinfacht:
- Dynamische Suche
- Bevorzugte Lieferantenselektion
- Automatisierung und Genehmigungsworkflows
- Ausgabenrichtlinien nach Rolle
Echtzeitdaten: Kontinuierliche, detaillierte Ausgabendaten erleichtern die Berichterstellung und machen sie effektiver. Die Beschaffungsfunktion des Systems und die Anbieter werden konsistent und vollständig dargestellt.
Umfassende Berichterstattung und Analysen: Zugängliche zentralisierte Daten sind am hilfreichsten. Ausgabeninformationen leiten die Lieferantenauswahl und -leistung, kontextualisieren den Einkauf und zeigen Einspar- und Wachstumspotenziale auf.
Integrationspotenzial: SIM sollte in Ihr Informationsökosystem integriert werden. Vermeiden Sie unnötige Dateneingaben, stellen Sie korrekte Zahlen sicher und reduzieren Sie Informationssilos mit einer standardisierten und API-basierten Lösung.
Finden Sie eine Lösung, die die oben genannten Kriterien erfüllt, um Ihr SIM-Programm zu maximieren, Geld zu sparen und Ihren Beschaffungsprozess zu rationalisieren.
Die 7 wichtigsten Vorteile des Supplier Information Management
Supplier Information Management verbessert nachweislich die Beschaffung und die finanzielle Leistung. Eine Beschaffungsmanagementlösung wie Order.co ermöglicht es Ihnen, Daten und Beschaffung auf einer einfachen Plattform zu verwalten.
Supplier Information Management unterstützt die Beschaffung in sieben Bereichen:
1. Zentralisiert Informationen
SIM zentralisiert Lieferantendaten und vereinfacht die Erstellung, Bearbeitung, Zahlung und Nachverfolgung von Bestellungen. Es hilft, Anbieter mit den besten Preisen und Dienstleistungen zu finden und Qualitätsstandards zu verfolgen. Alle Abteilungen und Beteiligten können auf eine organisierte Kommunikation und Transaktionsaufzeichnung der Anbieter zugreifen.
2. Verwaltet Leistung
SIM ermöglicht es Unternehmen, die Leistung von Lieferanten zu überwachen. Zentralisierte Lieferanteninformationen bieten Qualitäts-, Vertragskonformitäts-, Kosteneinsparungs- und andere Kriterien für die Lieferantenauswahl. Es fördert strategisches Sourcing und erhält die Kostenleistung. Es hilft auch Unternehmen, Leistungslücken zu erkennen und Alternativen zu bewerten.
3. Verbessert die Informationsverwaltung
SIM schützt die Kommunikation vor unbefugtem Zugriff, verhindert Datenverlust oder -diebstahl und rationalisiert das Lieferantenmanagement. Diese Sicherheit ist entscheidend bei der Verwaltung sensibler Daten wie Bankverbindungsinformationen.
4. Reduziert Lieferantenrisiken
SIM hilft Unternehmen, Lieferantenkontakte, Finanz-, Leistungs- und Bankdaten aktuell zu halten. Es reduziert die Manipulation von Lieferantendaten und Beschaffungsbetrug, indem es die Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen sicherstellt. Datensicherheit ist entscheidend, da über 70% der von Betrug betroffenen Organisationen angeben, dass ein externer Angriff oder die Koordination zwischen externen und internen Quellen die größte Störung verursacht hat.
5. Reduziert die Verarbeitungslast der Kreditorenbuchhaltung
Ein Lieferanteninformationssystem rationalisiert Zahlungen und eliminiert manuelle Dateneingabe, wodurch Rechnungsduplikate und Dateneingabefehler reduziert und die Zahlungsgenauigkeit verbessert werden. Unternehmen können Ausgabemuster besser verfolgen, Kostensenkungsmöglichkeiten aufdecken und Vorhersagen und Budgetierungen durch die Automatisierung des Zahlungsprozesses mit SIM durchführen.
6. Beschleunigt den Einkauf
Einkäufer können mit einer zentralisierten Beschaffungslösung Lieferanteninformationen wie Produktverfügbarkeit, Preise, Lieferzeiten und Zahlungsbedingungen einfach finden. Käufer können Anbieter schnell finden und Entscheidungen treffen, da die Informationen zur Hand sind. Order.co ermöglicht direktes Bestellen und Genehmigen innerhalb des Systems, wodurch die Beschaffung beschleunigt wird.
