Nicht jede Beschaffung ist einfach. Das Risiko bei der Aufnahme von Lieferanten, die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und unkontrollierte Ausgaben sind alles Gefahren, die Finanz- und Beschaffungsabteilungen vermeiden müssen. Wenn diese Probleme Sie nachts nicht schlafen lassen, könnte die Intake-to-Procure-Technologie die einfache Lösung sein.
Modern procurement uses intake-to-procure to capture unmanaged spend and lead employees through purchase approval. Integration with existing systems and procedures provides a single front door for all procurement requirements, from purchases to contracts.
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Eingang bis Beschaffung
Intake-to-Procure-Lösungen zentralisieren die Anfrage, Genehmigung und Zusammenarbeit von Mitarbeitern bei der Beschaffung. Diese zentrale Anlaufstelle ermöglicht die Zusammenarbeit und Genehmigung von Beschaffungs-, IT-, Controller-, Sicherheits-, Rechts- und Führungsteams. Mit Intake-to-Procure können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse abschließen.
Die Finanz- und Beschaffungsabteilungen sind ständig überlastet. Die Mitarbeiter müssen heute mehr denn je in der Lage sein, Kaufanträge ohne manuelle Eingriffe zu bewerten, zu überwachen und zu genehmigen.
Vor der Einführung von Intake-to-Procure verzögerte sich die Beschaffung und verlief schleppend. Durch die Automatisierung können alle Mitarbeiter am Beschaffungsprozess teilnehmen und ihre Anfragen bis zur Genehmigung begleiten, ohne dass die Vorschriften verletzt werden.
Vorteile einer Intake-to-Procure-Lösung
Heutzutage verwenden viele Beschaffungsorganisationen Procure-to-Pay- oder Contract-Lifecycle-Management-Systeme, um Kaufanträge zu bearbeiten. Diese Systeme sind schwierig zu nutzen und anzupassen, insbesondere für die Akteure im Beschaffungswesen. Funktionsübergreifende Genehmigungen erschweren die Angelegenheit.
Zip Report befragte 1.056 US-amerikanische Finanz- und Buchhaltungsfachleute:
Für die Anschaffung neuer Software oder neuer Anbieter benötigt über die Hälfte der Unternehmen 6 oder mehr funktionsübergreifende Genehmigungen.
32 % der Fachleute im Finanz- und Rechnungswesen geben an, dass die Genehmigung neuer Kaufanträge 3 Wochen oder länger dauert.
In ihrem Unternehmen stellen 57,7 % der Befragten mehr als 50 Anfragen zum Erwerb von B2B-Software oder -Dienstleistungen pro Monat.
48,4 % der CEOs gaben an, dass ihr Unternehmen sechs oder mehr Genehmigungen für die Anschaffung neuer Software oder Anbieter benötigt.
32 % der Führungskräfte gaben an, dass die Genehmigung 3 Wochen oder länger dauert.
Bei 27,1 Prozent der Befragten erfordert ihr Unternehmen mehr als 10 Genehmigungen für neue Software oder Lieferantenkäufe.
Lösungen für die Beschaffungsaufnahme beschleunigen die Akzeptanz durch die Mitarbeiter, die Effizienz, die Verringerung des Lieferantenrisikos und die Ausgabenkontrolle, indem sie fragmentierte Anfrage- und Genehmigungsverfahren kombinieren.
Verbesserte Mitarbeiterakzeptanz
Mit einer Intake-to-Procure-Lösung können alle Mitarbeiter die gleiche Eingangstür zur Beschaffung nutzen. Eine kurze und übersichtliche Darstellung macht Informationen leichter zugänglich. Mehr Mitarbeiter auf der Plattform verbessern die Übersicht.
Ein optimiertes Benutzererlebnis kann Ihren Beschaffungsmitarbeitern helfen, mehr Ausgaben zu tätigen. Die Mitarbeiter werden mehr Compliance-Agenturen haben und von den Unternehmen unterstützt.
In den ersten Nutzungsszenarien kann die Aufnahme die Ausgaben unter Aufsicht um 80 % erhöhen oder die herkömmliche Obergrenze von 60-70 % auf 90 % und mehr anheben.
