Einleitung
In der sich schnell wandelnden Unternehmenswelt hat die Digitalisierung mehrere Branchen verändert, einschließlich der Beschaffung. Digitale Beschaffung, einst bahnbrechend, ist heute entscheidend für moderne Unternehmen. Anstelle von manuellen Verfahren nutzt diese Strategie Technologie, um die Beschaffung zu verbessern, zu vereinfachen und zu automatisieren. Digitale Beschaffung wird in dieser Definition von 2025 sowohl als technologische Innovation als auch als Schlüsselstrategie für Effizienz und Wettbewerbsvorteil hervorgehoben. Das Verständnis von Trends und Best Practices in der digitalen Beschaffung ist entscheidend für Organisationen jeder Größe, die ihre Beschaffungsaktivitäten verbessern möchten.
Digitale Beschaffung
Technologie optimiert und automatisiert Beschaffungsprozesse in der digitalen Beschaffung. Digitale Beschaffung nutzt Anwendungen und Systeme, um Beschaffungsdaten zu erfassen, zu aggregieren und zu verwalten.
Digitale Beschaffung standardisiert Verfahren und minimiert den Einsatz von Tabellenkalkulationen und E-Mails, weshalb Unternehmen sie einführen. Digitale Beschaffung beseitigt die manuelle Dateneingabe, Papierkram und komplexes Anfragemanagement durch die Integration und Automatisierung von Beschaffungstools.
Vorteile der digitalen Beschaffung
Unternehmen nutzen die digitale Beschaffung aus zahlreichen Gründen. Dazu gehören Effizienz und die Strukturierung von Beschaffungsprozessen zur Reduzierung der Fragmentierung. Die Automatisierung der Beschaffung reduziert den menschlichen Aufwand, senkt die Fehlerquote und macht Beschaffungsabläufe und -prozesse sichtbar.
Digitale Beschaffung bringt Vorteile für Beschaffungsteams und das Unternehmen, unabhängig vom Grund für die Umstellung. Insbesondere hilft die digitale Beschaffung Organisationen, wettbewerbsfähig zu bleiben, indem sie:
- Prozesse standardisiert
- Integrierte Beschaffung beschleunigt
- Kosten kontrolliert
- Verbesserte Sichtbarkeit und Kontrolle
- Prozesse standardisiert
Viele Teams finden es schwierig, dass die Beschaffung nicht standardisiert ist. Verschiedene Teams, Abteilungen, Geschäftsbereiche oder Mitarbeiter verwenden unterschiedliche Einkaufs- oder Beschaffungsprozesse.
Auch die Zeit kann die Standardisierung von Prozessen beeinträchtigen. Beispielsweise können sich einige Teammitglieder über einen langen Zeitraum hinweg gegen die Änderung eines Verfahrens sträuben, was zu zwei Versionen führt.
Das Versäumnis, Beschaffungsprozesse zu standardisieren, kostet Geld. Mehrere Prozessversionen sind schwerer zu verwalten, zu regeln und zu überwachen. IT-Teams haben Schwierigkeiten, Sicherheits- und Governance-Standards durchzusetzen und erzielen inkonsistente Ergebnisse. Nicht standardisierte Praktiken können der Abteilung auch bei einer Prüfung oder Überprüfung schaden.
Digitale Beschaffung kann Prozesse standardisieren. Digitale Beschaffungslösungen ermöglichen es Teams, Verfahren mit einer einfachen visuellen Oberfläche oder anpassbaren Vorlagen zu organisieren.
No-Code-Optionen sind beliebt, da sie keine neuen Codes für Änderungen erfordern. No-Code-Optionen befähigen die Beschaffung und sparen IT-Ressourcen.
Beschleunigung der integrierten Beschaffung
Beschaffungsteams verwenden mehrere Apps, Systeme, Daten und Formulare. Sie benötigen auch Input und Aktionen von anderen Abteilungen und Teams. Ein integrierter Beschaffungsprozess ist entscheidend.
