Lieferantenbetrug: 7 Wege zur Erkennung und Vermeidung

Die Überwachung der Finanzen eines Unternehmens geht über die Bargeldbuchhaltung hinaus. Betrug durch Drittanbieter nimmt im digitalen Zeitalter zu. Komplexere Betrugsmaschen erfordern strengere Betrugsprävention.

Unternehmen verlieren Tausende an Bargeld, Anwaltskosten und finanziellem Einfluss durch Betrug. In extremen Fällen schädigt Betrug Kreditwürdigkeit und Finanzen.

Dieser Artikel behandelt Lieferantenbetrug und wie Organisationen ihn verhindern können. Mehrere Fragen zum Lieferantenbetrug werden beantwortet:

• Was versteht man unter Lieferantenbetrug?
• Was sind Beispiele für Lieferantenbetrug?
• Wie können Unternehmen Lieferantenbetrug und damit verbundene Risiken erkennen?
• Welche Strategien zur Verhinderung von Lieferantenbetrug sind am effektivsten?

Definition von Lieferantenbetrug

Lieferanten begehen Lieferantenbetrug, indem sie Preise oder Waren manipulieren. Ziel ist es, interne Gewinne zu steigern und Geld zu veruntreuen.

Es gibt verschiedene Arten von Betrug. Es kann ein einzelner Täter oder eine Zusammenarbeit zwischen internem Mitarbeiter und Lieferant involviert sein. Unternehmen stehen vor hohen Kosten durch Lieferantenbetrug. Der ACFE schätzt, dass Betrug Unternehmen 5 % des Umsatzes kostet.

Beispiele für Lieferantenbetrug

Interne Mitarbeiter und externe Lieferanten begehen Einkaufbetrug auf verschiedene Weise, von denen einige schwerer zu entdecken sind. In einigen Fällen initiieren Lieferanten Betrug durch Rechnungsschemata oder Zahlungsbetrug. Interne Mitarbeiter erhalten manchmal Bestechungsgelder oder andere Anreize für Betrug. Der Großteil der Unehrlichkeit von Mitarbeitern dient dem persönlichen Vorteil.

Die meisten Unternehmen müssen auf viele Arten von Lieferantenbetrug achten.

Falsche Unternehmenszahlungen

Wenn ein interner Mitarbeiter und ein externer Akteur zusammenarbeiten, um Unternehmensgeld zu stehlen, entstehen gefälschte Lieferantenzahlungen. Betrüger errichten in der Regel eine Scheinfirma und Bankkonten.

Der Mitarbeiter der Scheinfirma sendet gefälschte Rechnungen an den internen Mitarbeiter, der die Zahlung veranlasst. Eine weitere Variante dieses Betrugs beinhaltet, dass ein interner Akteur das Konto eines legitimen Lieferanten ändert, um Geld auf ein zweites Konto zu überweisen.

Scheckmanipulation

Scheckbetrug ist ein häufiger Beschaffungsbetrug aufgrund seiner Einfachheit. Interner Mitarbeiterbetrug beinhaltet das Erhalten von Lieferantenzahlungsschecks von Geschäftskonten. Sie ändern den Begünstigten oder die Lieferantenunterschrift, um Gelder auf ein unbefugtes Konto zu überweisen.

Scheckbetrug ist am wahrscheinlichsten bei manuellen, papierbasierten Zahlungsabwicklungsunternehmen. Ohne forensische Buchhaltung kann es schwierig sein, diesen Betrug zu erkennen.

Doppelte Zahlungen

Die meisten doppelten Zahlungen sind versehentlich. Rechnungsduplikation ermöglicht jedoch Lieferantenbetrug in weniger sicheren Buchhaltungssystemen. Ein Krimineller ändert das Lieferantenkonto, indem er die doppelte Zahlung auf ein externes Konto sendet. Wenn das Buchhaltungssystem nicht in der Lage ist, Duplikate zu erkennen oder zu verhindern, kann der Betrug erneut auftreten.

Geänderte Rechnung

Dieser Betrug kann ohne einen internen Akteur auftreten. Dieser Händler fügt Produkte oder Dienstleistungen zu Rechnungen hinzu, um diese aufzublähen. Käufer zahlen für Waren und Dienstleistungen, die sie nie erhalten.

