Ein Budget lenkt Ihr Geld, anstatt Sie sich fragen zu lassen, wohin es gegangen ist. Die Erstellung fester Einkaufsbudgets ist ein wichtiger, aber häufig übersehener Teil eines Budgets. Finanzielle Optimierung erfordert die Regulierung dieses großen Teils der Unternehmensausgaben. Dieser Leitfaden erklärt das Einkaufsbudget und wie man eine skalierbare Budgetstrategie erstellt.
Was ist Einkaufsbudgetierung?
Die Einkaufsbudgetierung hilft Unternehmen, sich auf zukünftige Ausgaben vorzubereiten und Mittel nach Bedarf zuzuweisen.
Die Budgetierung für indirekte Ausgaben umfasst die Einkaufsbudgetierung für Verbrauchsmaterialien, Ausrüstung und administrative Artikel. Einige Statistiken deuten darauf hin, dass indirekte Ausgaben 20–30 % des Umsatzes verschlingen könnten, daher ist die Budgetierung dafür entscheidend für die finanzielle Gesundheit. Basierend auf vergangenen Ausgabentrends prognostiziert das Finanzteam, wie viel Geld für verschiedene Artikel oder Dienstleistungen ausgegeben werden sollte.
Einkaufsbudgets helfen Unternehmen, Ausgaben zu verwalten und finanzielle Ziele zu erreichen. Um das Einkaufsbudget aktuell zu halten, verfolgen Buchhalter und Finanzfachleute wirtschaftliche, marktbezogene und unternehmerische Entwicklungen.
Warum ist die Einkaufsbudgetierung entscheidend?
Einkaufsbudgets setzen Ausgabenstandards für alle Abteilungen. Sie helfen Teamleitern, den Umfang von Projekten und budgetfreundliche Ausgabenanforderungen zu bestimmen. Die Erstellung und Befolgung eines Einkaufsbudgets bringt Organisationen Vorteile.
Langfristige Planung: Starke, strategisch ausgerichtete Budgetierung verbessert die langfristige Planung und hält Unternehmensziele im Blick, wenn Ausgaben getätigt werden. Ein starkes Einkaufsbudget ist entscheidend für die Budgetierung und die Ziele der Organisation.
Ressourcenoptimierung: Ein Budget ist genauso wichtig, um nicht auszugeben, wie um auszugeben. Die Optimierung des Budgets verbessert die Ressourcennutzung und schafft Mittel für andere sinnvolle Investitionen. Während ein Budgetüberschuss nicht unerwünscht ist, sind vollkommen optimierte Budgets zu präzise, um weit verbreitet zu werden.
Kosteneinsparungen: Einkaufsbudgetierung nutzt historische Daten, um Einsparpotenziale bei der Beschaffung zu identifizieren. Analysten (oder Ausgabenplattformen) bewerten die Daten des Unternehmens, um Ausgabentrends, kategoriespezifische Ausgabenstatistiken und Kostensparmethoden wie Großeinkäufe, SKU-Konsolidierung und Verhandlungen mit bevorzugten oder volumenstarken Anbietern für bessere Konditionen und Preise aufzudecken.
Geschäftsresilienz: Eine genaue Einkaufsbudgetierung hilft Organisationen, wirtschaftliche Unsicherheiten zu überstehen. Zuverlässige, aktuelle Informationen ermöglichen es der Organisation, schnell auf wirtschaftliche Entwicklungen zu reagieren und Strategien oder Ausgaben anzupassen, während Rücklagenfonds Managern helfen, in schwierigen Zeiten klügere Entscheidungen zu treffen.
Ausgabenannahmen für Projekte oder einzelne Posten werden durch Beschaffungsbudgetierung erstellt, was besonders wichtig ist, wenn Kosten schwanken. Preise, die das Budget übersteigen, leiten Einkäufer. Sie können Optionen prüfen und Vertragsentscheidungen innerhalb der Ausgabenbeschränkungen treffen. In der aktuellen Wirtschaft streben 40 % der Unternehmen an, die Ausgaben des letzten Jahres beizubehalten. Einkaufsbudgetierung verschafft dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, indem sie es ermöglicht, mehr aus seiner Investition herauszuholen, selbst bei neutraler Budgetbewegung.
Budgetstrategie: 7 Schritte
Eine wiederholbare Methode, die die Unternehmensausgaben aus verschiedenen Blickwinkeln bewertet, hilft Ihnen, ein Budget zu erstellen, das die Organisation unterstützt. Erstellen Sie Ihr erstes strategisches Budget oder verbessern Sie Ihren aktuellen Budgetprozess mit diesen einfachen Schritten.
