Finanz- und Einkaufsleiter sind stets auf der Suche nach Möglichkeiten, die Kosten für das Unternehmen zu senken. Wenn Sie sich auf Kostenvermeidung und Kosteneinsparungen konzentrieren, geht weniger von Ihrem hart verdienten Geld in den Geschäftsbetrieb. Dies ermöglicht es Ihnen, in Wachstumschancen zu investieren, wie zum Beispiel die Einstellung weiterer Mitarbeiter und den Umzug in größere Räumlichkeiten.
Kosten zu vermeiden und Geld bei Kosten zu sparen, sind zwei gängige Methoden, um das Ziel, weniger auszugeben, zu erreichen.
Viele Menschen denken, diese Begriffe bedeuten dasselbe, weshalb sie oft zusammen verwendet werden. Doch Kostenvermeidung und Kosteneinsparung sind zwei sehr unterschiedliche Dinge, die auf unterschiedliche Weise angegangen werden müssen.
Natürlich wollen beide den Geschäftsausgaben reduzieren.
Erfahren Sie den Unterschied zwischen Kostenvermeidung und Kosteneinsparungen und lernen Sie, wie Sie beides gleichzeitig für einen umfassenden Ausgabensteuerungsplan nutzen können.
Was ist der Unterschied zwischen Kostenvermeidung und Kosteneinsparung?
Kostenvermeidung bedeutet, das Risiko zukünftiger Kosten zu senken, während Kosteneinsparung bedeutet, die gegenwärtigen Kosten zu reduzieren.
Das Hauptziel beider Ansätze, sowohl der Kosteneinsparungen als auch der Kostenvermeidung, ist es, die Ausgaben des Unternehmens zu reduzieren, jedoch auf unterschiedliche Weise.
Bei der Kostenvermeidung denken Sie über mögliche zukünftige Kosten nach und planen, wie Sie Ihr Unternehmen davor schützen können.
Ein Beispiel: Ein Beschaffungsmanager könnte anhand der Preisentwicklung von Cloud-Speicher auf dem Markt vermuten, dass die Kosten für ihre Projektmanagement-Software in Zukunft steigen werden. Er kontaktiert seinen Anbieter und sichert sich den aktuellen Preis für die nächsten 18 Monate, um diese Kosten zu vermeiden.
Im Gegensatz dazu sucht Kosteneinsparung nach Möglichkeiten, die bereits bestehenden Kosten zu senken. Sie würden Geld sparen, wenn Sie beispielsweise mit dem Unternehmen, das Ihnen Projektmanagement-Software verkauft, verhandeln und einen niedrigeren Preis pro Nutzer erzielen.
Weiche Kosten vs. harte Kosten
Es ist wichtig zu wissen, dass die meisten neuen Ausgaben zwei Arten von Kosten beinhalten: harte Kosten und weiche Kosten. Dies gilt sowohl für die Kostenvermeidung als auch die Kosteneinsparung.
Harte Kosten sind die sichtbaren, greifbaren und leicht nachvollziehbaren Kosten eines Kaufs. Weiche Kosten sind unsichtbare Ausgaben, die mit einem Kauf verbunden sind. Sie sind schwer nachvollziehbar, da sie oft übersehen werden.
Angenommen, Sie planen den Kauf eines neuen Werkzeugs zur Rekrutierung von Personen basierend auf ihren Fähigkeiten. Die harten Kosten sind die monatlichen oder jährlichen Kosten des Programms.
Wenn Sie den Kauf dieser Plattform in Betracht ziehen, könnten Sie Ihren Anwalt bitten, den Softwarevertrag zu prüfen und zu unterzeichnen. Die mit diesem Kauf verbundenen Anwaltskosten sind “weiche Kosten”.
Bei der Vermeidung von Kosten und beim Sparen von Geld müssen Sie darüber nachdenken, wie sich Ihre Entscheidungen auf beide Arten von Kosten auswirken.
Das Entfernen eines Tools aus Ihrem Technologiestack und das Herausnehmen eines harten Kostenfaktors aus Ihrem monatlichen Budget wird die Ausgaben für Software reduzieren.
Aber es gibt möglicherweise auch einige weiche Einsparungen, die hier berücksichtigt werden sollten. Sie sparen die Zeit des Einkaufsteams, was eine weiche Kosten ist, da sie sich nicht mehr mit so vielen Anbietern auseinandersetzen müssen.
Kostenvermeidung
Kostenvermeidung ist eine Ausgabenstrategie, die sich darauf konzentriert, zukünftige Kosten vorherzusagen und die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens zu verringern.
Es ist schwer zu sagen, wie effektiv eine gute Kostenvermeidung ist, da sie Kosten eliminiert, bevor sie entstehen.
Deshalb werden die vermiedenen Kosten nicht in den Finanzberichten ausgewiesen. Der Effekt wird jedoch geschätzt, indem man versteht, welche Kosten man möglicherweise gespart hat.
Einige Beispiele für Kostenvermeidung
Um Kosten erfolgreich zu vermeiden, müssen Beschaffungsteams wissen, wo Kosten entstehen könnten, die derzeit nicht vorhanden sind, und Maßnahmen zur Kostenvermeidung ergreifen, um diese Kosten zu senken.
Hier sind einige Beispiele.
