Das Lieferantenbeziehungsmanagement zielt auf Kostenreduzierung, Verbesserung der Leistung von Anbietern und langfristige Partnerschaften ab.
Ein starker Vertragsmanagementprozess, der über die Verhandlung und Erstellung von Verträgen hinausgeht, unterstützt den Fortschritt in Richtung dieser Ziele, indem er die Erwartungen und KPIs von Anbietern bewertet und verwaltet.
Erfahren Sie, wie das Lieferantenvertragsmanagement hilft, Beschaffungsziele zu erreichen und lernen Sie die sieben Schritte zum effizienten Vertragsmanagement.
Lieferantenvertragsmanagement
Die Überwachung der Verhandlung, Genehmigung und Ausführung von Lieferantenvereinbarungen ist das Lieferantenvertragsmanagement. Eine gute Strategie im Lieferantenvertragsmanagement beinhaltet regelmäßige Leistungsbewertungen, um die Einhaltung der Anbieter zu überprüfen.
In Ihren Lieferantenvereinbarungen müssen Dienstleister möglicherweise Mindestanforderungen an die Softwareverfügbarkeit erfüllen.
Sie treffen sich vierteljährlich mit den Interessenvertretern der Anbieter, um die Vertragsleistung zu besprechen. Wenn Anbieter enttäuschen, passen Sie deren Verträge mit Verbesserungsmethoden an.
Das Beschaffungsteam verwaltet Verträge, obwohl die Rechtsabteilung möglicherweise bei der Erstellung und Verhandlung neuer Verträge hilft.
Was sind die Ziele des Vertragsmanagements?
Vertragsmanagement hat drei Ziele:
- Reduzierung des Anbieterrisikos. Alle Beziehungen zu Anbietern bergen finanzielle, operative und reputationsbezogene Risiken. Verträge verringern Risiken, indem sie minimale Erwartungen festlegen. Die vertragliche Verpflichtung von Anbietern, Sicherheitsbewertungen durchzuführen, hilft, das SaaS-Sicherheitsrisiko zu verringern.
- Sicherstellen, dass Lieferanten Verträge einhalten. Vertragsmanagement erfordert regelmäßige Überprüfungssitzungen, um die Leistung der Anbieter zu bewerten und sie zur Einhaltung der KPIs zu verpflichten.
- Langfristige Beziehungen zu Anbietern aufbauen. Langfristige Partnerschaften mit Anbietern erhöhen den ROI der Beschaffung (je seltener Sie neue Anbieter suchen müssen, desto günstiger sind Ihre Beschaffungskosten). Vertragsmanagement hilft, Probleme wie Vertragsnichteinhaltung und KPI-Unterleistung frühzeitig zu erkennen, um langfristige Beziehungen zu verbessern.
Was unterscheidet Beschaffung von Vertragsmanagement?
Das Beschaffungsmanagement überwacht und leitet die Beschaffungstätigkeiten Ihres Unternehmens. Dazu gehört:
- Ermittlung der Unternehmensbedürfnisse
- Anfragen von Einkäufen
- Bewertung und Vergleich von Anbietern
- Verhandlung von Lieferantenverträgen
- Erstellen von Bestellungen
- Überprüfung der empfangenen Waren oder Dienstleistungen
- Genehmigung und Verwaltung von Rechnungszahlungen
- Pflege von Anbieterkontakten
Vertragsmanagement umfasst Vertragsverhandlungen, Erstellung, Ausführung und Lieferantenbeziehungsmanagement (wie Vertragskonformität).
Das Vertragsmanagement ist somit Teil des Beschaffungsmanagements.
Vertragsmanagementprozess für effektives Lieferantenmanagement
Der übliche Vertragsmanagement-Workflow umfasst sieben Schritte.
Je nach Zielen, Beschaffungsart (Lieferkette oder SaaS) und internen Regeln variiert der Ansatz des Vertragslebenszyklusmanagements jedes Unternehmens.
Beginnen Sie mit dieser siebenstufigen Vertragsmanagementmethode und passen Sie sie für Ihr Unternehmen an.
1. Vertragserstellung
Das Lieferanten- und Beschaffungsteam bespricht Ziele, Erwartungen und Risiken, bevor ein erster Vertrag erstellt wird.
Je nach Vereinbarung kann Ihr Rechtsteam oder der Anbieter diesen vorbereiten.
2. Verhandlung der Erwartungen des Anbieters
Obwohl die gesamte Vereinbarung vor dem Schreiben verhandelt werden könnte, wird normalerweise ein erster Vertrag aufgesetzt, um die Verhandlungen zu beginnen.
Nachdem alle Anbietererwartungen im Vertragsentwurf dargelegt sind, möchten die Parteien möglicherweise Punkte wie folgende verfeinern:
- Zahlungsbedingungen
- Schlüsseldaten für Onboarding und Implementierung
- Verpflichtungen zur Datensicherheit.
Alle vereinbarten Änderungen werden in das Vertragsdokument eingearbeitet.
3. Endgültigen Vertrag genehmigen
Für die Vertragsgenehmigung bewerten und genehmigen alle Beteiligten den endgültigen Vertrag.
Da alle Parteien an der Erstellung und Verhandlung beteiligt waren, verläuft dieser Prozess normalerweise reibungslos.
Jedoch könnte ein Mitglied des Senior Leadership Teams den Vertrag genehmigen müssen.