Wenn man davon ausgeht, dass für jeden neuen Dollar, der unter die Kontrolle der Beschaffung fällt, 9 % eingespart werden können, könnte die Konzentration auf die Einführung von Maßnahmen zu Einsparungen in zweistelliger Millionenhöhe führen. Das ändert das Spiel quantitativ.
Effizientere Abläufe
Die Gewissheit, dass die automatisierten Systeme von Intake-to-Procure funktionieren, lässt die Beschaffungsteams ausruhen. Intake-to-Procure überwacht und meldet Bedenken während der gesamten Laufzeit. So können sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren.
Mit Intake-to-Procure arbeiten Unternehmen reibungslos und schnell. Eine Plattform wickelt das Onboarding, die Genehmigung, die Überwachung, das Risikomanagement, die IT und die Sicherheitsprüfungen ab. Das Beschaffungsverfahren ist solide und gesund.
Mit Zip konnte Patreon die Genehmigungszyklen um 50 % verkürzen.
Geringeres Geschäftsrisiko
Intake-to-Procure weist auf gefährliche Umstände hin. Sie können sich darauf verlassen, dass Intake-to-Procure Ihre Organisation vom Vertrag bis zur Lieferung überwacht. Mehr Mitarbeiter, die die Plattformen nutzen, ermöglichen eine bessere Prozessüberwachung und hybride Beschaffungsregelungen.
Kontrollierte Ausgaben
Höhere Effizienz und geringeres Risiko durch Intake-to-Procure verbessern die Budgetergebnisse. Intake-to-Procure-Lösungen leiten Anfragen an bevorzugte Anbieter weiter, so dass die Unternehmen denjenigen auswählen können, der ihre Budgetziele am besten erfüllt. Die automatisierten Intake-to-Procure-Prozesse liefern schlüsselfertige Ergebnisse.
In seiner E-Mail an Margin Makers erklärte Zip-Forschungsleiter Nick Heinzmann: “Je früher Sie sich mit den Ausgaben befassen, desto mehr Einfluss haben Sie auf die Ausgaben”. Wir stimmen zu.
Highlights der Intake-to-Procure-Lösung
Viele Unternehmen räumen der Einhaltung von Vorschriften im Beschaffungswesen Vorrang ein. Die Benutzererfahrung der Stakeholder bei der Aufnahme von Lieferanten und der Beschaffung leidet darunter, was dem Unternehmen schadet.
Intake-to-Procure rationalisiert den Beschaffungseingang, das Onboarding von Lieferanten und die funktionsübergreifende Genehmigung in einer einzigen Ansicht. Unternehmen können die Beschaffung anhand konkreter KPIs aus der Automatisierung optimieren. Wenn alles zusammenkommt, hat jeder eine tolle Zeit.
Eine Intake-to-Procure-Lösung bietet:
Eine einzige Anlaufstelle für alle Anträge vereinfacht die Annahme
Die zentrale Beschaffungseingabe in “Intake-to-Procure”-Lösungen verkürzt die Zykluszeiten für Beschaffungsanfragen. Eine einfache Schnittstelle für Mitarbeiter zur Einreichung von Beschaffungsanfragen – Einkäufe, Verträge, Verlängerungen oder Lieferanten – verringert Unsicherheiten und Reibungsverluste und macht den Prozess für alle Beteiligten angenehmer.
Genehmigungen zur Zusammenarbeit
Engpässe verschwinden in der Regel schnell in transparenten, kollaborativen Verfahren, die den Antragstellern und Genehmigern den Fortschritt und Status anzeigen. Jeder weiß, was zu tun ist, um die Dinge voranzubringen, wenn dies nicht der Fall ist.
Kompatibel mit P2P und ERP
Die nahtlose Interaktion der Intake-to-Procure-Technologie mit P2P- und ERP-Systemen wie Netsuite ermöglicht es, dass genehmigte Anfragen in Bestellungen oder Verträge umgewandelt werden, ohne dass der Benutzer eingreifen muss, was entscheidend ist. Die Systemintegration gewährleistet Datenqualität und -genauigkeit durch Synchronisierung und Abgleich der Daten.
Verwaltung von Anbietern
Eine einzige Quelle der Wahrheit vereinfacht das Lieferantenmanagement. Eine Intake-to-Procure-Plattform zentralisiert Lieferantendaten und vereinfacht die Datenerfassung, was das Lieferketten- und Lieferantenmanagement erleichtert.
