TCO Berechung: Ihre praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Analyse der Gesamtbetriebskosten

Mit einer gut durchgeführten TCO Berechnung (Total Cost of Ownership) können Beschaffungsexperten nicht nur die 

Kosten effektiv kontrollieren, sondern auch ihre operative Gesamtleistung verbessern.

Die Total Cost of Ownership (TCO) umfassen eine ganzheitliche Bewertung aller Kosten, die mit dem Besitz und dem Betrieb eines bestimmten Vermögenswerts oder Produkts während seiner Lebensdauer verbunden sind. Dazu gehören nicht nur die anfänglichen Anschaffungskosten, sondern auch laufende Ausgaben wie Wartung, Support und Schulung sowie potenzielle Risiken. Eine gründliche Ermittlung und Bewertung dieser Gesamtkostenrechnung ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Ausgaben senken und die betriebliche Effizienz steigern können.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die TCO Berechnung für Ihre Beschaffungsstrategie: TCO meistern: Der unverzichtbare Leitfaden für Beschaffungsfachleute.

In dieser praktischen Schritt-für-Schritt-Anleitung führen wir Sie durch den eigentlichen Prozess Ihrer TCO Berechnung.

Hier sind die 6 Schritte der TCO Analyse: 

1. Schritt 1: Definieren Sie den Umfang und die Ziele
2. Schritt 2: Identifizierung der Kostenkategorien
3. Schritt 3: Sammeln von Daten und Quantifizierung der Kosten
4. Schritt 4: Berechnen Sie den Gegenwartswert
5. Schritt 5: Analysieren und interpretieren Sie die TCO-Daten
6. Schritt 6: Treffen Sie fundierte Entscheidungen und implementieren Sie Strategien zur Kostenkontrolle

Mit einer gut durchgeführten TCO-Bewertung (Total Cost of Ownership) können Beschaffungsfachleute nicht nur die Kosten wirksam kontrollieren, sondern auch ihre betriebliche Gesamtleistung verbessern.

Schritt 1: Definieren Sie den Umfang und die Ziele

Bevor Sie mit der TCO Berechnung beginnen, müssen Sie zunächst den Umfang und die Ziele der TCO Analyse festlegen. 

Bestimmen Sie die spezifische Anlage oder das Produkt, das Sie bewerten wollen, und legen Sie den Zweck der TCO Berechnung fest. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter oder bewerten Sie die Rentabilität einer internen Lösung? Die Klärung dieser Aspekte wird Ihnen helfen, die notwendigen Daten für eine genaue Kostenanalyse zu sammeln.

Schritt 2: Identifizierung der Kostenkategorien

Um die TCO zu berechnen, müssen alle Kosten, die mit der betreffenden Anlage oder dem betreffenden Produkt verbunden sind, identifiziert und kategorisiert werden. 

Einige gängige Kostenkategorien der TCO Berechnung sind:

• Erstanschaffungskosten: Dazu gehören die Vorlaufkosten für die Anschaffung der Anlage, z. B. der Kaufpreis, die Installationskosten und etwaige Anpassungs- oder Konfigurationsgebühren.
  
• Betriebskosten: Dazu gehören die laufenden Kosten, die während des Lebenszyklus der Anlage anfallen, z. B. Wartung, Reparaturen, Upgrades, Verbrauchsmaterial und Versorgungsleistungen.

• Schulungs- und Supportkosten: Berücksichtigen Sie die Kosten für die Schulung des Personals zur effektiven Nutzung und Wartung der Anlage. Berücksichtigen Sie außerdem alle vom Lieferanten angebotenen Supportleistungen oder Garantien.
  
• Kosten für Ausfallzeiten und Risiken: Bewerten Sie die potenziellen Risiken und Ausfallzeiten, die mit der Anlage verbunden sind, einschließlich möglicher Betriebsunterbrechungen, Produktivitätsverluste und potenzieller Schäden.

Schritt 3: Sammeln von Daten und Quantifizierung der Kosten

Sobald Sie die Kostenkategorien ermittelt haben, sammeln Sie die relevanten Daten, um die Kosten via TCO Rechner genau zu quantifizieren. 

Dazu können Sie Finanzunterlagen, Lieferantenverträge, Wartungsprotokolle und andere relevante Informationsquellen heranziehen. Achten Sie darauf, dass Sie sowohl die direkten Kosten (leicht quantifizierbar) als auch die indirekten Kosten (schwierig zu quantifizieren, aber ebenso wichtig) erfassen, um einen ganzheitlichen Überblick über die TCO Berechnung zu erhalten.

