Eine Organisation nutzt einen Genehmigungsprozess für Bestellungen (PO), um Lieferantenkäufe anzufordern, zu prüfen und zu genehmigen. Dieser Prozess stellt sicher, dass Kaufentscheidungen den organisatorischen, finanziellen und regulatorischen Zielen entsprechen. Ein Verfahren zur Genehmigung von Bestellungen ist für schnell wachsende Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Mit zunehmender Größe steigen die Ausgaben und die Komplexität der Organisation. Ein klar definiertes Genehmigungsverfahren sorgt für finanzielle Disziplin und Ausgabeneinsicht, vereinfacht Audits und verhindert Verschwendung.
Nach dem Lesen dieses Artikels wirst du:
- Den PO-Genehmigungsprozess verstehen, seine Rolle im Finanzmanagement und wie er in den Bestellungs-Workflow passt.
- Praxistipps für die Erstellung eines erfolgreichen und skalierbaren PO-Genehmigungs-Workflows erhalten, einschließlich Best Practices, häufige Fehler und Automatisierung.
- Erfahren, wie man den PO-Genehmigungsprozess und die Automatisierung für schnell wachsende Unternehmen anpasst, um finanzielle Disziplin, Transparenz und Compliance zu verbessern.
Dieses umfassende Buch behandelt den PO-Genehmigungsprozess von der Definition und Bedeutung bis hin zur Automatisierung. Dieser Artikel wird dir helfen, ein umfassendes Genehmigungsverfahren zu entwickeln oder zu vereinfachen.
Genehmigung von Bestellungen
Der Beschaffungsprozess erfordert eine Genehmigung der Bestellung, um eine Bestellung zu überprüfen und zu validieren, bevor sie an den Lieferanten gesendet wird. Die Beschaffungsabteilung, die Finanzabteilung und manchmal die oberste Führungsebene überprüfen dieses Verfahren.
Diese Methode ist entscheidend für die Geschäftstätigkeit. Sie stellt sicher, dass jede Ausgabe den operativen und finanziellen Zielen des Unternehmens entspricht. Das Fehlen eines effizienten Genehmigungssystems kann zu nicht übereinstimmenden Käufen, Budgetüberläufen und regulatorischer Nichteinhaltung führen, was finanzielle und reputationsbezogene Probleme für die Organisation verursachen könnte.
Unterschied zwischen PO-Genehmigung und PO-Workflow
PO-Genehmigungen und Bestellungs-Workflows sind ähnlich, müssen jedoch unterschieden werden.
Bestellungs-Genehmigung
Diese einzelne, aber entscheidende Stufe im Beschaffungsprozess genehmigt oder verweigert die Bestellung basierend auf finanziellen Grenzen, Bedarf oder Zuverlässigkeit des Lieferanten.
Bestellungsprozess
Dieses Wort umfasst den gesamten Bestellprozess von der Anfrage bis zur Zahlung. Die Genehmigung ist ein Schritt in diesem Prozess. Requisition, Genehmigung, Auftragslieferung, Dreifachabgleich (Bestellung, Lieferbeleg, Lieferantenrechnung) und Zahlung sind Teil eines guten Prozesses.
Wie verbessert die Genehmigung von Bestellungen den Einkauf?
Strukturierte Genehmigungsprozesse für Bestellungen verbessern die organisatorische Effizienz und finanzielle Gesundheit auf vielfältige Weise.
Budgetkontrolle in der Bestellung
Der unmittelbare Vorteil ist die Budgetkontrolle. Die Standardisierung des Beschaffungsprozesses hilft Organisationen, Ausgaben im Vergleich zum Budget zu verfolgen und zu kontrollieren. Der Genehmigungsprozess validiert jede Kosten im Voraus anhand verfügbarer Mittel und begrenzt so Überschreitungen.
Größere Ausgabentransparenz
Die PO-Genehmigung bietet zahlreiche Schritte für eine Echtzeit-Transparenz der Geschäftsausgaben. Jede Firma benötigt Transparenz, aber es ist besonders wichtig, wenn die Kosten komplexer werden. Zip, ein automatisiertes PO-Genehmigungs-Tool, ermöglicht es Unternehmen, alle externen Ausgaben zu verwalten.
Vereinfachte Audits
Finanzielle Audits profitieren von einem klaren PO-Genehmigungsverfahren. Die transparente, aufgezeichnete Spur aller Transaktionen vereinfacht Finanzvorschriften und Verantwortlichkeit. Auditoren können Einkäufe und interne Vorschriften schnell überprüfen, was Audits beschleunigt.
Einschränkungen manueller Prozesse
Ein PO-Genehmigungsverfahren ist entscheidend, aber manuelle Methoden könnten schwierig sein. Manuelle Methoden sind langsam, mühsam und fehleranfällig. In einem schnell wachsenden Umfeld kann dies zu Verzögerungen, Fehlern und Compliance-Problemen führen.
