Umgestaltung der Beschaffung: Von der transaktionalen zur strategischen Beschaffung

Einleitung:

Das sich wandelnde Geschäftsklima von heute verlangt von den Beschaffungsorganisationen, dass sie von der transaktionalen Kostenreduzierung zu strategischem Wert und Wachstum übergehen. Dieser Übergang ist für Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltiges Wachstum notwendig. Ein erfolgreicher Wechsel vom taktischen Betrieb zur strategischen Führung erfordert die Überwindung interner und externer Hürden, da die Beschaffung für die Unternehmensstrategie immer wichtiger wird.

Die Herausforderungen bei der Umgestaltung der Beschaffung

Auf jedem Weg gibt es viele Hindernisse, die den Eifer und die Anstrengungen bremsen. Die Beantwortung dieser Fragen ist notwendig, damit sich die Beschaffung weiterentwickeln kann.

Die folgenden Beschaffungsprobleme bestehen heute:

1. Veränderungswiderstand von Interessenvertretern

Dieser transformative Prozess beginnt damit, dass die wichtigsten Stakeholder die Beschaffungsziele und -erwartungen diskutieren. Den unterschiedlichen und häufig widersprüchlichen Anforderungen und Erwartungen Ihrer Kollegen zuzuhören, mag Sie an Ihre Grenzen bringen, ist aber unerlässlich. Die Liste der Anforderungen an Kostensenkungen, Nachhaltigkeit, Lieferantenvielfalt, Qualität, Zeit und andere Erwartungen ist enorm, aber Ihre Aufgabe ist es, zuzuhören. Das Zuhören bei den Erwartungen der Stakeholder hilft Ihnen, die Beschaffungstaktiken mit der Vision und den Zielen Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen.

Wenn Sie wissen, wie Sie Ihren Lieferantenstamm kennen und wie Sie ihn zum Nutzen Ihres Unternehmens verwalten können, entsteht eine neue Diskussionsstruktur.

Der Prozess der strategischen Weiterentwicklung der Beschaffung ist langwierig und anspruchsvoll. Eine solide Vertrauensbasis ist von Anfang an erforderlich. Beginnen Sie mit den niedrig hängenden Früchten, um schnell zu gewinnen und das Vertrauen der Beteiligten zu gewinnen. Später können Sie die Komplexität und den Umfang Ihrer Vision erweitern. Die Aufrechterhaltung von Transparenz und klaren Zielen und Verfahren ist ebenfalls entscheidend.

2. Dem Beschaffungsteam fehlt es an Schlüsselqualifikationen

Qualifikationen und Talente mit ständig aktualisierten und verbesserten Fähigkeiten sind die Grundlage für führende Beschaffungsorganisationen.

Den meisten Beschaffungsmitarbeitern fehlen jedoch die Fähigkeiten, um strategische Verfahren und Rahmenbedingungen zu unterstützen. Manchmal ist es am besten, beim Alten zu bleiben und Veränderungen zu meiden.

Um dieses Missverhältnis zu beheben, ist eine kreative Mischung aus Kompetenzentwicklung, Personalbeschaffung und zentralisiertem Wissensmanagement erforderlich.

3. Viele Lieferanten

Die Verwaltung von zu vielen Anbietern nimmt zu viel Zeit Ihres Teams in Anspruch.

Im Durchschnitt unterhalten Unternehmen etwa 10 Lieferantenbeziehungen pro Initiative.‍

Eine solche Struktur ist kompliziert und zeitaufwändig für Einkäufe, die mehrere Abteilungen und deren Bedürfnisse betreffen. Sie können dieses Problem durch die Konsolidierung von Lieferanten lösen. Bei der Konsolidierung müssen Sie Ihre Lieferantenliste nicht auf Null reduzieren. Es geht darum, bessere, strategische Partnerschaften mit einigen wenigen Schlüssellieferanten aufzubauen, um die Effizienz, die Kosten und die Geschäftsergebnisse zu verbessern.

Mythos der Anbieterkonsolidierung: Die Zusammenarbeit mit weniger Anbietern beeinträchtigt die Fähigkeit eines Unternehmens, SLAs und Kosten auszuhandeln. Interessanterweise ist das Gegenteil der Fall. Durch Rationalisierung können Unternehmen von Mengenrabatten und bevorzugtem Service profitieren.

Darüber hinaus hat die Konsolidierung von Lieferanten weitere Vorteile, wie z. B.:

• Weniger Anbieter sparen Kosten und Zeit für das Beziehungsmanagement.
• Volumen- oder Vorzugspreise erhöhen die Rabatte. Wenn Sie bereit sind, mehr Geld auszugeben, kann ein Anbieter einen besseren Preis anbieten.
• Die Konsolidierung von Lieferanten verringert die Nichteinhaltung von Verträgen. Die Einhaltung von Lieferantenvereinbarungen wird durch weniger Verträge erleichtert.
• Eine geringere Anzahl von Lieferanten ermöglicht engere Lieferantenbeziehungen für ergebnisorientierte Leistungsmessungen, Lieferantenbewertung und Anreizsysteme.

