Einführung
Im heutigen wettbewerbsintensiven Unternehmensumfeld ist indirekte Beschaffung (IP) entscheidend für die betriebliche Effizienz und Kostenkontrolle, wird jedoch manchmal übersehen. Indirekte Beschaffung umfasst IT-Support, Büromaterial und professionelle Dienstleistungen, im Gegensatz zur direkten Beschaffung, die sich auf Fertigungsartikel konzentriert. Unternehmen stehen vor einzigartigen Herausforderungen und Möglichkeiten, die Rentabilität zu steigern und die Abläufe zu optimieren, während sie indirekte Ausgaben, insbesondere den „Tail Spend“, verwalten. Dieser Leitfaden hilft Unternehmen, die indirekte Beschaffung zu optimieren und verborgene Werte zu entdecken, indem er wichtige Strategien, Herausforderungen und Best Practices erforscht.
Was ist indirekte Beschaffung?
Indirekte Beschaffung oder indirekte Ausgaben umfassen den Erwerb von Produkten und Dienstleistungen für den täglichen Gebrauch. Sie steht nicht im Zusammenhang mit dem Hauptprodukt oder der Dienstleistung eines Unternehmens. Es konzentriert sich auf den Erwerb all jener Dinge, die das Unternehmen am Laufen halten.
Ein schnelles Beispiel für indirekte Beschaffung:
Kategorie Beispiele
Büromaterial
Möbel, Computerteile, Schreibwaren
IT-bezogene Dienstleistungen
IT-Support, Hardware, Softwarelizenzen
Professionelle Dienstleistungen
Rechts-, Marketing- und Beratungsfirmen
Indirekte Beschaffung wird in der Tabelle durch ein Unternehmen veranschaulicht, das IT-Software, Marktforschungsberatung oder Büromöbel und Schreibwaren kauft.
Obwohl diese Aktivitäten keine Einnahmen generieren, unterstützen sie das Personal des Unternehmens und die grundlegenden Geschäftsabläufe. Indirekte Beschaffung unterstützt das Personal des Unternehmens und die grundlegenden Geschäftsaktivitäten, wie im Beispiel zu sehen ist.
Beispiele für indirekte Beschaffung
Indirekte Beschaffung, der Lebensnerv jeder Organisation, beinhaltet den Kauf von Waren und Dienstleistungen, die den Betrieb am Laufen halten, aber nicht in das Endprodukt eingehen. Während die Geschäftsanforderungen unterschiedlich sind, hier ein Einblick in diese vielfältige Welt der Beschaffung:
Einrichtungen: Miete, Versorgungsleistungen (Strom, Wasser, Gas), Reinigungsdienste und Material für die Büroinstandhaltung.
Ausstattung des Personals: Büromöbel, PCs, Drucker, Software, Papier, Toner und Pausenraumversorgung.
Betriebsunterstützung: Marketing, Werbung, Geschäftsreisen, Rechts- und Buchhaltungsgebühren sowie die berufliche Weiterbildung des Teams.
Technologie & Dienstleistungen: Cloud-Speicher, ISPs, Cybersicherheitssoftware und IT-Support für Ihre Technologie.
MRO: Ersatzteile, Werkzeuge und Verbrauchsmaterialien für die Wartung und Reparatur von Geräten.
Effektives Management der indirekten Beschaffung kann Ihr Endergebnis verbessern. Sie können die Beschaffungskosten maximieren, indem Sie strategische Beschaffung und Verhandlungen nutzen.
Wie kann indirekte Beschaffung die Unternehmensrentabilität beeinflussen?
Der direkte Kauf von Rohstoffen und Kerndienstleistungen überschattet in der Regel den Einfluss der indirekten Beschaffung auf die Unternehmensrentabilität. Die Beschaffung indirekter Materialien ist für den reibungslosen Ablauf des Unternehmens unerlässlich, auch wenn sie nicht direkt an der Herstellung von Produkten oder Dienstleistungen beteiligt ist.
IP verbraucht viele Unternehmensmittel. Unternehmen können Kosten senken, indem sie strategische Beschaffung betreiben, bessere Preise erzielen und Lieferanten konsolidieren. Diese Einsparungen steigern die Gewinne.
Betriebliche Effizienz steigert die Rentabilität des Unternehmens. Die IP-Methode rationalisiert den Erwerb indirekter Lieferungen, spart Zeit und Geld. Unternehmen können mehr Ressourcen auf umsatzgenerierende Aktivitäten konzentrieren.
Risikominderung ist ebenfalls wichtig bei dieser Beschaffung. IP-Management hilft Unternehmen, die Abhängigkeit von Lieferanten zu minimieren, Vorschriften einzuhalten und Unterbrechungen in der Lieferkette zu vermeiden. Proaktives Risikomanagement schützt Unternehmen vor Verlusten und Rufschäden und steigert langfristig die Gewinne.
4 wesentliche Strategien für die indirekte Beschaffung
Um Beschaffungsexzellenz zu erreichen, seien Sie zielgerichtet. Hier sind einige wesentliche IP-Taktiken. Diese Methoden können die Produktivität und Gewinne eines Unternehmens steigern.
1. Zentralisierung der IP
Die Zentralisierung der IP verbessert die Sichtbarkeit und Kontrolle, wodurch Organisationen die Einkaufskraft bündeln, Prozesse rationalisieren und bessere Lieferantenkonditionen aushandeln können. Kostenreduktionen, Verbesserungen der Compliance und strategische Erkenntnisse aus integrierter Datenanalyse ermöglichen mit dieser einheitlichen Strategie größere Optimierungen.
