Einführung
Cloud-basierte Beschaffungslösungen ersetzen alte Techniken, da Unternehmen digitalisieren. Die Cloud-Beschaffung revolutioniert das Beschaffungsmanagement, die Effizienz und die strategische Entscheidungsfindung. Die Vorteile, Arten von Software und wesentlichen Aspekte der Cloud-Beschaffung werden in diesem detaillierten Überblick behandelt. Unternehmen können sich an neue Herausforderungen anpassen und die operative Exzellenz verbessern, indem sie verstehen, wie cloudbasierte Beschaffung den Procure-to-Pay-Zyklus beschleunigen kann und worauf bei der Auswahl einer Lösung zu achten ist.
Was ist Cloud-Beschaffung?
Ein vollständig integriertes, cloudbasiertes Beschaffungssystem vereinfacht und automatisiert Beschaffungsvorgänge. Eingebaute Kollaborations- und Datenanalysetools in dieser End-to-End-Lösung beseitigen Reibungen in manuellen oder getrennten Arbeitsabläufen.
In cloudbasierter Beschaffungssoftware sind Stakeholder, Prozesse, Daten und Werkzeuge verbunden und sofort zugänglich für bessere und strategischere Entscheidungsfindung.
Teams können Geschäftsausgaben kontrollieren, Kosten senken, die Lieferantenauswahl und -verhandlungen verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit End-to-End-Daten sicherstellen.
Vorteile der Cloud-Beschaffung
Cloud-Beschaffungssoftware verbessert bereits die Betriebseffizienz und den Komfort gegenüber herkömmlichen Systemen, obwohl sie noch jung ist.
Die Vorteile der Cloud-Beschaffung umfassen in der Regel:
- Kosteneinsparungen
- Zugänglichkeit
- Transparenter Prozess
- Effizienz
- Automatisierung
- Skalierbarkeit
- Verbesserte Lieferantenverwaltung und Regulierung
Kosteneinsparungen
Einer der Hauptvorteile der cloudbasierten Beschaffung sind niedrigere Betriebskosten. On-Premise-Lösungen haben erhebliche Anfangs- und Wartungskosten, während Cloud-Alternativen nutzungsbasierte Abonnements ohne Investitionen verwenden.
Diese Methoden sparen Geld bei der Beschaffung—der Suche und Bewertung von Anbietern. Da Lieferanten gegeneinander konkurrieren, stellt die Verhandlung mit Lieferanten sicher, dass Kunden den größten Wert für ihre Waren und Dienstleistungen erhalten.
Beschaffungsorganisationen müssen die Einkaufskosten minimieren, da Kostensenkungen ihr Hauptmaßstab sind. Vertragskonformität mit den Ausgabenrichtlinien der Organisation kann mit Beschaffungssoftware erreicht werden.
Zugänglichkeit
Cloud-Beschaffung ermöglicht es Benutzern, mit der Systemzugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit zu beginnen. Dies ermöglicht es ihnen, Zugänglichkeit, Anforderungen und Lieferantenrecherchen zu validieren, bevor sie eine Lösung genehmigen und implementieren.
Cloud-Technologie ermöglicht es den Mitarbeitern, ihr Beschaffungssystem von jedem internetfähigen Gerät aus zu nutzen. Smartphone- und Laptop-Benutzer profitieren von der Zugänglichkeit.
Automatisierung und Effizienz
Cloud-Beschaffungslösungen bieten in der Regel ein Dashboard, das den gesamten Prozess anzeigt. Dieses Dashboard bietet Fortschrittsbalken für jede Aufgabe und gibt Organisationen einen 360-Grad-Beschaffungseinblick, um Effizienzengpässe zu erkennen.
Die meisten Cloud-Beschaffungsplattformen beinhalten integrierte Reporting-Tools, die Prozessinformationen mit einem Klick bereitstellen. Leicht verständliche Berichte verbessern die strategische Entscheidungsfindung und die Notfallplanung.
Laut der Hackett Group reduziert die automatisierte Beschaffung die Personalkosten um bis zu 21%, indem sie die Ausgabenhistorie leicht zugänglich macht und es Managern ermöglicht, klügere Einkäufe zu tätigen.
Kostenanalysen sind mit Automatisierung einfacher, was Managern hilft, unkontrollierte Ausgaben zu eliminieren. Automatisierung verringert Arbeitskosten, da die Beschaffung weniger Personal benötigt.
