Einkaufsprozess: Schritte und bewährte Verfahren

Wählen Sie, was Sie möchten, und ziehen Sie Ihre Kreditkarte durch – das kennt jeder. Ganz so einfach ist es im Geschäftsleben jedoch nicht. Sie müssen den geschäftlichen Bedarf an einer Ware oder Dienstleistung verstehen, Formulare ausfüllen, um sie intern und an Lieferanten einzureichen, verschiedene Genehmigungen von Stakeholdern in Ihrem Unternehmen einholen und Vertragsdetails prüfen, bevor Sie bezahlen. Diese Schritte wirken sich erheblich auf das Endergebnis Ihres Unternehmens aus. Das Verstehen und Optimieren des Einkaufsprozesses ist für Organisationen unerlässlich, die Effizienz steigern, Kosten senken und Einkaufsprozesse rationalisieren möchten.

Was Sie lernen

• Phasen des Einkaufsverfahrens
• Einkauf vs. Beschaffung
• Wie man häufige Probleme bewältigt
• Best Practices zur Optimierung des Einkaufs

Was ist der Einkaufsprozess?

Der Beschaffungsprozess umfasst die Identifizierung, Auswahl und den Erwerb von Waren und Dienstleistungen durch eine Organisation. Er beginnt mit einem Bedarf und endet mit der Rechnungszahlung und Abstimmung. Dieses Verfahren stellt sicher, dass Unternehmen ihre betrieblichen Anforderungen effizient und kostengünstig erfüllen können.

Einkaufsprozess: 9 Schritte

Unternehmen müssen den Einkaufsprozess richtig durchlaufen, um Waren und Dienstleistungen schnell und kostengünstig zu erwerben. Dieser Prozess umfasst die Feststellung des Bedarfs an einem Produkt oder einer Dienstleistung, die Bezahlung des Lieferanten und die Aktualisierung der Buchhaltungsunterlagen. Das Verständnis jedes Schrittes kann den Einkauf rationalisieren, Kosten sparen und die betriebliche Effizienz verbessern. Sehen wir uns die neun entscheidenden Schritte des Einkaufs genauer an.

1. Bedarf festlegen
   Der Einkaufsprozess beginnt, wenn eine Organisation Waren, Werkzeuge oder Dienstleistungen benötigt. Dieser erste Schritt beinhaltet die Bewertung dessen, was benötigt wird, in welcher Menge und wann. Unternehmen müssen ihren Bedarf präzise beschreiben, um Über- oder Unterkäufe zu vermeiden und die Ressourcenverteilung zu optimieren.
2. Einen Einkaufsantrag stellen
   Nach der Festlegung des Bedarfs wird ein Einkaufsantrag an die Einkaufsabteilung oder den Einkaufsleiter gesendet. Dieses Dokument sollte die benötigten Artikel oder Dienstleistungen, Menge, Spezifikationen und Lieferzeit enthalten. Ein formeller Einkaufsantrag ist der Beginn des Einkaufsprozesses.
3. Bestellüberprüfung/-genehmigung
   Nach Genehmigung des Einkaufsantrags wird eine Bestellung (PO) erstellt. Dieses Dokument formalisiert den Kauf von Waren oder Dienstleistungen von einem Verkäufer, einschließlich Typen, Mengen und Preisen. Vor dem Fortfahren muss das Einkaufsteam sicherstellen, dass die Bestellung mit dem genehmigten Einkaufsantrag übereinstimmt.
4. Angebotsanfrage
   Nach Genehmigung einer Bestellung kann die Einkaufsabteilung eine Ausschreibung (RFP) oder Angebotsanfrage (RFQ) an Lieferanten senden. Diese Dokumente helfen dem Unternehmen, Preise, Bedingungen und Qualität zu bewerten, bevor ein Lieferant ausgewählt wird.
5. Verträge abschließen
   Nach der Auswahl eines Anbieters wird ein Vertrag verhandelt und unterzeichnet. Dieser verbindliche Vertrag regelt Kosten, Lieferung und andere Details. Beide Parteien müssen den Vertrag unterzeichnen, bevor Waren oder Dienstleistungen ausgetauscht werden.
6. Bewertung des Lieferanten
   Nach Lieferung der Waren wird die Leistung des Lieferanten mit dem Vertrag verglichen. Probleme werden identifiziert und für zukünftige Einkäufe festgehalten.
7. Dreifache Abstimmung
   Bei der dreifachen Abstimmung wird überprüft, ob Bestellung, Lieferbeleg und Lieferantenrechnung übereinstimmen. Durch die Überprüfung wird sichergestellt, dass nur vereinbarte und gelieferte Waren und Dienstleistungen bezahlt werden, was Fehler und Betrug verhindert.
8. Rechnung genehmigen und bezahlen
   Die Rechnung kann nach erfolgreicher dreifacher Abstimmung von Bestellung und Lieferbeleg bezahlt werden. Eine zügige Zahlung fördert gute Beziehungen zu Lieferanten und kann dem Unternehmen Rabatte oder bessere Konditionen einbringen.
9. Buchhaltungsänderungen melden
   Die Aktualisierung der Buchhaltungsunterlagen schließt den Einkaufsprozess ab. Dies umfasst die Aufzeichnung der Einkaufsdetails, Zahlungsinformationen und erforderliche Anpassungen, um die Transaktion widerzuspiegeln. Für die Budgetierung und Finanzplanung sind genaue und aktuelle Finanzaufzeichnungen unerlässlich.

