Einführung
Any company that wants to improve purchasing, budgeting, and corporate goals needs a good procurement plan. Without a procurement plan, firms risk overpaying, delays, and operational inefficiencies that hurt performance. Strategic procurement aligns purchasing with corporate goals, improves cash flow, and strengthens supplier relationships. This tutorial shows how to create an effective procurement strategy to streamline processes and ensure long-term success.
Was sind die Ziele der Beschaffungsstrategie?
Ziele der Beschaffungsstrategie:
- Reduzieren Sie Fehler und Geldverschwendung.
- Identifizierung der zugelassenen Einkäufer
- Verringerung der erratischen Ausgaben
- Einkäufe an den Unternehmenszielen ausrichten
- Höhere Effizienz durch rechtzeitige Lieferung
- Vergewissern Sie sich, dass der Kauf nach Bundes- und Landesrecht erfolgt.
- Nutzen Sie die Beziehungen zu Ihren Lieferanten, um bessere Angebote zu erhalten
Effektive Beschaffungsstrategie: 8 Schritte
Acht Schritte zu einer erfolgreichen Beschaffungsstrategie:
Beschaffungssoftware kaufen
Unternehmen ohne Beschaffungssoftware können aufgrund von Fehlern, Verzögerungen und überhöhten Zahlungen Geld verlieren. Durch die Vermeidung von Dateneingaben und Redundanzen steigert die Beschaffungssoftware die Effizienz und reduziert Fehler.
Die Beschaffungssoftware verfolgt die Einkäufe von der Bestellung bis zur Zahlung, reduziert Genehmigungsengpässe und überprüft die Genehmigungskriterien vor der Bestellung.
Frühzeitige Zahlungen können hervorgehoben werden, um von Rechnungsermäßigungen zu profitieren.
Der Status Ihres Unternehmens
Bevor Sie fortfahren, ist es wichtig, die Leistung des Unternehmens zu kennen. Stellen Sie fest, ob Ihr Plan Ihren Bedürfnissen entspricht und wie er skaliert werden kann, um zukünftige Probleme zu lösen.
Finden Sie Schwachstellen, die verbessert werden können, und Regionen, die Geld verschwenden.
Stakeholder von der Neugestaltung der Beschaffungsstrategie überzeugen
Holen Sie sich das Feedback aller Beteiligten ein und erklären Sie, dass ein effektiver Beschaffungsprozess die Durchlauf- und Produktionszeiten verkürzt, die Belastung verringert, Fehler in der Schreibarbeit reduziert und zeitraubende Engpässe beseitigt, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
Definition von Unternehmenszielen in der Beschaffungsstrategie
Jedes Unternehmen möchte “mehr Geld verdienen”, aber die strategischen Ziele sollten spezifischer sein.
Ein klares Ziel hat ein Ziel und eine Strategie. Dazu kann die Steigerung des Umsatzes oder des Einkommens um einen bestimmten Prozentsatz gehören, die Produktion, der Umsatz, die Ausgaben oder alles andere, was Ihr Unternehmen misst.
Denken Sie beim Setzen von Zielen SMART:
Die Ziele sollten spezifisch sein.
Messbar – Definieren und bewerten Sie den Erfolg.
Legen Sie fest, wer für die einzelnen Leistungen verantwortlich ist.
Setzen Sie sich vernünftige und realistische Ziele.
Zeitbezogen – Legen Sie für jedes Ziel Kontrollpunkte und ein Enddatum fest.
Wenn Ihr Unternehmen sein Budget nicht einhalten kann und Geld aus unerwarteten Quellen abfließt, benötigen Sie möglicherweise eine strategische Neuausrichtung der Beschaffung.
Prioritäten festlegen
Setzen Sie Prioritäten bei der Beschaffung unter Berücksichtigung des Feedbacks von Interessengruppen und der Unternehmensziele. Ihr Unternehmen bestimmt die Prioritäten.
Die Bauunternehmen müssen die Lieferung der Einkäufe nach den Bauplänen organisieren, während die Händler mit dem Marketing zusammenarbeiten müssen, um zu entscheiden, welche Produkte sie verkaufen wollen.
Einkaufspolitik festlegen
Liste der autorisierten Einkäufer und Abteilungsbudgets. Um den Prozess zu beschleunigen, können erwartete Käufe vorab genehmigt werden, aber Ausreißer müssen der Beschaffung vorgelegt werden.
Definieren Sie Beschaffungsprozesse für jede Abteilung, z. B. welche Artikel und Dienstleistungen automatisch genehmigt werden (im Rahmen des Budgets), welche Lieferanten bevorzugt werden, welche Einkäufe genehmigt werden müssen und wer bei Bedarf die Genehmigung erteilt.
Heutzutage wirken sich ethische Fragen auf die Einkäufe von Unternehmen aus. Im Einklang mit den Unternehmensgrundsätzen darf Ihre Organisation nur bei Anbietern mit fairen Marktbedingungen oder hohen Umweltstandards einkaufen.
Die Beschaffungssoftware kann automatische Genehmigungen kennzeichnen und Transaktionen durchführen, die eine Unterschrift erfordern.
Beschaffungsstrategie anpassen
Unternehmen, die neue Lieferanten suchen, holen in der Regel drei Angebote ein. Eine wirksame strategische Beschaffungspolitik muss Kriterien für die Lieferantenauswahl festlegen.
Dabei werden häufig die Qualität des Angebots, die Preisgestaltung, die Lieferfristen, der Service, die Einhaltung von Vorschriften oder Unternehmenszielen oder eine Mischung aus diesen Faktoren berücksichtigt.
Wählen Sie die bevorzugten Lieferanten anhand von Auswahlkriterien aus. Beziehen Sie alle Einflüsse auf den Einkauf ein, wenn das Unternehmen über Compliance-Standards verfügt.
Erfolgskriterien festlegen
Nach der Umsetzung der Strategie sollte der neue Beschaffungsprozess anhand von Erfolgsmessungen bewertet werden. Wie werden Sie die effektive Umsetzung messen?
Kosteneinsparungen durch Fehlerreduzierung, schnellere Lieferung und bessere Vertragsbedingungen sind gängige Maßnahmen. Wenn das Unternehmen expandiert, sollte die Strategie zur Verbesserung der Effizienz angepasst werden.
Ein Beschaffungsplan sollte die Ausgaben des Unternehmens steuern und Fehler, verspätete oder doppelte Zahlungen, unregelmäßige Ausgaben und verspätete Lieferungen minimieren.
Ein wirksamer Plan sichert den Cashflow und die Rentabilität.
Fazit
Die Entwicklung einer effektiven Beschaffungsstrategie ist ein entscheidender Schritt, um die betriebliche Effizienz zu steigern und die finanzielle Gesundheit zu erhalten. Durch die Umsetzung eines strukturierten Ansatzes, der Investitionen in Beschaffungssoftware, die Definition klarer Ziele und die Festlegung von Prioritäten umfasst, können Unternehmen ihre Einkaufsprozesse erheblich verbessern. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Strategie an die Marktbedingungen und die geschäftlichen Erfordernisse stellen sicher, dass die Effizienz und die Ausrichtung an den Unternehmenszielen erhalten bleiben. Mit einem soliden Beschaffungsplan können Unternehmen Fehler minimieren, Ausgaben optimieren und stärkere Lieferantenpartnerschaften aufbauen, was letztlich zu mehr Erfolg und Rentabilität führt.
