Die Strategie zur Vertragsverlängerung ist entscheidend für den SaaS-Einkauf, da ungünstige Bedingungen den ROI senken können. Vertragsverlängerungen ermöglichen es Ihnen, Unternehmenslizenzen anzupassen, bessere Bedingungen auszuhandeln, Preise zu senken und mehr. Um Vertragsverlängerungen zu maximieren, behandelt dieses Handbuch:
- Überblick über Vertragsverlängerungen.
- Wie man die Bedingungen für Vertragsverlängerungen verbessert.
- Beste Praktiken für Vertragsverlängerungen.
- Wie man Expertenrat zur Vertragsverlängerung einholt.
- Häufig gestellte Fragen zur Vertragsverlängerung.
Überblick über Vertragsverlängerungen
Unternehmen in allen Branchen verlängern Verträge als Teil des Contract Lifecycle Managements (CLM). Jede Partei kann einen neuen Vertrag unterzeichnen, um die Geschäftsbeziehung nach Ablauf einer bestehenden Vereinbarung fortzusetzen. Das Neuverhandeln der Vertragsbedingungen vor der Zuweisung eines neuen Vertrags kann Teil des Vertragsverlängerungsverfahrens sein, je nach Vereinbarung Ihres Unternehmens.
Verträge mit automatischen Verlängerungsklauseln scheinen der einfachste Weg zur Verlängerung zu sein, da sie keinen Input von Ihrer Organisation oder der anderen Partei erfordern, aber automatische Verlängerungen sind nicht immer vorteilhaft. Wenn der Verbrauch Ihres Unternehmens an SaaS-Produkten zwar zurückgegangen ist, aber immer noch entscheidend für den Betrieb ist, kann die Neuverhandlung des Vertrags eine gute Option vor der Verlängerung sein. Ohne Vertragsbewertung vor der Verlängerungsfrist könnte Ihr Unternehmen für Dienstleistungen, die es nicht mehr benötigt, zu viel bezahlen.
Vertragsmanagement-Software (CLM) automatisiert kritische Vertragsaktivitäten und optimiert das Contract Lifecycle Management für viele Unternehmen. CLM-Software unterstützt bei der Vertragsinitiierung, -autorschaft, Prozess- und Workflow-Management, Verhandlung, Genehmigung, laufendem Management, Nachverfolgung, Compliance und Verlängerung.
Wie man Vertragsverlängerungen mit besseren Bedingungen durchführt
Hier sind einige der besten, bewährten Techniken, um bei der Vertragsverlängerung verbesserte Bedingungen zu erhalten:
- Geben Sie im Voraus Bescheid, um die automatische Verlängerung zu kündigen.
- Untersuchen Sie Überlappungen und Konsolidierungsmöglichkeiten.
- Nutzungsüberprüfung.
- Suchen Sie nach Alternativen.
- Entwickeln Sie eine Exit-Strategie.
- Bestimmen Sie Ihre “Zugeständnisse”.
- Holen Sie Angebote von anderen Anbietern ein.
- Fordern Sie “Bestes und finales” Angebot vom gewünschten Produkt.
Vorab die Vereinbarung kündigen, um eine automatische Verlängerung zu vermeiden.
Verfolgen Sie die Vertragsverlängerungsdaten, um die automatische Verlängerung zu kündigen, wenn Sie die Bedingungen neu verhandeln oder die Geschäftsbeziehung beenden möchten, um zu verhindern, dass Sie an SaaS-Verträge mit ungünstigen Bedingungen gebunden werden.
Indem Sie dem Anbieter im Voraus mitteilen, dass Ihre Organisation sich nicht automatisch verlängern wird, ermöglichen Sie eine Vertragsüberprüfung, Nutzungsanalyse, Bedarfsbewertung und verbesserte Bedingungen.
Suchen Sie nach Überlappungs- und Konsolidierungsmöglichkeiten.
Bewerten Sie Konsolidierungsmöglichkeiten, indem Sie überlappende Tools identifizieren. Verwenden Sie diese Daten, um bessere Bedingungen bei SaaS-Anbietern auszuhandeln und den Verbrauch zu überwachen, um Ihre Beschaffungsstrategie anzupassen, während Ihr Unternehmen wächst.
Nutzungsüberprüfung
Die Verfolgung und Überwachung der SaaS-Nutzung liefert Ihrem Unternehmen solide Daten für die Aushandlung neuer Bedingungen und Verlängerungsbedingungen. Wir empfehlen, diese Daten intern oder von Ihrem Anbieter zu beziehen.
