Vendor-Onboarding 101: Wesentliche Tipps und Best Practices

Beeinträchtigt ein schlechtes Onboarding von Anbietern Ihre Beschaffung? Unternehmen bewegen sich schnell, daher müssen Organisationen jede Chance nutzen, effizient, stabil zu sein und mit den besten Partnern zusammenzuarbeiten. Eine der besten Methoden, um Ihr Unternehmen reibungslos laufen zu lassen, ist sicherzustellen, dass das Onboarding von Anbietern nahtlos erfolgt.

Dieses Papier untersucht, wie Datenmanagement, automatisierte Workflows und KI beim Onboarding von Anbietern helfen können.

Beschreiben Sie das Onboarding von Anbietern.

‍Das Onboarding von Anbietern beinhaltet das systematische Hinzufügen neuer Anbieter zu Ihrem Beschaffungssystem. Ihr Finanz- oder Beschaffungsmanager wird während des Onboardings Anbieterinformationen sammeln, um Referenzen zu überprüfen, Zahlungsbedingungen festzulegen und die Einhaltung von Unternehmens- und Branchenstandards zu prüfen.

Effektives VO baut solide Lieferantenbeziehungen auf, rationalisiert Beschaffungsprozesse und mindert Risiken in jeder Phase.

Im Folgenden sind die 5 kritischen Komponenten aufgeführt.

1. Suche und Überprüfung von Anbietern

Die Identifizierung und Überprüfung von Anbietern leitet den Onboarding-Prozess ein. Die gebotene Sorgfalt besteht darin, die Erfolgsbilanz, finanzielle Stabilität und Kompetenz der Anbieter zu bewerten. Risikoanalysen und Bewertungen von Anbietern helfen, zuverlässige Partner auszuwählen.

2. Erfassung von Anbieterdaten

Sammeln Sie vollständige und genaue Anbieterinformationen. Kontaktinformationen und Referenzen sind offensichtlich, aber die Einhaltung der Vorschriften erfordert Tonnen von Dokumentationen. Ein Anbieterportal wie die Anbietermanagement-Software von Zip organisiert, pflegt und schlägt die benötigten Informationen vor, um effizient voranzukommen.

3. Vertragserstellung und -verhandlung

Verhandlungen und die Erstellung von Verträgen erfolgen aus der Überprüfung der Anbieter. Gute Verträge legen die Arbeitsbeziehung, Preisgestaltung und Zahlungsbedingungen fest. Ein gutes Vertragsmanagement hilft allen, die Erwartungen und Verpflichtungen zu verstehen.

4. Integration in das Beschaffungssystem

Die Integration des neuen Anbieters in die Beschaffungssysteme stellt einen reibungslosen Betrieb sicher. Registrieren Sie den Anbieter in Ihrem Kreditorensystem und verifizieren Sie seine Daten auf allen Plattformen. Automatisierung kann diesen Vorgang vereinfachen, Fehler und Redundanzen minimieren.

5. Schulung und Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern

Stellen Sie sicher, dass jeder seine Anforderungen äußern und das Onboarding von Anbietern verstehen kann. Regelmäßige Kommunikation und Schulung wichtiger Stakeholder zu den Praktiken des neuen Anbieters helfen, Missverständnisse zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Best Practices für effektives Onboarding von Anbietern

Die Erstellung einer Workflow-Vorlage hilft Ihnen, fehlende Daten, verpasste Gelegenheiten und verschwendete Onboarding-Zeit zu vermeiden. Um genaue Lieferanteninformationen zu pflegen, sollten Sie einen festen Ansprechpartner haben und folgende VO-Best Practices befolgen:

Erstellen Sie klare Standards und Checklisten

Onboarding-Checklisten für Anbieter garantieren, dass alle Prozesse durchgeführt werden. Klare Regeln definieren Erwartungen und sorgen für Konsistenz beim Onboarding.

Regelmäßige Kommunikation und Feedback von Anbietern

Die Aufrechterhaltung der regelmäßigen Kommunikation mit den Anbietern hilft, Schwierigkeiten schnell zu lösen und bessere Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Feedback-Schleifen entwickeln sich ständig weiter und erfüllen Unternehmensbedürfnisse.

Kontinuierliche Verbesserung basierend auf Anbieterleistung und Feedback

Die Überprüfung der Anbieterleistung mit KPIs und anderen Indikatoren kann Verbesserungspotenziale aufzeigen. Feedback-gesteuerte kontinuierliche Verbesserung passt den Onboarding-Prozess an Unternehmensanforderungen an.

