wichtige schritte im lieferantenrisikomanagement: eine checkliste

Die Bewertung von Lieferantenrisiken kann Organisationen Tausende von Dollar an Minderungskosten und zahlreiche Stunden an Recherche sparen sowie Reputationsschäden und Unterbrechungen der Geschäftskontinuität vermeiden. Mit den richtigen Werkzeugen wird die Bewertung von Lieferantenrisiken einfach. Wir haben eine einfache Checkliste für das Lieferantenrisikomanagement erstellt, um Unternehmen bei der Verbesserung des Risikomanagements von Dritten und des Lieferantenlebenszyklusmanagements zu unterstützen.

Anwendung dieser Checkliste für das Lieferantenrisikomanagement

Unsere Checkliste für Lieferantenrisiken hilft Beschaffungs-, Finanz- und Führungsteams dabei, neue oder bestehende Lieferanten in den wichtigsten Risikokategorien von Dritten zu bewerten, einschließlich:

• Einhaltung von Vorschriften
• IT/Sicherheit
• Finanziell
• Betrieblich
• Reputationell 
• Strategisch

Jeder Bereich listet häufige Risikofaktoren und Schwachstellen auf, die auf einer Skala von 1–3 bewertet werden können. Das Arbeitsblatt erstellt Durchschnittswerte für die Kategorien sowie Gesamtbewertungs- und Risikostufen.

Was ist Lieferantenrisikomanagement?

Organisationen sind zu Recht über das Risiko von Dritten besorgt, das sich aus ihren Kontakten und dem Datenaustausch mit externen Parteien ergibt. Die Risiken von Geschäftspartnern und Lieferanten werden durch das Lieferantenrisikomanagement identifiziert, bewertet, überwacht und gemindert.

Unternehmen lernen, wie Lieferanten arbeiten, Daten handhaben und Systeme schützen, um die Interessen des Unternehmens und der Kunden zu wahren. Risikomanagement und Sorgfaltspflicht gegenüber Lieferanten sind entscheidend dafür, dass die beauftragten Lieferanten einer Organisation alle Gesetze und Vorschriften einhalten.

Wichtige Komponenten für das Management von Drittrisiken:

• Strategische Lieferantenauswahl und Untersuchung
• Standardverträge und Minimierung von Risiken
• Erstellung von Richtlinien zur Minderung von Risiken Dritter
• Laufende Überprüfung der Lieferanteneinhaltung
• Implementierung interner Informationssicherheitsverfahren für Lieferanten
• Bewertung der Lieferantenleistung im Verhältnis zu den Verträgen

Was ist das Management des Lieferantenlebenszyklus?

Sobald ein Unternehmen einen Lieferanten beauftragt, beginnt das Lebenszyklusmanagement. Das Management des Lieferantenlebenszyklus (Vendor Lifecycle Management, VLM) analysiert Lieferantenbeziehungen hinsichtlich Risiken.

Von der Vertragsaufnahme bis zur Erneuerung oder Beendigung setzt sich VLM fort. VLM hilft Unternehmen, die Betriebsabläufe und Fähigkeiten der Lieferanten zu überwachen und Probleme zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. VLM klärt Erwartungen, reduziert Risiken und optimiert das Lieferantenmanagement.

Welche Vorteile gibt es?

Risiken beeinflussen Unternehmen auf vielfältige Weise. Vertrags- und Datensicherheitsrisiken sind bei Drittanbietern üblich.

Selbst ohne Eingriffe macht eine unzureichende Risikobewertung von Dritten den Geschäftsbetrieb teurer und zeitaufwendiger.

Die folgenden drei Vorteile rechtfertigen Verbesserungen im Risikomanagement.

Niedrigere Kosten: Ein gutes Programm für das Lieferantenrisikomanagement reduziert Kosten auf verschiedene Weise. Es beginnt damit, neue und bestehende Lieferanten auf hochwertige, reaktionsschnelle Partner in der Lieferkette zu beschränken. Dies hilft Organisationen, mit weniger Anbietern bessere Verhandlungen zu führen, indem sie Beziehungen aufbauen.

Ein ordnungsgemäßes Lieferantenrisikomanagement identifiziert Bedenken frühzeitig, sodass Unternehmen Risiken proaktiv managen können. Dies schützt das Unternehmen vor unvorhergesehenen Kosten. Ein Lieferant könnte eine Geschichte von Vertragsverletzungen haben. Das Unternehmen kann vertragliche Vorsichtsmaßnahmen umsetzen oder einen anderen Lieferanten auswählen, bevor dies geschieht.