Im Folgenden werden die Begriffe direkte und indirekte Kosten erläutert:

• Direkte Kosten: Das sind die Zahlen, die Ihnen auf einer Rechnung als erstes ins Auge fallen, weil sie sich direkt auf Ihren unmittelbaren finanziellen Aufwand auswirken. Beispiele hierfür sind der Kaufpreis eines Produkts oder einer Ausrüstung, die Versandkosten und eventuelle Installations- oder Einrichtungsgebühren. Im Wesentlichen haben diese Kosten einen klaren und eindeutigen Bezug zu dem Produkt, das Sie erwerben.

• Indirekte Kosten: Sie sind vielleicht nicht so leicht zu erkennen, aber für die Bestimmung Ihrer TCO Berechnung ebenso wichtig. Indirekte Kosten sind die Ausgaben, die während des Lebenszyklus des Produkts oder der Dienstleistung anfallen, die zwar nicht direkt mit dem Kauf in Verbindung stehen, aber dennoch für den Betrieb und die Wartung erforderlich sind. Beispiele hierfür sind Lagerkosten, wenn Sie Platz für das Produkt benötigen, und Wartungskosten, die notwendig sind, um das Produkt in einem funktionsfähigen Zustand zu halten. Aber möglicherweise fallen auch Schulungskosten an, damit Ihre Mitarbeiter das Produkt effektiv nutzen können. Ebenso können Entsorgungskosten anfallen, die mit der letztendlichen Entsorgung oder dem Ersatz des Produkts verbunden sind. Diese Kosten sind zwar nicht so unmittelbar ersichtlich wie die direkten Kosten, können aber im Laufe der Zeit erheblich zu den Gesamtausgaben beitragen.

Schritt 4: Berechnen Sie den Gegenwartswert

Da es sich bei den Kosten nicht nur um einmalige Ereignisse handelt, sondern sie sich über den Lebenszyklus eines Produkts oder einer Dienstleistung erstrecken, ist es wichtig, den Gegenwartswert dieser künftigen Kosten im Zuge der TCO Berechnung zu bestimmen. Dadurch erhält man ein klareres Bild ihrer tatsächlichen Auswirkungen auf die gegenwärtige finanzielle Lage.

Der Gegenwartswert künftiger Kosten berücksichtigt den gegenwärtigen Wert des Geldes, das in der Zukunft ausgegeben werden wird. Bei diesem als Diskontierung bezeichneten Prozess werden die Inflation und der Zeitwert des Geldes berücksichtigt – das Konzept, dass ein Euro heute aufgrund seines Ertragspotenzials mehr wert ist als ein Euro in der Zukunft.

Zur Berechnung der Gesamtbetriebskosten (TCO) im Beschaffungswesen wird in der Regel die folgende einfache Formel verwendet:

I + M – R = TCO

• Anfängliche Kosten (I): Dies ist der Kaufpreis oder der Betrag, den Sie für die Anschaffung des Wirtschaftsguts ausgeben.

• Instandhaltungskosten (M): Dies sind die Kosten, die anfallen, um die Funktionsfähigkeit der Anlage langfristig zu erhalten.

• Restkosten (R): Dies ist der voraussichtliche Wert des Wirtschaftsguts über einen längeren Zeitraum, beispielsweise fünf Jahre.

Auch wenn es sich zunächst etwas kompliziert anhört, gibt es eine Vielzahl von Finanzmodellen und TCO-Rechnern, die diesen Prozess vereinfachen, sodass er auch für Anfänger leicht zu bewältigen ist und die Genauigkeit Ihrer TCO Berechnung gewährleistet ist.

Schritt 5: Analysieren und interpretieren Sie die TCO-Daten

Sobald Sie alle relevanten Kosten quantifiziert und diskontiert haben, ist es an der Zeit, die Daten zu analysieren und aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. 

Berücksichtigen Sie bei Ihrer TCO Berechnung die folgenden Faktoren:

• Kostenvergleich: Vergleichen Sie die TCO verschiedener Anlagen oder Produkte, um festzustellen, welche Option das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Achten Sie auf Kostenunterschiede in verschiedenen Kostenkategorien und ermitteln Sie mögliche Bereiche für Kosteneinsparungen.

• Lebenszyklus-Betrachtungen: Beurteilen Sie, wie die Kosten während des Lebenszyklus der Anlage schwanken. Auf diese Weise können Sie erkennen, wann erhebliche Kosten anfallen werden, und entsprechend planen.