4. Kostenfaktor

Fast alles ist teurer geworden, vor allem nach COVID-19.

Diese Kostenbekämpfung erfordert von den Beschaffungsorganisationen eine strategische Beschaffung von Ressourcen.

Dazu gehört die Senkung der Gesamtbetriebskosten und die Entwicklung innovativer Methoden zur Senkung der Anschaffungskosten über die gesamte Lebensdauer, nicht nur der Erstausgaben.

5. Überbordende Ausgaben

Unkonventionelle Ausgaben beunruhigen viele Unternehmen auf der ganzen Welt. Die Unternehmen geben dafür jährlich Tausende von Euro aus. Nach Schätzungen des CIPS machen unkonventionelle Ausgaben etwa 80 % der Ausgaben eines Unternehmens aus.

Laut der jüngsten Studie der Hackett Group kosten unkonventionelle Ausgaben 16 % der ausgehandelten Einsparungen. In dem Papier wird hervorgehoben, wie sich unkonventionelle Ausgaben auf die Produktqualität und nicht nur auf die Einsparungen auswirken. Dies kann die Zufriedenheit der Verbraucher verringern und ein Unternehmen in Gefahr bringen.

Die Verwaltung unangemessener Ausgaben ist entscheidend für die Umgestaltung Ihres Unternehmens. Durch die Nachverfolgung jedes Firmeneinkaufs entwickelt die Beschaffung Maßnahmen zur Kosteneinsparung und Sicherheit. Unternehmen, die gegen unkontrollierte Ausgaben vorgehen wollen, sollten die Beteiligten über deren schädliche Auswirkungen und den Einsatz von Technologien aufklären.

6. Vertragserfüllung

Selbst führende Beschaffungsunternehmen müssen die Einhaltung von Verträgen verbessern. Die Nichteinhaltung von Verträgen verschenkt Einsparungen und birgt rechtliche und finanzielle Gefahren. Aus diesem Grund ist das Vertragsmanagement eine der schwierigsten Aufgaben im Beschaffungswesen. Die Ausgaben Ihres Unternehmens sollten mit den Kosten und Bedingungen des Vertrags übereinstimmen.

Jedes Unternehmen braucht Verträge. Aufgrund mangelnder Kenntnis der Vertragsspezifika tun sich viele Unternehmen schwer, diese einzuhalten.

Um Ihr Unternehmen wachsen zu lassen, müssen Sie Lieferantenverträge gut verwalten.

Die meisten leistungsstarken Unternehmen verwenden Cloud-basierte Lösungen für Beschaffungsdaten als “einzige Quelle der Wahrheit”. Die Vertragsmanagementsysteme dieser Lösungen integrieren Daten aus verschiedenen Quellen in eine gemeinsame, häufig aktualisierte Zentrale.

Ganzheitliche Umgestaltung der Beschaffung

Um in diesen sich schnell verändernden Zeiten wettbewerbsfähig zu sein, müssen sich Unternehmen an neue revolutionäre Veränderungen anpassen.

Dies bedeutet, dass Ihre Beschaffungsabteilung strategischer werden muss, um die Kosten zu kontrollieren. Ihre Beschaffungsabteilung braucht die richtige Struktur, um zu lernen und sich an neue Technologien anzupassen. Jedes Unternehmen braucht ein Beschaffungsdatenzentrum, unabhängig von der Branche. Die neue Ära des Beschaffungswesens wird von Daten, digitalen Technologien und ausgefeilten Analysen angetrieben, um Ihre Geschäftsziele zu beschleunigen.

Schlussfolgerung:

Der Wandel der Beschaffung von einer transaktionalen zu einer strategischen Aufgabe erfordert die Überwindung von Widerständen gegen Veränderungen, die Verbesserung der Teamfähigkeiten, die Konsolidierung von Lieferanten, die Kostenkontrolle, die Begrenzung unkonventioneller Ausgaben und die Gewährleistung der Einhaltung von Verträgen. Die Beschaffung kann dem Unternehmen zum Erfolg verhelfen, indem sie diese Themen aufgreift und datengestützte Erkenntnisse und digitale Technologien nutzt. Mit der Weiterentwicklung des Beschaffungswesens wird seine strategische Bedeutung zunehmen, was die Notwendigkeit ständiger Innovation und Anpassungsfähigkeit in diesem wichtigen Unternehmensbereich unterstreicht.