Wenn Unternehmen größer werden, müssen sie die Beschaffungsaufgaben in verschiedene Gruppen aufteilen. Es ist in der Regel besser, Mitarbeiter zu haben, die Experten für eine bestimmte Art der Beschaffung sind, wie z. B. für die operative Beschaffung, als ein ganzes Team von Beschaffungsprofis zu haben, die alle die gleiche Art von Einkäufen tätigen.
They focus on finding and buying the goods and services that are needed to keep a business running which is what practical procurement is all about.
Erfahren Sie, was die wichtigsten Vorteile der operativen Beschaffung sind und wie Sie sie in zehn einfachen Schritten nutzen können, um Ihr Unternehmen rentabler zu machen.
Was versteht man unter operativer Beschaffung?
Die operative Beschaffung ist eine Art der Beschaffung, bei der es darum geht, die Waren und Dienstleistungen zu finden und zu kaufen, die Ihr Unternehmen für das Tagesgeschäft benötigt.
Wenn Ihr Unternehmen eine andere Art von Unternehmen ist, werden die Dinge oder Dienstleistungen, die Sie über die betriebliche Beschaffung kaufen, ganz anders aussehen.
Beispiele für den Kauf von Dingen für Operationen
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das seinen Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung stellt. Das operative Beschaffungsteam kauft Dinge wie Öl, Wischerblätter, Glühbirnen und andere Dinge, die für die Wartung benötigt werden.
Diese Dinge könnten auch vom Einkaufsleiter eines Unternehmens gekauft werden, das Brandschutzlösungen für Unternehmen vertreibt. Allerdings handelt es sich dabei nicht um betriebliche Beschaffungen, da sie nur zur Wartung des Firmenwagens verwendet werden und für den Betrieb des Unternehmens nicht wichtig sind.
Meistens ist Software keine praktische Beschaffung, aber es gibt Zeiten, in denen sie es ist. Ein Beispiel dafür ist, dass eine Marketing-Agentur Plattformen für die Automatisierung von sozialen Medien und E-Mails kaufen würde, das Leasingunternehmen aber nicht.
Vorteile der operativen Beschaffung
Mehr Geld auf der Bank
Die Erhöhung der Gewinnspannen ist einer der besten Gründe, Geld in den betrieblichen Einkauf zu investieren.
Wenn Sie betriebliche Beschaffung betreiben, verwendet Ihr Unternehmen die von Ihnen gekauften Waren und Dienstleistungen häufig, so dass selbst ein kleiner Rückgang des Stückpreises große Auswirkungen auf Ihre Gewinne haben kann.
Weniger Risiko für den Verkäufer
Jede Beziehung zu einem Lieferanten birgt eine gewisse Gefahr in sich, z. B. ein finanzielles oder ein Reputationsrisiko. Ein finanzielles Risiko könnte darin bestehen, dass das Unternehmen eines Lieferanten seine Geschäftstätigkeit einstellt. Beim Reputationsrisiko besteht die Möglichkeit, dass ein Lieferant in einen schlechten PR-Vorfall verwickelt wird.
Ihre wichtigsten Lieferanten – diejenigen, auf die Sie sich bei der täglichen Arbeit verlassen – sind sogar noch stärker gefährdet.
Wenn z. B. Ihr Lieferant für digitale Anzeigen den Betrieb einstellt und Sie ein Marketingunternehmen sind, können Sie Ihre Kundenverträge eine Zeit lang nicht erfüllen.
Durch eine sorgfältige Auswahl der wichtigsten Lieferanten und eine ständige Kontaktpflege im Rahmen von Leistungsüberprüfungsgesprächen können Sie Ihr Risiko verringern, wenn Sie sich nur auf die operativen Beschaffungspraktiken konzentrieren.
Erhöhung der Anzahl der Lieferanten
Die Diversifizierung Ihrer Lieferanten ist wichtig, um die Risiken in der Lieferkette zu verringern und die Markteinführung zu beschleunigen.
Wenn Sie die praktische Beschaffung mit eigenen Ressourcen ausstatten, kann sich das Team darauf konzentrieren, die Arten von Lieferanten, mit denen Sie zusammenarbeiten, dort zu erweitern, wo es am wichtigsten ist: bei denen, auf die Sie am meisten angewiesen sind.