• Sensitivitätsanalyse: Führen Sie eine Sensitivitätsanalyse durch, um zu bewerten, wie sich Änderungen bestimmter Variablen, z. B. der Inflationsrate oder der Wartungskosten, auf die Gesamtbetriebskosten auswirken können. Diese Analyse hilft Ihnen, die Robustheit Ihrer Berechnungen zu beurteilen und potenzielle Risiken zu erkennen.

Risikobewertung: Bewerten Sie die Risiken, die mit jeder Option verbunden sind, und berücksichtigen Sie die potenziellen Kosten für die Abschwächung dieser Risiken. Dieser Schritt ist entscheidend, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die künftige Verbindlichkeiten minimieren.

Schritt 6: Treffen Sie fundierte Entscheidungen und implementieren Sie Strategien zur Kostenkontrolle

Mit einem gründlichen Verständnis der TCO-Daten und -Analysen ist es nun an der Zeit, fundierte Entscheidungen zu treffen und wirksame Strategien zur Kostenkontrolle umzusetzen. 

Ziehen Sie die folgenden Ansätze für die Nutzung der Daten Ihrer TCO Berechnung in Betracht:

• Lieferantenverhandlungen: Nutzen Sie die TCO-Analyse, um günstige Verträge mit Lieferanten auszuhandeln. Die aus der Bewertung gewonnenen Erkenntnisse können bei Verhandlungen als Hebel dienen und dazu beitragen, günstigere Preise und Bedingungen zu erzielen. In diesem Zusammenhang sollten Beschaffungsexperten stets die greifbaren Vorteile einer Erweiterung ihres Lieferantenstamms berücksichtigen. Ein größerer Pool von Lieferanten bietet Ihnen die Möglichkeit, die besten Mengenangebote für Ihre wichtigsten Produkte zu vergleichen und auszuwählen, und hier kann ein Marktplatz wie Droppe den Ausschlag zugunsten Ihrer Gesamtbetriebskosten geben. Auf Droppe können Sie Kataloge vergleichen und bei einem Pool von mehr als 100 vertrauenswürdigen europäischen Lieferanten einkaufen – alles mit einer einzigen konsolidierten Rechnung. Dieser rationalisierte Ansatz wird Ihren Beschaffungsprozess vereinfachen und möglicherweise die Verwaltungskosten senken, die einen entscheidenden indirekten Faktor für die TCO darstellen.

• Prozessverbesserungen: Ermitteln Sie Bereiche, in denen Prozessverbesserungen zu Kosteneinsparungen führen können. So kann beispielsweise die Optimierung von Wartungsplänen oder die Einführung energieeffizienter Verfahren zur Senkung der Betriebskosten beitragen.
  
• Asset-Lebenszyklus-Management: Nutzen Sie die TCO-Analyse zur Entwicklung einer umfassenden Strategie für das Asset Lifecycle Management. Diese Strategie sollte Wartungspläne, den Austausch oder die Aufrüstung von Anlagen sowie die Überwachung zur Gewährleistung einer kontinuierlichen Kostenkontrolle umfassen.

Um die Gesamtbetriebskosten (TCO) im Beschaffungswesen zu berechnen, wird in der Regel folgende einfache Formel verwendet: I + M – R = TCO

Schlussfolgerung

Wenn Unternehmen das Konzept der Total Cost of Ownership (TCO) verstehen und nutzen, können sie fundierte Entscheidungen treffen, die Kostenkontrolle und betriebliche Effizienz fördern. 

Die TCO Berechnung umfasst die Definition des Umfangs, die Identifizierung von Kostenkategorien, die Quantifizierung von Kosten, die Abzinsung zukünftiger Ausgaben, die Analyse von Daten und die Implementierung von Kostenkontrollstrategien. 

Mit einer umfassenden TCO-Bewertung können Unternehmen Beschaffungsentscheidungen optimieren, bessere Verträge aushandeln und langfristige Kosteneinsparungen erzielen. 

Nutzen Sie die Vorteile der TCO Berechnung und Gesamtkostenanalyse, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und einen größeren Nutzen aus Ihren Beschaffungsprozessen zu ziehen.

Denken Sie daran, dass die TCO Berechnung nicht einmalig ist, sondern ein fortlaufender Prozess, der regelmäßig neu bewertet werden muss. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre TCO-Analyse regelmäßig, um sie an veränderte Marktbedingungen, Technologien und Geschäftsanforderungen anzupassen. Wenn Sie die TCO-Bewertung als integralen Bestandteil Ihrer Kostenanalyse- und -kontrollstrategie betrachten, können Sie die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens verbessern und ein nachhaltiges Wachstum erzielen.