1. Wählen Sie eine Budgetierungsmethode
Eine gute Budgetstrategie erfordert die richtige Budgetierungstechnik. Mark empfiehlt, bei der Bewertung des Budgets über den Tellerrand hinauszuschauen. Erwägen Sie die Festlegung von Budgets nach Region, Abteilung, Kostenstellen oder anderen Parametern, um Ausgabentrends und Einsparpotenziale zu erkennen.
Mark ist der Meinung, dass standortbasierte Budgets oft Anpassungen benötigen. “In Anbetracht von Varianten und Ausreißern an verschiedenen Standorten, fragen Sie sich, wie und warum unterschiedliche Standorte ausgeben.” Diese kreative Anstrengung kann Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen.
2. Definieren Sie Unternehmensziele
Jedes Budget beginnt mit kurz- und langfristigen Zielen. Budgetentscheidungen sollten von präzisen, messbaren und zeitgebundenen Zielen geleitet werden. Schriftliche Unternehmensziele gewährleisten, dass Budgets korrekt zugewiesen werden und die gewünschten Ergebnisse liefern. Sie unterstützen auch die Zuweisung von Abteilungen und Projekten.
3. Berechnen Sie das aktuelle Einkommen
Die Berechnung des aktuellen Einkommens ist entscheidend für die Budgetierung. Diese Formel hilft dem Finanzteam, den Cashflow mit einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung zu verfolgen. Die Bilanz zeigt Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital und gibt den finanziellen Status wieder. Dies informiert das Finanzteam über das verfügbare Einkommen für Ausgaben und Investitionen in Projekte. Von hier aus kann das Team zukünftige Gewinne extrapolieren.
4. Bestimmen Sie feste und variable Kosten
Das Finanzpersonal muss feste und variable Ausgaben identifizieren, um Budgets für zukünftige Käufe festzulegen. Feste Ausgaben, wie Mieten oder Darlehenszahlungen, sind jeden Monat konstant, während variable Kosten je nach Geschäftstätigkeit variieren. Arbeitskraft, Marketing und Reisen sind variable Kosten. Nachdem feste und variable Kosten identifiziert wurden, kann das Team sie basierend auf historischen Aufzeichnungen oder Budgets der höheren Führungsebene schätzen, um zukünftige Ausgaben besser abschätzen zu können.
5. Sammeln Sie historische Daten
Das Team muss Finanzstatistiken und Berichte analysieren, um die Budgetstrategie zu überprüfen. Dies hilft, Muster oder Abweichungen zu identifizieren, um zukünftige Ausgaben zu budgetieren. Das Finanzteam weist Mittel für zukünftige Käufe und ähnliche Operationen zu, indem es frühere Kosten überprüft. Ausgabenanomalien oder -trends können auf Zahlenprobleme hinweisen. Historische Daten ermöglichen eine Ausgabenanalyse, um Trends und Einsparpotenziale aufzudecken.
6. Bestimmen Sie Backup-Bedarf
Sobald feste und variable Ausgaben identifiziert sind, muss das Team Rücklagen für unvorhergesehene Kosten einplanen. Dies ist entscheidend, um unvorhergesehene Kosten oder Marktveränderungen standzuhalten. Die Größe des Rücklagenfonds basiert auf Fakten, Erfahrungen und Unternehmensnormen. Er sollte die aktuellen wirtschaftlichen Bedingungen und identifizierten Gefahren widerspiegeln.
7. Budgetpools und Zuweisung
Nach der Überprüfung erstellt das Finanzteam ein vorläufiges Budget. Die Finanzabteilung arbeitet mit der Führung zusammen, um Marketing, Betrieb, F&E, juristische Dienstleistungen usw. zu unterstützen. Alle Unternehmensfunktionen werden angemessen finanziert.
Manager, die kleinere Statistiken betrachten, könnten es schwierig finden, ein Budget jedes Jahr fein abzustimmen, aber Mark glaubt, dass Kommunikation und kulturelle Ausrichtung helfen können, die richtige Größe zu finden. “Eine Abteilung sollte stolz sein. Wenn Sie die gleichen Ziele mit weniger Geld erreichen können, sind Sie ein guter Leiter.” Die Optimierung des Unternehmens führt zu langfristigem Erfolg.