Skalierbarkeit
Cloud-basierte Software rationalisiert die Beschaffung, sodass Organisationen die Kapazität an die Nachfrage anpassen können. Sie führt auch Updates automatisch durch und beseitigt so den Bedarf an Unterstützung. Da die Kapazität wächst, müssen Benutzer keine neue Hardware erwerben und verwalten.
Startups und andere schnell wachsende kleine Unternehmen profitieren von skalierbarer Beschaffungssoftware. Die Automatisierung des Einkaufsmanagements ermöglicht es der Software, sich an diese Verfahren anzupassen, wenn das Unternehmen expandiert.
Die Bedürfnisse des Benutzers bestimmen, welche Cloud-Beschaffungslösungen Vertrags-, Rechnungs-, Ausgaben- und Beschaffungsaktionsplandesign-Komponenten aktivieren. Diese Fähigkeit erweitert den Umfang der Lösung, ohne Funktionen hinzuzufügen, die Verbraucher nicht benötigen.
Verbesserte Lieferantenverwaltung
Die Lieferantenverwaltung ist aus mehreren Gründen entscheidend für die Beschaffung. Sie hilft dem Unternehmen, Überzahlungen oder den Kauf minderwertiger Waren und Dienstleistungen zu vermeiden. Effektive Lieferantenverwaltung hilft Managern auch, Lieferkettenprobleme zu bewältigen, die in globalen Märkten weit verbreitet sind.
Der Erfolg eines Unternehmens hängt von seinen Lieferanten ab, daher müssen sie gute Geschäftspartner sein. Beschaffungssoftware bewertet die Einhaltung von Vorschriften durch Lieferanten und die finanzielle Machbarkeit.
Diese Software kann helfen, diese Partnerschaften nach dem Screening aufrechtzuerhalten, indem sie Lieferanten daran erinnert, wenn ihre Berechtigungen ablaufen oder sich ihr Risikoprofil ändert.
Arten von Cloud-Beschaffungssoftware
Cloud-Beschaffungssoftware folgt einem von drei Modellen:
- Das SaaS-Modell
- PaaS: Plattformdienste
- IaaS-Infrastruktur/Service
SaaS
Benutzer werden von komplizierter Hardware und Software entlastet, indem sie SaaS-Anwendungen aus zahlreichen Online-Quellen nutzen. Benutzer müssen keine Software installieren, wenn sie auf Endbenutzerlösungen zugreifen können. Skalierung wird von SaaS-Anbietern durch Hinzufügen von Ressourcen nach Bedarf gehandhabt. Der Anbieter kümmert sich auch um Verschlüsselung, Backups und Upgrades.
Die meisten Out-of-the-Box-Cloud-Beschaffungslösungen verwenden SaaS. Die Zahlung richtet sich in der Regel nach der Benutzerzeit, den gehaltenen Daten, den Benutzern und den Transaktionen. Diese Strategie ermöglicht es den Verbrauchern, schnell und kostengünstig zu starten.
PaaS
Benutzer können ihre Anwendungen im PaaS-Modell entwickeln, ausführen und verwalten, ohne ein Cloud-System zu warten. Die Infrastruktur umfasst Entwicklungstools, Datenbanken, Netzwerke, Betriebssysteme, Server und Speicher. PaaS-Kunden können nach Bedarf oder zu einem festen Preis je nach Dienstleistungen und Benutzern bezahlen.
Java-Entwicklungs- und Anwendungs-Hosting-Dienste ermöglichen PaaS-Lösungen in Clouds. Dieser Bereitstellungsansatz ist ideal für Softwareentwickler, die Beschaffungssoftware anpassen können. Im Gegensatz zu SaaS ermöglicht PaaS den Verbrauchern, ihre eigenen Datenbanken zu verwalten.
PaaS ist besonders beliebt für Benutzer, die mehrere interne Systeme in die Beschaffung integrieren müssen. PaaS kann die Bedürfnisse einer Organisation mit einem nicht standardisierten Beschaffungsverfahren erfüllen, das SaaS nicht kann. PaaS hilft auch Unternehmen mit sich ändernden Beschaffungspraktiken während der Projektentwicklung.
