Einführung:
Im Zeitalter von Big Data, intelligenter Technologie und ständiger Verbesserung verabschieden sich Beschaffungsteams von ineffizienten und ungenauen manuellen Methoden. KI und Prozessautomatisierung erhöhen die Effizienz, Produktivität und Einblicke in eProcurement-Systemen. Unternehmen mit einer widerstandsfähigen Unternehmenskultur könnten jedoch Schwierigkeiten haben, sich an eProcurement anzupassen. Der Erfolg der Einführung von eProcurement in einer Organisation hängt vom Verständnis seiner Vorteile und der Umsetzung ab.
Was sind eProcurement-Systeme?
eProcurement-Lösungen (auch als E-Procurement bekannt) sind geschlossene Systeme, die Ihrem Team ermöglichen, Produkte und Dienstleistungen online über cloudbasiertes Datenmanagement und KI-gesteuerte Prozessoptimierung zu kaufen.
Zusätzlich zur Bereitstellung eines Einkaufserlebnisses für den Einzelhandel ermöglicht das eProcurement-System Organisationen die Verwaltung aller Beschaffungsverfahren, von Purchase-to-Pay (P2P) über strategische Beschaffung bis hin zur Vertragsverwaltung und dem Lieferantenbeziehungsmanagement.
Online-eProcurement-Lösungen sind häufig Software as a Service (SaaS), um automatisch Updates, Funktionen und Sicherheitsverbesserungen anzuwenden.
Eingebaute Benutzerunterstützung und reduzierte Software- und Hardware-Anforderungen verringern den IT-Fußabdruck in SaaS-Lösungen.
Sie können von automatisierter Einkaufssoftware bis zu einer gesamten Beschaffungssuite mit Komponenten für Lieferkettenmanagement, Bestandskontrolle und datengetriebenes Ausgabenmanagement reichen.
Sowohl große als auch kleine Unternehmen profitieren von eProcurement-Software:
- Sichern Sie Einkaufsanforderungen vor Rechnungsbetrug, Diebstahl und unautorisierten Ausgaben mit einem zentralisierten, benutzerfreundlichen Einkaufserlebnis.
- Automatisieren Sie alle Unternehmensaktivitäten, einschließlich Genehmigungsverfahren, um Produktivität, Effizienz und Kosteneinsparungen zu steigern.
- Erhalten Sie umfassende Transparenz und Nachverfolgung aller Transaktionsdaten mit Ausgabenanalysen auf stationären Arbeitsplätzen und mobilen Geräten.
- Zentralisieren, zugreifen und verwalten Sie Daten in Echtzeit, um die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, Analyse und Entscheidungsfindung zu verbessern.
- Vollständige und präzise Einhaltung von Lieferantenverträgen und Leistungsüberwachung verbessert das Lieferantenmanagement, die Optimierung der Lieferkette und das Vertragsmanagement.
- Ein Lieferantenportal unterstützt elektronische Rechnungsstellung, Zusammenarbeit sowie Einblicks- und Chancenteilung mit allen Lieferanten bei vollständiger Integration und Transparenz der Ausgaben.
- Eliminieren Sie papierbasierte, manuelle Workflows und reduzieren Sie die menschliche Beteiligung an gängigen Verfahren, um Zeit, Ressourcen und Geld zu sparen.
- Integrieren Sie alle Unternehmensbereiche in ein Master-System und kombinieren Sie die Beschaffung mit ERP-Software.
- Software zur Bestandsverwaltung
- Projektmanagement-Tools
- Buchhaltungssoftware
- CRM-Systeme zur Kundenverwaltung.
- Viele weitere Softwarelösungen für prozessoptimierten, konsistenten, umfassenden und transparenten Informationszugriff und -austausch.
- Ermöglichen Sie den Zugang zu einer weltweiten Lieferkette und integrierte Unterstützung für Währungen, Sprachen sowie nationale und internationale Compliance-Management, um die globale Beschaffung zu erleichtern.
- Machen Sie die Beschaffungsabteilung zu einer strategischen Quelle für umsetzbare Informationen und zusätzlichen Wert, nicht nur für Kosteneinsparungen.
Durch die Integration kontinuierlicher Verbesserung in Ihre Arbeitsabläufe kann Ihr eProcurement-System tiefere Dateneinblicke liefern, die die Nachverfolgung von Compliance und Leistung für Ihr Team und Ihre Lieferanten erleichtern.
Einen effektiven Implementierungsplan für eProcurement-Systeme erstellen
Das Verständnis der Vorteile von eProcurement hilft Ihnen bei der Planung Ihrer Bereitstellung.
Sie können Ihrer Organisation beim Übergang helfen, indem Sie eine Strategie entwickeln und sich daran halten. Es könnte ein langer Weg mit einigen Schlaglöchern sein.
Jedes Unternehmen ist anders, aber diese einfachen Maßnahmen helfen Ihnen bei einer erfolgreichen Einführung:
Beginnen Sie dort, wo Sie sind, und wählen Sie dann Ihr Ziel.
Identifizieren und dokumentieren Sie zunächst Ihre Beschaffungsoperationen und Geschäftsprozesse.
Dies kann Ihnen helfen, Schmerzpunkte im Beschaffungsmanagement zu identifizieren und eine Liste von eProcurement-Anforderungen zu erstellen.
Listen Sie die Änderungen auf, die nötig sind, um Ihre Ziele zu erreichen.
Zu wissen, was Sie ändern möchten und wie Sie dies erreichen können, ist entscheidend.