Höhere Geschwindigkeit bei Operationen
Durch das Aushandeln strategischer Beschaffungsverträge, den Ausbau von Lieferantenbeziehungen und die Verringerung von Unterbrechungen der Lieferkette kann die Konzentration auf die operative Beschaffung zu mehr Effizienz beitragen.
Ein Unternehmen, das Smartphones herstellt, könnte zum Beispiel eine Vereinbarung mit einem großen Anbieter von CPU-Chips für Expressgut treffen. Auf diese Weise erhält es dieses wichtige Bauteil schneller, wodurch die Lieferkette reibungslos funktioniert und die Produktion beschleunigt wird.
Wie die operative Beschaffung funktioniert.
1. Ermitteln Sie Ihren Beschaffungsbedarf für die Strategie
Beim operativen Einkauf besteht der erste Schritt darin, zu verstehen und klar zu sagen, was eine Abteilung wirklich braucht.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie brauchen ein neues Flottenkontrollsystem für die Mitarbeiter, die Ihre Produkte ausliefern.
Wenn Sie gut im Einkauf sind (Lieferanten prüfen, Verträge abschließen usw.), werden Sie wahrscheinlich nicht so viel Erfahrung haben wie der Leiter des Fuhrparks.
Eine der wichtigsten Aufgaben in diesem Schritt besteht also darin, sich mit allen Personen, die an dem Projekt beteiligt sind, zusammenzusetzen und darüber zu sprechen, was sie brauchen, und nicht nur eine neue Flottenmanagementplattform zu finden.
Fragen Sie Dinge wie:
- Wieso ist die Antwort, die wir jetzt haben, nicht gut genug?
- Was sollten die wichtigsten Vorteile für diesen Kauf sein?
- Was sind die Aufgaben, die dort erledigt werden müssen?
- Was bedeutet “erfolgreiche Beschaffung” in diesem Fall?
Sprechen Sie auch mit Ihrem Finanz- oder Führungsteam über die Festlegung eines maximalen Budgets für diesen Kauf. Diese ersten Schritte sind sehr wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Beschaffungsplan vollständig ist und funktioniert.
2. Suche nach möglichen Verkäufern
Der nächste Schritt besteht darin, den Markt zu sondieren, um mögliche Verkäufer zu finden.
Der Plan für diese Phase wurde im letzten Schritt festgelegt. Wenn ein Anbieter beispielsweise nicht alle Funktionen anbietet, die Ihre Stakeholder als notwendig erachtet haben, kommt dieser Anbieter nicht in die nächste Phase.
Im Moment brauchen Sie nicht allzu tief zu graben. Machen Sie einfach eine kurze Liste von Quellen, die in Frage kommen.
3. Sprechen Sie mit den Verkäufern in einem Gespräch über Ihre Bedürfnisse.
Sobald Sie eine Liste möglicher Optionen haben, vereinbaren Sie einen Termin mit jedem Verkäufer, um über die Anforderungen Ihres Unternehmens zu sprechen.
Es könnte hilfreich sein, einen Interessenvertreter aus Ihrem Bereich zu diesem Thema zu befragen, da er weiß, wie man das Gespräch aus technischer Sicht führt.
4. Senden Sie eine Aufforderung zur Angebotsabgabe
Halten Sie nach diesen ersten Gesprächen eine interne Besprechung ab, um sich von Verkäufern zu trennen, die nicht zu Ihnen passen.
Erstellen Sie einen RFQ (Request for Quotation) und senden Sie ihn an die anderen Auswahlmöglichkeiten.
Mit Hilfe von Anfragen können Sie herausfinden, wie viel verschiedene Anbieter verlangen, und Ihre Auswahl eingrenzen, indem Sie diejenigen ausschließen, deren Preise für Ihr Budget zu hoch sind.
5. Wählen Sie einen Tierarzt als Verkäufer
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie eine kurze Liste von drei bis fünf Anbietern haben, deren Eigenschaften und Preise Ihren Anforderungen entsprechen.