IaaS
IaaS bietet Cloud-Computing-Dienste, bei denen Verbraucher Server für die Infrastruktur der Beschaffungslösung mieten. Benutzer haben mit diesem Arrangement große Freiheit für maßgeschneiderte Anwendungen und gemeinsame Datenzentren. Es ist am häufigsten für Organisationen, die vollständige Kontrolle über ihre Beschaffungsplattform verlangen und diejenigen, die unsicher bezüglich ihrer Bedürfnisse sind.
Wichtige Funktionen der Cloud-Beschaffungssoftware
Aufgrund des Risikos von Einkommensverlusten, Kundenabwanderung und rechtlichen Problemen kann die Auswahl der richtigen Beschaffungssoftware schwierig und zeitaufwändig sein. Die vielen Optionen und die Notwendigkeit, komplexe Kriterien wie Geschäftswert, Kosten, Anpassung und Skalierbarkeit zu bewerten, sind die Hauptprobleme.
Sie müssen auch die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und die Funktionalität der Software berücksichtigen. Die folgenden Funktionen helfen Ihnen, die beste Cloud-Beschaffungssoftware auszuwählen.
Beschaffung
RFXs sind Beschaffungspapiere, einschließlich RFIs, RFPs und RFQs. Interne Experten stellten Anforderungen für diese Papiere bereit. Cloud-Beschaffungssoftware ermöglicht Genehmigungsverfahren, unterstützte Erstellung, Bearbeitung und Zusammenarbeit für RFXs.
Vertragsverwaltung
Vertragsbedingungen beinhalten Lieferanten, Einkaufskategorie und Servicelevels, was die Verhandlung erschwert. Vertragsbeauftragte müssen auch sicherstellen, dass der Vertrag das liefert, was sie verhandelt haben, und dass die relevanten Personen ihn genehmigen.
Sie verringern das Risiko und regulieren diesen Prozess mit Beschaffungssoftware. Dieses Programm macht die Verhandlung von Vereinbarungen transparenter und hilft Ihnen, Ihre Richtlinien einzuhalten.
Bestellanforderungen
Eine Bestellanforderung fordert ein Produkt oder eine Dienstleistung an. Sie muss von einer Beschaffungsabteilung genehmigt werden, bevor das Unternehmen einen Kaufauftrag ausstellt. Bestellanforderungen sollten über Beschaffungssoftware erstellt und verwaltet werden, um Einkäufe zu vereinfachen.
Bestellungen
Ein Cloud-Beschaffungssystem sollte einen Bestellmechanismus haben, der Kommunikationsbarrieren für Mitglieder des Beschaffungsteams beseitigt. Die Zusammenarbeit während des Beschaffungsprozesses wird mit dieser Fähigkeit erleichtert. Bestellsysteme minimieren monotone Aufgaben, sodass sich Mitarbeiter auf kreative Beschaffung konzentrieren können.
Rechnungsverwaltung
Ein Unternehmen genehmigt zuerst Lieferantenrechnungen. Rechnungsdaten sind mit Zahlungen, Bestellungen und Verkäufen verknüpft. Die Verarbeitung von Rechnungen, die Aktualisierung von Aufzeichnungen und die Zahlung werden mit Beschaffungssoftware automatisiert.
Benutzer können Rechnungen aus der Ferne anzeigen und genehmigen, ein Konto auswählen und die Zahlung mit mobilen Apps zuweisen. Nach der Verarbeitung archiviert das Programm Rechnungen in der Cloud oder vor Ort für späteren Zugriff. Viele Beschaffungssoftware bietet sowohl manuelle Dateneingabe als auch automatische Datenerfassung.
Papieraufzeichnungen, das Versenden von Schecks und mühsame Dateneingaben werden mit automatisierter Rechnungsverwaltung eliminiert. Einige dieser Technologien integrieren sich mit Buchhaltungs- und Abrechnungsanwendungen.
Lieferantenverwaltung
Die Verwaltung von Lieferanten umfasst die Suche, das Onboarding und die Analyse von Anbietern über Kategorien und Abteilungen hinweg. Die Lieferantenverwaltung kann so einfach sein wie eine Datenbank, die Anbieterinformationen einschließlich Bestellhistorie, Zahlungsdetails und Einkaufskatalog aufzeichnet.
Hochwertige Beschaffungssysteme bieten flexible Lieferantenqualifikation und Onboarding. Sie ermöglichen es den Benutzern, regelmäßig die Leistung eines Lieferanten zu überprüfen, was die Interessen eines Unternehmens schützt. Selbstbedienungsprozesse für Lieferanten und Tracking sind ein weiterer Aspekt der Lieferantenverwaltung.
