Finance and procurement professionals lacked time, resources, and mandate to manage tail spend until recently. Nothing takes longer than counting coins. But as contemporary organisations acquire more indirect products and services, those pennies pile up rapidly. Finance and procurement teams must buy prudently, stabilise cash flow, and account for every cent in preparation of a recession. The tail expenditure comes in. Most companies overlook tail expenditure, which encompasses numerous categories and providers but is very little. Tail spend management is more complicated than traditional approaches due to a large concentration of one-time purchases or high-volume, low-value transactions. This is why many financial teams haven’t prioritised it.
Unternehmen sollten die Ausgaben für die Personalbeschaffung als strategische Investition betrachten, um ihre Gewinne und die Effizienz ihrer Mitarbeiter zu maximieren. Führungskräfte könnten in diesem Ausgabensegment 5-15 % einsparen, wenn sie aufmerksam wären.
Wie kann dies mit vielen geringwertigen Anschaffungen und minimalen Ressourcen geschehen? Strategische Veränderungen und die richtigen Instrumente werden alles verändern.
Wir werden den Begriff “Tail Cost” definieren, beschreiben, wie man sie verwaltet, die Vorteile eines effizienten Managements analysieren und aktuelle Techniken zur Rationalisierung von Tail Waste überprüfen.
Beschreiben der Ausgaben am Ende
Bei den nachlaufenden Ausgaben handelt es sich um die externen Ausgaben eines Unternehmens, die nicht strategisch von der Beschaffungs- oder Finanzabteilung verwaltet werden. In der Regel handelt es sich dabei um den Erwerb von Produkten und Dienstleistungen mit hohem Volumen und geringem Wert oder um einmalige indirekte Ausgaben.
Endgültige Ausgaben, auch bekannt als B- und C-Material, die 80 % der Transaktionen, aber nur 10-20 % der Gesamtausgaben eines Unternehmens ausmachen (ein Beispiel für das Pareto-Prinzip).
Mitarbeiter kaufen manchmal außerhalb der zulässigen Lieferantenverträge ein, ohne dass die Beschaffungsabteilung davon erfährt. Angesichts eines möglichen wirtschaftlichen Zusammenbruchs und einer Inflation überwachen die Unternehmen jetzt abtrünnige oder unkonventionelle Ausgaben.
Tail Spend Management konsolidiert, normalisiert und eliminiert 20 % der Ausgaben. Die Verwaltung von Restausgaben verbessert die operativen Margen und das Endergebnis eines Unternehmens.
Das “Tail Spend Management” kann Kernkostenpositionen oder Dienstleistungen umfassen, die ohne Bewertung oder Neuverhandlung des Vertrags beibehalten werden. Negative Auswirkungen können sich auf das gesamte Unternehmen auswirken. Große Einkäufe außerhalb eines Lieferantenvertrags bergen für Ihr Unternehmen das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und des Betrugs.
Dies ist eine grobe Beschreibung der Ausgaben für die Beschattung, aber die Einkäufe eines jeden Unternehmens sind unterschiedlich. Wie auch immer, unkontrollierte Regionen sind verpasste organisatorische Einsparmöglichkeiten.
Prime Tail Spend Beispiele
Beschaffungsspezialisten müssen die “tail expenditure” ermitteln, um sie zu verwalten. Beispiele für unnötige Ausgaben im Alltag? Sie können unter verschiedene Ausgabenkategorien fallen und sich auf mehrere Unternehmensbereiche verteilen, wie z. B.:
- Versand – Druck und Verpackung
- Marketing-Soziale Medien und Webentwicklung
- Unternehmensdienstleistungen – IT, HR usw.
- Bürobedarf – Papier, Lebensmittel, Ausrüstung
- Transparente, Broschüren und Schilder
- Prämien und Geschenke
- Auftragnehmer-Rechnungswesen, Schreiben, SEO
Kontrolle der hinteren Ausgaben
Die Kontrolle der langfristigen Ausgaben verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil und ein größeres Einsparungspotenzial. Wenn sich die Wirtschaft verschlechtert, kann ein Unternehmen Barmittel freisetzen und die Rentabilität aufrechterhalten, indem es die langfristigen Ausgaben reduziert. Die Teams müssen herausfinden, wo die Regeln des Beschaffungssystems für Kosteneinsparungen verschärft werden können.