Nun ist es an der Zeit, jeden möglichen Anbieter anhand Ihrer eigenen Regeln zu überprüfen.
Diese Auswahlliste ist ein wichtiger Teil des SaaS-Kaufprozesses, denn sie hilft Ihnen sicherzustellen, dass der von Ihnen ausgewählte Anbieter keine größeren Datensicherheitsrisiken birgt.
Überprüfen Sie jede mögliche Quelle auf:
- Stabilität in der Wirtschaft
- PR-Risiko (alle schlechten Nachrichten in der Vergangenheit)
- Wie sie mit Daten umgehen (wie ihre GDPR-Strategie)
Wenn ein möglicher Dienstleister Ihre rechtlichen Anforderungen nicht erfüllt, sollten Sie ihn aus dem Rennen nehmen.
6. Wähle die Wahl, die dir am besten erscheint.
Verwenden Sie nun die folgenden Skalen, um jeden der von Ihnen ausgewählten Anbieter zu bewerten:
- Risiko für den Verkäufer
- Eignung und Kompetenz
- Preisgestaltung
Je nach Ihren Entscheidungen und Zielen wird dieser Schritt auf Sie zugeschnitten sein. Zum Beispiel könnte die Verringerung des Risikos wichtiger sein als das beste Angebot.
Wählen Sie den Verkäufer aus, der in dieser Situation am besten geeignet erscheint, und gehen Sie mit ihm vor.
7. Gespräche über Verhandlungen beginnen
Ein wichtiger Teil der effektiven Beschaffung ist die Aushandlung von Verträgen mit Anbietern.
Es ist nicht nur wichtig, die Kosten niedrig zu halten – je besser Sie die Preise aushandeln können, desto höher sind Ihre Kapitalrendite und Ihr Gewinn -, sondern es ist auch wichtig, sich über Dinge wie Lieferzeiten und die Unterstützung der Kunden zu einigen.
8. Machen Sie die Beziehung offiziell
Sobald sich alle Beteiligten über die endgültigen Einzelheiten des Kaufs einig sind, machen Sie das Geschäft offiziell, indem Sie eine Vereinbarung unterzeichnen. Damit beginnt der Prozess der Vertragsabwicklung.
Um die Einkaufsregeln einzuhalten, sollten Sie Ihren internen Genehmigungsprozess einhalten.
9. Verbinden Sie sich mit dem Tech-Stack oder der Versorgungsleitung, die Sie bereits haben
Die Beschaffung von Dingen und Dienstleistungen für betriebliche Zwecke geschieht nicht in einem Vakuum. Das Neue, das Sie gekauft haben, muss gut zu Ihren bisherigen Abläufen passen. Andernfalls bringt es die Abläufe durcheinander.
Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, bereits jetzt einen Plan für die Einführung und Integration zu erstellen.
Angenommen, Sie haben gerade ein neues Tool für E-Mail-Marketing-Software gefunden. Das müssen Sie:
- Verschieben Sie Daten aus Anwendungen oder Tabellenkalkulationen, die bereits verwendet werden.
- Sie können Ihr CRM, Ihre Social-Media-Automatisierung, Ihr ERP, Ihr Projektmanagement und jede andere Marketing-Software in Echtzeit miteinander verbinden, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
- Erstellen Sie neue Geschäftsregeln, in denen festgelegt ist, wie diese Werkzeuge zusammen verwendet werden sollen.
10. Einführung eines Lieferantenmanagementsystems.
Der letzte Schritt besteht darin, einen Plan für die laufende Überwachung und Verwaltung Ihres neuen Lieferanten zu erstellen.
Legen Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators – KPIs) fest, mit denen der Fortschritt gemessen werden soll, und entwickeln Sie eine Methode zur Verfolgung der Leistung anhand dieser KPIs. Ein Dashboard in Ihrem Lieferantenverwaltungssystem kann ein effektives Instrument für diesen Zweck sein.
Planen Sie regelmäßige Treffen mit Ihrem Lieferanten ein, in der Regel alle drei Monate, um dessen Leistung zu überprüfen, Probleme anzusprechen und Verbesserungsstrategien zu besprechen.