Einkauf vs. Beschaffung

Im Geschäftsleben werden „Einkauf“ und „Beschaffung“ oft synonym verwendet. Sie beziehen sich jedoch auf unterschiedliche Prozesse mit verschiedenen Zielen und Handlungen.

Der Einkauf ist ein Teilprozess der Beschaffung und konzentriert sich auf die transaktionale Phase – die operativen Aspekte der Bedarfsdeckung einer Organisation.

Die Beschaffung hingegen umfasst weit mehr als nur den Einkauf. Obwohl es Überschneidungen gibt, beinhaltet die Beschaffung:

• Ermittlung des Gesamtbedarfs einer Organisation
• Bewertung und Auswahl von Lieferanten, oft auf Basis langfristiger Kriterien
• Vertragsverhandlungen
• Management der Lieferantenbeziehungen
• Strategische Beschaffung
• Einhaltung interner und externer Vorschriften
• Ständige Suche nach Möglichkeiten zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung

Die strategische Beschaffung umfasst langfristige Planung und Beziehungsaufbau, um den größtmöglichen Wert für die Organisation zu erzielen, während der Einkaufsprozess den tatsächlichen Transaktionsfluss umfasst, um festzulegen, wie Produkte und Dienstleistungen erworben werden.

Häufige Einkaufsprobleme

Unternehmen jeder Größe können einen reibungslosen Einkaufsprozess sicherstellen, doch es gibt mehrere Hindernisse, die – wenn sie nicht angegangen werden – mit dem Wachstum des Unternehmens zunehmen können.

Eine zu starke Abhängigkeit von manuellen Systemen verursacht viele Einkaufsprobleme. Manuelle Prozesse – wie Papierbestellungen, Überwachung in Tabellenkalkulationen, handschriftliche Genehmigungen usw. – können schnell zu einem Engpass für wachsende Organisationen werden. Manuelle Systeme verlangsamen den Einkaufszyklus, erhöhen die Fehleranfälligkeit und ineffiziente Abläufe und behindern das Wachstum.

Weitere Bedenken:

• Menschliche Fehler
  Menschliche Fehler sind im manuellen Einkauf unvermeidlich. Mit der Expansion eines Unternehmens steigt die Komplexität und das Volumen der Transaktionen, wodurch das Risiko von Fehlern zunimmt. Automatisierte digitale Systeme können Eingabefehler verhindern, indem sie Unregelmäßigkeiten erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.
• Verzögerungen bei Genehmigungen und Arbeitsabläufen
  Verzögerungen bei Genehmigungen und Arbeitsabläufen sind im manuellen Einkauf weit verbreitet. Ohne effiziente Kommunikations- und Kollaborationstools können Teams Fristen verpassen und Projekte verzögern. Automatisierte Arbeitsabläufe sorgen dafür, dass jeder seine Aufgaben und Zeitpläne kennt und beschleunigen Genehmigungen, damit der Betrieb im Zeitplan bleibt.
• Isolierte Teams
  Wenn Teams oder Abteilungen innerhalb einer Organisation separat arbeiten, kann dies zu Missverständnissen und verpassten Gelegenheiten führen, insbesondere im Einkauf. Ein digitales System mit einer einheitlichen Plattform ermöglicht es den Stakeholdern, effektiver zu kommunizieren, Informationen auszutauschen und zusammenzuarbeiten.
• Allgemeine Ineffizienz
  Ein unstandardisierter Einkauf ist ineffizient, um es gelinde auszudrücken. Von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung ist die Transparenz ohne Automatisierung schwer zu gewährleisten. Dadurch gehen Kostensenkungsmöglichkeiten und Skaleneffekte verloren.

Beste Einkaufsprozesse

Die Einkaufsverfahren beeinflussen die Finanzen und Effizienz eines Unternehmens erheblich. Best Practices im Einkauf helfen, Geld zu sparen und die Beziehungen zu Lieferanten zu stärken.