Erfassen Sie alle Einkaufskosten nicht-strategischer Zulieferer für das Tail Spend Management. Ein Unternehmen kann seine Ausgaben besser verstehen und seine Lieferantenbasis rationalisieren. Die Optimierung der hinteren Ausgaben beginnt mit einer besseren Ausgabentransparenz.
Leider verlieren die Beschaffungsstellen oft den Überblick über die “indirekten Ausgaben”.
Maverick Spend Control
Zu den unkonventionellen Ausgaben gehören Käufe außerhalb der Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens. Das Unternehmen verliert auch im Voraus ausgehandelte Preise, Anreize für frühzeitige Zahlungen, Qualitätsstandards und das Vertrauen der Lieferanten. Maverick Spending birgt Risiken für die Einhaltung von Vorschriften und verpasste Chancen.
Was sind die Ursachen für unregelmäßige Ausgaben?
- Fehlende Dokumentation der Ausgabenpolitik
- Begrenzte Selbstbedienungs- und geführte Kauftools
- Unzureichende Schulung über akzeptable Einkaufspraktiken
- Notwendigkeit einer zentralen Beschaffungsaufnahme
- Die Mitarbeiter glauben, dass sie eine bessere Quelle gefunden haben.
Wenn Sie die unregelmäßigen Ausgaben Ihres Unternehmens untersuchen, können Sie ganz einfach Kosten sparen. Eine ausführliche Untersuchung wird Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften, überflüssige Einkäufe und Neuverhandlungen mit Lieferanten aufdecken.
Interne Prozess- und Politikgestaltung
Die Verwaltung der Ausgaben erfolgt am besten durch die Segmentierung der Ausgabenkategorien nach Häufigkeit und Wichtigkeit, um die Beteiligten auf den richtigen Einkaufskanal zu verweisen.
Die Straffung des Beschaffungsprozesses und die Automatisierung von Waren mit geringem Wert spart Zeit bei der Beschaffung und ermöglicht es, verstreute Ausgaben zu kombinieren. Sie können bessere Preise und Bedingungen von bevorzugten Anbietern erhalten.
Das Sortieren, Kategorisieren und Analysieren der Ausgabendaten Ihres Unternehmens verbessert den Einkauf, das Ausgabenbewusstsein und die Entscheidungsfindung.
Eine 24/7-Lösung zur Verwaltung der Beschaffungseingänge von Drittanbietern kann Beschaffungs- und Akquisitionsanfragen zentralisieren. Dieses Programm kann Beschaffungsanfragen mit dem internen Beschaffungsteam des Kunden oder mit Lieferantenvereinbarungen auf der Grundlage von Ausgabenparametern und Leistungskriterien koordinieren.
Verwendung der Tail Spend Analysis
Wie können Sie ein Programm ohne durchgängige Ausgabentransparenz verwalten? Die Analyse der hinteren Ausgaben bietet eine 360-Grad-Perspektive auf Indikatoren wie:
- Anzahl der Kategorien oder Lieferanten
- Prozentsatz der vertragsgebundenen/vertragsfreien Ausgaben
- Prozentsatz der verwalteten Ausgaben
- Deckung von Aufträgen
- Änderung des Einkaufspreises
Die Ausgabenanalyse identifiziert und findet Einsparpotenziale aus allen Ausgabendatenquellen nach Geschäftseinheit und Unternehmen.
Es verbessert auch die Datenqualität, zentralisiert den Zugriff, wendet eine Standardkategorisierung an und organisiert die Daten nach dem Namen des übergeordneten Lieferanten. Es zeigt, was Sie richtig machen und was Sie verbessern können.
Konsolidierung der Lieferanten
Die Konsolidierung der Lieferanten ist für die Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben von entscheidender Bedeutung. Bei der Analyse der hinteren Ausgaben werden Möglichkeiten zur Konsolidierung von Lieferanten und zur Erzielung von Mengeneinsparungen für dieselben Produkte und Dienstleistungen gefunden.
Dies verbessert auch die Produktivität, da sich die Teams auf weniger Lieferanten konzentrieren und ihre Beziehungen besser verwalten können.
Tail Expenditure Management unterstützt das Lieferantenmanagementteam bei der Verwaltung von Protokollen und Daten für die Aufnahme von Lieferanten. Anforderer können automatisch an bevorzugte Lieferanten weitergeleitet werden, anstatt neue Lieferantenanfragen zu stellen, was Zeit spart und die Abläufe vereinfacht.