Bessere Abläufe: Effektives Risikomanagement ermöglicht es Unternehmen, Lieferantenbeziehungen genau zu überwachen. Es hilft Führungskräften, Risiken schnell zu identifizieren und zu adressieren. Regelmäßige Sorgfaltspflicht reduziert unerwartete Lieferantenprobleme, Datenverstöße, Last-Minute-Änderungen und Eilaufträge. Es bietet auch klare Einblicke in die finanziellen und betrieblichen Aspekte von Partnerschaften. Diese Vorteile erhöhen die Produktivität und Vorhersagbarkeit in der Beschaffung.

Bessere Lieferantenbeziehungen: Lieferanten bieten mit besseren Lieferantenbeziehungen strategischere, kooperative und wettbewerbsfähigere Dienstleistungen an. Strategische Partnerschaften mit langfristigen Lieferanten ermöglichen die Überwachung der Lieferantenleistung. Es bietet auch anpassbare Vertragsbedingungen, bessere Nettozahlungsbedingungen, Hilfe bei Problemen oder Störungen und eine konstantere Qualität und Verfügbarkeit der Lieferungen.

Verbessern Sie das Lieferantenrisikomanagement in 5 Schritten

Die kontinuierliche Prüfung, Onboarding, Bewertung und Verfeinerung von Lieferantenbeziehungen verbessert das Lieferantenrisikomanagement.

Verfolgen Sie Leistungs- und Risikometriken für neue und bestehende Lieferanten mit diesen vier Schritten:

1. Dokumentieren Sie die Verfahren des Lieferantenrisikomanagements.

Die Dokumentation der Risikopolitik ist entscheidend für das Lieferantenrisikomanagement. Eine schriftliche Richtlinie definiert die Prinzipien, Richtlinien und Prozesse des Lieferantenrisikomanagements. Sie bewertet auch Lieferantenrisikofaktoren wie finanzielle Solidität und Sicherheitsstandards der Lieferanten.

Das Programm für das Management des Lieferantenlebenszyklus sollte die Suche, Erneuerung und Beendigung von Lieferanten abdecken.

Beschaffung: Die Kenntnis und Dokumentation der grundlegenden Abteilungsanforderungen hilft bei der Auswahl von Lieferanten. Eine robuste Beschaffungspolitik und Parameter stellen sicher, dass Stakeholder gute Anbieter auswählen, bevor Gespräche beginnen.

Onboarding: Die Verbesserung des Lieferanten-Onboardings legt den Grundstein für eine langfristige Partnerschaft. Strukturieren Sie den Onboarding-Prozess und listen Sie die Lieferantenprofilinformationen und -dokumente auf. Versicherungspolicen, Rechnungen, Zahlungskonten und unterzeichnete Verträge sind enthalten. Wenn etwas schiefgeht, spart die Zentralisierung dieser Daten Stunden der Suche.

Management: Überwachen Sie die Leistung und Erfolgsmessungen von Lieferantenverträgen. Compliance-Metriken, Lieferungsausnahmen, Preisänderungen und andere Beziehungsindikatoren sollten überprüft werden. Berücksichtigen Sie diese Daten bei der Erneuerung von Verträgen oder bei der jährlichen Überprüfung von mehrjährigen Vereinbarungen.

Erfüllung: Bewerten Sie die Lieferleistung in Bezug auf die Vertragsbedingungen, wobei besonderer Wert auf Pünktlichkeit, Qualität, Genauigkeit und das Management von Ausnahmen gelegt wird. Die Erfüllung ist das letzte Maß für Vertragsverhandlungen und Lieferantenbeziehungen und es ist entscheidend, die Leistung des Lieferanten zu bewerten. Es ist wichtig, die Qualität, die Kosten und die Konsistenz der Lieferung im Auge zu behalten, da diese Faktoren auf Betrug hinweisen können.

Erneuerung/Beendigung: Wie ein Unternehmen einen Lieferanten erneuert oder entlässt, ist ebenso wichtig wie das Onboarding. Erstellen Sie einen soliden Prozess für die Erneuerung oder Beendigung von Lieferanten. Diskutieren Sie Leistungskennzahlen und heben Sie Erfolge und Wachstumsbereiche hervor. Überprüfen Sie die Leistung, bevor Sie einen Vertrag beenden, um sicherzustellen, dass Datenaufbewahrungs-, Löschungs- und Zugangsregeln sowohl physisch als auch virtuell eingehalten werden.

