Erfolgreich im indirekten Einkauf: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Einführung: Effizienz im Einkauf ist entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt. Jedes Unternehmen,...
Nicht jede Beschaffung ist einfach. Das Risiko bei der Aufnahme von Lieferanten, die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und unkontrollierte Ausgaben sind alles Gefahren, die Finanz- und Beschaffungsabteilungen vermeiden müssen. Wenn diese Probleme Sie nachts nicht schlafen lassen, könnte die Intake-to-Procure-Technologie die einfache Lösung sein.
Modernes Procurement nutzt Intake-to-Procure, um unkontrollierte Ausgaben zu erfassen und Mitarbeiter durch die Kaufgenehmigung zu führen. Die Integration in bestehende Systeme und Abläufe bietet einen zentralen Zugangspunkt für alle Beschaffungsanforderungen, von Käufen bis hin zu Verträgen.
Wollen Sie mehr wissen? Spring rein!
Intake-to-Procure-Lösungen zentralisieren die Anfrage, Genehmigung und Zusammenarbeit von Mitarbeitern bei der Beschaffung. Diese zentrale Anlaufstelle ermöglicht die Zusammenarbeit und Genehmigung von Beschaffungs-, IT-, Controller-, Sicherheits-, Rechts- und Führungsteams. Mit Intake-to-Procure können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse abschließen.
Die Finanz- und Beschaffungsabteilungen sind ständig überlastet. Die Mitarbeiter müssen heute mehr denn je in der Lage sein, Kaufanträge ohne manuelle Eingriffe zu bewerten, zu überwachen und zu genehmigen.
Vor der Einführung von Intake-to-Procure verzögerte sich die Beschaffung und verlief schleppend. Durch die Automatisierung können alle Mitarbeiter am Beschaffungsprozess teilnehmen und ihre Anfragen bis zur Genehmigung begleiten, ohne dass die Vorschriften verletzt werden.
Heutzutage verwenden viele Beschaffungsorganisationen Procure-to-Pay- oder Contract-Lifecycle-Management-Systeme, um Kaufanträge zu bearbeiten. Diese Systeme sind schwierig zu nutzen und anzupassen, insbesondere für die Akteure im Beschaffungswesen. Funktionsübergreifende Genehmigungen erschweren die Angelegenheit.
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Zip Report befragte 1.056 US-amerikanische Finanz- und Buchhaltungsfachleute:
Für die Anschaffung neuer Software oder neuer Anbieter benötigt über die Hälfte der Unternehmen 6 oder mehr funktionsübergreifende Genehmigungen.
32 % der Fachleute im Finanz- und Rechnungswesen geben an, dass die Genehmigung neuer Kaufanträge 3 Wochen oder länger dauert.
In ihrem Unternehmen stellen 57,7 % der Befragten mehr als 50 Anfragen zum Erwerb von B2B-Software oder -Dienstleistungen pro Monat.
48,4 % der CEOs gaben an, dass ihr Unternehmen sechs oder mehr Genehmigungen für die Anschaffung neuer Software oder Anbieter benötigt.
32 % der Führungskräfte gaben an, dass die Genehmigung 3 Wochen oder länger dauert.
Bei 27,1 Prozent der Befragten erfordert ihr Unternehmen mehr als 10 Genehmigungen für neue Software oder Lieferantenkäufe.
Lösungen für die Beschaffungsaufnahme beschleunigen die Akzeptanz durch die Mitarbeiter, die Effizienz, die Verringerung des Lieferantenrisikos und die Ausgabenkontrolle, indem sie fragmentierte Anfrage- und Genehmigungsverfahren kombinieren.
Mit einer Intake-to-Procure-Lösung können alle Mitarbeiter die gleiche Eingangstür zur Beschaffung nutzen. Eine kurze und übersichtliche Darstellung macht Informationen leichter zugänglich. Mehr Mitarbeiter auf der Plattform verbessern die Übersicht.
Ein optimiertes Benutzererlebnis kann Ihren Beschaffungsmitarbeitern helfen, mehr Ausgaben zu tätigen. Die Mitarbeiter werden mehr Compliance-Agenturen haben und von den Unternehmen unterstützt.
In den ersten Nutzungsszenarien kann die Aufnahme die Ausgaben unter Aufsicht um 80 % erhöhen oder die herkömmliche Obergrenze von 60-70 % auf 90 % und mehr anheben.
Wenn man davon ausgeht, dass für jeden neuen Dollar, der unter die Kontrolle der Beschaffung fällt, 9 % eingespart werden können, könnte die Konzentration auf die Einführung von Maßnahmen zu Einsparungen in zweistelliger Millionenhöhe führen. Das ändert das Spiel quantitativ.
Die Gewissheit, dass die automatisierten Systeme von Intake-to-Procure funktionieren, lässt die Beschaffungsteams ausruhen. Intake-to-Procure überwacht und meldet Bedenken während der gesamten Laufzeit. So können sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren.
Mit Intake-to-Procure arbeiten Unternehmen reibungslos und schnell. Eine Plattform wickelt das Onboarding, die Genehmigung, die Überwachung, das Risikomanagement, die IT und die Sicherheitsprüfungen ab. Das Beschaffungsverfahren ist solide und gesund.