Eine konzentrierte Lieferbasis reduziert die Frachtkosten. Die Mitarbeiter im Beschaffungswesen und in der Kreditorenbuchhaltung können Ausgaben für die Verwaltung großvolumiger Transaktionen einsparen.
Weniger Lieferanten bedeuten auch weniger Auftragsverzögerungen und Lieferausfälle. Je enger der Kreis ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Lieferanten die Bedürfnisse Ihres Unternehmens verstehen und sich mehr anstrengen, um Ihr höheres Auftragsvolumen zu erhalten.
Tail Spend Management Software
Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass Beschaffungsteams, die Technologien zur Kontrolle von Restausgaben einsetzen, jährlich 10 % sparen können. Eine proaktive Kontrolle der Endverbraucherausgaben mit einer ausgeklügelten Software zur Verwaltung des Beschaffungseingangs verschafft Ihnen einen Vorteil. Die Endbenutzer erhalten einen Überblick über die Ausgaben und eine bessere Einkaufskontrolle. Die Verwaltung der nachlaufenden Ausgaben wird durch diese Technologien automatisiert, wodurch Ihr Unternehmen Zeit und Geld spart.
Gut gemanagte Tail Spend Vorteile
Durch die strategische Verwaltung von Ausgaben mit geringem Wert und hohem Volumen können Sie Zeit und Geld sparen. Geben Sie den Beschaffungsteams mehr strategische Beschaffungsoptionen, um Kostensenkungen auszuhandeln und die Ausgaben zu konsolidieren und zu verwalten, was die Effizienz und das Risiko verbessert:
Kostensenkungen
Studien zufolge kann ein Unternehmen durch die Verwaltung seiner Ausgaben einmalig 10-20 % einsparen. Danach sind jährliche Einsparungen von 2-5 % zu erwarten.
Die Standardisierung der Lieferantenpreise ermöglicht Einsparungen, die über die Konsolidierung hinausgehen. Wenn Interessengruppen unseriöse Einkäufe tätigen, kaufen sie möglicherweise die gleiche Ware vom gleichen Anbieter zu unterschiedlichen Preisen. Lieferanten können für dieselben Waren 30 % mehr verlangen.
Verbesserte Lieferantenbeziehungen
Zersplitterte, unregulierte Ausgaben für den Einzelhandel betreffen Käufer und Lieferanten.
Wenn Ihr Unternehmen viele Bestellungen für Dinge aufgibt, die in einem Katalog oder einer Sammelbestellung zusammengefasst werden könnten, zahlt der Lieferant für die Bearbeitung, den Versand und die Abrechnung.
Durch die Straffung des Eingangs- und Genehmigungsverfahrens für Ihre Einkäufe werden die Ausgaben für die Nachbearbeitung reduziert und die Lieferanten sparen Zeit bei der Speicherung von Daten wie z. B. Bankkontodaten.
Dadurch wird Ihr Unternehmen zu einem bevorzugten Kunden, was zu Vorzugspreisen und einer bevorzugten Behandlung bei Unterbrechungen der Lieferkette führen kann.
Gesteigerte Effizienz und Produktivität
Die Kontrolle der Beschaffungsausgaben verringert das unkontrollierte Outsourcing und steigert die Effizienz durch Konsolidierung der Lieferanten. Eine Verringerung der Anzahl der Lieferanten, mit denen die Beschaffung zusammenarbeitet, würde Geld sparen und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf die Aushandlung besserer Verträge zu konzentrieren. Durch eine bessere Katalogabdeckung und Selbstbedienung können sich Mitarbeiter, die nicht in der Beschaffung tätig sind, auf ihre Aufgaben konzentrieren. Mit der richtigen Technologie können Ausgabengenehmigungen, die Erstellung von Bestellungen und die Rechnungsbearbeitung automatisiert werden.
Sicherheit und Compliance
Die Standardisierung der Ausgabenverwaltung verbessert die Einhaltung von Vorschriften und verringert die Cyber-Sicherheitsrisiken für Unternehmen und Lieferanten. Intake-to-Procure-Lösungen beschleunigen die Einbindung von Lieferanten und verringern die Risiken von Gesetzesverstößen und Cyberangriffen, indem sie die Auswahl und Einbindung von unseriösen Lieferanten verhindern. Außerdem wird die Beschaffung transparenter, indem der Status von Anfragen und die Genehmigungskriterien für die Beteiligten angezeigt werden.