Nachteile alter Unternehmenssoftware
Einige Unternehmen verwenden alte Unternehmenssoftware für die PO-Genehmigung, aber sie hat Nachteile. Diese Plattformen haben steile Lernkurven und sind möglicherweise nicht flexibel genug für ein schnell wachsendes Unternehmen. Altsysteme fehlen häufig Integrationen, was zu Datensilos führt, die die Transparenz und Effizienz verringern.
Erstellung eines Bestellgenehmigungs-Workflows
Erforderliche Informationen zur Erstellung des Workflows
Die Erstellung eines soliden Bestellgenehmigungs-Workflows erfordert sorgfältige Planung und Datenerhebung. Hier sind wesentliche Datenpunkte:
Verschiedene Ausgabenkategorien
Die Klassifizierung von Einkäufen in Ausgabenkategorien wie Bürobedarf, IT-Ausrüstung und professionelle Dienstleistungen ermöglicht es, Genehmigungsprozesse anzupassen.
Durchschnittliche Ausgaben
Das Wissen um die durchschnittlichen Kosten pro Kauf oder Kategorie ermöglicht es, Genehmigungsebenen für Effizienz und Flexibilität zu erstellen.
Eine Hierarchie der Genehmigung
Rangfolge der Teilnehmer des Genehmigungsverfahrens. Dies könnte direkte Vorgesetzte, Abteilungsleiter, die Finanzabteilung und Führungskräfte auf C-Ebene für größere Ausgaben umfassen.
Workflow-Schritte
Ermittlung interner Bedürfnisse
Zuerst muss der Bedarf an einem Produkt oder einer Dienstleistung erkannt werden. Die Ursprungsabteilung definiert Menge, Qualität und Lieferzeit.
Beschaffungsprüfung
Nach der Identifizierung eines Bedarfs bewertet die Beschaffungsabteilung die Anfrage zur Beschaffung. Sie können Lieferanten vergleichen, Verträge verhandeln und sicherstellen, dass die Artikel oder Dienstleistungen ins Budget passen.
Kaufgenehmigung
Hier hilft die PO-Genehmigung. Nach Überprüfung der Daten genehmigen oder lehnen die relevanten Parteien den Erwerb ab. Diese Stufe kann je nach Budget und Organisationsstruktur mehrere Prüfungsebenen umfassen.
Erstellung der Bestellung
Nach der Genehmigung wird eine offizielle Bestellung mit Bedingungen, Konditionen und Details erstellt.
Genehmigung vom Lieferanten in der Bestellung
Der Verkäufer bestätigt den Erhalt und die Bedingungen und akzeptiert die Bestellung.
Erhalten von Waren
Die Dokumentation des Wareneingangs beginnt den Verifizierungsprozess, um sicherzustellen, dass sie mit der Bestellung übereinstimmen.
Rechnungsbearbeitung
Letzter Schritt: Abgleichen der erhaltenen Produkte oder Dienstleistungen mit der Rechnung des Lieferanten. Nach der Überprüfung der Bestellung, des Lieferbelegs und der Rechnung leitet die Finanzabteilung die Zahlung ein.
Beispiel für einen Bestellgenehmigungsprozess
Der Bestellgenehmigungsprozess ist mit einem realen Szenario leichter zu verstehen. Schauen wir uns ein wachsendes Tech-Startup an.
Szenario
TechStart Co. IT benötigt für sein wachsendes Team 50 neue Computer. Wie verwaltet die Organisation diese großen Ausgaben, während sie ihr Budget und ihre Effizienz einhält?
Schritt 1: Bestimmung interner Bedürfnisse
Der IT-Manager erstellt ein Kaufantragsformular mit Spezifikationen, Menge und Dringlichkeit für neue Laptops.
Schritt 2: Beschaffungsprüfung
Die Einkaufsabteilung bewertet den Antrag, vergleicht drei Lieferantenangebote und wählt die kostengünstigste, qualitativ hochwertige Option.
Schritt 3: Genehmigung des Kaufs
Die Genehmigung beginnt beim Abteilungsleiter. Aufgrund des hohen Betrags geht es zur Finanz- oder Einkaufsabteilung und dann zur Genehmigung an den CEO.
Schritt 4: Erstellung der Bestellung
Eine Bestellung spezifiziert Bedingungen, Preise und Liefertermin.
Schritt 5: Genehmigung durch den Lieferanten
Der Verkäufer erhält die Bestellung. Sie akzeptieren und bestätigen den Auftrag.
Schritt 6: Erhalt der Waren
Das IT-Team überprüft die Computer auf Übereinstimmung mit der Bestellung.
Schritt 7: Rechnungsbearbeitung
Vor der Zahlungsabwicklung gleicht die Finanzabteilung die Bestellung, den Lieferbeleg und die Rechnung ab.