Bitten Sie Ihren Anbieter um Gesamt- und Aktive-Nutzungszahlen der letzten 12 Monate und vergleichen Sie diese mit den internen Daten. Sobald die Nutzung überprüft ist, stellen Sie sicher, dass das neue Vertragsangebot mit dem unterzeichneten Vertrag übereinstimmt. Für langfristige Skalierbarkeit sollte Ihr Vertrag die Kosten pro Einheit senken, wenn der Verbrauch steigt.
Finden Sie andere Antworten
Der Wettbewerb mit anderen SaaS-Lösungen, die ähnliche Funktionen und Fähigkeiten bieten, erhöht den Druck auf Ihren Softwareanbieter, was zu besseren Bedingungen führen kann. Wenn Sie eine gute Geschäftsbeziehung mit der anderen Partei haben, könnte diese sich besonders bemühen, Sie zu halten.
Entwickeln Sie eine Exit-Strategie
Erstellen Sie einen Offboarding-Plan vor dem Vertragsverlängerungsdatum, um dessen Umfang zu begrenzen. Die Eliminierung unnötiger Benutzer und die Deaktivierung ihrer Anmeldedaten im Voraus minimiert den Druck auf den Verlängerungszeitplan. Sie sollten auch die Funktionen bewerten, die Ihre Organisation nutzt, um überflüssige Dienstleistungen und Möglichkeiten zu vermeiden.
Bestimmen Sie Ihre “Zugeständnisse”
Ihre “Zugeständnisse”, oder das, was Sie bereit sind, dem Verkäufer anzubieten, können Ihnen helfen, den besten Deal auszuhandeln. Ihre “Zugeständnisse” sind wertvolle Geheimwaffen, aber Sie müssen sie möglicherweise nicht verwenden, um Ihr Ziel zu erreichen. Halten Sie sie auf einer “Need-to-Know”-Basis.
Beispiele für “Zugeständnisse”:
- Fallstudie oder Logoverwendung: Die Veröffentlichung einer Fallstudie oder des Logos Ihres Unternehmens auf der Website der anderen Partei zeigt Ihr Engagement für eine gegenseitig erfolgreiche Geschäftsbeziehung. Darüber hinaus erhält der Anbieter wichtige Marketingmaterialien.
- Mehrjahresvertrag: Mehrjahresverträge können Organisationen helfen, bessere Bedingungen für den Softwarekauf auszuhandeln. Mehrjahresverträge garantieren dem Verkäufer vorhersehbare Einnahmeströme von Ihrem Unternehmen zu den Stakeholdern des Verkäufers.
- Engagement für Unternehmenswachstum: Eine weitere effektive Möglichkeit, bessere Vertragsbedingungen auszuhandeln, besteht darin, sich zu verpflichten, den Service zu verbessern, während Ihr Unternehmen expandiert.
- Jährliche Vorauszahlung: Das Angebot, Ihren Vertrag vollständig im Voraus zu bezahlen, verschafft dem Anbieter einen schnellen Cashflow und gibt Ihnen Hebelkraft, um bessere Bedingungen auszuhandeln.
- Beschleunigte Unterzeichnung: Eine beschleunigte Unterzeichnung ermöglicht es Ihrem Anbieter, den Vertrag mit Ihrer Firma in kürzerer Zeit abzuschließen. Dies reduziert die Gemeinkosten des Verkäufers und bietet ihm die Sicherheit, dass der Deal abgeschlossen ist.
Holen Sie Angebote von anderen Anbietern ein
Wenn Vertragsverlängerungsverhandlungen mit Angeboten anderer Anbieter beginnen, spürt der Verkäufer oft mehr Dringlichkeit und bietet bessere Bedingungen. Verwenden Sie Vendr Bids, um anonym Verkäuferreaktionen anzufordern und zu bewerten, um den besten Preis zu erhalten. Wenn Sie eine gute Beziehung zu einem SaaS-Anbieter haben, könnten sie Zugeständnisse machen, um Ihr Geschäft zu behalten.
Fordern Sie “Bestes und finales” Angebot vom gewünschten Produkt.
Fordern Sie ein “Bestes und finales” Angebot vom bevorzugten Produktanbieter an, um die Verhandlungen abzuschließen und die besten Bedingungen zu erhalten. Bitten Sie den Softwareanbieter, basierend auf Ihren Bedingungen sein bestes Angebot zu machen.