Systeme zur Verwaltung von Ausgaben verfolgen und regeln Transaktionen. Probleme können in Echtzeit erkannt und behoben werden, bevor Bestellungen an Lieferanten übermittelt werden. Unternehmen können unkontrollierte Ausgaben vermeiden und erhalten genaue Daten zum Ausgabenverhalten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Einkaufsvorschriften einhalten und die Ausgaben vertragskonform sind.
Rollenbasierte Vorteile im Tail Spend Management
Für den CEO
Stakeholder Die obersten Führungskräfte geben dem Unternehmenswachstum und der Rentabilität für die Anleger Vorrang. CEOs können Einnahmen aus Kostensenkungsmöglichkeiten zur Finanzierung von Wachstumsprojekten durch ein Tail Expenditure Management nutzen.
Für COO
Unkontrollierte Ausgaben senken die Produktivität der Mitarbeiter, ein großes Problem für COOs. Die Mitarbeiter verschwenden Zeit mit der Identifizierung, Verhandlung und Einbindung von Anbietern. Die Beschaffungs- und Finanzteams reagieren auf unseriöse Ausgabenanträge und Rechnungen, die nicht zurückgegeben werden. Die unüberlegte Auswahl von Lieferanten kann auch den Ruf einer Marke schädigen, indem sie die Produktqualität beeinträchtigt.
All diese leichtfertigen Käufe können Unternehmen viel kosten. Untersuchungen haben ergeben, dass die Produktivität von Einkäufern und Anforderern um 40 % sinken kann, wenn sie hinter den Ausgaben her sind.
Außerdem sinkt die Arbeitsmoral, weil die meisten Arbeitnehmer lieber an ihren Hauptaufgaben arbeiten. Da sich die COOs auf die Produktivität, das Engagement und die Freude der Mitarbeiter konzentrieren, um sie auf dem schwierigen Arbeitsmarkt zu halten, kann die Vereinfachung und Automatisierung von Ausgaben für die Nachbearbeitung helfen.
Für CFO
CFOs in regulierten Branchen sehen sich ohne angemessene Ausgabenkontrolle mit rechtlichen Bedenken konfrontiert. Die Einhaltung von Vorschriften und Cybersicherheit kann für Unternehmen mit vielen nicht verwalteten Anbietern schwierig sein. Denken Sie daran, dass 60 % der Datenschutzverletzungen von Drittanbietern begangen werden. Daher sind strenge neue Verfahren zur Freigabe von Anbietern unerlässlich, um hohe Geldstrafen und Markenschäden zu vermeiden.
Für den CPO
Hauptbeschaffungsbeamte können Preise, Bedingungen und andere Lieferantenfragen aushandeln, wenn es um die Abwicklung von Beschaffungsausgaben geht. Anstelle der niedrigeren Preise der Beschaffungsabteilung zahlen die Unternehmen mehr für kleine, schnell beschaffte Artikel. Im Voraus ausgehandelte Kosten reduzieren die indirekten Kosten der Beschaffung erheblich.
Die Optimierung des Tail Cost Management steigert die Produktivität der Beschaffung. CPOs nutzen Intake-to-Procure-Lösungen, um den Beschaffungsprozess zu rationalisieren und die Zeit zu reduzieren, die sie für die Bearbeitung von Beschaffungsanfragen aufwenden müssen, anstatt zuzusehen, wie ihre Berichte auf E-Mails, SMS und Anrufe reagieren. Dank dieser Zeitersparnis können sich die Beschaffungsmitarbeiter auf strategische Beschaffungsvereinbarungen konzentrieren, wodurch der CPO Geld und Sichtbarkeit spart.
Unternehmensweit
Das bedeutet, dass der Wert der Ausgaben steigt. Kleine Anbieter sind innovativer und flexibler als größere. Sie können sich schneller anpassen und umstellen und neue Ideen schneller umsetzen. Ein mittelständisches Unternehmen, das sich mit dem Thema “Tail Spend” befasst, kann erstaunliche Aussichten haben, wenn die Verbindung kultiviert wird.
Die Verwaltung von Sonderausgaben stärkt die Geschäftsbeziehungen und hilft dem gesamten Unternehmen. Es bietet auch mehrere Möglichkeiten für sozial verantwortliche Einkäufe, z. B. bei Lieferanten, die Minderheiten angehören.