• Automatisierung annehmen
  Die Automatisierung von Einkaufsprozessen ist bahnbrechend. Durch die Digitalisierung langweiliger Aufgaben können sich Mitarbeiter auf strategische, wertschöpfende Arbeiten konzentrieren. Der Einkaufszyklus wird beschleunigt und Fehler bei der Dateneingabe und -verarbeitung werden reduziert.
• Isolierte Teams überwinden
  Ein weiteres Problem ist, wenn Abteilungen oder Teams getrennt voneinander arbeiten. Diese Zersplitterung der Strategie kann zu Missverständnissen und verpassten Kooperationsmöglichkeiten führen, insbesondere in der Einkaufsabteilung. Eine einheitliche Plattform in einem digitalen System erleichtert das Engagement der Stakeholder, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit.
• Beschaffung standardisieren
  Eine weitere empfohlene Best Practice ist die Standardisierung der Beschaffungsprozesse. Unternehmen können Prozesse beschleunigen, Missverständnisse unter den Mitarbeitern vermeiden und interne sowie externe Anforderungen erfüllen, indem sie klare und konsistente Einkaufsrichtlinien und -kriterien festlegen. Die Standardisierung macht Abläufe leichter verständlich und nachvollziehbar, und das Management kann die Einhaltung und Leistung überwachen, was die Effizienz des Einkaufs verbessert. Wenn Beschaffung und Einkauf kompliziert sind, neigen Mitarbeiter weniger dazu, sich an die Regeln zu halten!
• Einkäufe verfolgen und analysieren
  Im 21. Jahrhundert sind Daten für die Einkaufsoptimierung unerlässlich. Die Verfolgung und Analyse von Einkaufsdaten hilft Organisationen, ihre Ausgabentrends zu verstehen, Kostensenkungen zu finden und bessere Entscheidungen bei der Auswahl von Lieferanten und Verträgen zu treffen.

Warum es sich lohnt, in den Einkaufsprozess zu investieren

Die Effizienz und Effektivität Ihres Einkaufsprozesses kann sich erheblich auf Ihr Endergebnis auswirken.

Die Modernisierung Ihres Einkaufsprozesses durch Standardisierung, Automatisierung und strategische Planung kann Ihre Abläufe revolutionieren:

• Kosten senken
  Kostensenkungen sind ein wesentlicher Anreiz zur Verbesserung des Einkaufsprozesses. Standardisierte, automatisierte Einkaufsprozesse verringern die Gefahr von Überkäufen oder unnötigen Investitionen in Waren und Dienstleistungen. Sie helfen Unternehmen dabei, ihre Ausgabenmuster zu analysieren, bessere Lieferantenvereinbarungen auszuhandeln und sicherzustellen, dass jeder Kauf gerechtfertigt und wertvoll ist. Die Minimierung unnötiger Ausgaben hilft Unternehmen, ihre Ressourcen besser zu organisieren und die Finanzen zu verbessern.
• Einkäufe effizienter abwickeln
  Moderne Einkaufsprozesse straffen den gesamten Ablauf von der Anforderung bis zur Zahlung, indem Engpässe beseitigt werden. Die Automatisierung von Genehmigungsketten beschleunigt die Entscheidungsfindung, reduziert den Papieraufwand und verringert Fehler sowie Missverständnisse. Diese vereinfachte Methode beschleunigt den Einkaufszyklus und steigert die Produktivität der Teams, indem sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können, anstatt administrative Tätigkeiten auszuführen.
• Lieferantenbeziehungen verbessern
  Klare und standardisierte Einkaufsdokumentationen und -verfahren ermöglichen eine transparente und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Lieferanten. Eine klare Kommunikation und Zusammenarbeit fördert das Vertrauen und vertieft die Beziehungen zu Lieferanten, was sich positiv auf Kosten, Qualität und Konditionen auswirken kann. Starke Lieferantenbeziehungen gewährleisten eine stabile und vertrauenswürdige Lieferkette, die für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.
• Beschaffungsrisiken verringern
  Gut strukturierte Einkaufsprozesse verringern die Risiken im Beschaffungsmanagement. Genehmigungsprotokolle und Ausgabenbeschränkungen helfen Unternehmen, unnötige Käufe und unvorteilhafte Preise zu vermeiden. Die Automatisierung reduziert menschliche Fehler und stellt sicher, dass das Unternehmen sowie die Branche den Vorschriften entsprechen. Dieses proaktive Risikomanagement schützt das Unternehmen vor finanziellen und betrieblichen Problemen.
• Einfaches Wachstum über die Zeit
  Modernisierte Einkaufsprozesse sind skalierbar und können mit Ihrem Unternehmen wachsen. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens werden auch die Einkaufsanforderungen komplexer. Ein automatisiertes und flexibles System kann problemlos Genehmigungsebenen, Ausgabenkategorien und funktionsübergreifende Zusammenarbeit integrieren, ohne eine größere Umstrukturierung erforderlich zu machen. Skalierbarkeit ist entscheidend für Unternehmen, die wachsen wollen, ohne auf veraltete oder unflexible Methoden zurückzugreifen.