Beste Praktiken für spezifische Verlängerungsszenarien
Es gibt mehrere häufige Vertragsverlängerungsszenarien und hervorragende Praktiken, um Unternehmen bei der Bewältigung jedes einzelnen zu unterstützen. Stellen Sie sich diese Fragen, bevor Sie einen Vertrag verlängern:
Wollen Sie mehr Flexibilität?
Ihr SaaS-Produkt kann Ihrem Unternehmen jetzt helfen, aber Sie sind sich nicht sicher, wie es in Ihre Wachstumspläne passt. In diesem Fall benötigen Sie möglicherweise Vertragsflexibilität. Diese Situation rechtfertigt den Wechsel von jährlichen zu monatlichen Verträgen. Anstatt einen langen, teuren Vertrag zu unterzeichnen, können Sie neu verhandeln, wenn sich Ihr Unternehmen verändert.
Sie sollten Ihr Bedürfnis nach Flexibilität lange vor dem Vertragsablaufdatum erkennen, damit Sie dem Anbieter ausreichend Zeit geben können, Ihre Vertragsbedingungen anzupassen. Bereiten Sie sich darauf vor, alternative Optionen und einen Plan zur Ausmusterung unerwünschter Benutzer und Plätze mit Ihrem Anbieter zu besprechen, um den Druck des Verlängerungszeitplans zu reduzieren und Ihrem Unternehmen die Flexibilität zu geben, die richtige Entscheidung zu treffen.
Hat Ihre Nutzung zugenommen?
Die Bestätigung Ihres Verdachts, dass die Nutzung zunimmt, ist der wichtigste Schritt, um Überkäufe im nächsten Vertragszyklus zu vermeiden. Der Vertreter Ihres Verkäufers kann Ihnen Gesamt- und Aktive-Nutzungsdaten für das letzte Jahr zur Verfügung stellen, die Sie mit Ihren internen Berichten vergleichen können. Nachdem die Nutzung festgestellt wurde, verhandeln Sie über mehr Plätze oder Einheiten.
Berücksichtigen Sie bei den Verhandlungen die langfristige Skalierbarkeit. Preistabellen und Vertragsformulierungen können ein lineares Preiswachstum verhindern, wenn die Nutzung über den Verlängerungszeitraum hinaus wächst. Wenn Ihre Nutzung steigt, sollten Ihre Kosten pro Einheit sinken, um Skaleneffekte zu widerspiegeln. Verhandeln Sie mit Ihrem Verkäufer, dass niedrigere Einheitspreise eine geschäftliche Voraussetzung für das Wachstum sind. Wenn ein Verkäufer die Gebühren nicht senken will, während Benutzer und Nutzung zunehmen, sagen Sie ihm, dass Sie wachstumsfreundliche Alternativen in Betracht ziehen möchten.
Weitere Nutzerverpflichtungen sind ebenfalls effektive Verhandlungstaktiken. Seien Sie konservativ bei Wachstumsprognosen, um zu vermeiden, für ungenutzte Plätze zu bezahlen, und fragen Sie, ob Sie Plätze monatlich oder vierteljährlich basierend auf Wachstumsprognosen hinzufügen dürfen.
Ihre Nutzung sinkt?
In die entgegengesetzte Richtung könnte es sein, dass Sie weniger nutzen. Die Überprüfung der Nutzung durch den Vergleich von Verkäuferberichten mit internen Berichten ist hier der wichtigste Schritt. Erwägen Sie, einen Vertrag mit kleinerem Umfang zu verlängern oder Tools zu konsolidieren, um Ihren Bedarf zu decken, was Ihnen bei Vertragsverhandlungen Hebelwirkung verschafft.
Holen Sie Vorschläge von anderen Anbietern für eine Verlängerung mit reduziertem Umfang ein. Sagen Sie den Anbietern, dass der Preis ein entscheidender Faktor sein wird, um ein aggressives Angebot zu erhalten. Teilen Sie diese aggressive Preisgestaltung mit Ihrem bevorzugten Verkäufer, um Ihre reduzierte Reichweite zu nutzen. Wenn Sie mit einem Anbieter verhandeln, vermeiden Sie es, “bevorzugter Anbieter” zu sagen oder persönliche Vorlieben auszudrücken. Dem Anbieter eine Vorstellung von Ihrer Position zu geben, könnte die Preishebelwirkung verringern.