Integrierte Beschaffungsprozesse vermeiden Datensilos und Kooperationshürden. Es verbindet den Beschaffungsprozess mit neuen und alten Tech-Stack-Komponenten, Anwendungen und Software-Tools einschließlich ERP, SAP, Netsuite und anderer Finanzsoftware.
Die Digitalisierung beseitigt manuelle Arbeit, verbindet alle Unterprozesse und erweitert die Automatisierungsmöglichkeiten, um integriertes Einkaufen zu ermöglichen.
Kostenkontrolle
Unternehmen können Kosten senken, indem sie Ineffizienzen, Fehler und mühsame Arbeiten durch digitale Beschaffung beseitigen. Genehmigende und anfordernde Personen verschwenden Zeit mit Beschaffungsprozessen, die den Datenzugriff und die Aktion erschweren.
Wenn Preise falsch erfasst werden oder Rabattfristen versäumt werden, können Fehler Unternehmen direkt oder indirekt Kosten verursachen. Manuelle Aufgaben verschwenden Zeit, die für wertschöpfende Aufgaben wie Preisverhandlungen oder das Management von Lieferantenbeziehungen aufgewendet werden könnte.
Digitale Beschaffung verbessert die Effizienz durch Systemintegration und Automatisierung:
- Beseitigung von Daten- und Kollaborationssilos, die Zeit zur Überwindung erfordern
- Reduzierung manueller Dateneingaben, Genehmigungen, Benachrichtigungen und Statusaktualisierungen
Verbesserte Sichtbarkeit und Kontrolle
Die Verwaltung der Beschaffung ist schwierig. Interne und externe Stakeholder müssen handeln und Rückmeldungen zu verschiedenen beweglichen Teilen geben. Anforderungen, Bestellungen, Genehmigungen und Lieferantenmanagement sind für Beschaffungsteams schwer zu verfolgen und zu verwalten.
Die Digitalisierung der Beschaffung beseitigt Prozessopazität auf fünf Arten:
- Erfassung aller Beschaffungstransaktionen.
- Automatisches Aktualisieren von Datensätzen in verknüpften Datenbanken und Anwendungen.
- Benutzer können Regeln und Bedingungen anwenden, um fehlende oder unvollständige SLAs, Fälligkeitsdaten und andere Notwendigkeiten zu vermeiden.
- Interne und externe Stakeholder erhalten ein sicheres Gateway, um Dokumente zuzugreifen oder Informationen zu ändern.
- Bereitstellung von anpassbaren Ansichten, Berichten und Dashboards für Manager und Teammitglieder, um Status zu verfolgen, KPIs zu bewerten und Probleme und Engpässe zu erkennen.
Digitale Beschaffung transformiert die Beschaffung
Strategische und taktische Elemente bilden die Beschaffungsprozesse. Beschaffungsprozesse umfassen Anträge, Käufe und Rechnungszahlungen. Effektive Beschaffung umfasst Planung, Strategie und Lieferkettenmanagement.
Unternehmen führen eine Beschaffungstransformation durch, wenn sie die Beschaffung als mehr als ein transaktionales Zentrum betrachten. Das Beschaffungspersonal wird zu einem strategischen Partner für das Unternehmen und nicht zu einem Zentrum für die Erfüllung von Bestellungen und Anträgen.
In der Praxis bedeutet Beschaffungstransformation den Ersatz eines historischen Beschaffungsrahmens durch einen effizienten, automatisierten und integrierten Rahmen aus Daten, Anwendungen und Systemen.
Strategische Komponenten für die digitale Beschaffung
Digitale Beschaffung geht über Software und Anwendungen hinaus, dennoch können die richtigen Technologien Beschaffungsteams helfen, über traditionelle Verfahren hinauszugehen. Strategische Zusammenarbeit zwischen Menschen, Prozessen und Technologie führt zu erfolgreicher Beschaffung. Sechs grundlegende Elemente einer erfolgreichen digitalen Beschaffungsstrategie:
- Integrierte Technologie
- Standardisierte Verfahren
- Kooperative Beziehungen
- Feedback-Schleifen
- Automatisierung ohne Code
- Ein talentierter Mensch
1. Integrierte Technologie
Fragmentierte Technologiestacks, verursacht durch inkompatible Altsysteme und -anwendungen, verursachen mehrere Beschaffungsprobleme. Manuelle Dateneingabe, Silos, Prozesslücken und Tabellenkalkulationsausbreitung deuten auf Uneinigkeit im Technologiestack hin. Teams verbessern den Informationsfluss und die Leistung von Anwendungen, indem sie den Stack vereinheitlichen. Dies wird als “Stack-Erweiterbarkeit” bezeichnet.