2. Sammeln Sie aktuelle Daten von Lieferantenverträgen.

Die Zentralisierung von Lieferantendaten vereinfacht Leistungskennzahlen und die Identifizierung von Verbesserungen.

Sammeln Sie bei der Aufnahme eines Lieferanten Folgendes:

• Kontaktinformationen
• Preise, Zahlungen und Lieferungen
• Kopie des neuesten Vertrags Preis- und Lieferleistungsmetriken
• Risikodaten aus früheren Bewertungen

Zu wissen, wen man im Falle eines Problems kontaktieren kann, hilft Ihrem Unternehmen, sich auf unerwartete Umstände vorzubereiten. Zentralisierte Lieferantendaten bieten Stakeholdern die Metriken, um Risiko Informationen zu bewerten und zu aktualisieren.

3. Setzen Sie Leistungskennzahlen für das Lieferantenmanagement.

Ein laufendes Lieferantenmanagement-Programm sollte Leistungskennzahlen für das Lieferantenrisikomanagement enthalten. Wichtige KPIs sind die Aufnahme und Entlassung von Lieferanten, Leistungsbewertungen und Kundenzufriedenheit. Diese Indikatoren gewährleisten, dass das Risikomanagement-Programm effektiv ist und eine schnelle Problemlösung ermöglicht. Verwenden Sie Benchmarking-Daten von Branchenkollegen, um sicherzustellen, dass Ihr Programm bewährten Praktiken folgt.

Wählen Sie Leistungskennzahlen, die die Ziele Ihres Risikomanagement-Programms unterstützen, wie zum Beispiel:

• Mehrere Integrationen von Drittanbieter-Lieferanten
• Lieferungsausnahmen
• Unfallraten
• Seit dem letzten Datenverstoß Durchschnittliche Betriebszeit Prozentsatz
• Zeit zur Fehlerfindung
• Zeit zur Problemlösung
• Anzahl der ungeblockten Gefahren
• Netto-Promoter-Score
• Beantwortung des Sicherheitsfragebogens
• Dokumentation der Katastrophenwiederherstellung
• Frühere Sicherheitsbewertungen

4. Erstellen Sie Methoden zur Prüfung von Lieferantenrisiken.

Die Prüfung des Lieferantenmanagements sollte die Fähigkeit jedes Lieferanten bewerten, sensible Daten und Vermögenswerte zu schützen, sowie die operativen und IT-Sicherheitsrichtlinien und das interne Risikomanagement. Dies umfasst die Untersuchung von Richtlinien und Verfahren sowie die Überprüfung der technischen Konformität mit Branchenstandards.

Risikomanagementprüfungen sollten die Personalprozesse der Lieferanten, wie Hintergrundüberprüfungen, Sicherheitsschulungen und Notfallpläne, überprüfen. Halbjährliche Bewertungen können Änderungen der Lieferantenumgebung oder des Unternehmens feststellen, die das Risiko erhöhen.

Software- und Portal-basierte Dienstleister sollten regelmäßig die Netzwerke der Hersteller auf Patches, Protokolle zur Schwachstellenbewertung und Protokollierungsregeln überprüfen.

Prüfungsberichte oder Lieferantenberichtshefte sollten alle Bewertungen enthalten. Unternehmen können Änderungen nachverfolgen und historische Lieferantendaten und -trends referenzieren.

5. Bewerten Sie Lieferanten.

Ein Rahmen für die Bewertung von Lieferantenrisiken standardisiert die Bewertung von Lieferanten. Er bewertet operationelle Risiken, finanzielle Leistung, Drittinteraktionen und Managementaufsicht.

Erwägen Sie die Automatisierung von Prozessen mit Technologie und Analytik, um die Genauigkeit, Aktualität und das Management von Ausnahmen bei der Bewertung zu verbessern. Setzen Sie Kriterien und bewerten Sie die Einhaltung, um die Entlassung von Lieferanten zu bestimmen. Durch die regelmäßige Überwachung von Lieferantenrisiken verbessern Sie die Lieferantenbeziehungen und verhindern Betrug.