2. Nutzung von Technologie für die indirekte Beschaffung
Elektronische Beschaffungstechnologien und leistungsstarke Analysen automatisieren und bieten Echtzeiteinblicke in die Ausgaben. Strategische Entscheidungen mit diesen Tools helfen Beschaffungsorganisationen, schnell Kostenersparnismöglichkeiten zu finden und zu nutzen sowie sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
3. Strategische Beschaffung und Lieferantenmanagement
Effektive IP erfordert strategische Beschaffung und Lieferantenmanagement. Der Aufbau guter Lieferantenbeziehungen und die rigorose Bewertung der Lieferbasis können Kosten senken, die Qualität verbessern und die Stabilität der Lieferkette sichern. Strategische Lieferanteninteraktion reduziert Risiken und erhöht die Nachhaltigkeit.
4. Anpassung des Kategoriemanagements
Maßgeschneiderte Pläne für indirekte Ausgabenkategorien erfüllen spezifische Bedürfnisse und maximieren die Beschaffungseffizienz. Lieferketten-Konsolidierung, verbesserte Verhandlungsbedingungen und spezialisierte Beschaffung können genutzt werden. Beschaffungsfirmen sparen Geld und verbessern den Betrieb, indem sie sich strategisch auf Kategorien konzentrieren.
Herausforderungen der indirekten Beschaffung leicht verstehen
Obwohl sie einen großen Teil der Ausgaben eines Unternehmens ausmachen, stellt die IP einzigartige Managementprobleme dar. Um die indirekte Beschaffung einfach zu handhaben, überwinden Sie diese wesentlichen Herausforderungen:
1. Keine Sichtbarkeit oder Ausgabendaten
Der Mangel an Daten zu Ausgabentrends und Statistiken erschwert die IP. Dezentralisierte Einkäufe über Abteilungen hinweg fragmentieren Lieferantenbeziehungen und Ausgabendaten, was dieses Problem verschärft. Unternehmen übersehen Konsolidierungs- und Einsparungsmöglichkeiten, weil sie es versäumen, Ausgabendaten zu kombinieren und zu analysieren.
2. Unregelmäßige Ausgaben
Überschreitungen oder Käufe außerhalb von Verträgen können die Beschaffungsstrategie beeinträchtigen. Der Mangel an zentralisiertem Management und klaren Ausgabenrichtlinien führt häufig zu unautorisierten Ausgaben, die ausgehandelte Verträge und Mengennachlässe umgehen und die Kosten erhöhen.
3. Multi-Lieferanten-Arbeit
Unternehmen müssen mehrere Anbieter für den indirekten Einkauf einer Vielzahl von Waren und Dienstleistungen verwalten. Dazu gehören Büromaterial, IT-Dienstleistungen, Wartung, Versorgungsleistungen und Personalwesen. Vertragsmanagement, Leistungstracking und Verhandlungen können durch Fragmentierung kompliziert werden.
Beste Praktiken für die indirekte Beschaffung
Indirekte Beschaffung – vom Büromaterial bis zu Reisen – wird oft zugunsten des direkten Materialerwerbs übersehen. Diese bescheidenen Einkäufe können sich summieren, wenn sie nicht gut verwaltet werden. Verbessern Sie die IP mit diesen Best Practices:
1. Kategoriemanagement: Definieren Sie Kategorien für verwandte indirekte Artikel und Dienstleistungen, wie Büromöbel und IT-Ausrüstung. Spezifizierte Spezifikationen, Volumenrabatte von bevorzugten Anbietern und einfachere Ausgabenanalyse sind möglich.
2. Nutzung von Technologie: Nutzen Sie E-Procurement-Technologien, um Prozesse zu automatisieren, Genehmigungen zu beschleunigen und die Datenerfassung zu verbessern. Diese Technologien ermöglichen auch den Self-Service der Mitarbeiter und reduzieren die Belastung des Beschaffungspersonals.
3. Standardisieren & Konsolidieren: Wählen Sie wann immer möglich standardisierte Kategoriekäufe. Dies senkt die Kosten für Vielfalt und vereinfacht das Lieferantenmanagement. Konsolidieren Sie Lieferanten mit hohem Volumen, um bessere Preise und Dienstleistungen zu erzielen.
4. Durchführung von Ausgabenanalysen: Untersuchen Sie regelmäßig indirekte Ausgabendaten auf Kosteneinsparungspotenzial. Finden Sie große Ausgaben, unregelmäßige Käufe und Möglichkeiten zur Vertragsneuverhandlung.
5. Priorisieren Sie Wert über Preis: Obwohl Kosten entscheidend sind, berücksichtigen Sie bei Käufen Qualität, Service und Zuverlässigkeit des Lieferanten. Ein etwas höherer Anfangspreis kann Wartungs- oder Garantieansprüche verhindern und im Laufe der Zeit Geld sparen.
Diese Best Practices können Unternehmen helfen, IP-Kosten zu reduzieren, die betriebliche Effizienz zu steigern und die Ausgaben besser zu verwalten.
Fazit
Obwohl sie nicht direkt mit der Herstellung verbunden ist, beeinflusst IP das Ergebnis und den Betrieb eines Unternehmens. Die Zentralisierung von Beschaffungsverfahren, der Einsatz von Technologie und der Fokus auf strategische Beschaffung können Unternehmen helfen, indirekte Ausgaben zu reduzieren und Geld zu sparen. Die Überwindung fragmentierter Ausgabensichtbarkeit und Multi-Lieferanten-Management wird Prozesse und Lieferantenbeziehungen verbessern. Indirekte Beschaffung kann mit dem richtigen Ansatz ein entscheidender Hebel für Wachstum und Rentabilität von Unternehmen sein.
