Einführung
Die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist in einer Zeit, in der Effizienz und Kosteneffektivität den Unternehmenserfolg bestimmen, von entscheidender Bedeutung. Papierbasierte Abläufe und menschliche Ineffizienzen in der traditionellen Beschaffung können zu Verzögerungen, höheren Preisen und verpassten Gelegenheiten führen.
Moderne Beschaffungstechnologien und -techniken sind entscheidend für die Verbesserung der Beschaffungsprozesse, die Senkung der Kosten und die Stärkung der Lieferantenbeziehungen.
Dieser Artikel behandelt die grundlegenden Prozesse und Best Practices für die Optimierung der Beschaffung im Jahr 2024 und zeigt, wie Technologie und Strategie die Beschaffung zu einem Wettbewerbsvorteil machen können.
Definition: Beschaffung
Die Beschaffung rationalisiert den Beschaffungsprozess eines Unternehmens, um Geld und Zeit zu sparen und Win-Win-Lieferantenpartnerschaften zu schaffen. Käufe können direkt, indirekt, reaktiv oder proaktiv sein.
Was ist ein Beschaffungsprozess?
Organisationen kaufen Produkte und Dienstleistungen über ein systematisches Beschaffungsverfahren. Diese Strategie senkt Kosten, beschleunigt Abläufe und schafft Lieferantenpartnerschaften.
Der Beschaffungsprozess umfasst die Beschaffung von Artikeln oder Dienstleistungen von der Bedarfsanmeldung bis zur Bestellung und Rechnungsfreigabe. Wir verwenden Beschaffung und Einkauf synonym, obwohl sie sich unterscheiden.
Während der Einkauf der Gesamtprozess der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen für ein Unternehmen ist, definiert die Beschaffung die Maßnahmen, die mit der Prüfung, Bestellung, Beschaffung und Bezahlung dieser Produkte und Dienstleistungen verbunden sind. Die organisatorische Beschaffung ist einzigartig für ihr Umfeld und ihre Aktivitäten.
Unabhängig von der Komplexität umfasst das Beschaffungsmanagement Verfahren, Personal und Papierkram.
1. Prozess im Beschaffungsprozess
Der Prozess umfasst die Bewertung, Bestellung, den Empfang und die Bezahlung von Waren/Dienstleistungen.
2. Personal
Stakeholder initiieren oder genehmigen jede Phase des Beschaffungszyklus. Das Kaufrisiko und der Wert bestimmen die Anzahl der Stakeholder.
3. Papier
Der Papierkram und die Dokumentation in jeder Phase des Beschaffungsprozesses werden gesammelt und zur Referenz und Prüfung aufbewahrt.
Schritte im Beschaffungsprozess
Der Beschaffungsprozess umfasst die Bedarfsermittlung, die Lieferantenrecherche, die Wertanalyse, die Bestellanforderung, die Prüfungsphase, die Umwandlung in eine Bestellung, die Vertragsverwaltung, die Überwachung/Bewertung der erhaltenen Bestellung, den Drei-Wege-Abgleich, die Zahlungserfüllung und die Aufzeichnung.
Der Beschaffungsprozess umfasst sieben Hauptschritte:
- Schritt 0: Bedarfserkennung
- Schritt 1: Anforderung
- Schritt 2: Überprüfung der Anforderung
- Schritt 3: Ausschreibung
- Schritt 4: Bewertung und Vertrag
- Schritt 5: Auftragsverwaltung
- Schritt 6: Genehmigungen und Streitigkeiten
- Schritt 7: Aufzeichnung
Schritt 0: Bedarfserkennung
Das Erkennen von Bedürfnissen hilft Unternehmen, sich auf den rechtzeitigen und kostengünstigen Kauf von Produkten und Dienstleistungen vorzubereiten.
Schritt 1: Anforderung im Beschaffungsprozess
Bestellanforderungen sind schriftliche oder elektronische Anfragen von internen Benutzern/Kunden an das Beschaffungspersonal. Sie enthalten wichtige Informationen für den Kauf der richtigen Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten.
Schritt 2: Überprüfung der Anforderung im Beschaffungsprozess
Die Bestellanforderung muss genehmigt und budgetiert werden, bevor die Beschaffung beginnen kann. Funktionsmanager oder Abteilungsleiter analysieren das Anforderungspaket und prüfen, ob die angeforderten Produkte oder Dienstleistungen benötigt werden und ob eine Finanzierung verfügbar ist.