4. Vertragsunterzeichnung
Wenn alle Parteien einem Vertrag zustimmen, sind Unterschriften erforderlich.
Heute sind digitale Unterschriften weit verbreitet. Die Digitalisierung dieser Phase ermöglicht es den Interessenvertretern beider Seiten, einen Vertrag rechtlich zu validieren, ohne ihn auszudrucken und alle Unterschriften einzuholen.
5. Erfüllung der Vertragsverpflichtungen
Die Bedingungen der Vereinbarung werden in dieser Phase umgesetzt (oder ausgeführt).
Zahlungen werden geleistet, Produkte werden geliefert und genehmigt, Software wird implementiert und Personal wird geschult.
6. Überwachung der Anbieterleistung
Ihr Vertragsmanagementteam muss die Leistung der Anbieter überwachen und sie während der Vereinbarung zur Verantwortung ziehen.
Das Verfolgen von Anbieter-KPIs und das Planen von Beziehungsmanagement-Meetings zur Analyse der Leistung und Vorschläge von Lösungen erreicht dies.
7. Vertragsverlängerung oder -kündigung
Sie können den Vertrag mit dem Verkäufer am Ende der Laufzeit kündigen oder verlängern.
Dies ermöglicht es Ihnen, Preise und Leistungszusicherungen neu zu verhandeln. Der Vertragsmanagementprozess beginnt mit der Neuverhandlung von vorne.
Best Practices im Vertragsmanagement für effektives Lieferantenmanagement
Klären Sie Ihre Erwartungen.
Erfolgreiches Lieferantenvertragsmanagement erfordert die klare Kommunikation von Zielen, Prioritäten und Erwartungen. Ein großer Teil des Vertrags dient diesem Zweck, aber viele sind nicht explizit genug.
Dies lässt einige Erwartungen offen für Interpretationen, und Konflikte entstehen, wenn sie nicht erfüllt werden.
Verträge sagen oft „innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens“. Einige Beispiele hierfür wären etwas wie: „Der Anbieter wird auf neue Kundensupport-Tickets innerhalb einer angemessenen Zeit reagieren.“
Ohne einen „angemessenen Zeitrahmen“ kann diese Klausel widersprüchlich sein.
72 Stunden könnten übermäßig erscheinen, wenn Sie auf die Hilfe Ihrer Business-Banking-Plattform warten, um eine verpasste Zahlung zu identifizieren. Ein Anbieter, dessen Hälfte der Crew aufgrund eines Feiertags nicht verfügbar ist, könnte diesen Zeitplan jedoch als angemessen empfinden. Statt „eines angemessenen Zeitrahmens“ wird ein guter Vertrag Anbieterfristen enthalten.
Seien Sie während der Vertragserstellung und -verhandlung klar über Ihre Beziehungserwartungen und nehmen Sie diese in die Vereinbarung auf.
Überprüfen Sie die Vertragsleistung objektiv
Sie sollten die Vertragsleistung während der Überprüfungssitzungen mit Anbietern objektiv berichten.
Der einfachste Weg, Unparteilichkeit zu wahren, besteht darin, sich auf die KPIs zu konzentrieren, die Sie während der Verhandlung festgelegt haben.
Stellen Sie sich Ihr vierteljährliches Überprüfungsgespräch zur Vertragsleistung mit Ihrem Gehaltsabrechnungssoftware-Anbieter vor. Die Ausfallzeiten der Plattform behindern das Betriebsmanagement.
Das Mindest-KPI von 99,8 % Betriebszeit in Ihrem Vertrag erleichtert es, Ihren Anbieter zur Verantwortung zu ziehen. Kein „Es scheint uns, dass Ihre Plattform zu viel Ausfallzeit hat.“ Stattdessen: „Ihre Betriebszeit in diesem Quartal betrug 99,5 %, was unter dem vertraglich vereinbarten KPI von 99,8 % liegt.“
Verbessern Sie Ihre Verhandlungsfähigkeiten für effizientes Lieferantenmanagement
Lieferantenmanagement erfordert Verhandlungsfähigkeiten für SaaS-Verträge.
Es geht über das Feilschen um den Preis hinaus. Verhandlungsfähigkeiten werden benötigt für:
- Wichtige Liefertermine und Meilensteine
- KPIs und Leistungserwartungen
- Angehen von Support-Ticket-Problemen
Sie können Ihre Vertragsverhandlungsfähigkeiten durch Übung verbessern, aber es ist am besten, sich vor der Verhandlung vorzubereiten.
Verträge in einer Lieferantenmanagementplattform steuern
Vertragsmanagementsoftware organisiert Lieferantenvertragsdaten, sodass Sie sie jederzeit finden können, und rationalisiert manuelle Vorgänge zur Steigerung der Gewinne:
- Vorlagen beschleunigen die Vertragserstellung.
- Benachrichtigungen zur Vertragsverlängerung halten Verträge am Leben.
- Das Management von Compliance-Risiken verbessert sich durch automatisierte Genehmigungs-Workflows
Wenn Sie nur Dokumentenspeicherung benötigen, funktioniert ein Vertragsrepository. Lieferantenmanagement umfasst sowohl Beziehungen als auch Verträge.
Um das Beste aus Drittanbieterbeziehungen herauszuholen, investieren Sie in ein Lieferantenmanagementsystem, das über das Vertragsmanagement hinausgeht.