Vorteile eines vereinfachten Onboardings von Anbietern

Die Straffung des Onboardings von Anbietern hat große Vorteile. Die Hauptgründe, den Prozess zu optimieren, sind unten aufgeführt. Zu den Vorteilen gehören:

• Vereinfachte Onboarding-Prozesse beschleunigen die Integration von Lieferanten und die Markteinführung. Effiziente Workflows reduzieren Verzögerungen und rationalisieren die Beschaffung.
• Strukturiertes Onboarding verbessert die Beziehungen zu Anbietern und die Teamarbeit. Zusammenarbeit und Effizienz in der Lieferkette verbessern sich durch klare Erwartungen und regelmäßige Kommunikation.
• Verbesserte Compliance und Risikomanagement: Ein gründlicher Onboarding-Prozess gewährleistet die Compliance der Anbieter. Kontinuierliche Überwachung und Risikobewertungen von Anbietern helfen, die Compliance aufrechtzuerhalten.
• Kosteneinsparungen und Wertschöpfung: Effektives Onboarding von Anbietern kann Geld sparen. Organisationen können den Wert der Anbieter maximieren und das Beschaffungsbudget durch Vereinfachung von Prozessen und Beseitigung von Redundanzen optimieren.

Häufige Probleme beim Onboarding von Anbietern

Es gibt viele Hindernisse, um diesen Prozess zu straffen und in die Tat umzusetzen.

Schlechter Eingang verursacht Datenlücken bei Anbietern: Unvollständige Anbieterdaten aus dem Onboarding können später zu Komplikationen führen.

Unstandardisierte Onboarding-Prozesse: Der Mangel an Abteilungsstandardisierung kann zu Inkonsistenzen beim Onboarding führen. Um Einheitlichkeit und Klarheit zu gewährleisten, setzen Sie spezifische Standards und verwenden Sie eine Vorlage.

Management von Anbieter- und Compliance-Daten: Die Einhaltung von Vorschriften und die Verwaltung großer Datensätze von Anbietern sind schwierig. Lieferantenmanagementsysteme und Automatisierung helfen, das Datenmanagement und die Compliance zu optimieren.

Koordination zwischen mehreren Abteilungen: Erfolgreiches VO erfordert abteilungsübergreifende Koordination. Zentrale Verwaltung und gute Kommunikation können die Koordination und den Betrieb verbessern.

Schulung und Compliance von Anbietern: Schulung und Compliance von Anbietern können Ihr Unternehmen machen oder brechen. Compliance und reibungsloser Betrieb können durch regelmäßige Schulungen und die Kommunikation von Richtlinien erreicht werden.

Wie man das Onboarding von Anbietern bewertet

Die Lebensdauer und der Wert dieses Onboarding-Prozesses für Lieferanten bestimmen seinen Erfolg. Ein erfolgreicher Lebenszyklus sollte bewertet, iteriert und optimiert werden, mit regelmäßigen Erfolgsaudits. Setzen Sie Erwartungen und bewerten Sie den Erfolg, um sicherzustellen, dass Partnerschaften mit Anbietern erfolgreich sind.

Leistungsindikatoren und Metriken

Die Überwachung von KPIs und Metriken ermöglicht es Ihnen, das Onboarding von Anbietern zu bewerten. KPIs für VO-Zeit, Genauigkeit der Anbieterdaten, Anbieter-Compliance-Rate, Leistungsindikatoren von Anbietern einschließlich pünktlicher Lieferung und Qualität können alle enthalten sein.

Verwenden Sie diese KPIs, um Ihren Onboarding-Prozess zu bewerten und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Überprüfen und optimieren Sie regelmäßig das Onboarding

Stellen Sie sicher, dass der Onboarding-Prozess funktioniert und den Unternehmensanforderungen entspricht, indem Sie ihn oft überprüfen. Führen Sie Audits durch und holen Sie Feedback von Anbietern und internen Stakeholdern ein, um Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Kontinuierliche Optimierung basierend auf diesen Überprüfungen hält das Onboarding von Anbietern effizient und effektiv.

Wie Unternehmen das Onboarding von Anbietern automatisieren

Durch die Eliminierung manueller Dateneingaben und Ungenauigkeiten hilft die Automatisierung, VO zu optimieren. Unternehmen können VO auf diese Weise automatisieren.

Erledigen Sie Onboarding-Aufgaben rechtzeitig.

Verfolgung und automatisierte Erinnerungen helfen, die zügige Durchführung von Onboarding-Aufgaben zu gewährleisten. Automatisierte Benachrichtigungen helfen Stakeholdern, sich der kontinuierlichen Aktivitäten bewusst zu sein, wodurch Verzögerungen reduziert und die Effizienz verbessert werden.

Betriebseffizienz verbessern

Unternehmen können Beschaffungsmitarbeiter freisetzen, um sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, indem sie die Datenerfassung, -verifizierung und das Dokumentenmanagement automatisieren. Die Automatisierung reduziert menschliche Fehler und stellt die Datenkorrektheit sicher.

Helfen Sie Beschaffungssystemen, neue Anbieter schneller zu integrieren.

Automatisierte Workflows helfen Beschaffungssystemen, neue Anbieter schnell zu integrieren. Dies beschleunigt das Onboarding und ermöglicht es neuen Lieferanten, schneller in die Lieferkette einzutreten.