Abgelehnte Bestellanforderungen werden mit der Begründung der Ablehnung an den Antragsteller zurückgegeben. Eine einfache Software für Kaufaufträge kann all dies verwalten.
Schritt 3: Ausschreibung
Das Beschaffungsteam erstellt nach Genehmigung eines Bedarfs eine Beschaffungsstrategie und ein Ausschreibungsverfahren. Der Umfang dieses Ausschreibungsplans hängt von der Komplexität des Bedarfs ab.
Nach der Budgetgenehmigung sendet das Beschaffungsteam viele RFQs an Lieferanten, um Angebote zu bewerten und den besten Anbieter zu finden.
Schritt 4: Bewertung und Vertrag im Beschaffungsprozess
Das Beschaffungsteam und der Bewertungsausschuss bewerten die Angebote und Lieferpläne der Anbieter, sobald das Ausschreibungsverfahren abgeschlossen ist, um zu entscheiden, welcher Lieferant den aktuellen Bedarf am besten erfüllt. Um wichtige Wörter und Bedingungen in zukünftigen Verträgen schnell zu analysieren, verwenden Sie eine juristische KI-Software für die Vertragsbewertung.
Nach der Auswahl eines Lieferanten wird die Bestellung nach Vertragsverhandlungen und -unterzeichnung an diesen gesendet. Lieferanten, die Bestellungen bestätigen, bilden rechtsverbindliche Verträge.
Schritt 5: Aufträge im Beschaffungsprozess verwalten
Lieferanten erhalten Kaufaufträge auf der Grundlage von neu ausgehandelten Verträgen, Rahmenvereinbarungen und Listenpreisen. Der Anbieter hält die Fristen ein. Nach Erhalt prüft der Käufer die Bestellung und informiert den Lieferanten über etwaige Schwierigkeiten.
Schritt 6: Genehmigungen und Streitigkeiten
Ein Wettbewerbsvorteil wird durch die Verwendung von Beschaffungssoftware wie Kissflow Procurement Cloud für diese wesentliche Phase erzielt. Mit Kissflow können Sie GRN, Lieferantenrechnung und Bestellung dreifach abgleichen, um den Auftragseingang und Unstimmigkeiten zu überprüfen. Nach dem Drei-Wege-Abgleich wird die Rechnung akzeptiert und zur Zahlung gesendet.
Schritt 7: Aufzeichnung
Käufer erfassen Zahlungen für die Buchhaltung und Prüfung. Bestellanforderungen, Rechnungen und andere relevante Dokumente werden zentralisiert.
Herausforderungen bei der Beschaffung
Ohne ein vollständiges Beschaffungsprogramm zur Beschleunigung der oben genannten Phasen würden Sie auf verschiedene Hindernisse stoßen. Sie können diese Beschaffungsprobleme haben:
Lieferantenfragmentierung im Beschaffungsprozess:
Die Beschaffung umfasst in der Regel mehrere Anbieter aus verschiedenen Kategorien.
Die Verwaltung einer diversifizierten Lieferantenbasis kann zu ungleichmäßigen Dienstleistungen, einer komplexen Vertragsverwaltung und Schwierigkeiten bei der Aushandlung von Mengenrabatten führen.
Fehlende Transparenz:
Eine eingeschränkte Transparenz der Beschaffungskosten erschwert die Verfolgung und Analyse der Ausgaben. Transparenzprobleme können sich auf die Kostenkontrolle, die Budgetierung und die strategische Entscheidungsfindung auswirken.
Extreme Ausgaben:
Mehrere organisatorische Stakeholder können Einkäufe separat tätigen. Nach der Dezentralisierung können Mitarbeiter ohne Genehmigung Ausgaben tätigen, was zu höheren Kosten, variabler Qualität und verlorenen Einsparmöglichkeiten führt.
Manuelle Methoden:
Manuell und auf Papier getätigte Einkäufe können langsam, fehleranfällig und ineffizient sein. Mühsame Aufgaben wie Bestellanforderungen, Genehmigungen und Rechnungsverarbeitung können die Produktivität verringern und Fehler erhöhen.
Compliance und Risikomanagement im Beschaffungsprozess:
Interne Richtlinien, regulatorische Anforderungen und Lieferantenvereinbarungen regeln die Beschaffung. Risiken wie die Nichteinhaltung von Vorschriften durch Lieferanten und Datenschutzverletzungen sind schwierig und zeitaufwändig zu bewältigen.
