Einleitung:
In der heutigen schnelllebigen Fertigungslandschaft ist eine effektive Kommunikation mit Lieferanten entscheidend für die Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz und die Erfüllung der Kundennachfragen. Angesichts zunehmender Herausforderungen durch sich ändernde Marktbedingungen und unerwartete Störungen wird der Aufbau starker Beziehungen zu Lieferanten wichtiger denn je. Dieser Artikel skizziert sieben einfache Schritte, um die Kommunikation mit Lieferanten zu verbessern, damit Hersteller schnell auf Veränderungen reagieren und gleichzeitig Zusammenarbeit und gemeinsamen Erfolg fördern können.
1. Anerkennen, dass ein Problem besteht
Einige Hersteller sind so weit gegangen, ein Flugzeug zu mieten, um der Zahlung von Verzugsgebühren an ihre Kunden zu entgehen, aber Lieferantenausfälle sind kein neues Problem. Hersteller sind gezwungen, Bestellungen schnell abzuwickeln, wenn Änderungen an Bestellungen in einem Posteingang verloren gehen. Dies kann ihre Beziehungen zu ihren eigenen Kunden schädigen.
Obwohl jedes Unternehmen anders ist, sind hier einige der häufigsten Wege, wie schlechte Kommunikation mit Lieferanten Herstellern geschadet hat:
- Zu viel Lagerbestand, der nicht versendet werden kann
- Verzugsgebühren von Kunden
- Schlechter Ruf wegen verspäteter Lieferungen
- Hohe Kosten zur Problemlösung (z.B. zusätzliche Flüge, Bearbeitungsgebühren, etc.)
Überprüfen Sie, wie gut Ihr Team in der Lage ist, pünktlich und vollständig zu liefern, und notieren Sie die Gründe, warum Bestellungen verspätet sind, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es ein Kommunikationsproblem mit Lieferanten in Ihrem Unternehmen gibt. Wir sind bereit zu wetten, dass die meisten davon mit Kommunikation zu tun haben.
2. Reduzieren Sie die Anzahl der E-Mails
Es gibt eine Lücke in der Kette zwischen Ihrem ERP und Ihren Lieferanten, und die meisten Hersteller füllen diese derzeit mit E-Mails.
Es gibt einige Dinge, die E-Mails nicht leisten können. Die anderen Teammitglieder können die E-Mails nicht sehen, die zwischen einem Käufer und einem Verkäufer über eine Bestellung ausgetauscht werden. Dies bedeutet, dass jemand verantwortlich ist, wenn jemand krank wird, Urlaub nimmt oder einfach etwas falsch interpretiert.
E-Mails sollten nicht genutzt werden, um über laufende Bestellungen zu kommunizieren.
Aber wie steht es mit der Pflege von Beziehungen? Bitte führen Sie weiterhin E-Mail-Korrespondenzen, Anrufe, Besuche und andere Mittel zum Kennenlernen durch. Wir möchten diese Beziehungen nicht gefährden, da sie heilig sind.
Das Verhandeln, wann der Artikel „Bolt #A8905“ geliefert werden kann, funktioniert jedoch am besten in einer Software.
3. Machen Sie Änderungen einfach
Wir bei Droppe sind der Meinung, dass Kommunikationssoftware für Bestellungen keine lange, komplizierte Bedienungsanleitung haben sollte und für Anbieter kostenlos zugänglich sein sollte. Auf diese Weise ist es eine viel kleinere Herausforderung, Lieferanten dazu zu bringen, über Software anstatt über E-Mail zu kommunizieren.
4. Zeigen Sie klare Kommunikation
Nutzen Sie ein Tool, das besser als E-Mail funktioniert, wenn Sie eines haben. Sobald etwas schiefgeht und Sie schnell eine Antwort von Ihren Verkäufern benötigen, verwenden Sie es. Wenn Dinge schiefgehen, ist es leicht, in alte Gewohnheiten zurückzufallen.
Wenn ein Kunde Ihnen mitteilt, dass er seine Bestellung noch schneller als geplant benötigt, sollten Sie zuerst die Änderungen in der von Ihnen für die Teamarbeit verwendeten Software erfassen. Dann informieren Sie Ihre Lieferanten telefonisch oder per E-Mail.
Lieferanten neigen eher dazu, ein Kontaktwerkzeug zu nutzen, wenn Sie eines anbieten.
5. Seien Sie Ihren Lieferanten gegenüber verantwortlich
Eine angenehme Überraschung beim Wechsel von E-Mail ist, dass es Ihnen eine neue Möglichkeit gibt, Lieferanten zur Verantwortung zu ziehen. Wenn Sie nur per E-Mail kommunizieren, ist es schwer zu wissen, wie oft eine bestimmte Quelle verspätet ist oder wie schnell sie normalerweise auf Änderungen reagiert. Das heißt, es ist schwer, den Unterschied zwischen Ihren durchschnittlichen Verkäufern und Ihren großartigen zu erkennen.
6. Teilen Sie Ihre Erfolge
Alle oben genannten Tipps sollen Ihrem Unternehmen helfen, reibungsloser zu laufen. Was aber, wenn Ihre Lieferanten nur von Ihnen hören, wenn sie Ihre 24-Stunden-Bestellbestätigungsregel nicht einhalten? Sie könnten das Gefühl haben, dass sie sich unnötig zusätzlichen Aufwand stellen müssen.
Deshalb ist es auch wichtig, Ihren Verkäufern positives Feedback zu geben. Wenn Sie eine schwierige Bestellung für einen Kunden abschließen, vergessen Sie nicht, Ihrem Verkäufer für seine Unterstützung zu danken. Sagen Sie ihnen, wie sie Ihnen geholfen haben, einige wichtige Unternehmensziele zu erreichen, wenn Sie rückblickend auf ihre Leistung im letzten Quartal schauen.
7. Holen Sie sich Feedback zur Lieferantenkommunikation
Genauso wie Sie einige Erfolge Ihres Teams teilen, bitten Sie Ihre besten Verkäufer um ihr ehrliches Feedback. Hören Sie zu, wenn sie Fragen, Bedenken oder Ideen zur Verbesserung haben. Sie arbeiten wahrscheinlich mit vielen Unternehmen wie Ihrem zusammen und können Ihnen viel darüber sagen, was funktioniert und was nicht.
Die Beziehung zwischen Käufer und Lieferant ist eine Partnerschaft, auch wenn Sie das letzte Wort über die Bestellungen haben. Beide Seiten sollten in der Lage sein, Feedback zu geben und zu erhalten und miteinander zu kommunizieren. Wir helfen gerne dabei, das zu ermöglichen.
Fazit:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verbesserung der Kommunikation mit Lieferanten für moderne Hersteller, die ihre Lieferkettenoperationen optimieren möchten, unerlässlich ist. Durch die Einführung dieser sieben Strategien können Unternehmen ihre Partnerschaften mit Lieferanten stärken, Missverständnisse minimieren und die Gesamtleistung verbessern. Klare und effektive Kommunikation hilft nicht nur, kostspielige Verzögerungen und Probleme zu vermeiden, sondern fördert auch ein kollaboratives Umfeld, in dem beide Parteien gedeihen können. Die Umsetzung dieser Praktiken wird letztendlich zu effizienteren Produktionsprozessen und einer widerstandsfähigeren Lieferkette führen.
