Einführung:
Effizienz im Einkauf ist entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt. Jedes Unternehmen, das effizient arbeiten und Kosten sparen möchte, sollte Möglichkeiten zur Optimierung seines Beschaffungsprozesses in Betracht ziehen. Es ist unerlässlich für Geschäftsführer, Leiter von Lieferketten oder Einkaufsverantwortliche, Strategien zur Verbesserung der Effizienz des Beschaffungsprozesses zu identifizieren. Hier werden wir die Grundlagen der indirekten Beschaffung durchgehen und praktische Ratschläge geben, wie man sie einfacher und besser gestalten kann.
Verständnis der indirekten Beschaffung
Büromaterialien, professionelle Dienstleistungen und Softwarelizenzen sind übliche Unternehmenseinkäufe. Diese Einkäufe sind indirekt.
Die indirekte Beschaffung bezieht sich auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt in das Produkt eines Unternehmens einfließen. Sie deckt eine Vielzahl geschäftsnotwendiger Bereiche ab, erzeugt jedoch kein Einkommen.
Waren und Dienstleistungen werden für den täglichen Betrieb und langfristige Ziele in dieser Art des Einkaufs benötigt. Diese Einkäufe sind notwendig für das Funktionieren des Arbeitsplatzes und die Effizienz der Abteilungen, beeinflussen jedoch nicht unmittelbar die Produktivität.
Ist die indirekte Beschaffung essentiell? Finden Sie es heraus:
Der Einkauf hat zwei grundlegende Typen: direkt und indirekt, die jeweils unterschiedliche Unternehmenszwecke erfüllen.
Die Tabelle unten vergleicht beide Beschaffungstypen und ihre Funktionen im Einkauf:
Indirekte Beschaffung Schritt für Schritt managen
Strategisches Management der indirekten Beschaffung kann Unternehmen helfen, aktuelle betriebliche Anforderungen und langfristige strategische Ziele zu erfüllen. Ein einfacher Leitfaden:
Bedarfs- und Anforderungsermittlung
Die Optimierung der indirekten Beschaffung beginnt mit einer gründlichen Bedarfsanalyse des Unternehmens. Dies beinhaltet die Bestimmung, welche Artikel und Dienstleistungen für den täglichen Betrieb notwendig sind.
Die Einholung von Feedback von Abteilungsstakeholdern stellt sicher, dass der Einkauf den Anforderungen der Abteilungen entspricht. Dies kann die Effizienz und Effektivität der Beschaffung verbessern.
Entwicklung einer Beschaffungsstrategie
Nach der Bedarfsbewertung sollte ein Einkaufsplan erstellt werden. Dieser Plan sollte die Ziele der Beschaffung definieren. Er kann Kosten senken, den Service verbessern oder den Einkauf beschleunigen.
Unternehmen müssen sich zwischen zentralisierter Beschaffung, die Skaleneffekte nutzen und Verfahren standardisieren kann, und dezentralem Einkauf, der besser auf die Bedürfnisse der Abteilungen eingehen kann, entscheiden. Diese Entscheidung hat einen großen Einfluss auf die Effektivität der Beschaffung.
Lieferantenauswahl und Beziehungsmanagement
Kriterien für die Auswahl sind Kosten, Zuverlässigkeit des Lieferanten, Servicequalität und Konformität mit Normen und Vorschriften. Die Aufrechterhaltung gesunder Lieferantenbeziehungen nach der Auswahl ist entscheidend für die Zuverlässigkeit der Lieferkette und die Produktqualität. Diese Verbindungen können durch gute Kommunikation, Leistungsbewertungen und gemeinsame Ziele und Kompetenzen gestärkt werden.
Bestell- und Auftragsmanagement
Die Auftragserteilung und das Beschaffungsmanagement vom Auftrag bis zur Lieferung sollten einfach und effizient sein. Während dieses Verfahrens müssen Unternehmensrichtlinien eingehalten werden. Die Automatisierung des Auftragsmanagements hilft, Bestellungen zu verfolgen, Lagerbestände zu verwalten und Aufzeichnungen zu führen.
Einrichtung von eProcurement
Unternehmen können ihre Beschaffung mit modernen eProcurement-Systemen automatisieren und optimieren. eProcurement-Software ist an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar.
Genehmigungsprotokolle und Benutzereinstellungen können angepasst werden, um den Beschaffungsanforderungen gerecht zu werden. Solche Lösungen verbessern die Produktivität, die Datenanalyse und die Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben der Organisation.