Welche Änderungen sind nötig, um unautorisierte Ausgaben zu eliminieren und die Transparenz der indirekten Ausgaben zu erhöhen?
Welche Prozesse und Regeln müssen implementiert und durchgesetzt werden, um Frühzahlungsrabatte bei wichtigen Lieferanten zu sichern?
Welche Anpassungen sind nötig, um Ihr Unternehmen vor Lieferantenrisiken zu schützen, indem Vertrags-, Sicherheits- und regulatorische Konformität aufrechterhalten werden?
Dies sind einige Fragen, die Sie beim Erstellen einer Liste berücksichtigen sollten.
Denken Sie daran, dass kulturelle und betriebliche Anpassungen erforderlich sein könnten.
Sie benötigen Schulung und Ausbildung, um die Unterstützung der Führungsebene und der täglichen Benutzer zu erhalten, die die Technologie nutzen werden.
Bestimmen Sie die idealen Funktionen Ihrer eProcurement-Software.
Nicht alle Beschaffungsmanagementsysteme sind gleich. Ihre Wahl sollte Ihren technologischen, finanziellen und Supportanforderungen entsprechen.
Entwickeln und dokumentieren Sie KPIs, um Ihre Implementierung nachzuverfolgen und zu bewerten.
Kürzere Lebenszyklen von Bestellanforderungen? Effizientere Ausschreibungen?
Manuell verarbeitete Bestellungen insgesamt? Detaillierte Ausgabenanalyse für genauere Finanzberichterstattung?
Ihre Messungen werden sich von denen Ihrer Konkurrenz unterscheiden, aber umfassende Datenübersicht und klare Standards können Ihnen durch Echtzeitüberwachung vor und nach der Bereitstellung Zeit und Mühe sparen.
Präsentieren Sie der Geschäftsführung einen überzeugenden Business Case.
Die Unterstützung durch die Führungsebene sichert Projektmanagement-Ressourcen und Unterstützung von oben für die betriebs- und kulturbedingten Änderungen, die für den Erfolg notwendig sind.
Wählen Sie die beste eProcurement-Lösung und planen Sie deren Einführung.
Zusätzlich zur Wahl der richtigen eProcurement-Lösung benötigen Sie einen gestuften Ansatz, um Erfolg zu erzielen.
Seien Sie detailliert und beginnen Sie klein.
Beginnen Sie mit Ihren größten Anbietern und erweitern Sie dann.
Dies wird Produktionsunterbrechungen reduzieren und Ihnen ermöglichen, Ihre Lieferkette zu überprüfen, um Redundanzen, risikoreiche Anbieter und Ausgabenkategorien und -prozesse zu eliminieren.
Neben Prozessänderungen könnten Sie mit Schulungsseminaren, intensiver Software-Schulung und Unterstützungsmaterialien beginnen, die Ihr Team für den kontinuierlichen Gebrauch benötigen könnte.
Dazu gehören auch Lieferanten in der Lieferkette. Ihr Team könnte Schulung und Unterstützung benötigen, um Ihre neue Lösung für das Beschaffungsmanagement zu erlernen und ihre Systeme mit Ihrem Lieferantenportal zu integrieren, falls Sie eines verwenden.
Wenn Ihr Beschaffungssoftware-Anbieter Unterstützung und Schulung bietet, nutzen Sie diese.
Sie haben zweifellos anderen Kunden wie Ihnen bereits geholfen, einzigartige Lösungen zu entwickeln, und können Ratschläge geben, um eine reibungslose Einführung und ein konsistentes Benutzererlebnis zu gewährleisten.
Messen und bewerten Sie die Effektivität Ihres Plans vor, während und nach der Implementierung.
Nutzen Sie die in Schritt 4 erstellten KPIs, um Ihr Projekt vor und während der Implementierung zu verfolgen und danach Anpassungen vorzunehmen.
Mit der Verbesserung Ihrer Prozessoptimierungen könnten Sie neue KPIs benötigen.
Das Verfolgen dieser KPIs kann Ihnen auch helfen, Benutzerfrustrationen oder -verwirrungen oder technologische Mängel zu identifizieren und diese mit Schulungen oder neuer Ausrüstung zu beheben, bevor sie zu Krisen werden.
Durch die Integration kontinuierlicher Verbesserung in Ihre Arbeitsabläufe kann Ihre eProcurement-Lösung tiefere Dateneinblicke liefern, die die Nachverfolgung von Compliance und Leistung für Ihr Team und Ihre Lieferanten erleichtern.
Strategische und profitable Beschaffung mit eProcurement
Niemand möchte hinterherhinken. Der Umstieg auf eine cloudbasierte eProcurement-Technologie wird Ihrem Unternehmen helfen, global wettbewerbsfähig zu sein, während Risiko minimiert und Effizienz sowie Rentabilität gesteigert werden.
Wählen Sie die passende Beschaffungssoftware und genießen Sie die Vorteile, die Ihr Unternehmen benötigt, um erfolgreich zu sein.
Fazit:
Ein eProcurement-System kann die Effizienz, Transparenz und Strategie der Beschaffung verbessern. Organisationen können durch sorgfältige Planung der Einführung, die Auswahl der richtigen Software und die Überwachung und Verbesserung des Systems Geld sparen, die Lieferantenbeziehungen verbessern und die Produktivität steigern. Die Nutzung von eProcurement hilft Ihrem Unternehmen, global wettbewerbsfähig zu sein, Risiken zu reduzieren und Gewinne zu steigern.