Das Verständnis und die Befolgung dieser Schritte können Ihrem Unternehmen helfen, einen PO-Genehmigungs-Workflow zu erstellen, der die Produktivität steigert und die finanzielle Compliance sicherstellt. Ein disziplinierter Beschaffungsprozess kann für den betrieblichen Erfolg in einem sich schnell verändernden Unternehmensumfeld entscheidend sein. Siehe unseren umfassenden Leitfaden zum Beschaffungsprozess für weitere Informationen.
Best Practices für den Bestellgenehmigungs-Workflow
Die Erstellung eines effektiven Bestellgenehmigungs-Workflows erfordert mehr als das Aufreihen von Schritten. Organisationen sollten Best Practices befolgen, um die transformative Kraft des Prozesses maximal auszuschöpfen. Einige Vorschläge:
Geldstufen für unterschiedliche Prüfungsniveaus
Bei Bestellungen gilt nicht die Einheitsgröße. Die Effizienz des Workflows kann durch Staffelung der Kostenniveaus verbessert werden.
- Bis zu 1.000 $: Nur Genehmigung des Abteilungsleiters.
- 1.000–5.000 $: Genehmigung durch Abteilungsleiter und Finanzteam.
- Über 5.000 $: Genehmigung durch Finanzen, Führungskräfte und Abteilungsleiter.
Durch die Organisation von Bestellungen auf diese Weise werden Engpässe reduziert und sichergestellt, dass die richtigen Personen die richtigen Ausgaben zur richtigen Zeit genehmigen. Die PO-Automatisierungssoftware von Zip ermöglicht es Organisationen, Bestellprozesse für jeden Zweck zu gestalten.
Vorteile von Team-basierten Genehmigungshierarchien bei Bestellungen
Traditionelle Hierarchien verlangsamen die Genehmigung, aber ein teamorientierter Ansatz kann sie beschleunigen. Eine gemeinschaftliche Entscheidungsfindung verteilt die Verantwortung und ermöglicht eine nuanciertere Genehmigung.
- Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig eine Bestellung prüfen, was die Genehmigung beschleunigt.
- Risikominderung: Zusammenarbeit reduziert Fehler und Auslassungen.
- Transparenz: Gemeinsame Plattformen ermöglichen es Teams, Änderungen und Genehmigungen nachzuverfolgen.
Weitere Tipps
Automatische Tools können Dreifachabgleiche und andere Validierungstests durchführen, wodurch erheblich Zeit gespart wird.
Regeln klären
Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied seine Rolle und die Erwartungen in jedem Schritt kennt.
Regelmäßige Audits
Führen Sie monatliche oder vierteljährliche Audits durch, um die Compliance zu gewährleisten und Verbesserungen zu identifizieren.
Diese Best Practices in Ihrem PO-Genehmigungs-Workflow rationalisieren den Betrieb und ermöglichen skalierbares Wachstum, verbessertes Finanzmanagement und eine transparente und verantwortliche Organisation.
Häufige Fehler, die vermieden werden sollten
Hindernisse können die Effizienz und Effektivität selbst bei einem gut strukturierten PO-Genehmigungs-Workflow beeinträchtigen. Das Wissen um diese typischen Fehler hilft Ihnen, sie zu vermeiden.
Fehlende Dokumentation
Genehmigungen, Änderungen und Ausnahmen im Workflow sollten dokumentiert werden, um Streitigkeiten, Compliance-Probleme und finanzielle Fehler zu vermeiden. Dokumentation muss im gesamten Verfahren verpflichtend sein. Digitale Aufzeichnungen ermöglichen eine einfache Abrufbarkeit und Audit Trails.
Übermäßige Abhängigkeit von manuellen Genehmigungen
Manuelle Genehmigungen sind langsam und fehleranfällig. Automatisieren Sie so viele Genehmigungen wie möglich. Workflow-Automatisierung kann Anomalien erkennen, Dreifachabgleiche verwalten und die Genehmigungshierarchie vereinfachen.
Kein Plan für Ausnahmen bei Bestellungen
Ohne Rahmen für Ausnahmen oder dringende Anfragen könnte der PO-Prozess zeitkritische Projekte verlangsamen. Etablieren Sie ein Schnellverfahren für Ausnahmegenehmigungen, das dennoch die gebotene Sorgfalt wahrt.
Unzureichende Schulung
Mitglieder, die ihre Rolle oder den Prozess nicht verstehen, könnten kostspielige Fehler machen. Das Personal für die PO-Genehmigung sollte umfassend geschult werden. Planen Sie regelmäßige Updates und Auffrischungen.
Keine regelmäßigen Audits
Ohne regelmäßige Audits können systematische Probleme unbemerkt bleiben, bis sie signifikant werden. Überprüfen Sie Ihren PO-Prozess regelmäßig, um Fehler zu entdecken, die Compliance zu messen und seinen Zustand zu bewerten.
Das Bewusstsein für diese typischen Probleme und deren proaktive Vermeidung entwickelt nicht nur einen Prozess, sondern eine robustere, transparentere und agilere Organisation.