Automatisierte Verlängerungsworkflows
Warnungen! Die Anwendung Intake-to-Procure kann Lieferanten über Verlängerungsfristen benachrichtigen und Verlängerungsworkflows mit umfassenden Lieferantendaten automatisieren, was Zeit, Geld und Kopfschmerzen spart.
Analytik der Ausgaben
Eine einzige Beschaffungslösung gibt Ihnen frühzeitig Einblick in Ausgaben und Trends. Diese Einblicke können Ihnen helfen, Zykluszeiten zu verkürzen, Budgets zu optimieren, Lieferanten zu konsolidieren und andere Lebenszyklen effizienter zu gestalten. Mit der robusten, anpassbaren Datenaggregation sind Ihnen keine Grenzen gesetzt.
Arbeitsabläufe mit KI
Angesichts der ständigen Weiterentwicklung der Technologie ist die KI-Integration für die Beschleunigung der Beschaffungsvorgänge unerlässlich.
Verstehen Sie die Terminologie von Procure-to-Pay und Intake-to-Pay
Die Begriffe Procure-to-Pay, Intake-to-Pay und Intake-to-Procure stiften Verwirrung! Diese Begriffe haben unterschiedliche Bedeutungen und Auswirkungen für Beschaffungsfachleute und Organisationen.
Machen Sie es einfach und verständlich.
Beschaffung und Bezahlung
Das Ausführen und Bezahlen von angenommenen Aufträgen wird als Procure-to-Pay (P2P) bezeichnet. Es werden Bestellungen, Wareneingang, Rechnungsstellung und Zahlung behandelt.
Der Hauptvorteil von P2P ist die Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit der Auftragsausführung und der Zahlungen, wodurch Fehler, Verzögerungen und Kosten reduziert werden.
P2P befasst sich nicht mit den vorgelagerten Beschaffungsvorgängen, einschließlich der Ermittlung des Bedarfs, der Bestätigung von Anfragen, der Einholung von Genehmigungen und der Beschaffung von Anbietern, was sein größter Nachteil ist.
P2P setzt voraus, dass die Beschaffungsanfragen genehmigt wurden und den Beschaffungsrichtlinien und -budgets entsprechen. Viele Beschaffungsanfragen werden jedoch von Mitarbeitern gestellt, die nicht im Beschaffungswesen tätig sind und sich möglicherweise nicht an die Beschaffungsvorschriften halten oder keine Genehmigung haben. Ein Versagen der Compliance-Überwachung führt zu schlecht verwalteten Ausgaben, nicht konformen Einkäufen und verpassten Einsparmöglichkeiten.
Vom Intake bis zur Beschaffung
Intake-to-Procure (I2P) erfasst und verwaltet Beschaffungsanfragen vom Bedarf bis zur Bestellung oder zum Vertrag.
I2P umfasst vorgelagerte Beschaffungsaufgaben wie Bedarfsermittlung, Anforderungsvalidierung, Genehmigungen und Lieferantenbeschaffung. Software wie Zip unterstützt I2P und lässt sich mit P2P- und ERP-Systemen integrieren.
Der ursprüngliche Auftragseingang ist die wichtigste und einflussreichste Komponente der Beschaffung, weshalb Intake-to-Pay diese hervorhebt. Durch die frühzeitige Einbindung in Beschaffungsanfragen und die Erteilung von Ratschlägen und Empfehlungen zur Maximierung der Möglichkeiten kann I2P den Beschaffungsteams helfen, die Ausgaben zu beeinflussen und zu optimieren.
Von der Aufnahme bis zur Zahlung
Intake-to-Pay (I2P) erfasst und verwaltet Beschaffungsanträge vom Bedarf bis zur Zahlung.
I2P umfasst Bestellungen, Rechnungsstellung und Zahlung sowie vor- und nachgelagerte Beschaffungsaktivitäten. Durch die Zentralisierung der Beschaffungskette können Einblicke, Transparenz und Zusammenarbeit maximiert werden, was das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert.
Für Unternehmen und größere Organisationen mit vielen Systemen und Arbeitsabläufen kann die Einrichtung, Wartung und Schulung jedoch mehr Arbeit bedeuten. Glücklicherweise vereinfacht die umfassende Intake-to-Pay-Lösung von Zip die Beschaffung für Ihr Unternehmen.