Mit Zip konnte Patreon die Genehmigungszyklen um 50 % verkürzen.
Intake-to-Procure weist auf gefährliche Umstände hin. Sie können sich darauf verlassen, dass Intake-to-Procure Ihre Organisation vom Vertrag bis zur Lieferung überwacht. Mehr Mitarbeiter, die die Plattformen nutzen, ermöglichen eine bessere Prozessüberwachung und hybride Beschaffungsregelungen.
Höhere Effizienz und geringeres Risiko durch Intake-to-Procure verbessern die Budgetergebnisse. Intake-to-Procure-Lösungen leiten Anfragen an bevorzugte Anbieter weiter, so dass die Unternehmen denjenigen auswählen können, der ihre Budgetziele am besten erfüllt. Die automatisierten Intake-to-Procure-Prozesse liefern schlüsselfertige Ergebnisse.
In seiner E-Mail an Margin Makers erklärte Zip-Forschungsleiter Nick Heinzmann: “Je früher Sie sich mit den Ausgaben befassen, desto mehr Einfluss haben Sie auf die Ausgaben”. Wir stimmen zu.
Viele Unternehmen räumen der Einhaltung von Vorschriften im Beschaffungswesen Vorrang ein. Die Benutzererfahrung der Stakeholder bei der Aufnahme von Lieferanten und der Beschaffung leidet darunter, was dem Unternehmen schadet.
Intake-to-Procure rationalisiert den Beschaffungseingang, das Onboarding von Lieferanten und die funktionsübergreifende Genehmigung in einer einzigen Ansicht. Unternehmen können die Beschaffung anhand konkreter KPIs aus der Automatisierung optimieren. Wenn alles zusammenkommt, hat jeder eine tolle Zeit.
Eine Intake-to-Procure-Lösung bietet:
Die zentrale Beschaffungseingabe in “Intake-to-Procure”-Lösungen verkürzt die Zykluszeiten für Beschaffungsanfragen. Eine einfache Schnittstelle für Mitarbeiter zur Einreichung von Beschaffungsanfragen – Einkäufe, Verträge, Verlängerungen oder Lieferanten – verringert Unsicherheiten und Reibungsverluste und macht den Prozess für alle Beteiligten angenehmer.
Engpässe verschwinden in der Regel schnell in transparenten, kollaborativen Verfahren, die den Antragstellern und Genehmigern den Fortschritt und Status anzeigen. Jeder weiß, was zu tun ist, um die Dinge voranzubringen, wenn dies nicht der Fall ist.
Die nahtlose Interaktion der Intake-to-Procure-Technologie mit P2P- und ERP-Systemen wie Netsuite ermöglicht es, dass genehmigte Anfragen in Bestellungen oder Verträge umgewandelt werden, ohne dass der Benutzer eingreifen muss, was entscheidend ist. Die Systemintegration gewährleistet Datenqualität und -genauigkeit durch Synchronisierung und Abgleich der Daten.
Eine einzige Quelle der Wahrheit vereinfacht das Lieferantenmanagement. Eine Intake-to-Procure-Plattform zentralisiert Lieferantendaten und vereinfacht die Datenerfassung, was das Lieferketten- und Lieferantenmanagement erleichtert.
Warnungen! Die Anwendung Intake-to-Procure kann Lieferanten über Verlängerungsfristen benachrichtigen und Verlängerungsworkflows mit umfassenden Lieferantendaten automatisieren, was Zeit, Geld und Kopfschmerzen spart.
Eine einzige Beschaffungslösung gibt Ihnen frühzeitig Einblick in Ausgaben und Trends. Diese Einblicke können Ihnen helfen, Zykluszeiten zu verkürzen, Budgets zu optimieren, Lieferanten zu konsolidieren und andere Lebenszyklen effizienter zu gestalten. Mit der robusten, anpassbaren Datenaggregation sind Ihnen keine Grenzen gesetzt.
Angesichts der ständigen Weiterentwicklung der Technologie ist die KI-Integration für die Beschleunigung der Beschaffungsvorgänge unerlässlich.
Die Begriffe Procure-to-Pay, Intake-to-Pay und Intake-to-Procure stiften Verwirrung! Diese Begriffe haben unterschiedliche Bedeutungen und Auswirkungen für Beschaffungsfachleute und Organisationen.
Machen Sie es einfach und verständlich.
Das Ausführen und Bezahlen von angenommenen Aufträgen wird als Procure-to-Pay (P2P) bezeichnet. Es werden Bestellungen, Wareneingang, Rechnungsstellung und Zahlung behandelt.
Der Hauptvorteil von P2P ist die Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit der Auftragsausführung und der Zahlungen, wodurch Fehler, Verzögerungen und Kosten reduziert werden.
P2P befasst sich nicht mit den vorgelagerten Beschaffungsvorgängen, einschließlich der Ermittlung des Bedarfs, der Bestätigung von Anfragen, der Einholung von Genehmigungen und der Beschaffung von Anbietern, was sein größter Nachteil ist.