Maschinelles Lernen, KI
KI und ML sind fortschrittliche Technologien, die es Maschinen ermöglichen, menschliche Aktivitäten auszuführen.
Um hilfreich zu sein, müssen KI und ML diese Aufgaben schneller und genauer ausführen als Menschen. Die Automatisierung der Beschaffung hilft Organisationen, bessere Entscheidungen zu treffen, die Ressourcenverteilung zu optimieren und die operative Leistung zu steigern.
KI und ML können Lieferantendaten, frühere Leistungen und Markttrends analysieren, um den besten Anbieter für Ihre Bedürfnisse zu finden, was sie nützlich für die Verwaltung mehrerer Lieferanten und Verträge macht.
Sie können eine Liste der besten Anbieter durch Klicken auf eine Schaltfläche oder Stellen einer Frage abrufen, was Stunden spart und eine fundierte Entscheidung gewährleistet.
Mobiles Einkaufen
Mobiles Beschaffen verwendet Anwendungen oder das Web, um sich von einem mobilen Gerät in ein Beschaffungssystem einzuloggen. So können Benutzer Bestellungen, Benachrichtigungen und Echtzeitanalysen aus der Ferne verwalten.
Mobiles Beschaffen beschleunigt den Datentransfer mit softwarebasierten Servern, sodass Unternehmen ihre Operationen von überall mit einem internetfähigen mobilen Gerät überwachen können.
Nahtlose Integrationen
Traditionelle Beschaffungssoftware ist eine Sammlung unabhängiger Programme. Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) erlauben es cloudbasierten Lösungen, sich mit anderer Software zu integrieren. Diese Funktionalität vermeidet Datenredundanz über Anwendungen hinweg und Benutzerintervention, indem eine einzelne Datenversion bereitgestellt wird.
Die richtige Cloud-Beschaffungslösung auswählen
Cloud-Beschaffungslösungen sind am schwierigsten zu implementieren, wenn man einen Anbieter auswählt. Sie müssen zuerst die Bedürfnisse Ihrer Organisation ermitteln, bevor Sie die richtige Lösung finden.
Neben den Funktionen sind das Bereitstellungsmodell und der Anbieter entscheidend.
Bereitstellungsmethode
SaaS-Lösungen sind die günstigsten, also beginnen Sie dort. Sie müssen auch Server entwickeln und Datenbanken verwalten. SaaS-Lösungen bieten möglicherweise nicht alle Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt.
Ein PaaS-Bereitstellungsansatz könnte besser sein, es sei denn, Sie benötigen getrennte Datenbanken oder eine private Cloud aus Sicherheitsgründen. Diese Bedürfnisse werden am besten durch eine IaaS-Beschaffungslösung erfüllt, insbesondere wenn Sie Ressourcen erweitern müssen.
Bewertung der Anbieter
Beginnen Sie Ihre Anbieterevaluierung, indem Sie ihre Service Level Agreements (SLAs) für Unterstützung und Betriebszeitgarantien analysieren. Überprüfen Sie ihre Katastrophenwiederherstellungsprozesse, um zu sehen, ob sie den Betrieb aufrechterhalten können. Der rechtliche Hintergrund des Anbieters, Produktbewertungen und Kundenzufriedenheit sollten ebenfalls berücksichtigt werden.
Selbst wenn der Anbieter seriös ist, muss er Ihren Anforderungen entsprechen. Lieferanten von Beschaffungssoftware sind möglicherweise nicht die ideale Lösung für Verbraucher außerhalb eines bestimmten Größenbereichs. Wenn Ihr Unternehmen regelmäßige Beschaffungsverfahren hat, vermeiden Sie es, für zu viel Anpassung zu bezahlen.
Fazit
Cloud-Beschaffung ist effizienter, skalierbarer und kostengünstiger als traditionelle Beschaffungsansätze. Cloud-basierte Lösungen können die Beschaffung automatisieren, das Lieferantenmanagement verbessern und Echtzeiteinblicke in den Betrieb bieten. Die richtige Cloud-Beschaffungssoftware kann Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und in komplexen Lieferketten agiler zu sein. Um die Vorteile der Cloud-Beschaffung zu maximieren, ist es erforderlich, die Bedürfnisse Ihrer Organisation zu bewerten und eine Lösung auszuwählen, die diesen Anforderungen entspricht.