Von der Aufnahme bis zum Kauf
Die Beschaffungsaufnahme umfasst mehrere sich wiederholende Schritte. Automatisierte Intake-to-Procure-Tools rationalisieren die Verfahren.
Ihr Unternehmen kann eine solche Intake-to-Procure-Lösung implementieren:
Erstellen Sie ein dynamisches, vollständiges Aufnahmeformular.
Je nach Art und Kategorie der Anfrage sollten in diesem Formular unterschiedliche Fragen gestellt werden. Der Name des Anbieters, die Art der Arbeit, das gewünschte Ergebnis, die idealen Fertigstellungstermine, das Budget, die Kontaktstellen und wichtige Genehmigungsbeteiligte sollten darin enthalten sein.
Erstellen Sie eine Genehmigungsreihenfolge für Kaufanträge, um das Verfahren abzuschließen.
Das Genehmigungsverfahren für jede Kaufanfrage sollte die Genehmigungskette, Kriterien und Maßnahmen umfassen. Der Arbeitsablauf sollte transparent und kollaborativ sein, so dass Antragsteller und Genehmigende den Fortschritt und den Status der Anfrage verfolgen können.
Verteilung der Aufgaben an die Teammitglieder, um Interessengruppen zu gewinnen.
Um den Prozess in Gang zu halten, müssen den erforderlichen Beteiligten Aufgaben zugewiesen werden. Intake-to-Procure-Software wie Zip automatisiert die Kontaktaufnahme mit Beteiligten und Mitarbeitern, setzt Fristen und Warnmeldungen, ermöglicht Kommentare und Echtzeit-Feedback und sorgt für Transparenz.
Stimmen Sie das Team auf alle Besonderheiten oder Fragen ab, um eine Einigung zu gewährleisten.
Stellen Sie sicher, dass jeder den Prozess beobachten und Fragen zur Anfrage stellen kann, damit die Dinge in Bewegung bleiben. Die meisten Mitarbeiter Ihres Teams sollten über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um voranzukommen, wenn sie die zentralisierte “Single Source of Truth” einer Intake-to-Procure-Plattform nutzen.
Bestätigen Sie den Start des Prozesses und benachrichtigen Sie die Beteiligten mit Unterstützung der Geschäftsführung.
Die wichtigsten Führungskräfte, der/die Verkäufer, das Finanzteam und das Rechtsteam wurden über den Antrag informiert. Wenn dieser Prozess richtig durchgeführt wird, sollte Sie nichts überraschen.
Prüfen Sie die Aufnahmeprozesse auf Risiken, Genehmigungen und Hindernisse.
Risiken und Hindernisse können auftreten, also achten Sie auf sie. Ein ausgeklügeltes Genehmigungsmanagementsystem kann Genehmigungen verfolgen, verwalten und aktualisieren und Compliance-Probleme erkennen, bevor sie zu Problemen werden.
Beenden und prüfen Sie die Ergebnisse.
Bewerten Sie schließlich die Effizienz des Prozesses. Intake-to-Procure-Plattformen können umfangreiche Ergebnisse und Zusammenfassungen liefern, um den Erfolg der Anfrage zu bestätigen und Ihrem Team mitzuteilen, was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und was verbessert werden sollte.
Intake-to-Procure Vorteile für jede Abteilung
Untersuchen wir, wie die einzelnen Abteilungen von Intake-to-Procure profitieren.
Beschaffung
- Langwierige Genehmigungsverfahren, mangelnde Transparenz, überflüssige Prozesse und verwirrte Endnutzer machen die Beschaffungsabteilungen zu einer Quelle der Reibung. Weil die Beschaffung “einfach einfacher” ist, meiden viele Mitarbeiter sie.
- Ein Beschaffungssystem, Intake-to-Procure, hilft Anforderern, Artikel schneller und zu einem höheren Preis zu erhalten. Es sorgt für zufriedene Mitarbeiter, die sich schließlich in die Beschaffung “einkaufen”.
- Mit Intake-to-Procure können sich die Beschaffungsabteilungen auf strategische Ziele konzentrieren und ihren Wert unter Beweis stellen.
Finanzen
- Vor Intake-to-Procure hatten die Finanzabteilungen keinen Einblick in die Beschaffung und keine Kontrolle darüber. Fehler bei der Beschaffung durch Mitarbeiter ruinieren die Haushaltsansätze und erhöhen das Prüfungsrisiko.