P2P setzt voraus, dass die Beschaffungsanfragen genehmigt wurden und den Beschaffungsrichtlinien und -budgets entsprechen. Viele Beschaffungsanfragen werden jedoch von Mitarbeitern gestellt, die nicht im Beschaffungswesen tätig sind und sich möglicherweise nicht an die Beschaffungsvorschriften halten oder keine Genehmigung haben. Ein Versagen der Compliance-Überwachung führt zu schlecht verwalteten Ausgaben, nicht konformen Einkäufen und verpassten Einsparmöglichkeiten.
Intake-to-Procure (I2P) erfasst und verwaltet Beschaffungsanfragen vom Bedarf bis zur Bestellung oder zum Vertrag.
I2P umfasst vorgelagerte Beschaffungsaufgaben wie Bedarfsermittlung, Anforderungsvalidierung, Genehmigungen und Lieferantenbeschaffung. Software wie Zip unterstützt I2P und lässt sich mit P2P- und ERP-Systemen integrieren.
Der ursprüngliche Auftragseingang ist die wichtigste und einflussreichste Komponente der Beschaffung, weshalb Intake-to-Pay diese hervorhebt. Durch die frühzeitige Einbindung in Beschaffungsanfragen und die Erteilung von Ratschlägen und Empfehlungen zur Maximierung der Möglichkeiten kann I2P den Beschaffungsteams helfen, die Ausgaben zu beeinflussen und zu optimieren.
Intake-to-Pay (I2P) erfasst und verwaltet Beschaffungsanträge vom Bedarf bis zur Zahlung.
I2P umfasst Bestellungen, Rechnungsstellung und Zahlung sowie vor- und nachgelagerte Beschaffungsaktivitäten. Durch die Zentralisierung der Beschaffungskette können Einblicke, Transparenz und Zusammenarbeit maximiert werden, was das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert.
Für Unternehmen und größere Organisationen mit vielen Systemen und Arbeitsabläufen kann die Einrichtung, Wartung und Schulung jedoch mehr Arbeit bedeuten. Glücklicherweise vereinfacht die umfassende Intake-to-Pay-Lösung von Zip die Beschaffung für Ihr Unternehmen.
Die Beschaffungsaufnahme umfasst mehrere sich wiederholende Schritte. Automatisierte Intake-to-Procure-Tools rationalisieren die Verfahren.
Ihr Unternehmen kann eine solche Intake-to-Procure-Lösung implementieren:
Erstellen Sie ein dynamisches, vollständiges Aufnahmeformular.
Je nach Art und Kategorie der Anfrage sollten in diesem Formular unterschiedliche Fragen gestellt werden. Der Name des Anbieters, die Art der Arbeit, das gewünschte Ergebnis, die idealen Fertigstellungstermine, das Budget, die Kontaktstellen und wichtige Genehmigungsbeteiligte sollten darin enthalten sein.
Das Genehmigungsverfahren für jede Kaufanfrage sollte die Genehmigungskette, Kriterien und Maßnahmen umfassen. Der Arbeitsablauf sollte transparent und kollaborativ sein, so dass Antragsteller und Genehmigende den Fortschritt und den Status der Anfrage verfolgen können.
Um den Prozess in Gang zu halten, müssen den erforderlichen Beteiligten Aufgaben zugewiesen werden. Intake-to-Procure-Software wie Zip automatisiert die Kontaktaufnahme mit Beteiligten und Mitarbeitern, setzt Fristen und Warnmeldungen, ermöglicht Kommentare und Echtzeit-Feedback und sorgt für Transparenz.
Stellen Sie sicher, dass jeder den Prozess beobachten und Fragen zur Anfrage stellen kann, damit die Dinge in Bewegung bleiben. Die meisten Mitarbeiter Ihres Teams sollten über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um voranzukommen, wenn sie die zentralisierte “Single Source of Truth” einer Intake-to-Procure-Plattform nutzen.
Die wichtigsten Führungskräfte, der/die Verkäufer, das Finanzteam und das Rechtsteam wurden über den Antrag informiert. Wenn dieser Prozess richtig durchgeführt wird, sollte Sie nichts überraschen.
Risiken und Hindernisse können auftreten, also achten Sie auf sie. Ein ausgeklügeltes Genehmigungsmanagementsystem kann Genehmigungen verfolgen, verwalten und aktualisieren und Compliance-Probleme erkennen, bevor sie zu Problemen werden.
Bewerten Sie schließlich die Effizienz des Prozesses. Intake-to-Procure-Plattformen können umfangreiche Ergebnisse und Zusammenfassungen liefern, um den Erfolg der Anfrage zu bestätigen und Ihrem Team mitzuteilen, was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und was verbessert werden sollte.
Untersuchen wir, wie die einzelnen Abteilungen von Intake-to-Procure profitieren.
Die wichtigsten KPIs für die Beschaffung sind Qualität, Lieferung und Kosteneinsparungen. Intake-to-Procure quantifiziert, misst und verbessert alle drei. Vertiefen Sie sich.
Qualitäts-, Liefer- und Kosteneinsparungs-KPIs vom Eingang bis zur Beschaffung machen Unternehmen gesünder.
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