Festlegen eines festen Preises
Ein Unternehmen beauftragt eine externe Firma mit der Verwaltung seines Social-Media-Marketings. Ein Mitglied ihres Einkaufsteams liest einen Beitrag auf LinkedIn, der besagt, dass die Preise bei Agenturen normalerweise einmal im Jahr erhöht werden.
Der Beschaffungsleiter verhandelt eine Vertragsverlängerung, um den aktuellen Preis festzuschreiben. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit einer Preiserhöhung.
Wartung zur Vermeidung von Problemen
Die für die Finanzen verantwortliche Person sieht, dass die Computer, die vom internen Verkaufsteam genutzt werden, alt werden und wahrscheinlich mehr Reparaturen benötigen.
Sie planen, diese Einheiten im Voraus zu ersetzen, um unerwartete Reparaturrechnungen zu vermeiden.
Planung der Wartungszeiten
Der CIO eines Unternehmens plant, alle drei Monate, anstatt einmal im Jahr, eine Datenprüfung und -bereinigung durchzuführen, um das Risiko eines Datenverlustes und die damit verbundenen Kosten zu senken.
Diversifizierung von Lieferanten
Die Einkaufsabteilung einer Marketingagentur stellt fest, dass sich in der Vergangenheit die Preise für den Kauf von Anzeigen verändert haben, was einen wichtigen Teil ihres Geschäfts ausmacht.
Der Hauptgrund für diese Veränderung sind die Bindungen ihrer Werbeanbieter, die die Agentur nicht ändern kann.
Um zukünftige Preiserhöhungen zu vermeiden, findet das Team weitere Lieferanten, um die Liste zu diversifizieren. Sie können Anzeigen von einem anderen Anbieter kaufen, anstatt den höheren Preis zu zahlen, wenn ihre Hauptquelle die Preise erhöht.
Implementierung von Prozessänderungen
Ein IT-Manager bemerkt, dass ihr Software-Stack kurz davor steht, das monatliche Limit für API-Aufrufe zu erreichen.
Sie versuchen, ihre internen Prozesse zu optimieren, damit sie weniger API-Anfragen benötigen, um nicht mehr zahlen zu müssen, um auf einen Plan mit einem höheren Limit umzustellen.
Was bedeutet Kosteneinsparung?
Das Finden von Wegen zur Kostensenkung ist das Hauptziel der Kosteneinsparung beim Ausgabenmanagement. Das Hauptziel dieser Maßnahmen zur Kosteneinsparung ist es, das Endergebnis zu verbessern.
Im Gegensatz zu Strategien, die versuchen, Kosten zu vermeiden, haben Strategien zur Kosteneinsparung einen klaren und messbaren finanziellen Vorteil.
Verwenden Sie eine einfache Formel, um herauszufinden, wie viel Geld Sie durch eine bestimmte Kostenreduktionsmaßnahme sparen.
Preisunterschied (eingesparte Dollarbeträge) = Originalpreis – Neuer Preis
Um den eingesparten Betrag als Prozentsatz zu sehen:
Prozentsatz der Kosteneinsparung = (Preisunterschied / Originalpreis) x 100
Als Beispiel: Angenommen, Sie haben gerade die monatlichen Kosten Ihres CRM-Tools gesenkt. Früher zahlten Sie 10.000 $ pro Monat, jetzt nur noch 9.000 $.
Der Preisunterschied zwischen dem alten Preis (10.000 $) und dem neuen Preis (9.000 $) beträgt 1.000 $.
Um diese Zahl als Prozentsatz zu erhalten, teilen Sie den Preisunterschied (1.000 $) durch den Originalpreis (10.000 $) und multiplizieren Sie mit 100:
1.000 $ geteilt durch 10.000 $ ergibt 10 %
Einige Möglichkeiten zur Kosteneinsparung
Preisverhandlungen
Eine Person, die im Einkauf arbeitet, glaubt, dass sie dem Unternehmen Geld sparen und Kosten senken kann, indem sie mit dem Anbieter der HR-Software über einen niedrigeren Preis im Austausch für einen 24-monatigen Vertrag verhandelt.
Strategischer Softwareerwerb
Ein Chief Information Officer (CIO) kauft eine neue Technologie, die viele manuelle Arbeiten beseitigt. Dies spart dem Unternehmen Kosten für die Beauftragung externer Mitarbeiter.
Vertragsverlängerungen
Ein Beziehungsmanager für Anbieter nutzt die bevorstehende Verlängerung der Software, um einen niedrigeren Preis pro Nutzer zu erzielen, was den Gesamtbetrag senkt, den sie im Rahmen des neuen Vertrags zahlen müssen.
Umverteilung von Schulden
Aufgrund jüngsten Umsatzwachstums tilgt der Leiter der Finanzabteilung eines schnell wachsenden Unternehmens Schulden und restrukturiert bestehende hochverzinsliche Kredite in Vereinbarungen mit niedrigeren Zinssätzen, was die Gesamtkosten senkt.
Einschränkung von Überziehungen
Das Führungsteam beschließt, den Genehmigungsprozess zu verschärfen, da die Kosten für Software-Überziehungen steigen.
Mitarbeiter müssen nun die Erlaubnis eines Vorgesetzten einholen, bevor sie das Budget überschreiten. Dies gibt dem Unternehmen mehr Kontrolle über zusätzliche Ausgaben.