2. Standardisierte Verfahren
Das Standardisieren eines Prozesses oder Workflows bedeutet, jedes Mal die gleichen Verfahren zu befolgen. Standardisierte Verfahren verringern Verzögerungen, Fehler und Risiken und gewährleisten Konsistenz.
Alle Unternehmensprozesse benötigen Standardisierung, aber die risikoreichen Workflows der Beschaffungsteams benötigen sie besonders.
3. Kooperative Beziehungen
Einige Prozesse bleiben abteilungsintern. Nicht so bei Beschaffungsprozessen, die eine Reihe von internen Stakeholdern einbeziehen können, von denen einige möglicherweise nicht Teil des Beschaffungsteams sind und aus einer anderen Abteilung stammen können.
Externe Stakeholder wie Anbieter, Lieferanten und Logistikanbieter sind ebenfalls wichtig in der Beschaffung. Aus diesem Grund benötigen Beschaffungsteams Zeit und Werkzeuge, um Beziehungen aufzubauen, die eine effiziente Beschaffungsstrategie unterstützen.
4. Feedback-Schleifen
Da die Beschaffung kooperativ ist, benötigen Teams zentralisierte Kanäle für Stakeholder-Feedback. Dieses Feedback hilft ihnen, ihre Verfahren und Workflows zu optimieren. Das Beschaffungsteam wird auch auf hohe Fehlerquoten, fehlerhafte Übergaben und SLA- oder Datensilo-Probleme aufmerksam gemacht.
5. Automatisierung ohne oder mit wenig Code
Die letzten Jahre haben uns gezeigt, dass einige Umwälzungen unvorhersehbar sind. Dies gilt insbesondere für Schwierigkeiten in der Lieferkette. Keine oder wenig Code-Automatisierung kann Beschaffungsteams vor Unterbrechungen schützen.
Automatisierung ohne Code kombiniert das Framework mit Automatisierung. Dies hält Teams agil, sodass sie sich schnell an Veränderungen in der Lieferkette oder im Prozess anpassen können.
Beschaffungsteams können Formulare, Verfahren und Prozesse mit einer visuellen Oberfläche anpassen, anstatt Änderungsanfragen an die IT zu senden. Automatisierung kann auch schnell ohne IT-Hilfe implementiert werden.
No-Code-Automatisierung gibt dem IT-Team die Kontrolle, bietet jedoch den Beschaffungsteams mehr Flexibilität und Zugang als veraltete Lösungen.
6. Ein talentierter Mensch
Ihr Beschaffungsteam kann fortschrittliche Anwendungen und Technologien einsetzen, aber sie benötigen dennoch gute Menschen. Ein starkes Beschaffungspersonal ist entscheidend für Lieferantenbeziehungen und schwierige Entscheidungen.
- Erfahren Sie mehr über Automatisierung ohne Code: Vorteile für Unternehmen und IT.
- Jetzt herunterladen
Digitale Beschaffungswerkzeuge
Unternehmen, die manuelle Verfahren abschaffen möchten, haben mehrere digitale Beschaffungslösungen zur Auswahl. Beginnen Sie mit den Grundlagen, um die Auswahl zu vereinfachen.
Zuerst kommt die Art der Software. Beschaffungsspezifische Software ist eine Möglichkeit. Diese Software löst die häufigsten Probleme von Beschaffungsteams, was nützlich ist. Punktlösungen könnten ein Problem sein, wenn das Team Flexibilität wünscht.