Überwachung und Optimierung der Beschaffung
Der dritte Schritt besteht darin, den Beschaffungsprozess regelmäßig zu überwachen und zu bewerten, um Verbesserungen vorzunehmen. Ausgabenanalysen, Lieferantenleistungsbewertungen und Compliance-Audits helfen bei der Verwaltung der indirekten Beschaffung. Kontinuierliche Verbesserungen helfen der Beschaffung, sich an sich ändernde Unternehmensanforderungen und Marktbedingungen anzupassen, wodurch sie effizient und kostengünstig bleibt.
Beseitigung von Barrieren in der indirekten Beschaffung
Indirekte Beschaffung macht einen großen Teil des Budgets eines Unternehmens aus, was die Verwaltung schwierig macht. Um die indirekte Beschaffung zu vereinfachen, müssen wesentliche Probleme angegangen werden. Dazu gehören:
Ein Mangel an Ausgabendaten und Transparenz erschwert die indirekte Beschaffung. Dezentraler Einkauf über Abteilungen hinweg fragmentiert Lieferantenbeziehungen und Daten, was die Überwachung der Ausgaben und das Erkennen von Einsparpotenzialen erschwert.
Compliance- und Standardisierungsprobleme – Nicht standardisierte Prozesse in der indirekten Beschaffung stellen Compliance-Probleme dar. Ohne standardisierte Beschaffungsverfahren riskieren Organisationen rechtliche und finanzielle Strafen für die Nichteinhaltung interner und externer Vorschriften.
Unüberlegte Ausgaben – Nicht autorisierte Einkäufe, die Verträge verletzen, beeinträchtigen die Beschaffungsstrategie. Ein Mangel an zentraler Überwachung und Ausgabenverfahren führt häufig dazu, dass Rabatte und Vertragsbedingungen nicht genutzt werden, was die Kosten erhöht.
Lieferantenvielfalt – Die indirekte Beschaffung verwaltet zahlreiche Anbieter für Büromaterial, IT und Personalwesen. Vielfalt erschwert Verhandlungen, Vertragsmanagement und Leistungsüberwachung und erfordert unterschiedliche Beschaffungsfähigkeiten.
Intelligente Strategien für die indirekte Beschaffung zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens
Um im sich wandelnden Markt erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen ihre Strategie für die indirekte Beschaffung durch clevere Prozess-Hacks überdenken. Die Implementierung der besten Praktiken für die indirekte Beschaffung, die unten aufgeführt sind, hilft, die betriebliche Agilität und Rentabilität zu steigern.
Fortgeschrittene digitale Werkzeuge – Nutzen Sie fortschrittliche Ausgabenmaschinen und Analysen, um die Beschaffung vollständig zu verwalten. Datenextraktion, Kategorisierung und Analytik können mit diesen Technologien automatisiert werden, um Ausgabentrends und Einsparpotenziale aufzudecken.
Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen kann die Effizienz steigern. Die Automatisierung der Lieferantenintegration und der Kaufgenehmigung kann den Prozess beschleunigen und Fehler reduzieren.
Robustes Ausgaben-Tracking und Management – Verfolgen und verwalten Sie alle Aktivitäten der indirekten Beschaffung. Beschaffungs-Lösungen, die ERP-Systeme integrieren, bieten Echtzeit-Transaktions- und Verpflichtungsübersicht. Dies verbessert die Budgetierung und vermeidet Betrug.
Käufe sollten auf Grundlage der Gesamtkosten des Besitzes (TCO) und nicht auf Grundlage des Anschaffungspreises bewertet werden. Wählen Sie Lieferanten und Produkte basierend auf Wartungs-, Betriebs- und Entsorgungskosten.
Zentralisieren Sie Beschaffungsdaten – Die Konsolidierung von Lieferantenbasen und die Identifizierung von Überschneidungen bei erworbenen Produkten und Dienstleistungen können zu Mengenrabatten und besserer Verhandlungsstärke führen.
Für eine effiziente indirekte Beschaffung sollten Organisationen Kostenkontrolle, Lieferantenmanagement und Technologieintegration durch einen schrittweisen Plan priorisieren. Unternehmen können ihre Lieferantenbasis optimieren, indem sie nach der Analyse bestehender Ausgaben und Bedürfnisse Partner mit dem größten Wert und Service auswählen.
Fazit:
Abschließend, wenn Sie die Produktivität steigern, Kosten senken und sicherstellen möchten, dass alles reibungslos läuft, müssen Sie Ihren Beschaffungsprozess optimieren. Sie können Ihr Beschaffungssystem erheblich produktiver machen, indem Sie die Verfahren befolgen, Prozesse automatisieren, starke Beziehungen zu Lieferanten aufbauen und die Leistung kontinuierlich überprüfen. Der Einkaufsprozess Ihres Unternehmens kann effizienter und erfolgreicher sein, wenn Sie diese Taktiken sofort anwenden.