Wie Sie die besten Angebote für tägliche Einkäufe erhalten
Ermitteln Sie die beste Mischung aus zentralem und dezentralem Einkauf.
Es gibt zwei Hauptwege, auf denen Teams bei allen Arten von Einkäufen, einschließlich der operativen Beschaffung, vorgehen können:
- Wenn ein einziges Unternehmen für den gesamten Einkauf zuständig ist, spricht man von zentraler Beschaffung.
- Wenn die Leiter von Zweigstellen oder Geschäftsbereichen die Befugnis erhalten, Dinge für ihre Teams einzukaufen, spricht man von dezentraler Beschaffung.
Jede hat gute und schlechte Seiten.
Durch die Verringerung der Anzahl der Mitarbeiter, die einkaufen können, hilft der zentralisierte Ansatz den Unternehmen, Größenvorteile zu nutzen und das Beschaffungsrisiko zu senken. Andererseits ist diese Methode in der Regel schwieriger zu handhaben, und den Abteilungs- oder Zweigstellenleitern gelingt es nicht immer, die von ihnen benötigten Waren und Dienstleistungen zu erhalten.
Für das dezentrale Modell gilt das Gegenteil: Es birgt mehr Risiken, ist aber flexibler und effizienter in seiner Funktionsweise.
Um ein gutes Gleichgewicht zu finden, wäre es am besten, die Abteilungsleiter die Dinge kaufen zu lassen, die ihre Teams benötigen (z. B. Software-Tools), während der Einkauf von Dingen, die alle Teams in gleichem Maße nutzen (z. B. Büroartikel wie Papier), zentralisiert wird.
Verwalten Sie den Kaufprozess mit Software.
Um den Beschaffungsprozess zu beschleunigen, können Sie die Automatisierungsfunktionen Ihres Einkaufstools nutzen.
Sie könnten zum Beispiel ein automatisiertes Genehmigungsverfahren einrichten, so dass bei Anfragen von Abteilungsleitern zum Kauf neuer Software die Anfrage direkt an die Person weitergeleitet wird, die die Entscheidung treffen kann.
Holen Sie sich Hilfe von Profis für strategische Beschaffung
Strategischer Einkauf kann schwierig sein, vor allem, wenn Sie etwas wie ein CRM suchen, das Sie noch nie gekauft haben.
Es ist immer eine gute Idee, in solchen Situationen die Profis zu Rate zu ziehen.
Wenn Sie beispielsweise Ihre SaaS-Einkäufe über Vendr abwickeln, können Sie vom Wissen und der Erfahrung unserer Software-Einkaufsexperten profitieren, die Ihnen Plattformen vorschlagen können, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
Achten Sie auf verschiedene Anbieter
Bei der operativen Beschaffung geht es darum, die Dinge und Dienstleistungen zu beschaffen, die ein Unternehmen für seinen normalen Betrieb benötigt.
Sie haben zum Beispiel ein Problem, wenn einer Ihrer Anbieter plötzlich nicht mehr verfügbar ist. Das kann an einem Problem mit der Lieferkette liegen oder daran, dass das Unternehmen den Betrieb einstellt.
Eine gute Möglichkeit, dieses Risiko zu verringern und eine reibungslose Beschaffung zu gewährleisten, besteht darin, die Vielfalt der Lieferanten, mit denen Sie zusammenarbeiten, zu erhöhen. Das bedeutet, dass Sie mindestens eine Ersatzquelle für alle wichtigen Geschäftseinkäufe haben.
regelmäßige Überprüfung und Auditierung bestehender Lieferantenbeziehungen
Und schließlich überprüft eine gut funktionierende Beschaffungsabteilung regelmäßig alle Beziehungen zu ihren Lieferanten.
Wenn Sie die folgenden Dinge einmal im Jahr überprüfen, sollte das für die meisten Unternehmen und Anbieter ausreichen:
- Kosten und deren Vergleichbarkeit
- Leistung in der Vergangenheit im Vergleich zu den Plänen
- Was das Unternehmen jetzt braucht
- Gefahren für Lieferanten und Maßnahmen zu ihrer Verringerung