Wenige strategische Ziele:
Die transaktionale Beschaffung kann operative Anforderungen über den strategischen Wert stellen. Es kann schwierig sein, Kosteneinsparungen, Lieferantenkonsolidierung und strategische Allianzen zu finden.
Organisations must use effective procurement procedures to increase data visibility, stakeholder cooperation, and strategic sourcing to optimise procurement operations.
Steigerung der Beschaffungseffizienz
Nachdem wir die Schwierigkeiten bei der Beschaffung behandelt haben, finden Sie hier einige Möglichkeiten, diese zu überwinden und einen robusten und optimierten Beschaffungsprozess in Ihrem Unternehmen zu schaffen.
Technologie und Automatisierung tragen dazu bei, die Beschaffung zu vereinfachen und zu digitalisieren. Die Verwendung eines Source-to-Pay-Beschaffungssystems kann Ihnen helfen, Verträge, Rechnungen, Einkäufe und Lieferanten zu verwalten, wodurch Prozesse automatisiert, administrative Fehler minimiert und die Leistung gesteigert werden.
Richten Sie ein zentrales Beschaffungssystem für Ihre Mitarbeiter ein, damit diese alle Abläufe planen können. Indem Sie Transparenz und Verantwortlichkeit gewährleisten, die Vereinfachung und Automatisierung des Beschaffungsprozesses die Effizienz und Kosteneinsparungen steigern.
Führen Sie eine gründliche Analyse der Beschaffungsausgaben durch, um Bereiche mit Kostensenkungspotenzial zu identifizieren, Ausgabenmuster zu verstehen und wichtige Sourcing-Kategorien zu ordnen. Diese Studie garantiert Mengeneinsparungen, hilft bei der Zusammenlegung von Lieferanten und verbessert Verträge.
Strategisches Sourcing verbessert die Beschaffung, das wettbewerbsorientierte Bieten und die Verhandlung durch den Einsatz von Lieferanten. Durch strategische Partnerschaften und die Identifizierung wichtiger Lieferanten hilft Ihnen dies, die Lieferantenbeziehungen zu verbessern und Kosten zu sparen.
Geben Sie die Beschaffungsrichtlinien klar an.
Legen Sie Industriestandards, interne Richtlinien und Gesetze fest. Dies erleichtert die Kontrolle von Lieferantenrisiken, Ausgaben und Genehmigungen. Die Dokumentation und die Prüfprotokolle ermöglichen den Nachweis der Compliance.
Fördern Sie gemeinsame Anstrengungen zwischen Abteilungen und Stakeholdern, um die Einkäufe besser an ihre Bedürfnisse anzupassen. Beziehen Sie Endbenutzer in die Lieferantenbewertung und -auswahl ein, wenn Sie die Bedürfnisse der Benutzer erfüllen und die Akzeptanz erhöhen möchten.
Schnittstelle zu einem anderen System:
Verwenden Sie ERP-Systeme und verbinden Sie Buchhaltungstools, um den Datenfluss zu gewährleisten. Dies erhöht die Prozesseffizienz und spart Duplizität.
Die regelmäßige Überprüfung der Lieferantenleistung hilft Ihnen, KPIs für Service, Lieferung, Qualität und Preis zu entwickeln. Mit diesem Wissen können Sie Anbieter bewerten und fundierte Entscheidungen über Vertragsverlängerungen, -beibehaltung und -alternativen treffen.
Immer weiter verbessern.
Fördern Sie ein stetiges indirektes Beschaffungswachstum. Verfolgen Sie Branchentrends, holen Sie Input von Stakeholdern ein und bauen Sie Feedbackschleifen auf, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen, und eine kontinuierliche Optimierung zu ermöglichen.
Diese Ansätze ermöglichen es Unternehmen, den strategischen Wert, die Kosteneffizienz und die indirekte Beschaffungseffizienz zu steigern.
Fazit
Die Optimierung der Beschaffung rationalisiert Prozesse und positioniert Ihr Unternehmen für den Erfolg. Automatisierung, Zentralisierung und strategisches Sourcing können Unternehmen helfen, Beschaffungsprobleme zu lösen und Geld zu sparen.
Die Einführung neuer Technologien und die Verfeinerung der Beschaffungsmethoden werden die operative Leistung, die Lieferantenbeziehungen und das organisatorische Wachstum fördern. Mit dem richtigen Ansatz können Unternehmen die Beschaffung in ein strategisches Asset verwandeln, das Wert und langfristigen Erfolg liefert.