7. Ermöglicht KPIs und Berichterstattung
Ein SIM-System hilft Managern und Finanzleitern, KPIs wie Lieferzeiten, Produktqualität, Bestellgenauigkeit, Kosten und Vertragskonformität zu verfolgen. Die Transparenz der Anbieterleistung und Echtzeitdaten verbessern das Beschaffungs- und Lieferantenlebenszyklusmanagement. Organisatorische Interessengruppen können durch Berichterstattung sofort umsetzbare Informationen für bessere Entscheidungsfindung erhalten.
Die 5 besten Tools für das Supplier Information Management
Eine Organisation kann vollständige Sichtbarkeit bewahren und Bestell- und Zahlungsprozesse beschleunigen, indem sie eine Beschaffungsmanagementplattform mit leistungsstarken SIM-Funktionen nutzt.
Denken Sie an diese fünf Lösungen. Jede bietet Dienste und Funktionen, um Bestellgenauigkeit und Lieferantendatenintegrität zu wahren, während sie Interessengruppen die Möglichkeit gibt, unabhängig Bestellungen aufzugeben.
1. Order.co
Kleine und mittelständische Unternehmen können mit der Beschaffungsplattform von Order.co Anbieterprofile, Transaktionen, Zahlungen und andere wesentliche Daten verwalten. Um die Budgetkontrolle und Sichtbarkeit zu bewahren, können Einkaufsmanager Bestellungen leiten, die Erfüllung verfolgen und die Kosten nach Anbieter, Kategorie, Abteilung oder anderen Merkmalen analysieren, indem sie das zentralisierte System verwenden.
Funktionen:
- Direkte Integrationen oder API-Connectoren vereinfachen die Anbietereinbindung.
- Benutzerfreundlicher Selbstbedienungseinkauf und kuratierter Lieferantenkatalog
- Als Procure-to-Pay-Lösung bietet es schnelle, zentralisierte Lieferantenzahlungen.
2. Coupa
Die Coupa-Plattform bietet modulare Beschaffungslösungen für Unternehmen, um Bestellungen und Zahlungen zu zentralisieren. Diese Plattform verbessert Beziehungen zu Dritten und verringert das Lieferantenrisiko durch Onboarding, Compliance und KI-unterstütztes Beschaffungsmonitoring.
Funktionen:
- Automatisierte Erfassung von E-Mail- und papierbasierten Rechnungen sowie SIM-Integration mit anderen Unternehmensmanagement- und BI-Systemen.
- Integration von Beschaffungs- und Vertragsmanagement
3. Airbase
Für Finanzverwaltung und Risikomanagement bietet Airbase mittelständisches Ausgabenmanagement. Es integriert AP-Automatisierung, Ausgabenmanagement und Speicherung von Lieferantendaten sowie Beziehungsmanagement. Die Plattform vereinfacht SIM-Aktivitäten und ermöglicht es Lieferanten, Zahlungsinformationen einzugeben.
Funktionen:
- E-Mail-Einladung für die Selbstbedienungs-Onboarding von Lieferanten
- Sicherheit zur Reduzierung von Risiken durch Dritte
- Starke Integration mit Informationssystemen
4. Das SAP Fieldglass
Fieldglass, ein Produkt von SAP, verwaltet mittelständische und unternehmensweite Anbieter. Die Fieldglass-App speichert Details, Aufgaben und Workforce-Daten, die erforderlich sind, um dienstbasierte Kontakte für jedes Projekt auszuführen, zu administrieren und zu bezahlen.
Funktionen:
- Externe Workforce-Verwaltung für temporäre und flexible Personalbesetzung
- Vertragsmanagement (SOW) für Beschaffung
- Ein Selbstbedienungsportal und umfassende Unterstützung für die Backend-Verwaltung
5. Precoro
Precoro ist eine umfassende Beschaffungssoftware für KMUs. Es vereinfacht den Einkauf und kontrolliert die Ausgaben. Um die Datenintegrität und Lieferantenbeziehungen zu verbessern, ermöglicht die Plattform leistungsstarkes Lieferantenmanagement und lieferantengetriebenes Onboarding.
Funktionen:
- Einfache Lieferanteneinbindung mit einladungsbasiertem Portal
- Auswählbare Module für anpassbare Verwaltungslösungen
- Direkte Konnektivität und offene API mit ERP- und anderen Datensystemen