Keine oder wenig Code-Tools können einfach angepasst werden, um zusätzliche Verfahren und Workflows neben der Beschaffung zu handhaben. No-Code-Tools könnten für Teams geeignet sein, die nicht eine weitere abteilungsspezifische Punktlösung hinzufügen möchten.
Pipefy
Unternehmen aus verschiedenen Branchen nutzen Pipefy für die codefreie Beschaffung. Pipefy wird für seine Einfachheit, Geschwindigkeit und Vielseitigkeit geschätzt.
Pipefy kombiniert sofortige Zugänglichkeit mit Anpassungsmöglichkeiten, sodass Teams schnell starten können, aber auch die Möglichkeit haben, Verfahren und Workflows bei Bedarf zu ändern.
Pipefy verwaltet Beschaffungs- und Finanzverfahren für Unternehmen, einschließlich:
- P2P
- Kreditorenbuchhaltung
- Beschaffung
- Genehmigungen
- RFI/RFP/RFQ
- Bestellungen
- Kaufanfragen
- Lieferantenmanagement
- Vertragsmanagement
- Kostenerstattung
Pipefy hat alle oben genannten Funktionen plus eine umfangreiche Vorlagenbibliothek für nahezu jedes Beschaffungs- und Finanzverfahren.
Fraxion
Fraxion ist eine Beschaffungssoftware, die einige Aufgaben automatisiert. Datenbeschaffung, Business Intelligence und ERP-Integration sind verfügbar. Fraxion ist cloudbasiert und von überall zugänglich, was es ideal für Remote-Mitarbeiter und dezentralisierte Unternehmen macht.
Fraxion verwaltet Verfahren wie:
- Bestellaufträge zu PO
- Genehmigungen
- Autorisierte Rechnungen
- PunchOut
- Budgetkontrolle
- Prüferkonformität
- Ausgabenverwaltung
- Einblicke
Tradogram
Das Beschaffungstool Tradogram ermöglicht Anpassungen, Analysen und ein KPI-gestütztes Lieferantenleistungssystem. Diese Cloud-Plattform verfügt über Analyse- und Prognosefunktionen.
Tradeogram ermöglicht es Teams, einige Aufgaben der Unternehmenssoftware zu kombinieren. Managementprozesse mit Tradogram:
- Purchase-to-Pay
- Strategische Beschaffung
- Lieferantenmanagement
- Vertragsmanagement
- Auftragsverwaltung
- Ausgabenanalyse
Procurify
Teams können mit Procurify, einer All-in-One-Ausgabenmanagementsoftware, Ausgaben verfolgen, Einkaufsunterlagen organisieren und Anfragen, Genehmigungen, Käufe, Empfang und Abgleich verwalten.
Einige Funktionen:
- Individuelle Genehmigungen
- Einkaufsprozesse
- Anpassbare Budgets
- Analysen und Prüfprotokolle
- Ausgabenkarten – physisch und virtuell
SAP Ariba
Unternehmen können von SAP Ariba, einer End-to-End-Beschaffungsprozessmanagementlösung, profitieren. Ariba verwaltet Lieferantenmanagement, strategische Beschaffung und direkte Ausgaben.
Einige Funktionen:
- Lohnquellenmanagement
- Einheitliche Lieferantendaten
- Lieferantenqualifizierung und -segmentierung
- Lieferantenrisikomanagement
- Compliance
Fazit
Die Beschaffungsverwaltung verändert sich mit der digitalen Beschaffung. Unternehmen können durch den Einsatz digitaler Tools und Techniken die Beschaffung vereinfachen, Verfahren standardisieren und Abläufe verbessern. Der Einsatz von Technologie in der Beschaffung senkt Kosten, reduziert Fehler und verbessert die Sichtbarkeit und strategische Entscheidungsfindung. Fortschrittliche Beschaffungstools und -verfahren helfen Organisationen, wettbewerbsfähig zu bleiben und Abläufe zu verbessern, während sie digitalisieren. Digitale Beschaffung ist die Zukunft und bietet klare Vorteile für diejenigen, die bereit sind, den Schritt zu wagen.
“`