- Intake-to-Procure zentralisiert die Ausgaben und bietet den Finanzabteilungen Kanäle und Berichtsfunktionen unabhängig von Größe, Art oder Bedarf. Die Finanzabteilung kann die Kostenkontrolle und -planung bei engeren Budgets verbessern.
- Die Finanzabteilung kann mit Intake-to-Procure knappere Budgets überwachen und unzulässige Ausgaben verhindern.
IT
- Den IT-Abteilungen fehlt es an Bandbreite und sie sind überlastet. Ihre größte Sorge ist die Verbreitung von Software. Aufgrund dieser Schwierigkeiten kümmern sich die IT-Abteilungen in der Regel erst später um die Beschaffung.
- Mit Intake-to-Procure werden IT-Schattenausgaben eliminiert und die Budgets und das Zeitmanagement der IT-Teams verbessert. Durch die Verwaltung aller Funktionen kann die IT-Abteilung früher in den Softwarebedarf einbezogen werden, was die Vorhersehbarkeit und Vorausschau verbessert.
Sicherheit
- Datensicherheitsexperten haben aufgrund manueller Methoden keinen Einblick in die Arbeitsabläufe beim Onboarding von Lieferanten. Dies führt zu nicht genehmigten Käufen und fehlenden Prüfpfaden.
- Intake-to-Procure automatisiert die Sicherheit und minimiert die Zeit für die Überprüfung von Fragebögen. Die Digitalisierung erhöht die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften. Sie strafft die Abläufe und setzt Zeit für andere Sicherheitsfragen frei.
- Sicherheitsabteilungen können jetzt mit Intake-to-Procure Daten und strategischen Nutzen in der Beschaffung finden.
Rechtliches
- Die Rechtsabteilung hat vielleicht das Gefühl, dass sie nur in Notfällen involviert ist. Rechtsabteilungen setzen CLM- und GRC-Tools ein, sind aber von älteren Systemen verwirrt.
- Durch den Beginn der Beschaffungsaufnahme mit der Rechtsabteilung hat diese genügend Zeit, um die Materialien zu analysieren und Bewertungen in letzter Minute zu vermeiden. Durch die Verknüpfung von CLM-Technologien können Unternehmen mit Intake-to-Procure ältere Verträge finden. Wie ein GRC-Tool können diese Anfragen Sicherheitsbewertungen unterzogen werden, um das Risiko zu verringern.
- Intake-to-Procure verringert das Risiko und ermöglicht es der Rechtsabteilung, Lieferanten und Genehmigungen von Anfang an zu überwachen, so dass die Eile, die zu Kopfschmerzen führt, minimiert wird.
Welche Beschaffungs-KPIs werden von Intake-to-Procure beeinflusst?
Die wichtigsten KPIs für die Beschaffung sind Qualität, Lieferung und Kosteneinsparungen. Intake-to-Procure quantifiziert, misst und verbessert alle drei. Vertiefen Sie sich.
Qualitäts-KPIs
- Intake-to-Procure verfolgt die Lieferanten durchgehend. Es stärkt die Lieferantenbeziehungen, indem es nur zugelassene oder zertifizierte Lieferanten einsetzt.
- Die Leistung der Lieferanten wird laufend bewertet, da die Lieferanten überwacht werden und ihre Verträge nicht automatisch verlängern können.
Lieferung KPIs
- Durch die Automatisierung von Lieferantenfreigaben verkürzt Intake-to-Procure die Vorlaufzeit für Lieferanten erheblich.
- Intake-to-Procure beschleunigt die End-to-End-Bestellung.
- Intake-to-Procure reduziert die Zahl der Notfalleinsätze mit Überwachung durch die Beteiligten.
KPIs, die Geld sparen
- Bevorzugte Lieferanten ermöglichen eine Konsolidierung der Lieferbasis durch Automatisierung der Beschaffung.
- Intake-to-Procure optimiert die Budgets durch Kostenkontrolle.
- Eine bessere Kapitalrendite wird sich ergeben, wenn mehr Interessengruppen das Beschaffungswesen aufgrund seiner Wirksamkeit annehmen.
Qualitäts-, Liefer- und Kosteneinsparungs-KPIs vom Eingang bis zur Beschaffung machen Unternehmen gesünder.