Zusätzlich zur Konkurrenzpreisgestaltung sollten Sie einen Offboarding-Plan anbieten, um unerwünschte Benutzer/Plätze vor Ihrem Verlängerungstermin zu eliminieren. Diese Bereinigung sollte 30–60 Tage vor der Verlängerung erfolgen, um den Zeitplan zu entlasten.
Ändert sich das Preismodell des Lieferanten?
Wenn sich das Preismodell eines Anbieters ungünstig für Ihr Unternehmen und Ihren Vertrag ändert, versuchen Sie, Ihren Tarif zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertrag nicht automatisch verlängert wird, und geben Sie dem Anbieter mindestens 90 Tage im Voraus Bescheid, um zu verhindern, dass Sie an den höheren Tarif gebunden werden. Dies verbessert die Verhandlungsposition.
Sagen Sie dem Anbieter, dass Ihr Unternehmen das alte Preismodell benötigt oder dass Sie das gleiche wie im Vertrag des letzten Jahres mit dem neuen Modell zahlen werden. Führen Sie eine Frist, einen Preisschutz und die Entfernung der automatischen Verlängerung ein, um Ihren Vertrag für die Zukunft zu schützen. Verankern Sie einen festen Vertragspreis YoY.
Fragen Sie den Verkäufer, ob und wem die Änderung des Preismodells im Voraus mitgeteilt wurde. Einige Anbieter informieren Kunden einfach über Änderungen bei der Verlängerung. Ein Mangel an Benachrichtigung kann Ihnen helfen, Ihren ursprünglichen Tarif auszuhandeln.
Kommt der jährliche Aufschwung?
Wenn Ihr Vertrag einen jährlichen Aufschlag hat, verhandeln Sie einen besseren Preis. Eine weitere entscheidende Sache, die in diesem Fall zu vermeiden ist, ist, dass Ihr Vertrag automatisch zu einem höheren Preis verlängert wird.
Erklären Sie, dass das Budget diese Verlängerung antreibt und dass ein gleichbleibender YoY-Kostensatz erforderlich ist, um weiterzumachen, wenn Sie eine Preissenkung beantragen. Richten Sie Budgetplanungszeiträume für das Finanzteam lange vor dem Ablauf der Servicezeiten ein. Dies wird dem Anbieter den Eindruck vermitteln, dass vorgeschlagene Erhöhungen außerhalb des geplanten Zeitraums lagen und dass das Finanzteam den Vertrag vorantreibt.
Seien Sie bereit, zusätzliche “Zugeständnisse” anzubieten und Ihren Vertrag mit Preisreduzierungen zu zukünftigen Bedingungen abzusichern, wenn Benutzer/Plätze skalieren und Preisschutzsprache. Erinnern Sie den Verkäufer daran, dass eine größere Nutzung Preiserhöhungen erfordert, anstatt einen jährlichen Aufschlag, und fordern Sie die Entfernung der Aufschlagssprache aus zukünftigen Vereinbarungen.
FAQs zur Vertragsverlängerung
Dies sind einige der häufigsten Fragen zur Vertragsverlängerung.
Was unterscheidet Vertragsverlängerung von Verlängerung?
Nach Ablauf eines Vertrags wird ein neuer unterzeichnet. Vertragsverlängerungen ändern die Vereinbarung, um die zuvor ausgehandelten Bedingungen zu verlängern.
Sollte mein SaaS die Vertragsverlängerung automatisieren?
Automatische Verlängerungen sind einfach, aber sie sind möglicherweise nicht für beide Seiten vorteilhaft, wenn Ihre Organisation jeden Vertrag erneuert. Analysieren Sie vor dem Verlängerungsdatum Verträge und verhandeln Sie bessere Bedingungen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den besten Preis erhält und die andere Seite zufrieden ist.
Was passiert, wenn ein Vertragserneuerungsdatum verpasst wird?
Wenn das Vertragserneuerungsdatum verpasst wird, führt dies in der Regel zur automatischen Verlängerung der vorherigen Bedingungen oder für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Andere Parteien können das Recht und den Wunsch haben, den Vertrag und die Geschäftsbeziehung zu beenden. Nach der branchenüblichen jährlichen Softwarepreiserhöhung muss Ihr Unternehmen möglicherweise die Bedingungen neu verhandeln, wenn es niedrigere Tarife hatte. Dieses Angebot wird wahrscheinlich nicht so gut sein wie Ihr vorheriges.