Preisabsprachen

Preisabsprachen sind eine weniger verbreitete, aber subtilere Form der Täuschung, bei der mehrere Konkurrenten in einem Markt oder einer Branche gemeinsam ihre Preise erhöhen, um wettbewerbsfähig zu erscheinen. Die FTC verbietet Preisabsprachen. Auch wenn der festgelegte Preis nicht hoch ist, ist dieses Verhalten wettbewerbswidrig und illegal.

Erkennen eines betrügerischen Lieferanten

Viele betrügerische Lieferantenaktionen haben Erkennungsmerkmale. Das Vorhandensein eines dieser Merkmale bedeutet nicht zwangsläufig Betrug, aber das Vorhandensein mehrerer kann zusätzliche Sicherheitsuntersuchungen erfordern:

• Hochrisiko- oder ausländische Lieferantenadressen oder Zahlungsinformationen
• Nur Postfach-Versandinformationen
• Unternehmen ohne EINs, USt-Ids oder EORIs
• Lieferanten ohne etablierte Telefonnummern
• Wiederholte Anweisungen unterhalb der Berichts- oder internen Genehmigungsgrenzen
• Rechnungszahlungen außerhalb interner Kontrollen
• Bestellungen und Transaktionen in ganzen Dollarbeträgen
• Unerwartete Bindestrich-, numerische oder alphabetische Suffixe in Rechnungsnummern
• Adressunterschiede zwischen Zahlung und Lieferung
• Eine bekannte Lieferant mehr als den durchschnittlichen Rechnungsgesamtbetrag bezahlen

Wenn ein vertrauenswürdiger Lieferant fragwürdig erscheint, untersuchen Sie das Problem und arbeiten Sie mit ihm zusammen, um es zu lösen. Wenn ein Betrug mit Firmenkarte oder Konto nicht mit dem Lieferanten gelöst werden kann, wenden Sie sich an den Kartenaussteller oder die Bank.

7 Methoden zur Verhinderung von Lieferantenbetrug

Betrugserkennung ist schwierig bei manueller Buchhaltung. Verwenden Sie diese bewährten Praktiken, um das Betrugsrisiko zu verringern und die Erkennung zu verbessern.

Sorgfaltspflicht bei der Einführung

Verbringen Sie Zeit mit der Recherche neuer Lieferanten. Ein einheitlicher Onboarding- und Risikobewertungsansatz für neue Lieferanten in Ihrer Organisation. Erstellen Sie ein Risikoprofil zu Beginn der Lieferantenbeziehung mit einem Sicherheitsfragebogen.

Genehmigungen standardisieren

Ein narrensicherer Genehmigungsprozess ist der beste Betrugsschutz. Um Betrug zu vermeiden, verlangen Sie mehrstufige Genehmigungen für Einkäufe und Rechnungszahlungen. Ihr Genehmigungsworkflow sollte die Bestellung oder den Anforderungsbeleg mit dem Frachtbrief und der Lieferantenrechnung vergleichen. Schützt vor aufgeblähten oder fehlerhaften Rechnungen.

Sichtbarkeit der Ausgaben verbessern

Erhöhen Sie die Ausgabenanalyse und Berichterstattung in der Buchhaltung. Sie optimieren Bargeld und machen Betrug unattraktiv. Best Practices und Software können Informationen auf Einzelpostenebene bereitstellen und das Risiko von Drittanbietern eliminieren.

Lieferanteninformationen zentralisieren

Dezentralisierte Buchhaltung ermöglicht die Verschleierung finanzieller Aktivitäten. Die Erstellung einer zentralen Lieferantendatenbank bietet genaue Adress- und Kontoinformationen. Dies verhindert, dass interne Akteure Versandadressen oder externe Bankkonten ohne Benachrichtigung ändern.

An bevorzugte Händler halten

Vorab genehmigte Listen verifizierter Lieferanten stellen sicher, dass alle Lieferkettenlieferanten validiert und genehmigt sind. 

Warnsignale beachten

Einer der besten Betrugsschutzmaßnahmen ist die automatische Erkennung von Kontenänderungen und verdächtigem Verhalten. Dazu gehört die Erkennung von Duplikaten, Lieferantenänderungsbenachrichtigungen und die Ausgabenanalyse zur Identifizierung von Anomalien.

Verwendung von Lieferantenmanagement-Software

Viele manuelle, betrugsfördernde Prozesse werden durch Beschaffungs- oder Lieferantenmanagementsysteme automatisiert.